Jak ustalić wymiar czasu pracy w 2018 r. w praktyce

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. W całym 2018 r. wymiar czasu pracy wynosi 2008 godzin. Jego wielkość uzależniona jest od tego, na jakie dni przypadają konkretne miesiące w roku kalendarzowym oraz jak rozkładają się w nich święta. W przyszłym roku wymiar czasu pracy obniży święto Trzech Króli (6 stycznia), które przypada w sobotę. Będą też święta przypadające w niedzielę, które nie obniżają wymiaru czasu pracy (1 stycznia – Nowy Rok, 1 kwietnia – Wielkanoc, 20 maja – Zielone Świątki, 11 listopada – Święto Niepodległości).

Wymiar czasu pracy, to liczba godzin, którą pracodawca, z jednej strony powinien, a z drugiej strony - może zaplanować pracownikowi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. Nie zależy zaś od systemu czasu pracy lub rozkładu czasu pracy, w jakim pracownik wykonuje swoje obowiązki. Prawidłowe rozplanowanie czasu pracy - zarówno w ramach stałego rozkładu, jak i zmiennych harmonogramów czasu pracy - zawsze powinno zaczynać się od prawidłowego ustalenia wymiaru.

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy, bez względu na to, w jakim systemie czasu pracy pracownik jest zatrudniony oraz w jakich dniach tygodnia pracuje, ustalamy zawsze w taki sam sposób:

● Krok 1. mnożąc 40 godzin przez pełne tygodnie pracy (pełne tygodnie pracy to 7 kolejnych dni, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego),

● Krok 2. dodając iloczyn 8 godzin i dni "wystających" poza pełne tygodnie pracy przypadających od poniedziałku do piątku,

● Krok 3. odejmując iloczyn 8 godzin i świąt przypadających od poniedziałku do soboty (jedynie święta przypadające w niedzielę nie obniżają wymiaru czasu pracy).

INFORAKADEMIA poleca: Zmiany w prawie pracy 2017/2018

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w lutym 2018 r. dla pracownika zatrudnionego w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy (tygodnie pracy przypadają od 1 do 7, od 8 do 14, od 15 do 21 oraz od 22 do 28 lutego) = 160 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach "wystających" poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadające od poniedziałku do piątku = 160 godzin

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

160 godzin - 8 godzin × 0 dni świąt przypadających od poniedziałku do soboty = 160 godzin.

Wymiar czasu pracy w lutym 2018 r. wyniesie 160 godzin.

Planując pracę w miesięcznym okresie rozliczeniowym, należy pamiętać, że nie wolno zaplanować jej więcej, niż to wynika z wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym miesiącu, oraz nie mniej, choć ten drugi przypadek jest co do zasady dopuszczalny, jednakże pracodawca, mimo niedopracowania przez pracownika czasu pracy, będzie musiał zapłacić mu wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar.

Przykład

Z uwagi na fakt, że w lutym 2018 r. wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin, pracodawca nie może zaplanować pracownikowi zatrudnionemu w miesięcznym okresie rozliczeniowym więcej godzin do przepracowania niż 160 (byłyby to bowiem nadgodziny), a jeśli zaplanuje ich mniej, będzie i tak musiał zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za 160 godzin.

Obliczając wymiar czasu pracy, należy pamiętać, że ustala się go zawsze dla pełnego okresu rozliczeniowego, nie zaś dla poszczególnych miesięcy.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 12 tygodni pracy (tygodnie pracy przypadają od 1 do 7, od 8 do 14, od 15 do 21, od 22 do 28 stycznia, od 29 stycznia do 4 lutego, od 5 do 11, od 12 do 18, od 19 do 25 lutego, od 26 lutego do 4 marca, od 5 do 11, od 12 do 18, od 19 do 25 marca) = 480 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

480 godzin + 8 godzin × 5 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku (26-30 marca) = 520 godzin

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin - 8 godzin × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty (1 i 6 stycznia) = 504 godziny.

Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od stycznia do marca 2018 r. wynosi 504 godziny.

Ustalając wymiar czasu pracy dla dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, należy pamiętać, że obowiązuje on w całym okresie, nie zaś w poszczególnych jego miesiącach. Oznacza to, że planując pracę, można ją zaplanować co do zasady na dowolną liczbę godzin w miesiącach kalendarzowych (nie naruszając jednak pozostałych przepisów o czasie pracy, np. o dobowych odpoczynkach, obowiązujących dobowych normach czasu pracy itp.), byleby nie przekroczyć wymiaru czasu pracy obwiązującego w okresie rozliczeniowym.

