Rozliczanie spóźnień i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy

Jak rozliczać spóźnienia i nieusprawiedliwione absencje

Problem

Firma produkcyjno-handlowa zatrudnia pracownika biurowego w dziale realizacji zamówień. Do jego obowiązków należy przekazywanie zamówień do działu produkcji lub na magazyn, a po potwierdzeniu ich realizacji wystawienie faktury VAT i listu przewozowego. Zadania te podwładny wykonuje w ramach miesięcznych okresów rozliczeniowych, według stałego rozkładu, od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00 z wyłączeniem ustawowo wolnych świąt. Pracownik dwukrotnie spóźnił się do pracy, w czwartek 21 maja i we wtorek 26 maja, a ponadto był nieobecny w pracy przez całą środę 20 maja i nie usprawiedliwił tej absencji.

Pierwsze spóźnienie 21 maja pracownik uzasadnił, informując przełożonego telefonicznie o awarii samochodu, którym dojeżdżał do pracy, i po porozumieniu z szefem zostało ono potraktowane jako wyjście prywatne, odpracowane w tym samym dniu po godzinach. Kolejne spóźnienie pracownik uzasadnił koniecznością złożenia zeznań przed policją. Pracodawca zobowiązał go do odpracowania tego spóźnienia, polecając pozostanie o 2 godziny dłużej w pracy. Oprócz tego szef wezwał pracownika do pracy w wolną sobotę 23 maja, w wymiarze 5 godzin, oraz zlecił mu 6 nadgodzin dobowych 6, 7 i 8 maja. Jak wpłynie to na rozliczenie czasu pracy podwładnego, jeśli otrzymuje on jedynie stałą pensję miesięczną w kwocie 3300 zł?

ODPOWIEDŹ

Podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie umówionej pracy pod kierownictwem pracodawcy w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie. Z tego względu każda nieobecność w pracy stanowi wyjątek, który wymaga uzasadnienia. Wśród przyczyn usprawiedliwiających nieobecności w pracy ustawodawca wymienia zdarzenia i okoliczności określone przepisami, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie oraz inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę.

Rekomendowany produkt:  Lista płac - sporządzanie i korekta w praktycznych rozliczeniach

Podwładny, który planuje swą nieobecność w pracy z wyprzedzeniem, powinien uprzedzić pracodawcę o jej przyczynie i przewidywanym okresie. Z kolei zaistnienie przyczyn uniemożliwiających stawienie się w pracy powoduje, że pracownik ma obowiązek poinformować o tym pracodawcę niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. Ustawodawca dopuszcza wszelkie możliwe sposoby przekazania takiego powiadomienia, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbyło się to osobiście lub telefonicznie, pocztą albo za pośrednictwem innego środka łączności, o ile przepisy wewnętrzne obowiązujące w danym zakładzie nie określają innego sposobu przekazania tej wiadomości.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Pracownik może usprawiedliwić niedotrzymanie tego terminu jedynie szczególnymi okolicznościami, np. obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników lub innym zdarzeniem losowym. Typowymi okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są choroba lub odosobnienie spowodowane chorobą zakaźną pracownika oraz konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 8 w związku z nieprzewidzianym zamknięciem żłobka, przedszkola, szkoły lub klubu dziecięcego, do którego ono uczęszcza. Warto jednak pamiętać, że poza przypadkami wymienionymi w przepisach usprawiedliwieniem nieobecności w pracy powinna być każda okoliczność obiektywnie uniemożliwiająca świadczenie pracy, która została dostatecznie udowodniona przez pracownika.

Pensję trzeba pomniejszyć

Zasadą rządzącą prawem pracy jest uzależnienie prawa do wynagrodzenia od uprzedniego wykonania pracy. W efekcie roszczenie o wynagrodzenie za okresy nieprzeznaczone na świadczenie pracy jest wyjątkiem stosowanym w ograniczonym zakresie, np. w razie niezawinionego przez pracownika przestoju czy w okresach pozostawania przezeń w gotowości do świadczenia pracy. Podwładny zachowuje także prawo do pensji za czas zwolnienia w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, podczas dni wolnych na poszukiwanie pracy czy w okresie zwolnień okolicznościowych.

