Sprawdzanie firmowych puzzli

Codziennie słyszymy, że kryzys dla Polski dopiero się rozpoczyna. Jeszcze jest nieźle, ale będzie gorzej. Ekonomiści straszą spadkiem wskaźników, finansiści zatorami płatniczymi, firmy windykacyjne raportują, że wzrasta liczba zleceń, a specjaliści od HR przewidują masowe zwolnienia. Co ma zrobić menedżer? Jak planować rozwój firmy? Co zrobić, aby zrealizować założenia budżetowe? Często odpowiedź na takie pytania brzmi – musimy przeprowadzić zmiany, bo tego wymaga plan rozwoju firmy lub też zadziało się coś, czego nie przewidzieliśmy.

Układanka organizacyjna

Powodem do przeprowadzania zmian może być każda z przedstawionych w ramce na następnej stronie sytuacji. Często wynikają one również z odkrycia jakiegoś problemu i przeprowadzonego w firmie audytu efektywności organizacji.

Audyt wykazuje, z jakimi niedociągnięciami w organizacji mamy do czynienia oraz daje diagnozę, co można zrobić, aby lepiej połączyć poszczególne obszary działania firmy i jak zmotywować ludzi do wspólnego efektywnego działania. Audyt można porównać do sprawdzenia, czy wszystkie puzzle, czyli działy w naszej układance, jaką jest firma, do siebie pasują i nie ma nigdzie dziury, wynikającej np. z braku jakiegoś ważnego działu, kompetencji, procedury itp.

Każdy menedżer wie, że dla sprawnego funkcjonowania firmy muszą pasować wszystkie puzzle, czyli obszary organizacji są zależne od profilu prowadzonej działalności, np. sprzedaż, serwis klienta, realizacja zamówień, produkcja, finanse, HRM, back-office.

Wdrożenie nawet jednego nowego rozwiązania technologicznego lub nowego kanału dystrybucji może wymagać istotnych zmian w wielu działach w firmie.

Podczas audytu znajdujemy odpowiedzi na wiele pytań związanych z efektywnością organizacji. Jako przykład można podać sytuację, kiedy osoba zarządzająca firmą usługową zauważa znaczącą liczbę rezygnacji klientów z kontynuacji współpracy z firmą. Powodów tej sytuacji może być wiele, dlatego też musi zostać przeprowadzony audyt i należy zbadać czynniki wewnętrzne (zmiany w ofercie lub cennikach, organizacja działu handlowego, serwis klienta, poziom satysfakcji klientów itp., analiza raportów i wskaźników na przestrzeni lat), czynniki zewnętrzne (oferta konkurencji, poziom cen na rynku za podobną usługę, innowacyjność naszej oferty versus konkurencja). Dokonujemy wówczas analizy sytuacji, wskaźników, procedur i poprzez porównanie naszej organizacji do innych oraz do zmieniającego się otoczenia możemy odkryć pewne luki kompetencyjne czy brak rozwiązań informatycznych bądź technologicznych (np. możliwość składania zleceń przez internet), organizacyjnych (np. brak działu serwisu klienta), które spowodowały zaistniałą sytuację.

Wnioski z audytu efektywności i rekomendowanych kroków powinny uwzględniać:

• strategię i cele firmy,
• model biznesowy,
• organizację,
• zasoby ludzkie,
• pozostałe zasoby.

---

Plan wdrożenia zmian

Kiedy już na podstawie audytu efektywności przedsiębiorstwa zdiagnozujemy, na czym polega problem, kolejnym krokiem jest opracowanie planu wdrożenia zmian.

Najczęściej podczas procesu wdrażania zmian będziemy dotykali obszaru działania kilku działów. Sukces we wprowadzaniu zmian w firmie zależy oczywiście od odpowiedniego zdiagnozowania potrzeb oraz od procesu przeprowadzenia całego projektu wdrożenia zamian, lecz także od wymienionych w ramce obok czynników, które gwarantują powodzenie lub klęskę projektu.

Ponieważ wprowadzanie jakichkolwiek zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie wymaga zaangażowania pracowników, są oni niezbędni zarówno na etapie wprowadzania, jak i utrwalania zmian. W związku z tym konieczne jest zaangażowanie działu HR, aby rozpoznał, jakie mamy w organizacji dostępne kompetencje, co motywuje naszych pracowników do współdziałania i jakie są ich obawy, które mogą spowodować spadek zaangażowania. Najczęściej opór ze strony pracowników związany jest z koniecznością podniesienia lub zmiany kwalifikacji, utratą dotychczasowych przywilejów, brakiem informacji o konsekwencjach zmiany, wzrostem liczby zadań czy właśnie brakiem motywacji do współdziałania przy wdrażaniu zmian.

Narzędzia HR, które mogą być wykorzystane podczas wdrażania zmiany, to m.in.: ankiety, wywiady, assessment center, development center, szkolenia, coaching czy mentoring.

Pamiętajmy, że celem przeprowadzenia audytu efektywności jest otrzymanie informacji o bieżącym stanie funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale aby uzyskać rezultat z audytu, kolejnym niezbędnym krokiem, jak to zostało opisane powyżej, jest przeprowadzenie transformacji firmy.

