Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym jest efektywność pracy i jak ją zwiększyć?

WorkTime.pl
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
fot. Shutterstock
W ostatnich latach coraz częściej spotykamy się z hasłami takimi jak „produktywność” czy „efektywność”. Jeżeli prowadzisz własną firmę to z pewnością stykasz się z tym codziennie. W końcu każdy przedsiębiorca chce, by działania jego i współpracowników przekładały się na zyski, a przy tym niezmiernie ważna jest właśnie efektywność.

Ale czym tak właściwie jest efektywność?

Według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Częstym błędem w myśleniu o efektywności jest to, że uważamy, że chodzi o to, by robić więcej w krótkim czasie. Ale to nie do końca prawda. Z efektywnością łączy się również metodyka lean, która mówi przede wszystkim o eliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym przedsiębiorstwa, chociaż obecnie firmy wykorzystują to również w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Należy jednak pamiętać, że „obsesja na tym punkcie jest również niewskazana ponieważ często oznacza przesadną koncentrację na osiąganiu krótkoterminowych korzyści i to, niestety kosztem długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa” (dyrektor Biura Rozwoju i Innowacji Agencji Rozwoju Przemysłu - Bartosz Sokoliński).

Nasuwa się więc pytanie, co zrobić by nie popaść w pułapkę efektywności, ale jednocześnie nie marnować zasobów, którymi dysponujemy?

Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej.

Według badań przeprowadzonych przez Gallup Organizations ponad 80% respondentów nie ma czasu, aby zrobić wszystko to, co zamierza.

Nie umiemy szanować czasu, dlatego nam go brakuje. Pamiętajmy jednak, że czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować, ponieważ straconego czasu nie mamy szans odzyskać.

Główne błędy, które wpływają na spadek efektywności

Zanim wdrożymy rozwiązania przyczyniające się do zwiększenia efektywności, warto zastanowić się co najczęściej wpływa na jej spadek. Na podstawie obserwacji wyszczególniliśmy najczęstsze błędy:

  • Brak widocznych efektów pracy - nic tak nie demotywuje jak to, że nasze działania nie przynoszą określonych efektów. Warto więc podzielić daną sprawę na podzadania, dzięki czemu będziemy widzieli postępy pracy.
  • Problemy z komunikacją w zespole - w nadmiarze spraw często zaczyna tworzyć się chaos. Nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za daną rzecz, co z kolei budzi konflikty między pracownikami. Taka atmosfera na pewno nie sprzyja efektywnej pracy, warto więc określić reguły, które pozwolą nad tym zapanować.
  • Brak wiedzy o celu i misji firmy - jeśli pracownicy nie są świadomi celu istnienia firmy to nie będą się z nią utożsamiać, a co za tym idzie - będą pracować mniej efektywnie. Ważne, by wiedzieli po co wykonują dane zadanie i czuli, że ma to sens.
  • Nieustanne zmiany, niejasno sprecyzowane polecenia - nic tak nie frustruje jak sytuacja, w której nie wiemy co konkretnie mamy zrobić, a do tego co chwilę zmieniają się wytyczne. Czasem oczywiście zdarzają się sytuacje, których nie możemy przewidzieć, jednak staraj się dokładnie planować obowiązki pracowników.
  • Niedocenianie pracowników, brak pochwał - jeśli chcesz zwiększyć efektywność pracowników, pamiętaj by chwalić ich za dobrze wykonaną pracę. Nic tak nie motywuje, jak świadomość, że ktoś liczy się z wykonywaną przez nas pracą.
  • Brak ustalonych zasad panujących w kancelarii - wiele firm nie ma ustalonych zrozumiałych zasad funkcjonowania, na przykład tego ile i jak długie przerwy mu przysługują. Warto dokładnie sprecyzować tego typu kwestie, bo nikt nie lubi snuć domysłów.
  • Duża rotacja w zespole - każda zmiana w zespole burzy porządek pracy. Nowa osoba musi przejść przez proces wdrożenia, dopasować się do zespołu, co pochłania sporo czasu. Należy więc zadbać o przemyślany proces rekrutacyjny, by uniknąć częstych zmian.
  • Brak narzędzi umożliwiających mierzenie czasu pracy pracowników - nie chodzi tutaj o kontrolę pracowników, ale o to, by mieli świadomość ile czasu pochłaniają im konkretne zadania. Dzięki temu mogą potem łatwiej oszacować czas potrzebny na daną sprawę.

Jak pomóc pracownikom w osiągnięciu efektywności?

