Równoważny czas pracy - wprowadzanie i stosowanie

System równoważnego czasu pracy - zasady wprowadzania i stosowania

System równoważnego czasu pracy jest jednym z systemów organizacji czasu pracy, który może być stosowany przez pracodawców. Polega on na wydłużaniu czasu pracy w danym dniu czy tygodniu, na rzecz skrócenia czasu pracy w innym dniu lub tygodniu, albo udzieleniu dni wolnych od pracy. System równoważnego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu.

Co do zasady pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (na cały etat) powinien być zatrudniany w wymiarze 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym u pracodawcy okresie rozliczeniowym czasu pracy. Natomiast w systemie równoważnego czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin - maksymalnie nawet do 24 godzin. Ponieważ pracowników zatrudnionych w tym systemie obowiązuje taki sam przeciętny 40-godzinny tygodniowy wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, to ten przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dodatkowymi dniami wolnymi od pracy.

W 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy obejmującym czerwiec 2021 r. wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Pracownik zatrudniony w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (pracujący po 8 godzin na dobę) ma do przepracowania w tym miesiącu 21 dni (21 dni x 8 godzin = 168 godzin). Natomiast pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, pracujący po 12 godzin na dobę, ma do przepracowania w tym miesiącu 14 dni (14 dni x 12 godzin = 168 godzin), a pracownik pracujący po 24 godziny na dobę - tylko 7 dni (7 dni x 24 godziny = 168 godzin). Tym samym pracownik pracujący po 8 godzin na dobę ma w czerwcu 9 dni wolnych od pracy, pracownik pracujący po 12 godzin na dobę - 16 dni wolnych, a pracownik pracujący po 24 godziny na dobę - aż 23 dni wolne od pracy.

Równoważny czas pracy - rodzaje

Na podstawie przepisów Kodeksu pracy dopuszczalne do stosowania są systemy równoważnego czasu pracy, w których pracodawca może stosować różną maksymalną liczbę dobowych godzin pracy, a także różnie rozłożyć pracownikowi dni pracy na poszczególne dni tygodnia - zależnie od rodzaju pracy. Natomiast niezależnie od tego, czy maksymalny dobowy wymiar czasu pracy może wynosić 12, 16 czy 24 godziny - tygodniowa przeciętna norma czasu pracy wynosi zawsze 40 godzin.

Rodzaje systemu równoważnego czasu pracy [TABELA]

To, że do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu pracodawca może stosować system równoważnego czasu pracy z przedłużeniem dobowego wymiaru czasu aż do 24 godzin, nie oznacza, że musi korzystać z tego maksymalnego przedłużenia. Pracodawca może do tych pracowników stosować rozkłady czasu pracy z przedłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy np. tylko do 12 godzin.

Także w przypadku innych pracowników, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, pracodawca wprowadzając system równoważnego czasu pracy nie musi ustalać im rozkładów czasu pracy po maksymalnie 12 godzin na dobę - może im także ustalać rozkłady czasu pracy w wymiarze dobowym np. do 10 godzin, zależnie od swoich potrzeb.

W każdym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może być przedłużony do 12 miesięcy.

Także ustawa o COVID-19 umożliwia pracodawcy stosowanie systemu równoważnego czasu pracy. Dotyczy to pracodawcy, u którego wystąpił (określony w tej ustawie) spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który co do zasady nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych i składkowych. U pracodawcy spełniającego powyższe warunki dopuszczalne jest zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy (ze związkami zawodowymi albo z wybranymi przedstawicielami pracowników), w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Kiedy nie stosuje się systemu równoważnego?

System równoważnego czasu pracy może być stosowany do każdego pracownika, jednak pracodawcy nie opłaca się go stosować do każdego pracownika. Czas pracy:

1. pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
2. pracownic w ciąży,
3. pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody

- nie może bowiem przekraczać 8 godzin (art. 148 Kodeksu pracy).

Pracownik zachowuje przy tym prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy.

System równoważnego czasu pracy - jak wprowadzić?

System równoważnego czasu pracy należy wprowadzić w:

1. układzie zbiorowym pracy (jeżeli pracodawca jest objęty takim układem) albo
2. regulaminie pracy (jeżeli pracodawca jest obowiązany taki regulamin ustalić), albo
3. obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy).

W ww. aktach prawa wewnątrzzakładowego trzeba określić również długość okresu rozliczeniowego czasu pracy, stosowanego w tym systemie czasu pracy w ww. granicach.

Jednakże pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować dłuższe niż 1-miesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy (tj. maksymalnie 3 i 4-miesięczne, o których mowa w tabeli) tylko po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Natomiast przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu pracy (tj. do maksymalnie 12 miesięcy) należy ustalić:

1. w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2. w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w tej sprawie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Natomiast zastosowanie do pracownika systemów równoważnego czasu pracy w postaci systemu skróconego tygodnia pracy i systemu pracy weekendowej następuje tylko na podstawie umowy o pracę, a nie jedynie na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych.