Etapy procesu zmian w odniesieniu do aspektu zasobów ludzkich są następujące*:

• tworzenie koalicji sterującej procesem zmian – przygotowanie gruntu pod dobry start,
• likwidowanie oporu przed zmianami – sztuczne bariery psychologiczne i nieuzasadnione obawy,
• cele operacyjne i zasady premiowania – jak sprawić, by ludziom opłacało się akceptowanie zmian,
• pokonywanie konfliktów – konstruktywni idealiści kontra warstwy pilnujące swoich interesów,
• motywowanie do zmian i kreowanie pierwszych szybkich sukcesów na nowej drodze,
• uświadamianie rezultatów wprowadzanych zmian – korzyści dla wszystkich,
• utrwalanie wprowadzonych zmian w kulturze firmy.

Podsumowując, należy stwierdzić, że każda zmiana w organizacji jest ważnym projektem. W związku z tym należy ten projekt zaplanować, powołać zespół projektowy, uzyskać zaangażowanie zarządu i pracowników, zapewnić odpowiednie zasoby, na etapie wdrożenia kontrolować i sprawdzać z ustalonym harmonogramem rzeczowo-finansowym, a po wdrożeniu monitorować wyniki i wdrażać kolejne usprawnienia, bo „Nic nie jest bardziej pewne i stałe niż zmiana”.

Przyczyny konieczności przeprowadzania zmian w firmie

1. Zmiany, które zaszły w otoczeniu firmy – otoczeniem dla firmy jest to wszystko, co dzieje się na zewnątrz, czyli na przykład sytuacja ekonomiczna, kursy walut, konkurenci, zmiana przepisów prawa czy ostatnio często poruszany temat kondycji finansowej przedsiębiorstw i zatorów płatniczych w transakcjach handlowych.

2. Zmiany w funkcjonowaniu firmy wewnątrz, np. została wdrożona nowa linia technologiczna, nowy produkt, nastąpił wzrost lub spadek liczby pracowników, zmiana osoby zarządzającej, która ma inną wizję prowadzenia biznesu, nowa strategia marketingowa, utworzenie nowego działu.

3. Odkrycie jakichś nieprawidłowości, np. braku procedury windykacji należności, braku właściwego serwisu klienta, generowania zbyt wysokich kosztów, zdiagnozowanie przez dział HR braku pewnych kompetencji w firmie wymaganych do rozwoju i realizacji nowej strategii marketingowej.

---

Kroki w audycie efektywności organizacji:

• zdefiniowanie problemu,
• diagnoza aktualnej sytuacji,
• analiza dokumentów formalnych i organizacyjnych, wskaźników,
• analiza procesów,
• sprawdzenie struktur organizacyjnych i personelu (obszar HRM),
• analiza posiadanych kompetencji w firmie (obszar HRM),
• analiza luk kompetencyjnych w firmie (obszar HRM),
• zebranie od menedżerów i kluczowych pracowników różnych jednostek organizacyjnych informacji,
• analiza potrzeb,
• opracowanie raportu na temat obecnego poziomu efektywności działania firmy,
• określenie parametrów, jakie firma chce osiągnąć w wyniku audytu i koniecznych zmian,
• zdiagnozowanie obszarów wymagających zmiany,
• opracowanie propozycji planu wdrożenia zmian,
• wprowadzenie zasad monitorowania procesu wdrażania zmian,
• ocena efektu wdrożenia zmian.

Jak wdrożyć wnioski, czyli przygotować się na zmianę?

• uzyskać akceptację zmian przez pracowników,
• zagwarantować zaangażowanie managementu, dyrekcji oraz pracowników w proces zmian prowadzący do ulepszenia organizacji,
• zagwarantować narzędzia, np. IT, raportowanie,
• dostarczyć środki finansowe,
• zaangażować dział HR,
• powołać komitet odpowiedzialny za wdrożenie zmian,
• informować o przebiegu procesu,
• motywować pracowników i świętować osiągnięcie poszczególnych etapów,
• monitorować, czy rezultat wdrożenia spełnia zakładane cele,
• utrzymać rezultat zmian.

Aspekt HRM podczas procesu zarządzania zmianą

• Organizacja to ludzie, czyli do wdrożenia zmiany konieczne jest przygotowanie i zmotywowanie ludzi, aby proces był harmonijny.
• Bardzo istotnym elementem jest komunikacja wewnątrz i na zewnątrz firmy.
• Aby nie stracić dobrych pracowników, w procesie zmiany powinien uczestniczyć menedżer ds. HR i zapewnić wsparcie pracownikom i menedżerom.

* Ich autorem jest John Kotter, jeden z największych autorytetów w dziedzinie wprowadzania zmian w organizacjach, profesor Harvard Business School. W książce Gdy góra lodowa topnieje. Wprowadzanie zmian w każdych okolicznościach przedstawia ośmiostopniowy proces w formie jasnej alegorii na temat kolonii pingwinów na Antarktydzie. Bardzo dobrym poradnikiem dla menedżerów, którzy mają wdrożyć zmiany, jest również Jak przeprowadzić transformację firmy. Kotter omawia w niej proces reorganizacji firmy. Udowadnia, że można sprawnie i względnie bezkonfliktowo ograniczać zatrudnienie, integrować firmy po fuzji i wdrażać programy jakości. Proponowany przez niego proces reorganizacji jest nastawiony na aspekt ludzki wdrażania zmian i jest owocem jego wieloletnich doświadczeń związanych z transformacją firm.