Kategorie

Ryczałt za używanie prywatnego samochodu a nieobecność w pracy

Dorota Twardo
Pracownikom, wykorzystującym do pracy prywatne samochody, przysługuje z tego tytułu rekompensata w postaci ryczałtu samochodowego. Jest to stała z góry ustalona kwota, jeżeli jednak pracownika nie ma w pracy, wartość ryczałtu ulega obniżeniu.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Ryczałt nie jest uzależniony od faktycznie przejechanych kilometrów, ale od stawki za 1 km przebiegu pojazdu i limitu kilometrów.

Maksymalne wartości stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu są uzależnione od pojemności skokowej silnika i wynoszą:

  • dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym zależy on od liczby mieszkańców miejscowości lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony.

Co do zasady nie może on przekroczyć:

  • 300 km – w mieście do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – w mieście zamieszkałym przez ponad 500 tys. mieszkańców.
Reklama

Wyżej określone limity kilometrów mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

U pracodawcy wypłacającego miesięczny ryczałt pieniężny podstawę do zwrotu wydatków stanowi pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w danym miesiącu, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kiedy i jak pomniejszać

Za dni niewykonywania pracy, niezależnie od przyczyny nieobecności, ryczałt nie przysługuje. Dlatego kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności w pracy. Dotyczy to m.in. nieobecności spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby, urlopem wypoczynkowym, bezpłatnym czy okolicznościowym, a także podróżą służbową trwającą co najmniej 8 godzin (patrz tabela).


Tabela

Wysokości ryczałtów oraz kwoty zmniejszenia za każdy dzień

Limit
miesięczny

Samochód osobowy o pojemności
skokowej silnika do 900 cm3

Samochód osobowy o pojemności
skokowej silnika powyżej 900 cm3

Wysokość
ryczałtu

Kwota
zmniejszenia
za każdy dzień

Wysokość
ryczałtu

Kwota
zmniejszenia
za każdy dzień

100 km

52,14 zł

2,37 zł

83,58 zł

3,80 zł

200 km

104,28 zł

4,74 zł

167,16 zł

7,60 zł

300 km

156,42 zł

7,11 zł

250,74 zł

11,40 zł

400 km

208,56 zł

9,48 zł

334,32 zł

15,20 zł

500 km

260,70 zł

11,85 zł

417,90 zł

19,00 zł

600 km

312,84 zł

14,22 zł

501,48 zł

22,79 zł

700 km

364,98 zł

16,59 zł

585,06 zł

26,59 zł

Zasadę pomniejszania ryczałtu o 1/22 za każdy dzień należy stosować również w sytuacji, gdy w miesiącu, za który ustalamy należność dla pracownika, do przepracowania była inna liczba dni niż 22.

Przykład

Pracodawca w zawartej z pracownikiem umowie o używanie prywatnego samochodu osobowego pracownika do celów służbowych ustalił limit na poziomie 300 kilometrów. Pojemność skokowa silnika tego pojazdu jest mniejsza niż 900 cm3. Ile wyniesie ryczałt samochodowy, jeśli pracownik w okresie od 8 do 16 listopada 2012 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim?

Krok 1. Ustalenie pełnej kwoty ryczałtu:

  • miesięczny ryczałt samochodowy stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów:

300 km x 0,5214 zł/km = 156,42 zł.

Krok 2. Pomniejszenie ryczałtu za czas nieobecności w pracy:

  • kwota pomniejszenia ryczałtu za 1 dzień stanowi 1/22 pełnej kwoty:

156,42 zł : 22 dni = 7,11 zł/dzień,

  • kwota pomniejszenia ryczałtu za czas nieobecności pracownika (a nie dni zwolnienia lekarskiego):

7,11 zł/dzień x 7 dni = 49,77 zł,

  • przysługujący ryczałt:

156,42 zł – 49,77 zł =106,65 zł.


Dla niepełnoetatowca

Reklama

W przypadku pracownika niepełnoetatowego ryczałt może być ustalony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 292 § 1 k.p.). Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby kwota ryczałtu była ustalona w takiej wysokości, jak dla pracownika pełnoetatowego.

W praktyce wątpliwości budzi rozliczanie ryczałtu przyznanego pracownikom zatrudnionym na część etatu, którzy wykonują pracę przez mniejszą liczbę dni roboczych, niż to wynika z normatywnego czasu pracy. Nie można tych dni traktować ani jak dni nieobecności w pracy, ani jak dni roboczych, w których pracownik nie używał pojazdu do celów służbowych. Kwestię tę może rozstrzygać umowa, w której pracodawca określi, że ryczałt obniża się na zasadach określonych w rozporządzeniu, z zastrzeżeniem, że dni nieświadczenia pracy ze względu na wymiar etatu albo rozkład czasu pracy są uznawane za dni robocze, w których pracownik nie korzysta z pojazdu do celów służbowych. Jeżeli umowa tego nie reguluje, to ryczałtu nie obniża się za dni, które są dla pracownika wolne z tytułu rozkładu czasu pracy.

Przykład

Jak zmniejszyć ryczałt samochodowy za listopad 2012 r., jeśli pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu, wykonuje pracę 3 dni w tygodniu, a przez 5 dni korzystał z urlopu wypoczynkowego?

Jeśli umowa nie reguluje zasad pomniejszania ryczałtu, to należy go zmniejszyć jedynie o okres urlopu wypoczynkowego, czyli o 5/22.

Podstawa prawna:

  • § 1, 2, 3, 4 rozporządzenia MI z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271).

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.