REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze

 Effect Group
firma szkoleniowo-doradcza
Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze. / fot.shutterstock
Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze. / fot.shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak przenieść lean management czyli szczupłe zarządzanie z procesu produkcyjnego do pracy w biurze? Jakie narzędzia warto wziąć pod uwagę przy wprowadzaniu nowego modelu zarządzania?

Jak zastosować lean management w biurze?

Lean management (dosłownie „szczupłe zarządzanie”) kojarzy się przede wszystkim z zakładami produkcyjnymi. Dzięki narzędziom „lean” usprawniamy procesy, udoskonalamy produkcję, skracamy czas przygotowania finalnego produktu. Czy te same zasady można zastosować również w biurze? Zdecydowanie tak!

Autopromocja

Cała filozofia szczupłego zarządzania, a następnie większość narzędzi stosowanych w ramach lean management wywodzi się z potrzeby usprawnienia produkcji towarów – m.in. samochodów. Zasady kaizen, które stanowią kluczowy element udoskonalania produkcji wymagają np. takiego przygotowania miejsca pracy, aby każde narzędzie pracy miało stałe, przypisane mu miejsce, najdogodniejsze ze względu na efektywność pracy.

Łatwo sobie wyobrazić pracownika przy taśmie, który sięga po dostępny pod ręką klucz do przykręcenia śrub, ale trudniej myśleć w ten sposób o pracowniku biurowym, który zawsze w tym samym, starannie wybranym miejscu, przechowuje np. długopis. A jednak – i jeden, i drugi wykonuje pracę, którą można wykonać gorzej lub lepiej, wolniej lub szybciej, mniej lub bardziej efektywnie.

Proces tworzenia wartości dla klienta

Możliwe, że jednym z najtrudniejszych etapów wprowadzenia zasad lean do pracy biurowej jest już pierwszy krok polegający na zmapowaniu procesów „produkcyjnych”. Chodzi właśnie o to, aby na zadania wykonywane przez poszczególne osoby popatrzeć niczym na łańcuch wykonywanych usług, które finalnie mają doprowadzić do dostarczeniu klientowi wartości – produktu lub usługi.

- Wytworzenie oraz dostarczenie klientowi produktu lub usługi wymaga wykonania wielu powiązanych ze sobą czynności, działań i operacji. W terminologii lean określane są one jako strumień wartości (ang. value stream) – mówi Hanna Macyra, trener w firmie szkoleniowej Effect Group. - Obejmuje on zarówno przetwarzanie materiałów, jak i informacji. Przyjęcie perspektywy strumienia wartości oznacza konieczność poddania analizie wszystkich czynności w strumieniu od momentu złożenia zamówienia aż do dostarczenia produktu (usługi) końcowemu klientowi. Czynności, które nie dodają wartości, muszą zostać wyeliminowane – podkreśla.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy produkt: Urlopy wypoczynkowe. Pytania i odpowiedzi.

Jaki jest udział poszczególnych pracowników w ogólnym procesie dostarczania wartości? Z jakich etapów składa się praca wykonywana przez każdą zatrudnioną osobę? To pytania, od których warto zacząć. Później natomiast należy przejść do zdiagnozowania, co w poszczególnych krokach można usprawnić, zmienić, a może nawet z czego zrezygnować (jeśli okaże się to np. jedynie zbędną biurokracją). Ważne też, jak można usprawnić procesy zachodzące pomiędzy osobami – czyli np. przekazywanie informacji lub obieg dokumentów. Jest to o tyle skomplikowane, że przepływ czasu i informacji trudniej „dostrzec” niż przekazywanie komponentów pomiędzy halami w zakładzie produkcyjnym.

Jeśli jednak firmie uda się wdrożyć zasady lean w działach opierających się na pracy umysłowej, wówczas korzyści będą analogiczne jak w przypadku procesów produkcyjnych:

  • krótszy przebieg procesów,
  • uproszczenie procedur,
  • skrócenie i przyspieszenie obiegu dokumentów i informacji,
  • wyeliminowanie marnowania czasu, narzędzi i materiałów.

- Najważniejszym celem filozofii lean jest eliminacja wszelkich nieregularności, które wpływają na zachwianie przepływu informacji i materiałów w firmie. Efektem tej nieregularności jest nadmierne obciążenie pracą. To z kolei powoduje pojawianie się marnotrawstwa – mówi Hanna Macyra.