  • Należy zadbać o odpowiedni poziom motywacji – nic tak nie pomaga w efektywności jak odpowiednia motywacja do pracy. Dlatego ważne jest, by podejmowane zadania dążyły do konkretnego celu, który jest w jakiś sposób namacalny,
  • unikanie sytuacji stresowych, chaosu, nagłych zmian w projektach, które powodują nadmierny stres u pracownika i przyczyniają się do spadku jego efektywności,
  • odpowiednie zarządzanie czasem – bardzo pomocne jest stosowanie narzędzi ułatwiających pracę takich jak na przykład WorkTime. Pomagają one w organizacji zadań, delegowaniu ich, ustalaniu priorytetów, komunikacji między pracownikami. To wszystko wpływa na lepszą organizację pracy,
  • zwiększenie umiejętności skupienia się na jednym zadaniu – warto pamiętać, że tak szeroko promowany w wielu kręgach multitasking to mit. Jesteśmy w stanie skupić się skutecznie tylko na jednym zadaniu w danej chwili. Nie wymagajmy więc od współpracowników, że zajmą się pięcioma rzeczami naraz.
  • optymalizacja czasu pracy poprzez program do ewidencji czasu pracy, na przykład WorkTime. Dzięki temu, że mierzymy czas pracy pracowników możemy potem analizować i optymalizować procesy zachodzące w firmie, a także rozliczać czas pracy. W efekcie przyczynia się to do zwiększenia efektywności, , a co za tym idzie – do zwiększenia zysków nawet o 20%.

Efektywność to bardzo rozległy temat i nie sposób poruszyć wszystkich jej aspektów w jednym artykule. Nie da się jednak ukryć, że prowadząc firmę powinniśmy ciągle o niej pamiętać i edukować w tym aspekcie swoich pracowników.

Artykuł powstał przy współpracy z WorkTime.pl.

