Kategorie

Jak sprawdzać referencje i jak ich udzielać?

Joanna Dulniak
Jako pracownik działu HR często mam za zadanie zarówno sprawdzenie referencji kandydata, jak i ich udzielanie. Zwykle kandydaci przekazują nam wystawione przez ich poprzednich pracodawców referencje, w formie opinii pisemnych, ale prosimy również o kontakty do osób, które mogą udzielić referencji. Wykorzystujemy te informacje do uzupełnienia naszej wiedzy o kandydacie i potwierdzenia, czy powinniśmy daną osobę zatrudnić. Niestety, zdarzyło nam się kilkukrotnie, że zatrudniona osoba, pomimo że uzyskała pozytywne referencje, nie wykazała się cechami, które były jej przypisane przez osoby udzielające referencji. Jak zatem sprawdzać referencje, aby pozyskać obiektywne informacje o kandydacie, a także, w jaki sposób udzielać referencji naszym byłym pracownikom?

Sprawdzenie referencji kandydata to jeden z kluczowych etapów procesu rekrutacyjnego, dlatego bardzo istotne jest, aby został przeprowadzony w poprawny sposób.

Sprawdzanie referencji

Referencje mogą mieć formę pisemną (tzw. opinia z pracy) lub być pozyskane podczas rozmowy telefonicznej, praktykowane są także spotkania z osobą, która ich udziela. Najbardziej efektywny sposób pozyskiwania referencji to bezpośrednia rozmowa (najczęściej telefoniczna), w trakcie której pytamy o najbardziej interesujące nas aspekty funkcjonowania pracownika w organizacji.

Proces sprawdzenia referencji prowadzony powinien być w usystematyzowany i ustandaryzowany sposób.

Krok 1. Ustalenie listy osób udzielających referencji

Prosimy kandydata o przekazanie kontaktów do osób mogących mu udzielić referencji, wyznaczając jasno, jakich kontaktów oczekujemy. Powinniśmy, jeśli to możliwe, mieć możliwość rozmowy z:

przełożonymi z trzech ostatnich miejsc pracy (prośba ta nie może dotyczyć aktualnego miejsca zatrudnienia, chyba że pracodawca jest poinformowany o planie odejścia danej osoby z firmy lub jest ona na okresie wypowiedzenia),

osobami pracującymi na podobnym poziomie stanowisk, z którymi rozważany przez nas kandydat współpracował,

osobami podlegającymi kandydatowi w przeszłości (dotyczy to kandydatów pracujących na stanowiskach menedżerskich),

opcjonalnie, jeśli praca kandydata wiązała się ze współpracą z partnerami zewnętrznymi, możemy również poprosić o kontakty do klientów i innych kontrahentów kandydata.

Jasne określenie preferowanych rozmów pozwoli na uniknięcie podawania przez kandydatów osób, które znają go w mniejszym stopniu zawodowo, niezorientowanych w faktycznym zakresie zadań i kompetencji.

Krok 2. Przygotowanie kwestionariusza rozmowy, zawierającego listę pytań

Lista pytań zakładać powinna możliwość pozyskania, obok informacji formalnych (okres pracy kandydata, nazwa stanowiska i zakres odpowiedzialności, w jakiej zależności wobec osoby udzielającej referencji, jaka była przyczyna zakończenia pracy) przede wszystkim możliwość zdobycia opinii, czy dana osoba posiada odpowiednie kompetencje do zadań, za które będzie odpowiedzialna w nowej firmie (np. w odniesieniu do stanowiska szefa sprzedaży – czy była odpowiedzialna za tworzenie budżetów sprzedażowych, w jakiej skali, w jakim stopniu były realizowane, specyfika zespołów, jakimi zarządzała, styl zarządzania zespołem...).

Oczywiście, pytania powinny się różnić w zakresie związanym z poziomem zależności kandydata wobec osoby udzielającej referencji.

