HR w służbie efektywności sprzedażowej

• Czego jako szef sprzedaży możesz oczekiwać od profesjonalnego HR-u?
• Jakie usługi świadczą doświadczeni HR-owcy najlepszym działom sprzedaży?
• Jak współpracować ze specjalistą HR, by mieć najlepsze efekty dla swojego zespołu?
• Jakie rozwiązania możesz zastosować w firmie sprzedażowej jako alternatywę działu HR?

Polecamy: RODO dla kadrowych i HR. Zmiany od 4 maja 2019 roku

Nowy narybek

Błędy rekrutacji są bardzo drogie. Szacuje się je od 70 – 270% rocznego wynagrodzenia w zależności od tego, jak złożony jest produkt bądź usługa oraz jak złożony jest proces sprzedaży. Wymiana destabilizuje relacje z klientami, zaniża standardy w okresie szkolenia, a koszty błędów liczone są zarówno w pieniądzu jak i nadużyciu zaufania w relacjach.

Co może dla ograniczenia tych ryzyk zrobić profesjonalny HR?

Po pierwsze – profilować. Na czym polega profilowanie? Obserwując najlepszych handlowców staramy się ustalić dla nich cechy osobowościowe, kompetencje ze szczególnym uwzględnieniem postawy oraz typowe zachowania, które pozwalają im osiągać więcej niż pozostałym. Używamy do tego obserwacji „w terenie”, czyli w naturalnym środowisku pracy handlowca, wywiadów badających postawy wobec produktów i usług, sprzedaży jako takiej oraz firmy, a także testów psychometrycznych. Taki profil pozwala ułożyć proces rekrutacji tak, aby jak najczęściej zatrudniać potencjalnych liderów sprzedaży i minimalizować kosztowne porażki. Profil może być wzbogacony o nowe oczekiwania względem handlowców, jednak czerpie z tego, co dziś jest źródłem sukcesów. Z czasem profil jest co raz bardziej dokładny i wzbogacany o kolejne doświadczenia organizacji.  

Po drugie – ustalać źródła kandydatów. Szkolenie od zera to kolejna kosztowna strategia. Tymczasem nasi kandydaci najlepiej pasujący do profilu często już gdzieś są. Pisząc o źródłach kandydatów, mam na myśli pokrewne branże lub miejsca, w których ludzie mają odpowiednie dla nas postawy lub specjalistyczne kompetencje. Im źródło lepiej dopasowane do profilu tym łatwiej dotrzeć do odpowiednich kandydatów i zapewnić im odpowiednie wdrożenie.

Po trzecie – pokazać na cyfrach potencjał i ryzyka. Dopasowując odpowiednio narzędzia diagnostyczne do profilu i kandydatów, szef sprzedaży powinien otrzymać informacje w jakim procencie kandydat realizuje oczekiwany profil. Jakich cech nie posiada i czym to może skutkować? Jakie ma talenty poza profilem i jak to może wzbogacić zespół i zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesów i adaptacji do kultury organizacji.

Po czwarte – dbałość o doświadczenia kandydata. Dziś rekrutacja to proces dwustronny. Zadbanie o to, by dobrze się zaprezentować potencjalnemu kandydatowi od pierwszego kontaktu do podpisania umowy, to ważny punkt. Działanie to polega na określeniu punktów styku, sprawdzeniu ex-post oceny tych momentów oczami kandydata oraz wzmocnieniu wysokoocenianych elementów procesu i modyfikacji tych słabiej ocenianych.

Efekty, które przynoszą powyższe działania to zwiększenie trafności decyzji rekrutacyjnych, szybki proces decyzyjny, dobre wrażenia kandydatów i ostateczne obustronne „tak” dla współpracy.

Do dzieła!

Mimo iż proces rekrutacji zakończył się sukcesem, przed organizacją i nowoprzyjętym handlowcem czeka jeszcze sporo pułapek, które mogą sprawić, że szybko go utracimy. Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Równocześnie to okres próbny, w którym obie strony sprawdzają, czy ich oczekiwania są realizowane. W tym czasie dużo inwestujemy w pracownika wtedy też najwięcej osób tracimy. Zależy nam, by nasz sprzedawca osiągnął przyzwoite wyniki, które pozwolą potwierdzić, czy nasza inwestycja miała sens.

Jaką rolę warto przypisać HR-owcowi podczas wdrożenia?

Po pierwsze –  przygotować mentorów i menedżerów, którzy będą wprowadzać do organizacji. Zarówno menedżerowie jak i pracownicy mają wiele różnych pomysłów jak odnosić się do nowych kolegów i koleżanek w dziale sprzedaży. Wśród nich znajdziemy również te, bardzo niekorzystne np. ograniczanie dostępu do wiedzy, żartowanie z młodych pracowników i korzystanie z ich niewiedzy. Przygotowanie osób, które będą autentycznymi przewodnikami po firmie i nowej pracy, to duże wyzwanie. HR-owiec powinien przeszkolić doświadczonych pracowników jak przeprowadzać przez zmianę pracy nową osobę, jak być dla niej wsparciem, jak zaprezentować mocne strony organizacji. Powinien też wraz z menedżerami ustalić taki system nagród, który promowałby najlepszych mentorów. Mogą to być zarówno Ci, którzy przygotowują się do roli menedżerskiej, jak i Ci, którzy mając liczne dokonania, nie będą mieli problemów z dzieleniem się wiedzą.

