REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak skutecznie delegować zadania

Jak skutecznie delegować zadania/fot.Shutterstock
Jak skutecznie delegować zadania/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

Trudności związane z delegowaniem można zminimalizować, jeżeli przekazywanie obowiązków zostanie potraktowane jako proces - podzielony na etapy. Delegowanie zadań krok po kroku wyjaśnia ekspert.

Polscy menedżerowie, a w przypadku małych firm także ich właściciele, często mają problem z delegowaniem zadań. Z jednej strony narzekają na przeciążenie obowiązkami, ale z drugiej, często nawet nie próbują podzielić się zadaniami z pracownikami.

Jeśli zapytamy menedżerów, czy chcieliby pracować mniej, przekazując część obowiązków pracownikom, większość z nich odpowie zdecydowanie: „tak”.  A jednak, w praktyce delegowanie zadań okazuje się bardzo trudne. Często po prostu łatwiej jest samemu poświęcić własny czas na dodatkową pracę, niż przyuczać, wymagać i rozliczać z poprawnego wykonania zadań innych. I chwilowo taka samodzielność może nawet wydawać się korzystna – w końcu na edukację pracowników, czy poprawianie ich błędów również trzeba by było znaleźć czas. Niestety, krótkowzroczność takiego myślenia widać dopiero w dłuższej perspektywie, kiedy menedżer lub właściciel okazuje się niemożliwy do zastąpienia – także w czasie urlopu lub choroby.

- Każdy prezes firmy, a tym bardziej właściciel, ma przekonanie, że pracownicy mogą co najwyżej starać się mu dorównać. Właśnie to jest przeważnie głównym problemem przy delegowaniu swoich kompetencji na inną osobę. Warto jednak pamiętać, że istotą zarządzania jest zarządzanie ludźmi i problemami, a nie osobiste załatwianie każdej sprawy – podkreśla Marta Bober-Lal, trener w firmie szkoleniowej Effect Group.

Skąd biorą się trudności z delegowaniem zadań?

Najprościej delegowanie można określić jako przekazywanie władzy, czy też dzielenie się władzą z innymi. Delegowanie oznacza, że menedżer przydziela zadanie, ale wraz z nim przekierowuje także odpowiedzialność za jego wykonanie oraz uprawnienia niezbędne do jego realizacji. A to oznacza, że od momentu delegowania, menedżer nie jest już  bezpośrednio zaangażowany w zadanie. W tym momencie powinien odsunąć się na bok i nie przeszkadzać.

Autopromocja

Jak kierując ludźmi unikać porażek i powielać sukcesy

Kup książkę:

Jak kierując ludźmi unikać porażek i powielać sukcesy

Dlaczego przekazywanie obowiązków jest trudne? Ponieważ wymaga zaufania wobec pracownika i wiary w jego umiejętności. Trzeba być też przygotowanym na ewentualność, gdy pracownik nie udźwignie nowego ciężaru i zapewnić odpowiednią kontrolę efektów jego pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W rozwiązaniu tych trudności często nie pomagają sami pracownicy – niektórzy z nich zrobią wiele, by nie zostać obłożonym dodatkowymi obowiązkami. Skoro szef uważa, że pracownik „sam sobie nie poradzi”, to dla zatrudnionego takie przekonanie bywa wygodniejsze od brania na swoje barki dodatkowych zadań. Bywa też i tak, że sam pracownik nie wierzy w swoje możliwości lub boi się wziąć odpowiedzialność za własną pracę – przychodzenie z każdym najdrobniejszym problemem do szefa wydaje się bezpieczniejsze.

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Kup książkę:

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Ale to nie jedyne powody. Opór pracowników może wynikać także z poczucia bycia wykorzystywanym. Będzie tak się działo, jeśli za wzrostem kompetencji i odpowiedzialności nie będzie szła odpowiednia gratyfikacja finansowa lub jeśli pracownik i tak jest nadmiernie obciążony pracą. Poza tym, jeśli zatrudniony już wcześniej zgadzał się na dodatkowe zadania, ale w jego ocenie wysiłek ten nie został doceniony, nie będzie miał motywacji do podejmowania nowych wyzwań. Nie zapominajmy również, że brak dobrych warunków pracy, odpowiedniej atmosfery, czy też poczucia bezpieczeństwa także będzie wpływał na gorsze efekty wykonywanych zadań.

