Wskaźniki HR – jak ważna jest analiza danych w zarządzaniu obszarem zatrudnienia w firmach

• Wskaźniki HR
• Czym są wskaźniki HR?
• Kluczowe wskaźniki HR na każdą fazę cyklu życia pracownika
• Wskaźniki HR - pozyskiwanie pracowników i rekrutacja
• Wskaźniki HR - wdrażanie nowych pracowników
• Wskaźniki HR - szkolenie i rozwój
• Wskaźniki HR - etap zaangażowania i zatrzymania pracownika w firmie
• Wskaźnik HR - rozwiązanie umowy
• Jak wybrać odpowiednie wskaźniki HR dla swojej organizacji?
• Podsumowanie

Wskaźniki HR

Współczesne organizacje doskonale rozumieją, że pracownicy są ich najcenniejszym zasobem. Bez odpowiednio wykwalifikowanych kadr trudno sprostać wymaganiom produkcyjnym, dostarczać wysokiej jakości towary i usługi oraz rozwijać działalność. Dlatego też wiele firm wdraża różnorodne strategie, aby skutecznie przyciągać, pozyskiwać i zatrzymać w firmie wykwalifikowanych pracowników. Przy każdej takiej strategii pojawia się pytanie, jak sprawdzić jej skuteczność?

Wielu liderów HR nie jest pewnych, jak efektywnie mierzyć swoje działania. Z danych amerykańskiego Society for Human Resource Management wynika, że globalnie 77% organizacji korzystających ze wskaźników HR ogranicza się do podstawowych danych, używając ich jedynie w ograniczonym zakresie. Ale czym właściwie są wskaźniki HR i dlaczego są one tak ważne?

Czym są wskaźniki HR?

Wskaźniki HR to zestaw danych personalnych i obliczeń używanych do śledzenia skuteczności procesów HR, takich jak rekrutacja, wdrażanie i rozwój pracowników. Analiza tych wskaźników pomaga firmom identyfikować problemy wśród pracowników, rozumieć ich mocne strony oraz porównywać wyniki z konkurencją i standardami branżowymi. Na przykład, nagły wzrost wskaźnika rotacji może wskazywać na problem w firmie, który można rozwiązać, zanim wpłynie negatywnie na markę pracodawcy lub wręcz zachwieje wynikami finansowymi firmy. Bez aktywnego monitorowania takich wskaźników, problemy mogą ujawniać się dopiero po spadku produkcji czy wzroście kosztów rekrutacji.

Stosowanie wskaźników HR pozwala firmom na proaktywne podejście do zarządzania talentami, co jest bardziej efektywne i mniej kosztowne niż działania reaktywne. Regularne monitorowanie kluczowych wskaźników umożliwia szybsze rozpoznawanie problemów i wprowadzanie koniecznych zmian, zanim negatywnie wpłyną na organizację.

Korzystanie z wskaźników HR to szereg korzyści dla pracodawców. Przede wszystkim, pozwala na skuteczniejsze pozyskiwanie wykwalifikowanych i utalentowanych pracowników dzięki wyciąganiu wniosków z danych na temat rekrutacji i doskonalenie tego procesu. Umożliwia też budowanie kultury opartej na różnorodności i inkluzywności, która staje się standardem także naszego rynku pracy, chociażby ze względu na większe zróżnicowanie pokoleniowe w firmach w Polsce czy większą obecność w zespołach cudzoziemców. Pomaga także zmniejszyć niedobory pracowników, obniżyć koszty operacyjne, zwiększyć produktywność i zaangażowanie, a także poprawić ogólne wyniki biznesowe. Dodatkowo, umożliwia identyfikację mocnych i słabych stron organizacji, co pozwala na podejmowanie działań proaktywnych, budowę wewnętrznych baz talentów oraz wzmocnienie marki pracodawcy.

Kluczowe wskaźniki HR na każdą fazę cyklu życia pracownika

W erze technologii, która umożliwia gromadzenie ogromnych ilości danych, wybór najważniejszych wskaźników HR może być przytłaczający. Dla poszczególnych procesów istotne mogą być też zupełnie inne czynniki.

Wskaźniki HR - pozyskiwanie pracowników i rekrutacja

Na etapie dotarcia do kandydatów i rekrutacji kluczowe jest wdrażanie skutecznych strategii marketingu rekrutacyjnego, obejmujących oferty publikowane w mediach społecznościowych czy portalach ogłoszeniowych, ale też dbanie o rozpoznawalną i dobrze ocenianą markę pracodawcy. Sukces osiąga się natomiast wtedy, gdy kandydaci chętnie podpisują umowę o pracę z firmą.