Narzędzia przydatne w doskonaleniu pracy biurowej

Wprowadzając lean management wśród pracowników umysłowych, możemy skorzystać z wielu narzędzi. W szczególności warto wziąć pod uwagę:

  • VSM (ang. Value Stream Mapping, pol. mapowanie strumienia wartości) – narzędzie, którego celem jest mapowanie przepływu materiałów i informacji w procesie produkcji i dostarczenia klientowi danego produktu lub grupy produktów.
  • 5S – narzędzie pozwalające na stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy.
  • Hoshin kanri – kaskadowanie celów strategicznych na niższe poziomy organizacji przy pomocy planu, w którym zawarte są mierzalne cele, działania, terminy oraz mierniki.
  • Zarządzanie wizualne (ang. visual management) – prezentowanie w przejrzysty i czytelny sposób informacji dotyczących procesów, dzięki czemu m.in. praca jest łatwiejsza, pracownicy popełniają mniej błędów, a problemy i sytuacje niestandardowe są od razu widoczne (co pozwala na szybkie podjęcie działań korygujących).
  • Kluczowe wskaźniki efektywności – finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów będące m.in. podstawą do inicjowania działań ciągłego doskonalenia.
  • Praca standaryzowana (ang. standardized work) – opracowanie i wdrożenie procedur opisujących najprostszy i najbardziej efektywny sposób wykonywania danej czynności. Standardy pomagają również utrzymać wprowadzone usprawnienia.
  • Program sugestii pracowniczych (ang. employee suggestion program/scheme, jap. kaizen teian) – formalny program, za pomocą którego pracownicy mogą zgłaszać propozycje usprawnienia swego miejsca pracy, a także innych obszarów i procesów w organizacji.
  • Techniki rozwiązywania problemów, m.in. metoda 5x dlaczego i diagram Ishikawy.

Przy pierwszych kontaktach z metodyką lean może się wydawać, że narzędzia szczupłego zarządzania najlepiej sprawdzają się tam, gdzie wykonywane są proste, powtarzalne czynności, niewymagające szczególnego zaangażowania umysłowego. Tak jednak nie jest.

- Każdy proces można udoskonalać, o ile na początku dobrze go zmapujemy. Zdecydowanie lean management można wdrożyć również tam, gdzie praca ma charakter twórczy. Filozofia lean to w końcu program ciągłego udoskonalania i optymalizacji, a tego nie można osiągnąć, nie korzystając z kreatywności pracowników – podkreśla trenerka Effect Group.

Gdy zasady szczupłego zarządzania zostaną z powodzeniem wprowadzone do pracy biurowej, wkrótce będzie można zauważyć efekty. To, że lean management naprawdę działa, dostrzeżemy dzięki krótszym procesom biznesowym, niższym kosztom funkcjonowania firmy, czy też za sprawą mniejszej pracochłonności, co może się przekładać np. na mniejszą liczbę nadgodzin.

Jeśli jednak chcemy dokładnie zmierzyć efektywność stosowanych narzędzi, powinniśmy zmierzyć poszczególne procesy jeszcze przed zastosowaniem metod szczupłego zarządzania (np. czas realizacji zamówienia). Dzięki temu później będziemy mogli sprawdzić, czy po zastosowaniu określonego narzędzia dany parametr uległ poprawie i w jakim stopniu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    REKLAMA

    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    Kim jest technik sterylizacji medycznej?

    Jakie trzeba mieć wykształcenie, żeby zostać technikiem sterylizacji medycznej? Jakie czynności wykonuje technik sterylizacji medycznej? To główne pytania, które się pojawiają. Niektórzy pytają też: dlaczego ten zawód został wpisany na listę zawodów medycznych - odpowiedź jest prosta jest to zawód wymagający specjalistycznych kwalifikacji. Technicy muszą mieć szczególne prawa ale i obowiązki. Muszą też ponosić odpowiedzialność z powodu swoich błędów medycznych. W gruncie rzeczy, gdyby nie technicy i nienależyta dezynfekcja i sterylizacja wyrobów medycznych - wielu pacjentów byłoby narażonych na choroby zakaźne - zagrażające życiu i zdrowiu. 

    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    REKLAMA

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    REKLAMA