Przykład

Pracodawca zatrudniający pracowników w równoważnym systemie czasu pracy dopuszczającym pracę do 12 godzin na dobę, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w związku z przewidywanym dużym zamówieniem ma zamiar na początku 2018 r. zaplanować pracownikom następującą liczbę godzin do przepracowania:

● w styczniu - 204 godziny

● w lutym - 204 godziny,

● w marcu - 96 godzin.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Takie zaplanowanie pracy jest prawnie dopuszczalne. Wymiar czasu pracy obowiązuje bowiem w okresie rozliczeniowym i nie ogranicza liczby godzin możliwych do przepracowania w poszczególnych jego miesiącach. Jeśli zatem w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. wymiar czasu pracy wynosi 504 godziny, to oznacza, że pracodawca może go rozłożyć na pracę we wskazany powyżej sposób, byleby łączna liczba zaplanowanych na te miesiące godzin pracy nie przekroczyła obowiązującego w tym okresie wymiaru, czyli 504 godzin.

Wymiar czasu pracy pracowników niepełnoetatowych

Wymiar czasu pracy pracowników niepełnoetatowych ustalamy identycznie, jak tych, którzy pracują w pełnym wymiarze czasu pracy, z tym jednak zastrzeżeniem, że ostatecznie mnożymy go przez wielkość etatu, która jest zastrzeżona w ich umowach o pracę.

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w listopadzie 2018 r. dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin x 4 tygodnie pracy (tygodnie pracy przypadają od 1 do 7, od 8 do 14, od 15 do 21 oraz od 22 do 28 listopada) = 160 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 2 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku (29 i 30 listopada) = 176 godzin

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

176 godzin - 8 godzin × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (1 listopada, 11 listopada nie jest uwzględniany, gdyż przypada w niedzielę, a co za tym idzie, nie obniża wymiaru czasu pracy w tym miesiącu) = 168 godzin

Krok 4. mnożymy czas pracy przez wielkość etatu

168 godzin × 1/2 etatu = 84 godziny.

Wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w listopadzie 2018 r. wyniesie 84 godziny.

Tu jednak również należy pamiętać, że wymiar ustalany jest dla pełnego okresu rozliczeniowego, w którym pracownik niepełnoetatowy jest zatrudniony.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od lipca do września 2018 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 13 tygodni pracy = 520 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach "wystających" poza pełne tygodnie pracy

520 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku = 520 godzin

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin - 8 godzin × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (15 sierpnia) = 512 godzin

Krok 4. mnożymy czas pracy przez wielkość etatu

512 godzin × 1/2 etatu = 256 godzin.

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od lipca do września 2018 r. wynosi 256 godzin.

O wymiarze czasu pracy pracowników niepełnoetatowych należy pamiętać, gdy pracują oni w stałych dniach i godzinach. Może się bowiem zdarzyć, że praca w tych ustalonych dniach i godzinach spowoduje przekroczenie obowiązującego w okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy lub jego niedopracowanie. W takiej sytuacji, pracodawca powinien podjąć decyzję o zmianie niektórych dni lub godzin ich pracy w tym okresie, tak by pracownik wypracował tyle godzin, ile wynika z obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnił na 1/2 etatu pracownika, który ma pracować stale w poniedziałki i wtorki po 8 godzin oraz w środy po 4 godziny z wyłączeniem świąt, w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

W kwietniu 2018 r. pracownik, pracując w ten sposób wypracuje 80 godzin, czyli tyle, ile wynosi jego wymiar czasu pracy obowiązujący w tym miesiącu ([40 × 4 tygodnie pracy + 8 × 1 dzień wystający przypadający od poniedziałku do piątku - 8 × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty] × 1/2 etatu = 80).

W styczniu 2018 r. jednak, pracując w ustalony sposób, pracownik wypracowałby 92 godziny, podczas gdy jego wymiar czasu pracy wynosi w tym miesiącu 84 godziny ([40 × 4 tygodnie pracy + 8 × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku - 8 × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty] × 1/2 = 84). Z tego też względu pracodawca powinien zdecydować, że w styczniu, ze względu na obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, np. nie będzie on pracował w jeden poniedziałek lub w dwie środy.

W przeciwnym przypadku 8 nadpracowanych godzin będzie dodatkową pracą, za którą pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie.

Święta przypadające w inne dni niż niedziela a wymiar czasu pracy

Zasadą jest, że święta przypadające w okresie rozliczeniowym obniżają wymiar czasu pracy każdego pracownika o 8 godzin z tytułu każdego z nich. Dlatego też, ustalając wymiar czasu pracy, odejmowaliśmy od niego iloczyn 8 godzin i liczby świąt przypadających w okresie rozliczeniowym. Jedynym wyjątkiem są święta przypadające w niedzielę. O te święta wymiar nigdy nie jest obniżany.

---

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w sierpniu 2018 r. dla pracownika zatrudnionego w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy = 160 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku = 160 godzin + 24 godziny = 184 godziny

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

184 godziny - 8 godzin × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (15 sierpnia) = 176 godzin

Wymiar czasu pracy w sierpniu 2018 r. wyniesie 176 godzin.

Podobnie jest w dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym.