• Wskaźnik niedokończonych i zakończonych procesów rejestracji kandydata: Śledzenie tego wskaźnika może dostarczyć cennych informacji na temat potencjalnych problemów z procesem ubiegania się o pracę, w tym z czasem trwania procesu lub momentem, w którym kandydaci rezygnują z udziału w rekrutacji. Pokazuje także potencjalne błędy w konstrukcji formularza aplikacyjnego, identyfikując pomijane przez kandydatów pola, zliczając czas spędzony w witrynie z formularzem (zbyt długi czas sugerować będzie nadmierne skomplikowanie formularza) czy odsetek wyjść ze strony z formularzem bez ukończenia procesu rejestracji (współczynnik odrzuceń).
• Źródła rekrutacji i zatrudnienia: Wiedza o tym, które kanały komunikacyjne są najskuteczniejsze w przyciąganiu i przekształcaniu zasięgu oferty, czyli liczby osób, które się z nią zetkną, w aplikację kandydatów, a ostatecznie w zatrudnionych pracowników, może zaoszczędzić cenny czas i zasoby. Przy tej okazji jest również wyliczać koszt pozyskania jednej aplikacji i koszt pozyskania jednego pracownika - pozwala to porównywać skuteczność poszczególnych mediów (kanałów social media, portali ogłoszeniowych i innych źródeł) i dobierać najskuteczniejsze dla danej grupy docelowe.
• Czas do zatrudnienia: Nieobsadzony wakat może mieć wpływ na wszystko, od produktywności po jakość produktów i stres pracowników. Ważne jest, aby wiedzieć, jak długo średnio trwa obsadzanie wolnych stanowisk w różnych działach.
• Odsetek przyjęć oferty pracy: Przyciągnięcie pożądanych kandydatów to jedno, a zaakceptowanie przez nich oferty pracy to zupełnie inna sprawa. W związku z tym należy śledzić, jaki procent kandydatów przyjmuje oferty pracy. Jeśli jest on niski, warto wówczas rozważyć na ile komunikaty zawarte w ogłoszeniach szczegółowo informują o ofercie oraz na ile sama oferta jest w ocenie kandydatów atrakcyjna. Warto także odnotowywać przyczyny odrzucenia oferty, gromadzić te dane i sprawdzać, który z powodów dominuje wśród wskazań kandydatów.

Wskaźniki HR - wdrażanie nowych pracowników

Proces wdrażania nowych pracowników trwa od momentu przyjęcia oferty przez kandydata aż do czasu, gdy w pełni odnajdzie się on w nowej roli. Jest to jeden z najbardziej krytycznych momentów na ścieżce pracownika. Badania pokazują, że ponad 30% nowych pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 90 dni, co skutkuje znacznymi kosztami dla organizacji. Wykorzystanie wskaźników HR do śledzenia powodzenia procesu wdrażania nowych pracowników może pomóc utrzymać tę liczbę na minimalnym poziomie.

• Zadowolenie nowych pracowników z pracy: Korzystanie z ankiet i rozmów 1:1 może pomóc w określeniu poziomu zadowolenia nowych pracowników z pracy. Może również dostarczyć informacji na temat tego, jak usprawnić proces wdrażania nowych pracowników.
• Czas do osiągnięcia produktywności: Aby zmierzyć czas do osiągnięcia produktywności, należy najpierw określić konkretne wskaźniki KPI, które nowy pracownik musi spełnić w przypadku każdego stanowiska. W przypadku niektórych zadań może to być prostsze, np. określenie przeciętnej liczby rozliczonych faktur w przypadku zespołu księgowego. Na innych stanowiskach warto określić np. czas, który powinno zająć opanowanie konkretnych umiejętności lub docelowy czas realizacji jednego z typowych zadań dla danej roli.
• Rotacja nowych pracowników: Należy śledzić wskaźniki rotacji nowych pracowników w różnych okresach zatrudnienia, na przykład jedno-, trzy-, sześcio-, dziewięcio- i 12-miesięcznych.

Wskaźniki HR - szkolenie i rozwój

Wraz z rosnącym niedoborem pracowników coraz większe znaczenie mają umiejętności, szkolenia i programy rozwoju pracowników. Nie może to być jednak dowolny program – musi on być skuteczny i korzystny zarówno dla organizacji, jak i pracowników. Najlepszym sposobem na śledzenie skuteczności strategii szkoleniowych i rozwojowych są wskaźniki HR.

• Koszt szkolenia na pracownika: Aby zmaksymalizować budżet na szkolenia pracowników, konieczne jest ciągłe śledzenie wydatków na szkolenia w przeliczeniu na pracownika. Wyniki te można porównywać z celami i zadaniami HR.
• Godziny szkoleniowe w przeliczeniu na pracownika: Zmierzenie średniej liczby godzin spędzonych przez pracowników na szkoleniach w ciągu roku jest przydatnym wskaźnikiem do oceny skuteczności programów szkoleniowych.
• Wskaźnik ukończenia szkoleń: Można również śledzić skuteczność programów szkoleniowych, mierząc odsetek pracowników, którzy ukończyli szkolenie, zdobyli certyfikat lub przeszli test kwalifikacyjny.
• Mobilność utalentowanych pracowników: Mierzenie liczby poziomych i pionowych zmian stanowiskowych w organizacji umożliwia ogólną ocenę działań wspierających rozwój pracowników, których celem jest zwiększenie wewnętrznej mobilności talentów.

