Dofinansowanie kształcenia pracowników z KFS - wniosek, umowa

Dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników z KFS

Pracodawca, który chce podnieść kwalifikacje pracowników i jednocześnie zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku, ale nie pozwala mu na to sytuacja finansowa, może ubiegać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego zarówno pracowników, jak i własnego, z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Dofinansowanie odbywa się na podstawie umowy ze starostą. Pracodawca zawiera z pracownikiem, któremu zostaną sfinansowane koszty kształcenia ustawicznego, umowę określającą prawa i obowiązki stron.

Dofinansowanie kształcenia ustawicznego z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (dalej: KFS) to kolejny rodzaj wsparcia firmy w kryzysie. Środki na kształcenie, jakie może przyznać starosta powiatu lub prezydent miasta na prawach powiatu, sprawujący zwierzchnictwo nad powiatowym urzędem pracy (dalej: starosta), wynoszą 80% poniesionych kosztów, nie więcej jednak niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na 1 uczestnika. W przypadku mikro przedsiębiorstw mogą one wynieść nawet 100%, nie więcej jednak niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na 1 uczestnika.

Dofinansowanie z KFS - nabór wniosków przez starostę

Starosta organizuje nabór wniosków pracodawców o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego niezwłocznie po uzyskaniu od marszałka województwa informacji o limicie środków KFS. Nabór ogłaszany jest na tablicy informacyjnej w siedzibie powiatowego urzędu pracy oraz w postaci elektronicznej z wykorzystaniem stron internetowych urzędu. W informacji o naborze wskazywane są priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków.

Przy rozpatrywaniu wniosków uwzględniane są następujące elementy:

• zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok;
• zgodność kompetencji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy;
• koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku;
• posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia;
• w przypadku kursów - posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego;
• plany dotyczące dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS;
• możliwość sfinansowania ze środków KFS działań określonych we wniosku, z uwzględnieniem dostępnych limitów.

Środki z KFS - przeznaczenie

Pracodawca może przeznaczyć środki otrzymane z KFS na:

1. kursy i studia podyplomowe oraz egzaminy, w których wezmą udział pracownicy z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
2. badania lekarskie i psychologiczne, jeśli okażą się niezbędne w procesie kształcenia,
3. ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z udziałem w kształceniu ustawicznym,
4. określenie potrzeb szkoleniowych.

Wniosek pracodawcy o sfinansowanie kosztów kształcenia pracowników

Pracodawca zainteresowany uzyskaniem środków na finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego składa w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na swoją siedzibę albo miejsce prowadzenia działalności wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek musi zawierać:

1. dane pracodawcy: nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej, numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON oraz oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej według PKD, informację o liczbie zatrudnionych pracowników, imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej;
2. wskazanie działań dotyczących kształcenia ustawicznego, na które składają się:

• określenie potrzeb pracodawcy w zakresie kształcenia ustawicznego w związku z ubieganiem się o sfinansowanie tego kształcenia ze środków KFS,
• kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
• egzaminy umożliwiające uzyskanie dokumentów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
• badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,
• ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem;
• liczbę osób, których wydatek dotyczy, według grup wieku 15-24 lata, 25-34 lata, 35-44 lata, 45 lat i więcej,
• informację o formie kształcenia ustawicznego,
• informację o koszcie kształcenia ustawicznego na 1 uczestnika,
• informację o terminie realizacji wskazanych działań;
• określenie całkowitej wysokości wydatków na ww. działania,
• wnioskowaną wysokość środków z KFS oraz wysokość wkładu własnego wnoszonego przez pracodawcę;
• uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS, a w przypadku środków z rezerwy KFS - dodatkowo priorytetów wydatkowania środków rezerwy KFS;
• uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS, z podaniem informacji dotyczących: nazwy i siedziby organizatora, posiadanych przez niego certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego, a w przypadku kursów - posiadanych dokumentów, na podstawie których prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego, jeżeli informacja ta nie jest dostępna w publicznych rejestrach elektronicznych,
• informacje o nazwie i liczbie godzin kształcenia ustawicznego,
• ceny usługi kształcenia ustawicznego w porównaniu z ceną podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne,
• informacje o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS.

Do wniosku należy dołączyć m.in.:

• zaświadczenia lub oświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis,
• kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności - w przypadku braku wpisu do KRS lub CEIDG,
• program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu;
• wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta uzasadnia odmowę dofinansowania ze środków KFS wnioskowanego przez pracodawcę kształcenia ustawicznego.

Umowa ze starostą o finansowanie kształcenia

Jeżeli wniosek o dofinansowanie kształcenia zostanie rozpatrzony pozytywnie, starosta zawiera z pracodawcą umowę o finansowanie działań obejmujących kształcenie ustawiczne pracowników lub pracodawcy. Umowa może zostać zawarta tylko na kształcenie, które jeszcze się nie rozpoczęło.