Krok 3. Umówienie się na rozmowę z osobą udzielającą referencji

Reklama

Należy unikać rozmów „w pośpiechu”. Przyjęło się, że osoba udzielająca referencji jest poinformowana przez kandydata o tym, że potencjalny nowy pracodawca może się kontaktować, więc teoretycznie jest ona przygotowana na kontakt z naszej strony, jednakże podczas pierwszego kontaktu najlepiej ustalić termin rozmowy (podkreślimy w ten sposób wagę rozmowy i jednocześnie damy czas naszemu rozmówcy na przygotowanie się do rozmowy).

Warto pamiętać, że w trakcie udzielania referencji, osoby ich udzielające kierują się zasadą nieszkodzenia, tj. jeśli kandydat nie doprowadził do poważnych przewinień lub nadużyć w pracy, raczej starają się przekazywać opinie pozytywne, chcąc pomóc danej osobie w znalezieniu nowego miejsca zatrudnienia.

Dla uzyskania większej wiarygodności nasz rozmówca powinien być dopytywany o konkretne przykłady działań, które w jego ocenie świadczą o cechach, którymi opisuje kandydata. Bardzo wyraźnie powinniśmy podkreślić, że przekazywane informacje mają charakter poufny i nie będą przedmiotem rozmów z kandydatem.

Krok 4. Wnioski

Po przeprowadzeniu wszystkich rozmów (korzystne byłoby przeprowadzenie rozmów z kilkoma osobami z każdego poziomu współpracy z kandydatem):

  • analizujemy uzyskane informacje, szukając elementów wspólnych, większą wagę nadając opiniom powtarzającym się w ocenie kandydata,
  • analizujemy opinie negatywne (zdarza się, że są one wynikiem konfliktu personalnego, a nie obiektywnej oceny). Takie informacje warto zweryfikować (np. przez rozmowę z osobą z tej samej firmy, co z osobą udzielającą negatywnych referencji),
  • oszacowujemy, czy nie ma konfliktu interesów, tj. prezes firmy naszego bezpośredniego konkurenta niekoniecznie będzie nam rekomendował byłego swojego bardzo dobrego dyrektora sprzedaży).

Jeśli zależy nam na sprawdzeniu referencji u konkurencji, najkorzystniej jest proces ten zlecić firmie rekrutacyjnej, która nie informuje swoich rozmówców, jaką ofertę pracy rozważa kandydat.

Udzielanie referencji

Na osobie udzielającej referencji ciąży wysoka odpowiedzialność, gdyż przekazywane informacje mają wpływ na dalsze losy zawodowe kandydata, jak również rozwój firmy, w której potencjalnie może zostać zatrudniony.

Udzielając referencji, należy:

  • przygotować się do rozmowy, jeśli nie jesteśmy przygotowani w chwili, w której następuje kontakt, należy o tym poinformować i umówić nowy termin rozmowy,
  • starać się szukać przykładów świadczących o kompetencjach i cechach kandydata, oddzielić osobiste sympatie od aspektów merytorycznych pracy kandydata,
  • przekazywać tylko te informacje, których jesteśmy pewni,
  • jeśli na jakieś pytanie nie znamy odpowiedzi, należy powiedzieć to wprost, a nie przekazywać swoje domysły,
  • pamiętać, że nieobiektywna ocena, przypisywanie kompetencji i cech, których faktycznie nie posiada kandydat, działa na jego korzyść tylko krótkoterminowo. W dalszej perspektywie nowy pracodawca pozna faktyczne kompetencje zawodowe i osobowe kandydata, a ewentualne niedopasowanie do oczekiwań nowego pracodawcy może doprowadzić do straty pracy,
  • udzielenie nieobiektywnych referencji podważa wiarygodność osoby udzielającej referencji i firmy, którą reprezentuje.

Warto zadbać o to, aby proces sprawdzenia referencji przeprowadzony był w sposób rzetelny, gdyż trudno znaleźć bardziej wartościowe źródło informacji o kandydacie, niż jego poprzednie miejsca pracy.

dyrektor ds. executive search w IIC Partners, joanna.dulniak@iicpartners.pl

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?