REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym jest efektywność pracy i jak ją zwiększyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
WorkTime.pl
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W ostatnich latach coraz częściej spotykamy się z hasłami takimi jak „produktywność” czy „efektywność”. Jeżeli prowadzisz własną firmę to z pewnością stykasz się z tym codziennie. W końcu każdy przedsiębiorca chce, by działania jego i współpracowników przekładały się na zyski, a przy tym niezmiernie ważna jest właśnie efektywność.

Ale czym tak właściwie jest efektywność?

Według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

Częstym błędem w myśleniu o efektywności jest to, że uważamy, że chodzi o to, by robić więcej w krótkim czasie. Ale to nie do końca prawda. Z efektywnością łączy się również metodyka lean, która mówi przede wszystkim o eliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym przedsiębiorstwa, chociaż obecnie firmy wykorzystują to również w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Należy jednak pamiętać, że „obsesja na tym punkcie jest również niewskazana ponieważ często oznacza przesadną koncentrację na osiąganiu krótkoterminowych korzyści i to, niestety kosztem długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa” (dyrektor Biura Rozwoju i Innowacji Agencji Rozwoju Przemysłu - Bartosz Sokoliński).

Nasuwa się więc pytanie, co zrobić by nie popaść w pułapkę efektywności, ale jednocześnie nie marnować zasobów, którymi dysponujemy?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej.

Według badań przeprowadzonych przez Gallup Organizations ponad 80% respondentów nie ma czasu, aby zrobić wszystko to, co zamierza.

Nie umiemy szanować czasu, dlatego nam go brakuje. Pamiętajmy jednak, że czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować, ponieważ straconego czasu nie mamy szans odzyskać.

Główne błędy, które wpływają na spadek efektywności

Zanim wdrożymy rozwiązania przyczyniające się do zwiększenia efektywności, warto zastanowić się co najczęściej wpływa na jej spadek. Na podstawie obserwacji wyszczególniliśmy najczęstsze błędy:

  • Brak widocznych efektów pracy - nic tak nie demotywuje jak to, że nasze działania nie przynoszą określonych efektów. Warto więc podzielić daną sprawę na podzadania, dzięki czemu będziemy widzieli postępy pracy.
  • Problemy z komunikacją w zespole - w nadmiarze spraw często zaczyna tworzyć się chaos. Nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za daną rzecz, co z kolei budzi konflikty między pracownikami. Taka atmosfera na pewno nie sprzyja efektywnej pracy, warto więc określić reguły, które pozwolą nad tym zapanować.
  • Brak wiedzy o celu i misji firmy - jeśli pracownicy nie są świadomi celu istnienia firmy to nie będą się z nią utożsamiać, a co za tym idzie - będą pracować mniej efektywnie. Ważne, by wiedzieli po co wykonują dane zadanie i czuli, że ma to sens.
  • Nieustanne zmiany, niejasno sprecyzowane polecenia - nic tak nie frustruje jak sytuacja, w której nie wiemy co konkretnie mamy zrobić, a do tego co chwilę zmieniają się wytyczne. Czasem oczywiście zdarzają się sytuacje, których nie możemy przewidzieć, jednak staraj się dokładnie planować obowiązki pracowników.
  • Niedocenianie pracowników, brak pochwał - jeśli chcesz zwiększyć efektywność pracowników, pamiętaj by chwalić ich za dobrze wykonaną pracę. Nic tak nie motywuje, jak świadomość, że ktoś liczy się z wykonywaną przez nas pracą.
  • Brak ustalonych zasad panujących w kancelarii - wiele firm nie ma ustalonych zrozumiałych zasad funkcjonowania, na przykład tego ile i jak długie przerwy mu przysługują. Warto dokładnie sprecyzować tego typu kwestie, bo nikt nie lubi snuć domysłów.
  • Duża rotacja w zespole - każda zmiana w zespole burzy porządek pracy. Nowa osoba musi przejść przez proces wdrożenia, dopasować się do zespołu, co pochłania sporo czasu. Należy więc zadbać o przemyślany proces rekrutacyjny, by uniknąć częstych zmian.
  • Brak narzędzi umożliwiających mierzenie czasu pracy pracowników - nie chodzi tutaj o kontrolę pracowników, ale o to, by mieli świadomość ile czasu pochłaniają im konkretne zadania. Dzięki temu mogą potem łatwiej oszacować czas potrzebny na daną sprawę.

Jak pomóc pracownikom w osiągnięciu efektywności?

  • Należy zadbać o odpowiedni poziom motywacji – nic tak nie pomaga w efektywności jak odpowiednia motywacja do pracy. Dlatego ważne jest, by podejmowane zadania dążyły do konkretnego celu, który jest w jakiś sposób namacalny,
  • unikanie sytuacji stresowych, chaosu, nagłych zmian w projektach, które powodują nadmierny stres u pracownika i przyczyniają się do spadku jego efektywności,
  • odpowiednie zarządzanie czasem – bardzo pomocne jest stosowanie narzędzi ułatwiających pracę takich jak na przykład WorkTime. Pomagają one w organizacji zadań, delegowaniu ich, ustalaniu priorytetów, komunikacji między pracownikami. To wszystko wpływa na lepszą organizację pracy,
  • zwiększenie umiejętności skupienia się na jednym zadaniu – warto pamiętać, że tak szeroko promowany w wielu kręgach multitasking to mit. Jesteśmy w stanie skupić się skutecznie tylko na jednym zadaniu w danej chwili. Nie wymagajmy więc od współpracowników, że zajmą się pięcioma rzeczami naraz.
  • optymalizacja czasu pracy poprzez program do ewidencji czasu pracy, na przykład WorkTime. Dzięki temu, że mierzymy czas pracy pracowników możemy potem analizować i optymalizować procesy zachodzące w firmie, a także rozliczać czas pracy. W efekcie przyczynia się to do zwiększenia efektywności, , a co za tym idzie – do zwiększenia zysków nawet o 20%.