Przykład

Pracodawca zawarł z jednostką szkoleniową w czerwcu 2021 r. umowę na przeprowadzenie kursu z zakresu obsługi klienta online i efektywnej sprzedaży w internecie, który rozpocznie się 1 września 2021 r. Pod koniec lipca 2021 r. wystąpił z wnioskiem o dofinansowanie kursu ze środków KFS. W tej sytuacji pracodawca ma szansę otrzymać środki z KFS, jeżeli wniosek o dofinansowanie zostanie pozytywnie zaopiniowany przez starostę i umowa o dofinansowanie zostanie zawarta w dniu, kiedy kurs jeszcze się nie rozpoczął.

Umowa ze starostą zawiera następujące elementy:

1. strony umowy;
2. datę i miejsce jej zawarcia;
3. okres obowiązywania umowy;
4. wysokość środków z KFS na finansowanie działań, o których mowa we wniosku;
5. numer rachunku bankowego pracodawcy, na który będą przekazywane środki z KFS, oraz termin ich przekazania;
6. sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków;
7. warunki wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy;
8. warunki zwrotu przez pracodawcę środków w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika. (Pracownik, który nie ukończył kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków KFS z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 Kodeksu pracy - bez wypowiedzenia z winy pracownika, jest obowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych kosztów, na zasadach określonych w umowie z pracodawcą. W takim przypadku pracodawca zwraca staroście środki KFS wydane na kształcenie ustawiczne pracownika, na zasadach określonych w umowie);
9. warunki zwrotu przez pracodawcę środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;
10. sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;
11. odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis;
12. zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty danych dotyczących:

• liczby osób objętych działaniami finansowanymi z udziałem środków KFS, w podziale według tematyki kształcenia ustawicznego, płci, grup wieku 15-24 lata, 25-34 lata, 35-44 lata, 45 lat i więcej, poziomu wykształcenia oraz liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze,
• liczby osób, które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu - finansowane z udziałem środków z KFS,
• liczby osób, które ukończyły z wynikiem pozytywnym kurs, studia podyplomowe lub zdały egzamin - finansowane z udziałem środków z KFS.

Przestrzeganie postanowień umowy o dofinansowanie, zasady wydatkowania środków KFS, ich dokumentowanie oraz rozliczanie podlegają kontroli starosty. Umowa ze starostą zostanie rozwiązana w trybie natychmiastowym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków KFS albo realizacji umowy, w szczególności z następujących przyczyn:

• wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem,
• skierowania na kształcenie ustawiczne osób niewymienionych w umowie,
• skierowania na inną formę kształcenia ustawicznego niż uzgodniona,
• nierozliczenia otrzymanych środków KFS,
• innych uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających realizację kształcenia ustawicznego.

Przekazanie pracodawcy dofinansowania

Przekazanie kwoty dofinansowania następuje na rachunek bankowy pracodawcy na podstawie dowodu zapłaty, którym najczęściej jest faktura, potwierdzającej zakres i koszty danego kształcenia ustawicznego, zatwierdzona przez pracodawcę do wypłaty.

Dokumenty księgowe powinny być opisane w sposób potwierdzający związek wydatku z odbytym np. szkoleniem (należy wskazać m.in. imię i nazwisko pracownika). Dokumentacja musi być odpowiednio przejrzysta i umożliwiająca stwierdzenie prawidłowego wydatkowania środków na kształcenie. Przedstawiane dokumenty powinny bezpośrednio wskazywać na zakupienie usługi objętej dofinansowaniem.

Przykład

Pracodawca zakupił dla pracowników oprócz szkolenia z zasad komunikacji zewnętrznej zajęcia relaksacyjne (joga). Na fakturze zakupu widnieją zarówno szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe pracowników jak i zajęcia z jogi. Pracodawca nie otrzyma dofinansowania do zajęć relaksacyjnych, bowiem nie podnoszą one kwalifikacji zawodowych pracowników. Umieszczenie obu usług na jednym dokumencie nie zmienia tego faktu. Jeżeli pracodawca przeznaczy otrzymane środki na opłacenie zajęć z jogi (w całości lub w części), urząd może rozwiązać umowę z pracodawcą o dofinansowanie w trybie natychmiastowym.

Zwrot kosztów kształcenia przez pracownika

Pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów kształcenia finansowanego ze środków KFS, jeżeli pracownik podjął to kształcenie z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Należy przypomnieć, iż pracownik:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o dokształcanie nie dłuższym niż 3 lata,
• który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,
• który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo mobbingu, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

- jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia (art. 103⁵ Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

art. 69a-69b ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1100; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162),

§ 1-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 117),

art. 1035 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162).