Kolejna grupa problemów może wynikać ze złej komunikacji. Zdarza się, że polecenia i instrukcje nie są jasno sprecyzowane przez przełożonego lub też, że pracownik, mimo dobrej woli, źle zrozumiał informacje od szefa.

Autopromocja

Termin na przejście z telepracy na pracę zdalną wygasa 7 października 2023 r.

Pracodawcy dotychczas zatrudniający pracowników na podstawie umów o telepracę powinni wdrożyć wobec nich nowe zasady.

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Po co delegować?

Jeśli proces delegowania zadań przebiegnie pomyślnie, to pomimo możliwych do wystąpienia trudności, korzyści z nawiązką zrekompensują przejściowe niedogodności. Ostatecznie opłaci się to zarówno menedżerom, szeregowym pracownikom, jak i całej  organizacji.

Oddając część dotychczasowych obowiązków, menedżer powinien uwolnić się od niektórych, bardziej rutynowych zadań, a sam zająć się sprawami kluczowymi i strategicznymi.

Ale delegowanie jest korzystne także dla pracownika, który zyskać może poczucie bycia docenionym i potrzebnym w firmie. Ucząc się nowych rzeczy, rozwija się on zawodowo i ma szansę sprawdzić się w różnych obszarach. To z kolei może mu pomagać w zdobywaniu pozycji lidera, a w przyszłości umożliwi awans. 

Cała organizacja właśnie za sprawą delegowania może odkrywać talenty w zespole. Zaangażowane osoby wpływają korzystnie na atmosferę panującą w organizacji. Pracownicy, czując większą odpowiedzialność, są też bardziej skłonni do kreowania nowatorskich rozwiązań zmieniających całą firmę. Nie są już bowiem biernymi wykonawcami poleceń, ale tworzą aktywny zespół.

Delegowanie zadań krok po kroku

Trudności związane z delegowaniem można zminimalizować, jeśli przekazywanie obowiązków potraktujemy jako proces – podzielony na etapy i zaplanowany w czasie.

Etap pierwszy polega na tym, aby określić samą sytuację delegowania, a więc ustalić, jakie obowiązki można przekazać pracownikowi, kto mógłby się zająć takimi zadaniami i ile czasu by mu to zajęło. Jeśli odpowiednia osoba jest już zatrudniona w firmie, warto ustalić, jakie są jej aktualne kompetencje (w porównaniu z kompetencjami wymaganymi przy nowych zadaniach) oraz czy jest ona wystarczająco zmotywowana do wykonania powierzonej mu misji.

Etap drugi to przekazanie wyznaczonej osobie potrzebnych informacji. Pracownik powinien dowiedzieć się, jakie nowe obowiązki zostaną mu powierzone oraz jakie nowe cele (i w jaki sposób) mają zostać dzięki temu osiągnięte. Ustalić należy etapy i terminy, w jakich wyznaczona osoba wdroży się do nowych zadań – najpierw być może częściowo, a później w pełnym zakresie.


Nie oczekujmy, że pracownik od razu będzie potrafił realizować nowe zadania równie dobrze jak osoba doświadczona.

Etap trzeci to przede wszystkim nauka poprzez pracę. Wyznaczona do nowych zadań osoba powinna dowiedzieć się nie tylko co ma zrobić, ale też w jaki sposób jej praca będzie kontrolowana oraz według jakich kryteriów zostanie oceniona. Kluczowe dla tego etapu jest jednak zaufanie.

- To właśnie zaufanie wraz z przekazaniem możliwości podejmowania samodzielnych decyzji, czy też dokonywania wyborów, odróżnia delegowanie od zwyczajnego wydawania poleceń – podkreśla Marta Bober-Lal. – Dlatego kontrola nie powinna w tym przypadku oznaczać nieustannego „patrzenia na ręce” czy też śledzenia każdego kroku pracownika. Zamiast tego warto określić, w jakiej formie pracownik będzie raportował o wykonanych zadaniach, czy też jaki margines błędu będzie tolerowany – mówi trenerka.