Równoważny czas pracy - grafiki

W systemie równoważnego czasu pracy - ze względu na możliwość przedłużenia czasu pracy ponad 8 godzin na dobę, z czym związany jest krótszy czas pracy w innych dniach lub większa liczba dni wolnych od pracy - konieczne jest sporządzanie dla pracowników rozkładów czasu pracy, w praktyce nazywanych harmonogramami albo grafikami czasu pracy.

Co do zasady taki rozkład czasu pracy powinien być sporządzony na cały przyjęty u pracodawcy okres rozliczeniowy czasu pracy. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być także sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Rozkład taki może być przekazany pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej. Powinno z niego wynikać, w jakich dniach i w jakich godzinach pracownik ma świadczyć pracę, a które dni są dla niego dniami wolnymi od pracy.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby także w systemie równoważnego czasu pracy stosowane były ruchome rozkłady czasu pracy. Zatem także w tym systemie rozkład czasu pracy może przewidywać:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy (np. w poniedziałki w godz. 10.00 - 22.00, od wtorku do czwartku w godz. 9.00 - 21.00, w piątki w godz. 8.00 - 20.00),
• przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (np. w godz. 7.00 - 9.00).

W powyższych przypadkach stosowanie ruchomych rozkładów czasu pracy nie może prowadzić do naruszenia przysługujących pracownikowi okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Ponadto, praca w systemie równoważnego czasu pracy nierzadko jest także pracą zmianową - wówczas zwykle I zmiana obejmuje godz. 6.00 - 18.00 (albo 7.00 - 19.00), a II zmiana godz. 18.00 - 6.00 (albo 19.00 - 7.00). Takie godziny pracy umożliwiają bezproblemowe dotarcie do pracy i powrót z pracy pracowników korzystających z transportu publicznego.

Nie ma żadnych szczególnych zasad ustalania pracownikom rozkładów czasu pracy w systemie równoważnego czasu pracy - tak jak i w innych systemach czasu pracy rozkłady te powinny:

• zakładać liczbę godzin pracy wynikającą z obowiązującego na dany okres rozliczeniowy wymiaru czasu pracy i obowiązującego pracownika wymiaru etatu,
• gwarantować pracownikowi wymagane okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• nie naruszać doby pracowniczej - chyba że pracodawca stosuje ruchome rozkłady czasu pracy.

Natomiast do decyzji pracodawcy należy, czy pracownicy pracujący np. po 12 godzin dziennie będą pracowali 2 czy 3 dni w każdym tygodniu czy też np. po 5 dni w tygodniu, a kolejny tydzień będą mieli wolny (ta druga opcja jest stosowana raczej tylko wyjątkowo, ze względu na to, że w sumie 60 godzin pracy przez kolejne 5 dni jest zbyt obciążające dla pracowników i skutkuje przemęczeniem).

Okresy odpoczynku w systemie równoważnym

Także pracownikom zatrudnionym w systemie równoważnego czasu pracy przysługuje:

• w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku,
• w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku (a przy przechodzeniu na inną zmianę - 24 godzin), obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

W przypadku pracowników pracujących w wymiarze 16 albo 24 godzin na dobę nie jest oczywiście możliwe dochowanie 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Dlatego w tych systemach czasu pracy pracownikowi przysługuje zamiast odpoczynku dobowego, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym (ponad 12 godzin) dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin.

Przerwy w pracy

Pracownikom zatrudnionym w systemie równoważnego czasu pracy przysługuje - tak jak i pracownikom zatrudnionym w tzw. podstawowym systemie czasu pracy - gwarantowana przepisami Kodeksu pracy 15-minutowa przerwa w pracy, wliczana do czasu pracy. Przerwa ta przysługuje, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin (art. 134 Kodeksu pracy).

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Ponadto także w stosunku do tych pracowników pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Przerwę tę należy wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 141 Kodeksu pracy).

Godziny nadliczbowe w systemie równoważnym

Także w systemie równoważnego czasu pracy pracownicy mogą wykonywać pracę nadliczbową. W przypadku pracy w tym systemie czasu pracy pracą nadliczbową jest:

• praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy - tj. ponad 8 godzin na dobę, jeżeli w danym dniu pracownik miał zaplanowane maksymalnie 8 godzin pracy albo mniej, a także
• praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy - np. jeżeli pracownik miał w danym dniu zaplanowane 10 godzin pracy, a pracował 12 godzin, to pracą nadliczbową są 2 godziny pracy w tym dniu.

Pracą nadliczbową jest również praca przekraczająca 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy w przyjętym u pracodawcy okresie rozliczeniowym.

Również w tym systemie czasu pracy liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Jednak w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym.

W żadnym jednak przypadku tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Podstawa prawna:

art. 1041 § 1 pkt 2, art. 129 § 1 i 3, art. 131 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 134-137, art. 1401, art. 141, art. 143, art. 144, art. 148, art. 150, art. 151 § 1, 3 i 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),

art. 15zf ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694).