Polecamy serwis: Zarządzanie

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook za 98 zł
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Tomek
    2021-09-22 15:47:31
    Wprowadzenie worktime, wpływa na stres pracowników. Praca z takim oprogramowaniem to bat pracodawcy nic więcej... Plus wypadało by wskazac ze artykuł jest sponsorowany
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Święta i dni wolne od pracy w Polsce
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Dniami wolnymi od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy są:
poniedziałki
środy
piątki
niedziele
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsi są właściwi ludzie. Podejście systemowe w doborze kluczowych pracowników
Dobór personelu to jeden z kluczowych procesów nie tylko w obszarze HR, ale przede wszystkim w budowaniu efektywności organizacji. Nie jest bowiem prawdą, że ludzie są najważniejsi w organizacji, prawdą jest, że najważniejsi są właściwi ludzie. W procesie rekrutacji zwraca się szczególną uwagę na kompetencje kandydatów, zakładając, że wysokie kompetencje oznaczają wysoką energię działania, a co za tym idzie – wysoką efektywność i skuteczność zawodową. Doświadczenia ostatnich lat funkcjonowania w środowiskach VUCA i BANI pokazują, że proces doboru oparty na kompetencjach staje się niewystarczający i często mało skuteczny w odnajdowaniu właściwych osób pasujących do roli w organizacji i kultury organizacyjnej.
KRUS: 40. Międzynarodowe Kolokwium Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie
Przewodnicząca Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie zaprasza do udziału w Kolokwium Sekcji w dniach 22-23 września 2022 r. w Rzymie.
Praca zdalna – przepisy i technologia
Jeszcze w te wakacje mogą wejść w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, na które pracodawcy czekają od początku pandemii. Jakie najważniejsze kwestie zostaną uregulowane i czy w dużym stopniu wpłyną na dotychczasowe zasady pracy zdalnej – opowiada Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.
Migracja danych kadrowo-płacowych ze starego systemu do nowego
Wraz z rozwojem firmy może pojawić się potrzeba przeniesienie się z dotychczas używanego oprogramowania kadrowo-płacowego na system bardziej zaawansowany i dający więcej możliwości automatyzacji procesów w obszarze kadr i płac. Co w takim przypadku z bazą pracowników i pozostałymi danymi zgromadzonymi w systemie często na przestrzeni wielu lat? Czy przeniesienie danych ze starego systemu do nowego jest możliwe?
90 mln zł od ZUS na poprawę bezpieczeństwa pracy
Trwa nabór wniosków w konkursie ZUS dla firm na dofinansowanie projektów poprawiających bezpieczeństwo pracy. Budżet konkursu wynosi 90 mln zł. Wnioski o dofinansowania można składać do 8 lipca – przypomina rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.
Zmiany w Kodeksie pracy: kontrola trzeźwości pracownika
Jedną z planowanych zmian w Kodeksie pracy jest umożliwienie pracodawcom prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Jakie rozwiązania zaproponował Rząd w projekcie ustawy?
Osadzeni pracują
"Prawie każdy osadzony, który może wykonywać pracę, na którego nie są nałożone kary i obostrzenia, pracuje" - poinformował wiceminister sprawiedliwości Michał Woś. Poziom zatrudnienia osadzonych osiągnął w ubiegłym tygodniu rekordowy poziom 88 proc.
Dekada z PUE
Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE) to pierwszy w Polsce e-urząd. Umożliwia dostęp online do wielu usług ZUS, jest źródłem informacji i daje możliwość samodzielnego tworzenia dokumentów.
Analiza potrzeb pracowników jako baza pod wdrożenie nowego modelu pracy w firmie
Komentarz Doroty Osieckiej, Partner w Colliers i Dyrektor platformy Colliers Define.
Plan urlopów - czy gwarantuje dotrzymanie terminu?
Czy zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów jest dla pracownika gwarancją jego otrzymania? Co z przesunięciem terminu urlopu?
Webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian”
Zapraszamy na praktyczne webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 4 lipca 2022 roku. Polecamy!
Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudnionych w ramach uproszczonej procedury
Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudniono w ramach uproszczonej procedury. Usprawniło to proces zatrudniania.
Zasady pracy zdalnej - Sejm nad nimi debatuje
Sejm debatuje nad zasadami pracy zdalnej. Co nowego w Kodeksie pracy?
Więcej kobiet z wykształceniem wyższym niż mężczyzn
Na 52 proc. kobiet z wykształceniem wyższym w wieku 25-35 lat przypada 32 proc. mężczyzn z wyższym wykształceniem - przekłada się na proces tworzenia nowych rodzin.
Urlop ojcowski ma zostać przedłużony
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej pracuje nad przedłużeniem czasu trwania tzw. urlopu ojcowskiego. Na jakim etapie jest projekt ustawy?
Jaka jest kondycja finansowa FUS?
Wskaźniki makroekonomiczne okazały się lepsze, niż przewidywali ekonomiści. Pozytywnie wpłynęło to także na kondycję finansową Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS). Poziom pokrycia bieżących wydatków wpływami ze składek pozwala na obiektywną ocenę utrzymania zdolności FUS do wypłaty świadczeń.
Zmiany w Kodeksie pracy. Kto skorzysta?
Jakie zmiany przewiduje nowa wersja rządowego projektu nowelizacji Kodeksu pracy?
Niedziela handlowa – lipiec 2022
Lipiec 2022 ma 5 niedziel. Czy 3 lipca, 10 lipca, 17 lipca, 24 lipca lub 31 lipca to niedziela handlowa? Kiedy wypada najbliższa niedziela handlowa?
E-ZLA do kontroli
Tylko w I kwartale 2022 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych na Dolnym Śląsku skontrolował ponad 9 tys. zwolnień lekarskich, z czego zakwestionowanych zostało prawie 600 e-ZLA na kwotę 407 tys. zł. W analogicznym czasie w całej Polsce przeprowadzonych zostało 100,4 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy.
Polacy rzadziej na L4
W 2021 r. chorowaliśmy znacznie rzadziej w porównaniu z dwoma wcześniejszymi latami mimo pandemii Covid-19. To dobre wieści dla pracodawców – pisze czwartkowa „Rzeczpospolita”.
Wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia w Kodeksie pracy
Z badań i rozmów z młodymi ludźmi wynika, że konieczne jest wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia – powiedziała w czwartek w TVP 1 szefowa ministerstwa rodziny i pracy Marlena Maląg, odnosząc się do procedowanego w Sejmie projektu noweli Kodeksu pracy.
Przepisy o pracy zdalnej w Sejmie
Na obecnym posiedzeniu Sejm zajmuje się m.in. przepisami dotyczącymi pracy zdalnej, a także obywatelskim projektem liberalizującym przepisy dotyczące aborcji. Ponadto przysięgę złożył wybrany na drugą kadencję prezes NBP Adam Glapiński.
Lipcowe wynagrodzenia a nowelizacja Polskiego Ładu
Zmiany w Polskim Ładzie wchodzą w życie 1 lipca 2022 roku, a wśród nich oczekiwana obniżka podatku PIT z 17% do 12%. Wielu podatników zastanawia się z tej okazji, czy w lipcowej wypłacie zostanie rozliczona nadwyżka podatku dochodowego opłaconego za okres od 1 stycznia do 30 czerwca bieżącego roku.
Zatrudnienie osób niepełnosprawnych w Polsce na niskim poziomie - potrzebne zmiany
Wskaźnik aktywności zawodowej osób niepełnosprawnych wynosi 32 proc. i jest to bardzo słaby wynik jak na Europę - wskazał we wtorek pełnomocnik rządu do spraw osób niepełnosprawnych Paweł Wdówik. Jak dodał, bierność osób niepełnosprawnych na rynku pracy wynika m.in. z "pułapki świadczeniowej".
Podnoszenie kompetencji i kwalifikacji wśród młodych ludzi, to wyzwania rynku pracy
Wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed na Forum Wizja Rozwoju w Gdyni wskazywał, że największe wyzwania na rynku pracy, to podnoszenie kompetencji i kwalifikacji w przygotowaniu młodych ludzi do pracy. Dodatkowym wyzwaniem jest też brak rąk do pracy w branżach, w których zatrudniano pracowników z Ukrainy.