Po drugie – ułatwić polubienie firmy i ludzi. W pierwszym kroku handlowiec powinien poczuć się dumy z tego, że przyłączył się do firmy. Powinien poznać historię, mocne strony firmy, nagrody oraz tych, którzy są autorami sukcesu. Zebranie takiej wiedzy w postaci wideo-pigułek wiedzy, folderów może być bardzo przydatne dla samych handlowców jak i ich przełożonych i mentorów. Stworzenie okazji do poznania się osób w formie powitania i przedstawienia oraz integracji to również rola HR.

Po trzecie – poznać produkt/usługę. Szkolenie produktowe może choć nie musi być scedowane na HR czy trenera wewnętrznego. Zadaniem HR-u jest jednak przygotowanie procesu szkolenia, by jak najszybciej dawał pracownikom praktyczną wiedzę.

Po czwarte – wyszkolić w technikach sprzedaży i standardach obsługi. Ten etap jest kluczowy dla szybkiego efektu sprzedażowego. Najlepiej sprawdza się formuła łączenia krótkich szkoleń w sali, obserwacji pracy doświadczonych handlowców oraz trening w terenie prowadzony przez przełożonego, trenera lub mentora. Ewaluacja postępów i rzetelna oraz przyjazna informacja zwrotna są nieodzowne, by osoba wykonywała prace na wysokim poziomie. Tu również rola HR-u jest wykorzystać wiedzę o procesach uczenia się i nabywania nowych umiejętności.  

Po piąte – zindywidualizować proces. Dobra rekrutacja daje dużą wiedzę o nowym handlowcu. Nie każdy potrzebuje tych samych etapów wdrożenia. Nie wszystkie są potrzebne osobom w tym samym natężeniu. Warto też ustalić na jakich mocnych stronach budować kolejne postawy i umiejętności. Zadbać o to, by mimo zasad i standardów wygospodarować miejsce na to, co w naszym, nowym handlowcu najlepsze. Taki plan to domena hr-owców. W ślad za nim powinien pojawić się harmonogram, którego realizację powinien mieć raportowaną szef sprzedaży, a nadzorować wykonanie właśnie hr-owiec i angażować do jego realizacji mentorów, przełożonych, trenerów wewnętrznych. Rolą specjalisty ds. personalnych jest również sprawdzanie jak z punktu widzenia pracownika przebiega proces jego adaptacji i w oparciu o te informacje modyfikować plan wdrożenia.

Lepiej w każdym miesiącu

Wdrożenie to nie koniec rozwoju, a intensywny początek. We współpracy z kierownikami sprzedaży najlepsi HR-owcy wyznaczają obok celów sprzedażowych cele rozwojowe. Są to na przykład elementy standardu, wprowadzenie nowej techniki radzenia sobie z obiekcjami, urozmaicenie prezentacji. Zarządzanie rozwojem w dużym zespole sprzedażowym to nie lada wyzwanie. Oznacza monitorowanie poziomu, planowanie i obserwację postępów połączoną z informacją zwrotną. Najczęściej HR-owcy organizują okresowe szkolenia z technik sprzedaży, ale doświadczenie pokazuje, że rzadko zarówno treść jak i forma są dopasowane do potrzeb grupy. Trudno wtedy o poprawę efektywności po szkoleniu. Nie pomaga też to, że w zespołach sprzedażowych handlowcy prezentują różne poziomy umiejętności.

Gdzie HR-owiec może dać wartość dodaną?

Po pierwsze – budować portfolio skutecznych technik. Obserwując pracę handlowców można się wile od nich nauczyć. Znacznie więcej niż z podręczników. Zbieranie technik, podejść, które działają w praktyce to zadanie HR-owe. Efektem mogą być sesje wymiany doświadczeń lub łączenie w pary tych osób, które mogą siebie czegoś nawzajem nauczyć.

Po drugie – rozwijać trening w terenie. Doskonalenie krok po kroku rzemiosła sprzedażowego nigdy się nie kończy. Małe postępy umiejętnościach w każdym miesiącu przekładają się na znaczący wynik sprzedażowy. Bez organizacji tego procesu bardzo często nie odbywa się on. Menedżerowie i trenerzy wewnętrzni mają wiele innych zajęć. Konsekwentna praca z przełożonymi i łączenie ich pracy nad wynikiem sprzedażowym z planowym rozwojem ludzi pozwala zastąpić „ciśniecie na wynik” jego wypracowaniem poprzez rozwój kompetencji.

