Jak wypełnić arkusz oceny pracownika samorządowego

Ocena okresowa pracownika samorządowego jest zawsze sporządzana na piśmie. Do tego służy arkusz oceny, którego wzór zawiera załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz.U. nr 55, poz. 361).

Arkusz oceny składa się z 5 części: A, B, C, D, E. Wypełnianie odbywa się w kolejności poszczególnych arkuszy, przy czym należy pamiętać, że jako pierwsze należy wypełnić zawsze części A i B arkusza.

Część A - informacje o pracowniku i o poprzedniej ocenie

Część A arkusza to część informacyjna. Może ją wypełnić przełożony-oceniający, ale wobec faktu, że znajdują się tam stosunkowo szczegółowe informacje dotyczące terminów zatrudnienia, lepiej będzie, gdy wypełni ją komórka kadrowa urzędu lub jednostki.

Jeżeli część A wypełnia komórka kadrowa, to po wykonaniu tej czynności powinna arkusz ocen niezwłocznie przekazać osobie oceniającej - bezpośredniemu przełożonemu ocenianego pracownika.

W poszczególnych rubrykach należy wpisać dane wskazane w opisie. I tak, w polu Nazwa jednostki należy wpisać pełną nazwę jednostki organizacyjnej (urzędu, biura), w której oceniany pracownik jest zatrudniony. W tym miejscu nie należy wpisywać nazwy konkretnej komórki zatrudniającej pracownika. Do tego służy dalsza rubryka Komórka organizacyjna, gdzie wpisuje się tą nazwę (np. Wydział Finansowy, Referat Gospodarki Komunalnej, Dział Kadr i Płac). W rubryce Stanowisko należy wpisać nazwę zgodną z obecnie zajmowanym stanowiskiem służbowym danego pracownika wskazanym w zakresie obowiązków lub w tzw. angażu (np. starszy inspektor, referent, naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału).

Przy wypełnianiu pola Data mianowania/zatrudnienia na stanowisku urzędniczym koniecznie trzeba zwrócić uwagę, że data zatrudnienia w urzędzie (jednostce) samorządu może nie pokrywać się z datą zatrudnienia na danym stanowisku. To samo dotyczy wypełnienia dalszej rubryki Data rozpoczęcia pracy na obecnym stanowisku. Tu także trzeba podać datę zatrudnienia na aktualnie zajmowanym stanowisku, zgodną z odpowiednim dokumentem dotyczącym zatrudnienia (umową o pracę, angażem itp.).

Przykład:
Jeżeli oceniany pracownik najpierw rozpoczął pracę na stanowisku pomocniczym, obsługi lub innym nieurzędniczym, a później został awansowany na stanowisko urzędnicze - w tym miejscu podaje się datę zatrudnienia na stanowisku urzędniczym, a nie datę nawiązania stosunku pracy w ogóle. Jeżeli np. pracownik rozpoczął pracę w urzędzie gminy na stanowisku pomocniczym 1 września 2001 r., natomiast awansowany został na niższe stanowisko urzędnicze 2 stycznia 2005 r., to należy podać datę 2 stycznia 2005 r.

W polu Dane dotyczące poprzedniej oceny wpisuje się informację o poprzedniej ocenie okresowej, dokonanej zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych. Przede wszystkim wpisać należy poprzednią ocenę uzyskaną przez pracownika - pozytywną lub negatywną. Dalej wpisuje się poziom wykonywania obowiązków wskazany w części D poprzedniego arkusza oceny - przy ocenie pozytywnej: bardzo dobry, dobry, zadowalający, przy ocenie negatywnej - niezadowalający oraz datę poprzedniej oceny.

Oznacza to, że w przypadku osób:
- przyjmowanych do pracy w samorządzie,
- pracowników pierwszy raz ocenianych
pola powyższe należy przekreślić bądź wpisać adnotację „nie dotyczy”.

Część B - określenie kryteriów i terminu oceny

Część B arkusza oceny wypełnia już wyłącznie przełożony-oceniający.