Czas na właściwą oceną pojawi się dopiero na etapie czwartym. Gdy pracownik wykona powierzone mu zadania, nadchodzi czas podsumowania i przekazania mu informacji zwrotnej. Przede wszystkim należy odnieść się do założonych wcześniej celów i ustalić, w jakim stopniu zostały one osiągnięte. To też dobry moment, aby zastanowić się, jak poprawić skuteczność działań pracownika w przyszłości. Wraz z każdą kolejną próbą wyznaczona osoba powinna coraz sprawniej radzić sobie z nowymi zadaniami.

Przekazywanie i utrwalanie

Jeśli chcemy, aby nowe obowiązki zostały przekazane pracownikowi w taki sposób, który naprawdę okaże się skuteczny, warto poświęcić czas na właściwe wsparcie i dobrą komunikację.

- Na etapie przekazywania nowych zadań przełożony powinien porozmawiać z pracownikiem i co bardzo ważne, uzyskać jego wyraźną zgodę na przyjęcie szerszego zakresu obowiązków. To warunek niezbędny, aby delegowanie mogło być skuteczne – podkreśla trenerka Effect Group.

Porozmawiać należy także z innym pracownikami, tak aby cały zespół zrozumiał, jak będzie wyglądał nowy zakres obowiązków wszystkich jego członków, gdy jedna z osób przejmie nowe zadania.

Drugą ważną kwestią po przekazaniu zadań jest utrwalenie określonego na nowo podziału obowiązków. Aby zmiana była trwała, przełożony powinien zapewnić delegowanemu pracownikowi odpowiednie wsparcie, szczególnie w początkowym okresie.

- Wsparcie powinno zostać dopasowane do rodzaju zadania i kompetencji osoby. Absolutnie nie może mieć ono formy wyręczania pracownika, ale zamiast tego menedżer może przekazywać instrukcje, dzielić się swoimi doświadczeniami lub zaproponować szkolenie – mówi Marta Bober-Lal.

Menedżer powinien także monitorować realizację powierzonych zadań i sprawdzać efekty. Co jakiś czas warto ustalić, czy wyznaczona osoba radzi sobie z obowiązkami, czy projekt jest właściwie realizowany oraz czy delegowanie faktycznie przekłada się na lepszą organizację pracy menedżera. Po realizacji projektu lub w ustalonych odcinkach czasu wskazane jest przeprowadzenie z pracownikiem rozmowy podsumowującej.

Jeśli delegowanie zadań zacznie przynosić oczekiwane rezultaty, menedżer lub właściciel może mieć pokusę, aby przekazać pracownikom również kolejne, czasem bardziej skomplikowane obowiązki. Pamiętajmy jednak, że na niższy szczebel nie wolno delegować takich zadań jak ustalanie celów, strategii i struktury organizacji.  Planowanie długookresowe, czy też koordynacja różnych zakresów działalności to obowiązki zarezerwowane dla osób zarządzających firmą. To na tych właśnie, strategicznych kwestiach, powinni skupić się menedżerowie, gdy większość bieżących spraw przekażą już pracownikom niższych szczebli.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Cyfryzacja. Sześć na dziesięć polskich firm używa elektronicznych dokumentów, ale większość nie rezygnuje z papieru

    Polskie firmy coraz częściej wdrażają nowoczesne rozwiązania usprawniające ich pracę, ale cyfryzacja biznesu w większości przypadków nadal nie obejmuje całej organizacji. 59 proc. firm wykorzystuje w codziennej pracy elektroniczny obieg dokumentów, jednak tylko 27 proc. scyfryzowało wszystkie obszary swojej działalności. 54 proc. ankietowanych nie widzi potrzeby wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, 28 proc. wskazuje na zbyt wysokie koszty działania, a 17 proc. na niewystarczające wewnętrzne zasoby IT. 

    Praca cudzoziemców. MRiPS o niedoborach kadrowych i napływie cudzoziemców na rynek pracy

    Nasz rynek pracy od lat boryka się z niedoborami kadrowymi i dlatego napływ cudzoziemców nie powoduje wzrostu bezrobocia wśród Polaków – podało Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. W ostatnich tygodniach pojawiło się wiele przekłamań dotyczących pracy cudzoziemców w Polsce, które uderzają przede wszystkim w uczciwych pracodawców. Kłamliwa i pozbawiona merytoryki narracja opozycji powoduje – twierdzi resort Marleny Maląg – że wiele branż dotknie problem braku pracowników.