Przeważająca większość zwolnień od pracy to jednak okresy, za które podwładnemu nie przysługuje wynagrodzenie, lecz np. zasiłek lub rekompensata utraconego zarobku. Zalicza się do nich zwolnienie pracownika na czas niezbędny do stawiennictwa na wezwanie organu policji, gdyż poza przypadkami, w których prawo do zachowania wynagrodzenia wynika z wewnętrznych przepisów płacowych, ma on roszczenie o rekompensatę utraconego zarobku od odpowiedniego organu. Aby jej dochodzić, podwładny musi wystąpić do pracodawcy o zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia, które przedstawi następnie właściwym organom.

Spóźnienia do pracy - konsekwencje dla pracownika

Skoro pracownik nie zachowuje prawa do pensji za czas takiego zwolnienia, uzasadnia ono proporcjonalne obniżenie jego miesięcznego wynagrodzenia. Jest to klasyczny przypadek, w którym zachodzi konieczność ustalenia pensji należnej za przepracowaną część miesiąca. W tym celu pracodawca powinien:

• Krok 1. Podzielić stałe wynagrodzenie pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
• Krok 2. Pomnożyć uzyskany wynik przez liczbę godzin absencji w pracy.
• Krok 3. Odjąć uzyskaną sumę od wynagrodzenia należnego za pełen przepracowany miesiąc.

Kiedy obniżony wymiar

Wpływ nieobecności na wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego został uzależniony od tego, czy dana absencja została usprawiedliwiona. Tylko w takim przypadku wywiera ona wpływ na wymiar czasu pracy, który ulega obniżeniu o liczbę godzin takiej nieobecności, przypadających do przepracowania w czasie jej trwania zgodnie z obowiązującym pracownika grafikiem. Jeżeli więc pracownik usprawiedliwi swą nieobecność w pracy, to pracodawca ma obowiązek obniżyć jego wymiar czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego o liczbę godzin pracy zaplanowaną podczas jej trwania.

Odmiennie przedstawia się sytuacja w przypadkach, gdy podwładny nie był w stanie lub nie podjął próby usprawiedliwienia swoich absencji, gdyż w takim przypadku nie dają one podstaw dla obniżania wymiaru czasu pracy. W efekcie pracodawca może wymagać, by nieobecności nieusprawiedliwione zostały przez pracownika odpracowane, a czas na to poświęcony, np. w ramach dnia wolnego, nie stanowi pracy w nadgodzinach, gdyż nie narusza przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Sposoby na usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Odnosząc to do omawianego przypadku, 26 maja pracownik usprawiedliwił 2 godziny nieobecności w pracy koniecznością złożenia zeznań przed organem policji. Uzasadnia to obniżenie wymiaru czasu pracy przypadającego do przepracowania w maju 2015 r., a skoro w tym miesiącu występują 4 pełne tygodnie, 1 dzień wystający poza pełne tygodnie (piątek 29 maja) i jedno święto przypadające w innym dniu niż niedziela (piątek 1 maja), po obniżeniu wymiar czasu pracy wyniesie 158 godzin (4 tyg. x 40 godz.) + (1 dzień x 8 godz.) – (1 dzień x 8 godz.) – 2 godz.

Bez 100-proc. dodatku

Nieobecność nieusprawiedliwiona to absencja, której pracownik nie chce lub nie może racjonalnie wytłumaczyć, lub gdy przedstawione przez niego fakty i dowody nie dają w ocenie pracodawcy podstaw do stwierdzenia niemożności świadczenia pracy. Kwalifikacja danej nieobecności jako nieusprawiedliwionej powoduje, że stanowi ona naruszenie podstawowego obowiązku pracownika, a zarazem podstawę proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej, o ile podwładny nie odpracował godzin jej trwania w innym terminie.

Obliczając wynagrodzenie należne w miesiącu, w którym wystąpiła taka nieobecność, należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu pensji za przepracowaną część miesiąca, analogicznie do okresów niepłatnych nieobecności usprawiedliwionych.

To, że pracownik nie świadczył pracy w środę 20 maja, nie daje podstaw, by obniżyć jego miesięczną pensję o 8 godzin brakujących do wymiaru. Warto pamiętać, że podwładny częściowo odpracował tą absencję, podejmując na wezwanie przełożonego pracę w wolną sobotę 23 maja. W ramach tego dnia wolnego przepracował 5 godzin, redukując niedopracowanie wymiaru z 8 do 3 godzin. Skoro nieobecność nieusprawiedliwiona nie obniża wymiaru, a pracownik korzystał w tym miesiącu z wymaganej liczby dni wolnych (uwzględniając środę 20 maja) należy przyjąć, że wezwanie do pracy w wolną sobotę nie stanowi nadgodzin i nie wymaga rekompensaty 100-proc. dodatkiem do normalnego wynagrodzenia. Przeciwnie, skoro podwładny przepracował w sobotę tylko 5 godzin, pracodawca nadal ma prawo obniżyć jego wynagrodzenie o 3 godziny brakujące do wymiaru w związku z nieobecnością nieusprawiedliwioną w środę 20 maja, na którą zaplanowano 8 godzin pracy.