Kryteria obowiązkowe są już wpisane do arkusza i każdy pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym powinien być według nich oceniony. Przełożony-oceniający nie może zrezygnować z któregokolwiek kryterium obowiązkowego. Opis kryteriów zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Natomiast kryteria do wyboru (fakultatywne) ustala samodzielnie oceniający ze spisu zawartego w drugiej tabeli w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Tabela ta zawiera także szczegółowy opis tych kryteriów.

Oceniający wybiera spośród nich nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny.

Jeżeli charakter stanowiska lub zakres obowiązków wymaga ustalenia odrębnego kryterium, nieokreślonego w załączniku do rozporządzenia, przełożony-oceniający może takie kryterium określić samodzielnie i dokonać jego opisu. Kryterium to ma charakter dodatkowy i powinno być „dopisane” do wybranych wcześniej kryteriów ustalonych w rozporządzeniu (w takim przypadku liczba kryteriów, łącznie z opisanym przez oceniającego to minimum 4, maksymalnie 6).

Kryteria nie mogą podlegać zmianom - są jednolite przez cały okres ocenny. W razie konieczności lub w sytuacjach wskazanych przepisami (np. nieobecność ocenianego w pracy, przeniesienie na inne stanowisko) może nastąpić zmiana terminu oceny. O tej zmianie oceniający powinien poinformować ocenianego pracownika w odrębnym piśmie, które następnie załącza się do arkusza oceny.

W polu Sporządzenie oceny na piśmie nastąpi w... należy wpisać termin oceny, określając wyłącznie miesiąc i rok przewidywanej oceny (np. wrzesień 2009 r.). Nie należy na tym etapie podawać dziennej daty oceny.

Oprócz terminu i kryteriów przełożony-oceniający wpisuje także swoje dane: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe. Oprócz tego w polu Data rozpoczęcia pracy na obecnym stanowisku należy wpisać datę zatrudnienia oceniającego na obecnym stanowisku, w związku z wykonywaniem którego będzie on przeprowadzał ocenę okresową.

Obowiązkowe zatwierdzenie kryteriów

Wybrane kryteria oraz termin oceny należy przedstawić do zatwierdzenia kierownikowi jednostki, w której zatrudnieni są oceniający-przełożony i oceniany-pracownik. Jest to czynność obowiązkowa dla wszystkich przełożonych-oceniających.

GSIA OSTRZEGA

Niezatwierdzenie kryteriów czyni ocenę nieprawidłową. Jest to też niedopełnienie obowiązków służbowych przez oceniającego.

Zatwierdzenia będzie dokonywał:
- wójt (burmistrz), starosta lub marszałek województwa - w stosunku do pracowników urzędów samorządowych,
- dyrektor lub kierownik - w przypadku zatrudnionych w odrębnych gminnych, powiatowych lub wojewódzkich jednostkach organizacyjnych (biur, ośrodków itp.).

Uwagi wpisane w niniejsze pole są dla przełożonego-oceniającego wiążące. Mogą dotyczyć przede wszystkim kryteriów lub terminu oceny.

Brak podpisu we wskazanym polu lub adnotacja „odmawiam zatwierdzenia” (lub podobna) oznacza brak zgody kierownika na przyjęte kryteria lub termin oceny.

Przełożony-oceniający musi wówczas wypełnić ponownie arkusz oceny w swojej części i przedłożyć go do zatwierdzenia.

Pod wybraniu kryteriów i ustaleniu terminu oraz zatwierdzeniu oceny oceniany pracownik potwierdza zaznajomienie się z powyższymi informacjami podpisem w dolnej części arkusza, w polu po informacji: Zapoznałam/-łem się z kryteriami oceny oraz terminem sporządzenia oceny na piśmie. Kopia tej części arkusza ocen powinna zostać przekazana pracownikowi, po to, aby wykonując swoje obowiązki w okresie ocennym miał świadomość kryteriów, według których będzie oceniany.

Właściwa ocena - część C i D arkusza ocen

Tą część arkusza także wypełnia przełożony-oceniający. Powinno to nastąpić w miesiącu, który został zapisany jako termin oceny w części B arkusza.