Po trzecie – wydobywać to, co najlepsze. Zadanie dla doświadczonych hr-owców to coaching postaw, który pomaga osobie w pełni realizować swój potencjał. Może to być praca nad odwagą w relacjach, czasami to budowanie partnerstwa z klientami. Coaching, który nazywamy również coachingiem przez wielkie C, to usystematyzowany proces pracy. Nie przypomina jednak instruktażu czy indywidualnego treningu w terenie. Za rozwój oddajemy odpowiedzialność handlowcowi. On ustala cel rozwojowy. Towarzyszymy w rozwoju poprzez zadawanie pytań, które pomogą mu ten cel zmaterializować. Pytania pozwalają uzmysłowić sobie przeszkody w realizacji własnego potencjału oraz sposoby na ich przełamanie. Nie należy do takich procesów angażować osób mało doświadczonych.

Kłody z pod nóg

Efektywność sprzedażowa polega również na ograniczaniu czynności, które wydłużają lub przeszkadzają w osiąganiu efektów. Wprawni HR-owcy mają wiele obserwacji procesu pracy i w dialogu z handlowcami i ich przełożonymi zauważają możliwości uproszczenia w sposobach pracy. Tworzą też opisy stanowisk i instrukcje, które pozwalają szybciej osiągnąć orientację w sprawach administracyjnych tak, aby zajmowały one jak najmniej czasu. Rozmowy pokazują nieefektywne relacje wewnętrzne, które mają swoje odbicie w wynikach na przykład niezdrową rywalizację między kanałami sprzedaży lub poszczególnymi sprzedawcami. Uczenie metodycznego podejścia do organizacji pracy takich jak: uporządkowanie w dokumentach, planowanie spotkań, skrócenie czasu obsługi korespondencji mailowej, pozwala wyeliminować wiele nieefektywności, które powstają w wyniku braku umiejętności dbania o własną efektywność w pracy.

Duch sprzedaży

Kluczem do sukcesu jest budowanie atmosfery, która sprzyja wynikom. Dzielenie się sukcesami, podziękowania, nagrody, konkursy, udzielanie sobie nawzajem wsparcia, świętowanie. Te elementy to duża praca do wykonania i równocześnie niezbędny element utrzymywania wysokiego morale zespołu sprzedażowego. Dbałość o sprawiedliwy i skuteczny system premii, prowizji i nagród to kolejne zadanie przy, którym wiedza psychologiczna oraz głęboka znajomość zespołu będą nieodzowne. Zespoły sprzedażowe często niechętnie reagują na zmiany. Umiejętność zarządzania zmianą tak, aby pozyskiwać handlowców do zmian i wyzwań, to kolejna przestrzeń dla współpracy z hr-owcem. Proces przechodzenia przez zmiany strategii sprzedażowej, marketingowej lub personalnej mogą być źródłem niepokoju lub ładowaniem energii do zespołu. Wprawiony w temacie przeprowadzania zespołu przez zmiany hr-owiec będzie bardzo istotnym wsparciem i tajna bronią szefa sprzedaży. Skorzystanie z dostępnej wiedzy o zmianach pozwoli zespołowi szybciej przechodzić do działania z energią i entuzjazmem, zamiast tracić czas na radzenie sobie z obiekcjami.

Kontrakt z HR-owcem

Jak zakontraktować owocną współpracę? Oto instrukcja, która pozwoli Ci na współpracę bez rozczarowań.

1. Podziel się wizją zespołu w perspektywie najbliższych 2-3 lat
2. Zapoznaj HR-owca z celami sprzedażowymi oraz wyzwaniami, które się za nimi kryją
3. Określ wprost swoje oczekiwania względem wsparcia HR-owego
4. Poznaj doświadczenie i kompetencje swojego specjalisty HR
5. Urealnij oczekiwania względem osoby lub zespołu HR
6. Zapewnij wsparcie zewnętrzne w obszarze luk kompetencyjnych HR
7. Postaw realistyczne i ambitne cele

Jeśli nie HR, to co?

Często wsparcie HR-owe jest niewystarczające do tego, aby uzyskiwać wysoką efektywność sprzedażową. Czasami wynika to z niedopasowania liczebności zespołu personalnego do realnych potrzeb organizacji, ale częściej z braku szerokich kompetencji, których wymagają działy sprzedaży. Dlatego często firmy uzupełniają wewnętrzne kompetencje zewnętrznymi zatrudniając firmy szkoleniowe, konsultingowe. Ciekawą formą wsparcia jest kompleksowy outsourcing usług HR dla działów sprzedaży. Dzięki specjalizacji i wypracowanym już narzędziom zespoły sprzedażowe szybko rosną w siłę, gdyż mają wyłącznie dla siebie profesjonalistów, którzy od rekrutacji po dbałość o „ducha sprzedaży” wspierają wzrost efektywności sprzedażowej.

HR ma bardzo dużo do zaoferowania Szefom Sprzedaży. Wspólna praca nad efektywnością sprzedażową przynosi rezultaty w ciągu kilku miesięcy często rzędu 15-30%, co potwierdzają liczne sukcesy firm, które zdecydowały się stawiać na ludzi i ich rozwój w partnerskiej współpracy sprzedaży i HR-u.