Przy odpracowaniu ryzyko nadgodzin

Pracownik wykonywał pracę ponad 8-godzinną normę: 6 maja (1 godzina), 7 maja (2 godziny) i 8 maja (3 godziny), co daje łącznie 6 nadgodzin dobowych. Nie wyczerpuje to jednak puli tych przekroczeń, gdyż do podobnego przypadku doszło we wtorek 26 maja. W tym dniu pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy na czas niezbędny do złożenia wyjaśnień przed organem policji w wymiarze 2 godzin. Jest to nieobecność niepłatna, ale usprawiedliwiona, więc obniża wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w maju 2015 r. Przepracowanie przez podwładnego 6 godzin od 11:00 do 17:00 dopełnia ten obniżony wymiar, więc zobowiązanie go do wykonywania zadań od 17:00 do 19:00 musi być kwalifikowane jako polecenie pracy w nadgodzinach, skoro pracodawca nie może wymagać odpracowywania nieobecności usprawiedliwionych.

Wszystkie przekroczenia dobowe mają miejsce w ramach pory dziennej, uprawniając podwładnego do 50-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia za pracę. Oba te składniki będziemy obliczać z tej samej podstawy, którą stanowi wynagrodzenie zasadnicze pracownika, gdyż nie ma innych składników płacowych.

Katalog przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy nie jest zbiorem zamkniętym i należy go traktować jako wykaz powszechnie występujących i najpopularniejszych usprawiedliwień dla absencji w pracy.

Wyliczenia

Wynagrodzenie Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	Zasady	Rachunki
Wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny	Krok 1. Ustalamy wynagrodzenie za godziny brakujące do wymiaru. Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.	(3300 zł : 160 godz.) x 3 godz. = 20,625 zł x 3 godz. = 61,88 zł 3300 zł – 61,88 zł = 3238,12 zł
Wynagrodzenie za nadgodziny	Krok 3. Obliczamy stawkę normalnego wynagrodzenia za nadgodziny. Krok 4. Ustalamy wartość normalnego wynagrodzenia za nadgodziny.	3300 zł : 160 godz. = 20,63 zł 8 godz. x 20,63 zł = 165,04 zł
Dodatki za nadgodziny	Krok 5. Ustalamy podstawę wymiaru dodatków 50 proc. za nadgodziny. Krok 6. Obliczamy dodatek 50 proc.	(3300 zł : 160 godz.) x 50 proc. = 20,63 zł x 50 proc. = 10,32 zł 8 godz. x 10,32 zł = 82,56 zł
Ogółem do wypłaty		3238,12 zł + 165,04 zł + 82,56 zł = 3444,47 zł

Grafik pracy w maju 2014 roku

Data

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Dzień

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śro

Czw

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śro

Czw

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śro

Czw

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śro

Czw

Pt

Sob

Nd

Plan

W Ś

W 5

W N

9–17

9–17

9–17

9–17

9–17

W 5

W N

9–17

9–17

9–17

9–17

9–17

W 5

W N

9–17

9–17

9–17

9–17

9–17

W 5

W N

9–17

9–17

9–17

9–17

9–17

W 5

WN

Wykon.

W Ś

W 5

W N

9–17

9–17

9–18

9–19

9–20

W 5

W N

9–17

9–17

9–17

9–17

9–17

W 5

W N

9–17

9–17

NN

11–19

9–17

10–15

WN

9–17

11–19

9–17

9–17

9–17

W 5

W N

Legenda: W N – niedziela wolna od pracy ; W 5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; W Ś – święto

Podstawa prawna:

• Art. 22 par. 1, art. 37 par. 2, art. 80, art. 81 par. 1, art. 100 par. 2 pkt 1, art. 128 par. 1, art. 130, art. 1511 par. 1 pkt 2, art. 188, art. 2982 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)
• Par. 1–5, 15 i 16 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632)
• Par. 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.)