Wskaźniki HR - etap zaangażowania i zatrzymania pracownika w firmie

Choć przyciągnięcie pracowników do firmy ma kluczowe znaczenie, równie ważne jest ich zatrzymanie. Utrzymując zaangażowanie i zadowolenie swoich pracowników, można zminimalizować koszty związane z zatrudnianiem nowych członków zespołu. Aby to osiągnąć, ważne jest śledzenie pewnych wskaźników na tym etapie cyklu życia pracownika.

• Rotacja pracowników: Wzrost rotacji pracowników może być oznaką problemów w miejscu pracy. Dla mierzenia rotacji przyjmuje się różne sposoby. Jednym z bardziej rozpowszechnionych jest iloraz liczby pracowników, którzy odeszli lub zakończono z nimi współpracę w danym czasie (np. w ciągu roku) oraz średniego poziomu zatrudnienia w firmie w danym czasie wyrażony w procentach. Bez względu na to, jaką przyjmiemy miarę, istotne jest jej konsekwentne stosowanie, które pozwala porównywać różnice w rotacji w dłuższych okresach i identyfikować niepokojące zmiany. Oprócz śledzenia tego wskaźnika, kluczowe jest korzystanie z ankiet pracowniczych i rozmów z pracownikami w celu zidentyfikowania źródła problemu skłaniającego ich do rezygnacji z zatrudnienia i skutecznego radzenia sobie z nim.
• Wskaźnik absencji: Podczas gdy każdemu zdarza się od czasu do czasu wziąć kilka dni wolnego z powodu choroby, ciągły wzrost absencji może być sygnałem problemów. Wskaźnik absencji pozwala ustalić, czy problem ten jest rozległy, a jeśli tak, umożliwia zidentyfikowanie jego przyczyny i rozwiązanie. Wśród przyczyn mogą znajdować się bowiem czynniki stresogenne działające długotrwale, ale też warunki panujące w miejscu pracy, np. temperatura.
• Wynik eNPS: Aby ustalić, na ile pracownicy czują się zmotywowani i zadowoleni w miejscu pracy, warto zbierać informacje zwrotne. Jednym ze sposobów na ocenę tego poziomu jest wskaźnik eNPS (Employee Net Promoter Score), który umożliwia anonimowe zebranie opinii pracowników na temat ich doświadczeń w pracy.
• Wskaźnik awansów: Aby utrzymywać zaangażowanie szczególnie cennych pracowników i zachęcać ich do pozostania w firmie, ważny jest także konkretny plan na ich przyszłość, w tym ścieżka awansu. Śledzenie wskaźnika awansów może pomóc w określeniu, na ile skutecznie organizacja wspiera rozwój stanowiskowy pracowników.

Wskaźnik HR - rozwiązanie umowy

Zrozumienie, dlaczego pracownicy odchodzą z organizacji, jest kluczowe dla opracowania skutecznych strategii zatrzymywania talentów. Monitorowanie wskaźników HR na tym etapie może pomóc w identyfikacji problemów, które mogą prowadzić do odejść, i podjęciu działań naprawczych.

• Wskaźnik rezultatów exit interviews: Rozmowy przy zakończeniu współpracy mogą dostarczyć cennych informacji na temat powodów odejścia pracowników. 

Warto gromadzić te dane w organizacji i analizować je na bieżąco, przyglądając się czynnikom, na które bezpośredni wpływ może mieć organizacja i wdrażając działania naprawcze.

Jak wybrać odpowiednie wskaźniki HR dla swojej organizacji?

Wybór odpowiednich wskaźników HR wymaga uwzględnienia ogólnej misji i wizji firmy, celów i zadań w zakresie HR oraz specyfiki branży. Kluczowe jest, aby wybrane wskaźniki regularnie weryfikowane i dostosowywane do zmieniających się potrzeb organizacji.

Podsumowanie

Wskaźniki HR są nieodzownym narzędziem dla skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi i każda organizacja może dobierać także swoje specyficzne miary spoza kanonu najczęściej stosowanych. Mierniki pozwalają na proaktywne, elastyczne, a przede wszystkim skuteczne podejście do przyciągania, zatrzymywania w organizacji i rozwoju pracowników, co przekłada się na lepsze wyniki biznesowe i wzmocnienie marki pracodawcy. Bez konkretnych wskaźników trudno jest zidentyfikować, czy w naszej firmie dzieje się coś niepokojącego, wpływającego na efektywność rekrutacji i decyzje pracowników. Dlatego też każda organizacja powinna opracować indywidualną strategię wykorzystania wskaźników HR, dostosowaną do swoich specyficznych potrzeb i celów.