Efektywność to bardzo rozległy temat i nie sposób poruszyć wszystkich jej aspektów w jednym artykule. Nie da się jednak ukryć, że prowadząc firmę powinniśmy ciągle o niej pamiętać i edukować w tym aspekcie swoich pracowników.

Artykuł powstał przy współpracy z WorkTime.pl.

Polecamy serwis: Zarządzanie

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wrzesień 2025: godziny pracy, dni wolne

Wrzesień w 2025 r. - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Czy kalendarz września przewiduje święto w innym dniu niż niedziela?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych - czy rzeczywiście coś daje? [RAPORT]

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych - czy rzeczywiście coś daje? Okazuje się, że 61 proc. pracujących czuje presję na ciągłe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, ale tylko 44 proc. widzi przełożenie rozwoju kompetencji na swoją karierę.

Najnowszy raport płacowy 2025 dla pracodawców i pracowników. Gdzie są najwyższe podwyżki? [ZAROBKI]

Udostępniamy najnowszy raport płacowy 2025. Każdy pracodawca i pracownik powinien się z nim zapoznać. Okazuje się, że wzrost wynagrodzeń wyhamował. Gdzie są najwyższe podwyżki? Artykuł zawiera tabelę z zarobkami na różnych stanowiskach.

Ukraińcy dominują w pobieraniu 800 plus. W pół roku ZUS wypłacił im ponad 1,4 mld zł [DANE Z ZUS]

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłacił w I połowie br. świadczenie Rodzina 800+ dla ponad 365 tys. dzieci, których rodzice zadeklarowali obywatelstwo inne niż polskie. To o 1,5% mniej niż w analogicznym okresie ub.r. Łączna kwota wyniosła 1,613 mld zł, czyli o 4,5% mniej niż rok wcześniej, kiedy było to 1,689 mld zł. Najwięcej odbiorców ww. świadczenia pochodzi z Ukrainy. ZUS przekazał w sumie 1,438 mld zł na rzecz blisko 305 tys. ukraińskich dzieci. Kolejnymi grupami są Białorusini, Rumuni oraz Rosjanie. Na dalszych miejscach znaleźli się beneficjenci z obywatelstwem indyjskim, wietnamskim, gruzińskim, bułgarskim, mołdawskim i chińskim.

REKLAMA

Rewolucja w układach zbiorowych pracy. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. Co to daje pracownikom i pracodawcom?

Ułatwienia w zawieraniu układów zbiorowych pracy. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. O co chodzi? Zatem nowa ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych eliminuje zbędną biurokrację, wprowadza nowoczesny, elektroniczny rejestr oraz zastępuje długotrwałe procedury szybką i przejrzystą obsługą online. Dodatkowe mechanizmy wsparcia, jak mediacja czy elastyczne ramy czasowe układów, mają pobudzić aktywny dialog społeczny i zwiększyć liczbę negocjowanych porozumień, dostosowanych do specyfiki poszczególnych branż i firm.

Te 5 dni urlopu można wykorzystać tylko do końca 2025 r., nie przechodzi na 2026 r.

Wiele osób wciąż nie wie, czy nie pamięta o swoich prawach pracowniczych. Oprócz standardowego urlopu wypoczynkowego, Kodeks pracy przewiduje inne, mniej znane, ale niezwykle przydatne uprawnienia. Jednym z nich jest urlop w wymiarze 5 dni, ale przysługuje on tylko na dany rok kalendarzowy, czyli 5 dni w 2025 r. Urlop nie przechodzi na 2026 r., ponieważ od 2026 r. będzie nowy okres tego urlopu.

PIT zero dla rodzin z dwójką dzieci. Prezydent Nawrocki wprowadza zerowy PIT? [Ustawa]

Prezydent RP Karol Nawrocki złożył projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, który wprowadza zerowy PIT dla rodzin z dwójką dzieci. Podnosi również drugi próg podatkowy do 140 tys. zł.

Jakie odszkodowanie za wypadek przy pracy 2025/2026? ZUS pokazuje jak to liczyć

Stawka za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej zmienia się w kwietniu każdego roku. Od kwietnia 2025 r. do końca marca 2026 r. obowiązuje nowy taryfikator i ZUS wypłaci z każdy procent uszczerbku na zdrowiu 1636 zł. Wcześniej było to 1431 zł. O tym jak dynamicznie rośnie wycena uszczerbku na zdrowiu niech świadczy fakt, że jeszcze na przełomie lat 2023/2024 jeden procent odszkodowania był wyceniany na 1269 zł, a w 2015 r. na jedynie 757 zł.

REKLAMA

Weto Prezydenta Nawrockiego w sprawie Ukrainy - jakie będą skutki?

Prezydent RP zawetował ustawę nowelizującą ustawę w sprawie pomocy obywatelom Ukrainy. Co to oznacza dla rynku pracy w Polsce? Weto Prezydenta Karola Nawrockiego w sprawie Ukrainy komentuje ekspert rynku pracy, Krzysztof Inglot.

4 sposoby na pracę zdalną zgodnie z Kodeksem pracy

Kodeks pracy w 2025 r. przewiduje 4 sposoby na skorzystanie z pracy zdalnej: porozumienie z pracodawcą, polecenie pracy zdalnej, praca zdalna okazjonalna oraz praca zdalna na preferencyjnych zasadach (np. dla rodziców małych dzieci, kobiet w ciąży, pracowników opiekujących się osobami niepełnosprawnymi). Jak uzyskać pracę w formie zdalnej?

REKLAMA