W pierwszej kolejności przełożony-oceniający jest zobowiązany do przeprowadzenia rozmowy z ocenianym pracownikiem. Ma ona na celu omówienie z ocenianym wykonywania przez niego obowiązków w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykanych przez niego podczas realizacji zadań i spełnianie przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny. Rozmowa ta powinna się odbyć nie wcześniej niż na 7 dni przed datą ostatecznego sporządzenia pisemnej oceny okresowej. Może być też przeprowadzona bezpośrednio przed wystawieniem oceny.

Przykład:
Kierownik referatu finansowego w Urzędzie Miejskim w B. ustalił jako dzień ostatecznej oceny pracownika Jerzego P. 17 września 2007 r. Oznacza to, że rozmowę z panem Jerzym powinien przeprowadzić w terminie 10-17 września.

Dopiero po tej rozmowie, w wolnym polu w środku części C arkusza przełożony-oceniający w sposób zwięzły i opisowy określa sposób wykonywania obowiązków przez pracownika.

Opinię opisową potwierdza przełożony podpisem w odpowiednich polach u dołu części C arkusza. Data sporządzenia opinii powinna być zgodna z wyznaczonym terminem oceny w części B arkusza oceny lub z terminem wskazanym w piśmie zmieniającym termin oceny, załączonym do arkusza.

Po wypełnieniu części C oceniający wypełnia część D arkusza, w której:
- określa poziom wykonywania obowiązków,
- przyznaje ocenę okresową.

W polu w okresie od... do... należy wskazać okres, za jaki sporządzana jest ocena.

Co do zasady jest to okres zawarty między poprzednią oceną okresową a bieżącą (sporządzaną). W przypadku zatrudnienia nowego pracownika należy przyjąć okres od dnia zatrudnienia (nawiązania stosunku pracy) do dnia oceny.

GSIA RADZI

Problemem może być określenie daty wcześniej zatrudnionych urzędników, którzy do tej pory nie podlegali ocenom, a muszą być ocenieni do 10 października br. Wtedy jako datę początkową okresu ocennego (datę „od”) należy przyjąć:
- datę ustaloną przez przełożonego w wyniku rozmowy wstępnej, o której mowa w par. 1 ust. 4 rozporządzenia lub
- datę zatrudnienia pracownika na obecnym stanowisku lub
- datę wejścia w życie zmienionych przepisów ustawy o pracownikach samorządowych (tj. 10 października 2006 r.) - jeżeli innej daty przełożony nie ustalił, a data zatrudnienia pracownika ocenianego na ocenianym stanowisku jest wcześniejsza niż data wejścia w życie przepisów o ocenach okresowych.

Poziom wykonywania obowiązków zaznacza się poprzez postawienie znaku „X” w polu obok określonego stopnia (bardzo dobry, dobry, zadowalający, niezadowalający).

WAŻNE
Można zaznaczyć tylko jeden stopień poziomu wykonania obowiązków.

O czym warto pamiętać, ustalając terminy oceny

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych określa, że:
- pierwsza ocena po wejściu rozporządzenia musi się odbyć do 10 października br.,
- kolejne oceny odbywają się nie rzadziej niż raz na 2 lata (termin w tych granicach ustala każda jednostka samorządu terytorialnego),
- ocena nowo zatrudnionego pracownika powinna się odbyć nie później niż po 6 miesiącach od zatrudnienia/mianowania,
- przekazanie kryteriów do kolejnych ocen powinno nastąpić nie później niż 30 dni po zakończeniu poprzedniej oceny,
- kolejną ocenę po pierwszej ocenie negatywnej należy przeprowadzić nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy.

Ocenę okresową wpisuje się we wskazane pole pod tekstem „...i przyznaję okresową ocenę:”. Ocena okresowa może być określona tylko jako:
- pozytywna (w przypadku wskazania poziomu wykonania obowiązków - bardzo dobry, dobry, zadowalający),
- negatywna (w przypadku wskazania poziomu wykonania obowiązków - niezadowalający).

Potwierdzenie zapoznania się z oceną - część E arkusza

W tej części pracownik oceniany potwierdza własnoręcznym podpisem zapoznanie się z oceną okresową. Od daty wskazanej w potwierdzeniu biegnie 7-dniowy termin do złożenia ewentualnego odwołania od oceny do kierownika jednostki.

Michał Culepa