Przykład

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od kwietnia do czerwca 2018 r. ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 13 tygodni pracy = 520 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

520 godzin + 8 godzin × 0 dni wystających przypadających od poniedziałku do piątku = 520 godzin

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

520 godzin - 8 godzin × 4 święta przypadające od poniedziałku do soboty (2 kwietnia, 1, 3 oraz 31 maja, 1 kwietnia i 20 maja nie są uwzględniane, gdyż przypadają w niedzielę, a co za tym, idzie nie obniża wymiaru czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym) = 488 godzin.

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym od kwietnia do czerwca 2018 r. wynosi 488 godzin.

Wymiar czasu pracy a święta przypadające w sobotę

Problem święta przypadającego w sobotę, który pojawia się za każdym razem, gdy takie święto występuje, jest w rzeczywistości problemem prawidłowego ustalenia wymiaru czasu pracy.

Święto sobotnie obniża o 8 godzin wymiar czasu pracy, tak jak święto przypadające w każdym dniu innym niż niedziela. Nie ma przy tym znaczenia, czy mowa o pracownikach, którzy pracują od poniedziałku do piątku, czy o takich, dla których soboty, a nawet niedziele i święta są dniami pracy. Dla wszystkich wymiar czasu pracy ustalamy bowiem tak samo.

Święto przypadające w sobotę obniża wymiar czasu pracy.

W 2018 r. będzie jedno święto przypadające w sobotę. Takie święto przypadnie 6 stycznia 2018 r. Święto to, tak jak każde inne święto, poza jedynie tymi, które przypadają w niedziele, obniża wymiar czasu pracy każdego pracownika.

Przykład

Wymiar czasu pracy obowiązujący w styczniu 2018 r. dla pracownika zatrudnionego w miesięcznym okresie rozliczeniowym ustalamy następująco:

Krok 1. ustalamy czas pracy w pełnych tygodniach pracy

40 godzin × 4 tygodnie pracy = 160 godzin

Krok 2. dodajemy czas pracy w dniach wystających poza pełne tygodnie pracy

160 godzin + 8 godzin × 3 dni wystające przypadające od poniedziałku do piątku = 184 godziny

Krok 3. odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty

184 godziny - 8 godzin × 2 święta przypadające od poniedziałku do soboty (1 i 6 stycznia - mimo że 6 stycznia przypada w sobotę, obniża on wymiar czasu pracy) = 184 godziny - 16 godzin = 168 godzin

Wymiar czasu pracy w styczniu 2018 r. wyniesie 168 godzin.

Jeśli pracodawca ustala dla pracowników harmonogramy czasu pracy, to w okresie rozliczeniowym obejmującym święto przypadające w sobotę, powinien zaplanować w grafikach tyle godzin pracy, ile wynika z obowiązującego wymiaru czasu pracy w tym okresie. Ten wymiar uwzględnia bowiem również święto sobotnie.

Należy jednak pamiętać, że wymiar czasu pracy obowiązuje również pracowników, dla których pracodawca nie tworzy grafików, którzy pracują zawsze w tych samych godzinach stale od poniedziałku do piątku. Z tego właśnie względu, w odniesieniu do tej grupy pracowników, pracodawca ma obowiązek wyznaczyć dodatkowy - poza sobotami, niedzielami i świętami - dzień wolny od pracy, w okresie rozliczeniowym, który obejmuje święto sobotnie. Inaczej pracownicy ci przekroczą obowiązujący ich wymiar czasu pracy.

Przykład

Pracownik pracujący w miesięcznym okresie rozliczeniowym stale od poniedziałku do piątku, jeśli będzie pracował w styczniu 2018 r. w każdy dzień oprócz sobót, niedziel i świąt, przepracuje 176 godzin, czyli 8 godzin ponad wymiar czasu pracy wynoszący 168 godziny. Dlatego pracodawca ma obowiązek udzielić mu "dodatkowego" dnia wolnego przypadającego w dniach od poniedziałku do piątku - dzięki temu pracownik będzie miał zapewnioną pracę w obowiązującym wymiarze czasu pracy.

Wymiary czasu pracy w 2018 r.

Miesiąc	Wymiar czasu pracy	3-miesięczny okres rozliczeniowy	12-miesięczny okres rozliczeniowy	Święta
Styczeń	168 godz.	504 godz.	2008 godz.	1 - Nowy rok 6 - Trzech Króli
Luty	160 godz.
Marzec	176 godz.
Kwiecień	160 godz.	488 godz.		1-2 - Wielkanoc
Maj	160 godz.			1 - Święto Państwowe, 3 - Święto Narodowe 3 Maja, 20 - Zielone Świątki 31 - Boże Ciało
Czerwiec	168 godz.
Lipiec	176 godz.	512 godz.
Sierpień	176 godz.			15 - WNMP
Wrzesień	160 godz.
Październik	184 godz.	504 godz.
Listopad	168 godz.			1 - Wszystkich Świętych, 11 - Święto Niepodległości
Grudzień	152 godz.			25 - 26 - Boże Narodzenie

Podstawa prawna:

● art. 130 ustawy z 26 czerwca 1976 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),

● art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 90).