    Czy za studenta płaci się składki na ZUS

    Studenci szukają pracy nie tylko w wakacje, które właśnie kończą, ale i w trakcie roku akademickiego. Studenci do ukończenia 26. roku życia są chętnie zatrudniani na podstawie umowy zlecenia. Wiąże się to ze sporymi oszczędnościami dla zleceniodawcy. Jakimi? Odpowiadamy. 

    Polacy nie boją się utraty pracy?

    Polacy nie boją się utraty pracy? CBOS poinformowało, że we wrześniu wzrosło poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia. Kto czuje się najbardziej stabilnie?  

    REKLAMA

    SoDA Conference 2023: Jakie wyzwania czekają polski sektor IT w 2024 roku

    Nowe wyzwania i pojawiające się możliwości to „stałe” elementy w niezwykle zmiennym świecie biznesu, a sektor technologiczny nie jest w tym odosobniony. Po stronie wyzwań należy wskazać przede wszystkim czynniki ekonomiczne i geopolityczne, ale również wspomniana AI, budząca też obawy wśród pracowników. W jaki optymalny sposób wykorzystać nowe możliwości, jakie daje nam technologia i zminimalizować wpływ czynników negatywnych na rozwój polskiego IT? Jak adaptować się do zmian? Gdzie szukać nowych możliwości na zbudowanie solidnego i konkurencyjnego biznesu IT? Te oraz wiele innych tematów będzie omawianych już na początku października, podczas zbliżającej się SoDA Conference 2023.

    Działalność gospodarcza a rynek pracy: Jak przedsiębiorczość wpływa na zatrudnienie

    Rynek pracy i działalność gospodarcza są nierozerwalnie związane ze sobą. Przedsiębiorcy odgrywają kluczową rolę w tworzeniu miejsc pracy, stymulowaniu wzrostu gospodarczego i kształtowaniu struktury rynku pracy. 

    Płaca godziwa

    Płaca godziwa, znana również jako sprawiedliwa płaca, jest jednym z kluczowych elementów rynku pracy i sprawiedliwości społecznej. To pojęcie odnosi się do wynagrodzenia, które jest uczciwe, adekwatne i zapewnia pracownikom godne warunki życia. 

    Karta Praw Dziecka w Biznesie ma już pierwszych sygnatariuszy!

    20 września 2023 r. w Domu Innowacji Społecznych “Marzyciele i Rzemieślnicy” pierwsze firmy podpisały Kartę Praw Dziecka w Biznesie. Czym jest ta deklaracja? Do czego zobowiązuje przedsiębiorców? Które firmy zdecydowały się ją podpisać? 

    REKLAMA

    Programowanie neurolingwistyczne w biznesie i życiu osobistym - przykłady zastosowania. Zmień swoje „oprogramowanie” na nowsze i lepsze!

    Programowanie Neurolingwistyczne, znane jako NLP, to nie tylko skomplikowana nazwa, lecz także potężne narzędzie pozwalające ulepszyć nasz sposób myślenia i komunikowania się. Podobne do programowania komputera, NLP umożliwia nam wpływ na własne "oprogramowanie", otwierając drzwi do większych sukcesów, lepszej efektywności i większej pewności siebie. W rozmowie z ekspertem Markiem Wzorkiem, dowiadujemy się, jakie konkretnie zastosowania ma ta metoda w życiu codziennym oraz biznesie, jakie szanse niesie ze sobą, a także jak ustrzec się przed ewentualnymi nadużyciami. 

    Nowelizacja KPC ważna dla pracowników wchodzi w życie. Co zmieni się 22 września

    Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego dotycząca spraw z zakresu prawa pracy wchodzi w życie 22 września 2023 r. Wprowadza ona niewielkie, ale ważne zmiany dotyczące postępowań w sprawach o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy. Co zmienia się w przepisach K.p.c.? Kogo dotyczą zmiany? Wyjaśniamy.

    REKLAMA