Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

• „Agile” jako improwizacja w obliczu zmienności otoczenia i wielozadaniowości
• „Agile” jako improwizacyjna samoorganizacja zespołów
• Jak wykorzystać reguły improwizacji w zwinnej pracy zespołu?

„Agile” jako improwizacja w obliczu zmienności otoczenia i wielozadaniowości

Należy pamiętać, że „Agile” nie jest pozbawiony zasad i reguł, bo już sama praca w iteracjach jest narzuconym rozwiązaniem. Niestety, dość często możemy zetknąć się z błędnym pojmowaniem zwinności jako szybkości reagowania na zmieniające się otoczenie, tworzenie i wdrażanie pomysłów bez czasu na przemyślenie. Efektem najczęściej jest przepalona energia nie tylko ze względu na realizację niezweryfikowanych pomysłów, ale również wielu pomysłów jednocześnie. 

Tego, że wielozadaniowość jest nieskuteczna, dowodzą badania, jak chociażby "Multitasking: Switching Costs" (Wielozadaniowość: Koszty Przełączania) przeprowadzone przez Uniwersytet Stanforda, w których naukowcy skoncentrowali się na badaniu efektów przełączania się między zadaniami. Uczestnicy mieli wykonać dwa zadania jednocześnie, takie jak śledzenie obiektu na ekranie i zapamiętanie sekwencji cyfr. Badacze analizowali czas, którego uczestnicy potrzebowali na ukończenie zadań oraz jakość wykonania. Wyniki potwierdziły, że uczestnicy potrzebowali więcej czasu na ukończenie zadań, gdy przełączali się między nimi, niż gdyby skupili się na jednym zadaniu. Ponadto jakość wykonania zadań również uległa pogorszeniu, gdy uczestnicy próbowali wykonywać je jednocześnie.

W takim więc rozumieniu, improwizacja jako spontaniczna wielozadaniowość w działaniu może wpływać negatywnie na wydajność i jakość wykonania zadań. 

„Agile” jako improwizacyjna samoorganizacja zespołów

W podejściu „Agile” konstrukt zespołowy zmienia się  jako samoorganizujący się i samowystarczalny, czyli posiadający różnorodne kompetencje do realizacji projektu.

Pozostaje więc pytanie, czy wystarczy wrzucić do jednego zbioru różnych ludzi, aby zwiększyć ich efektywność? Jak się okazało, decydujące znaczenie ma wielość sposobów komunikacji oraz stylów poznawczych. Dowiedli tego wykładowcy z dwóch brytyjskich szkół biznesowych:  Alison Reynolds i David Lewis przez 12 lat przeprowadzili badania. Ich wstępna hipoteza zakładała, że kluczem do sukcesu będzie różnorodność. Badanie na zespołach, w skład których wchodziły osoby zróżnicowane pod kątem wieku, profesji i wykształcenia, pokazały, że najskuteczniejsze w działaniu były te, które posiadały zróżnicowane style poznawcze. Kluczowym aspektem okazał się bowiem sposób reagowania na sytuacje nowe, niejednoznaczne i skomplikowane. Badanie pokazały, że z jednej  strony potrzebni są ci, którzy szukają najprostszych dróg a z drugiej ci, którzy eksperymentują i szukają tam, gdzie nikt nie szuka. Potrzebni są ci, którzy bazują na własnym doświadczeniu wyniesionym z poprzednich projektów, jak i ci, którzy potrafią wnieść powiew świeżości, bo nieoparty na ograniczeniach poprzednich sukcesów i porażek. 

Zatem improwizacyjna samoorganizacja bez narzuconych odgórnie reguł współpracy i działania zespołu ma sens, jeśli pozwoli na stworzenie synergii osób posiadających różne style poznawcze, podejście do problemu i generowania pomysłów. 

Jak wykorzystać reguły improwizacji w zwinnej pracy zespołu?

Jeśli przyjrzymy się teatralnym grupom improwizowanym, to ich praca nie opiera się na grze solo, ale podlega ścisłym regułom, które warto dodać do pracy zespołów Agilowych. 

Przede wszystkich uważność i słuchanie - aktorzy improwizacyjni muszą być aktywnymi słuchaczami, gotowymi reagować na sugestie i sygnały partnerów scenicznych. Kluczowym jest skupienie się na tym, co dzieje się w danym momencie. Wyobraźmy sobie więc różnorodny zespół Agile, w którym pomimo różnic każdy uważa, że ma rację. Bez zasady uczenia się słuchania innych szanse na współpracę i obiektywne podejmowanie decyzji są niewielkie. 

Zasada uważności w improwizacji teatralnej wiąże się z jeszcze jedną regułą, a mianowicie “Tak i…”. Zakłada ona, że aktorzy  nie tylko się słuchają, ale rozwijają myśl, propozycję czy sugestie swojego partnera, dzięki czemu rozwijana scena zaczyna nabierać sensu. Analogicznie jeśli w zespole Agile mamy osoby działające w myśli ”Tak ale…”, które negują raczej niż wspierają pomysły innych członków zespołu to najczęściej dochodzi do długich debat i udowadniania wzajemnych racji zamiast współpracy.   

W improwizacji teatralnej  unika się oceny i krytyki. Każda propozycja traktowana jest jak prezent, który pomaga w budowaniu historii. Brak obaw przed błędami sprzyja swobodnemu i kreatywnemu działaniu. Przenosząc tę regułę na zespół zaufanie i współpraca są koniecznym elementami do równego traktowania członków zespołu, ich pomysłów oraz konstruktywnego podejścia do popełnianych przez nich błędów. 

Improwizacja pomaga również rozwijać umiejętność radzenia sobie ze stresem i presją, gdyż jest to środowisko, w którym aktorzy przyjmują ryzyko i spontanicznie podejmują decyzje. ie zawsze wiedzą, co stanie się dalej, dzięki czemu całe doświadczenie staje się bardziej ekscytujące. Analogicznie pracownicy, którzy są w stanie improwizować, mają tendencję do lepszego kontrolowania emocji i podejmowania trafnych decyzji nawet w trudnych sytuacjach.

Gry wykorzystywane w improwizacji teatralnej wydają się do tego doskonałym narzędziem, ucząc ludzi wychodzenia ze strefy komfortu, adaptacji, komunikacji czy współpracy. Mogą pomóc w nabywaniu umiejętności szybkiego myślenia, otwartości na otoczenie i nowe idee czy akceptacji różnorodnych perspektyw z jednoczesnym  szacunkiem do reguł i ich akceptacji. 

Marlena Wieteska, ekspertka od innowacji na Uczelni Łazarskiego oraz na Lazarski University of Technology, wykładowczyni, trenerka i mentorka.