Awans na stanowisko menedżerskie - jak zarządzać zespołem

Awans na stanowisko menedżerskie bywa nagrodą dla wyróżniającego się pracownika, wyrazem docenienia jego zasług i ponadprzeciętnego zaangażowania w sprawy firmy. Niestety, nawet najdoskonalszy specjalista, bez odpowiedniego przygotowania zazwyczaj nie stanie się wybitnym szefem.

Źle zaplanowany awans wewnętrzny może prowadzić do paradoksalnej sytuacji. Osoba będąca bardzo dobrym specjalistą na swoim obecnym stanowisku, zostaje wyznaczona do pełnienia funkcji menedżerskiej, chociaż nie ma pojęcia o zarządzaniu. W efekcie firma traci świetnego specjalistę, a zyskuje słabego, nieprzygotowanego do pełnienia nowej roli menedżera.

- Awans bez przygotowania jest jak rzucenie człowieka na głęboką wodę, by nauczył się pływać. Albo mu się uda, albo utonie – mówi Magdalena Robak, trener w firmie szkoleniowej Effect Group. – W takiej sytuacji największym problemem jest brak pełnej świadomości swojej nowej roli. Taki lider działa reaktywnie, „tu i teraz”, na wyczucie, podczas gdy powinien świadomie kształtować środowisko pracy i zasady współpracy w taki sposób, który najlepiej sprawdzi się w jego zespole i przyniesie korzyści firmie – podkreśla.

Szef jak dobry znajomy

Podstawą, o której często się zapomina, jest doprecyzowanie odpowiedzi na pytania „co?”, „jak?” i „kto?”. Co – czyli jakie cele ma do zrealizowania nowy lider, w kontekście aktualnych potrzeb i oczekiwań firmy. Jak – czyli w jaki sposób powinien dążyć do realizacji celów. Kto – to pytanie do samego lidera, który powinien zastanowić się nad swoim wizerunkiem, nad tym, jakim szefem chce być dla swojego zespołu.

Jeśli nowy menedżer pochodzi z zespołu, którym teraz ma kierować, bardzo często zależy mu na utrzymaniu pozytywnych relacji z ludźmi. Nie chce narazić się tym, którzy dotychczas byli równymi jemu kolegami, boi się, że gdy okaże się zbyt surowy, uznają go za „buca” lub „tyrana”.

- Atmosfera współpracy jest wtedy na pierwszym planie, a kwestie związane z komunikowaniem oczekiwań, wyznaczaniem jednoznacznych celów, monitorowaniem ich realizacji oraz udzielaniem informacji zwrotnych, schodzą na dalsze miejsca. Nie z braku czasu, ale dlatego, że nowi liderzy mają poczucie, iż mogą być albo ludzcy i relacyjni,  albo stanowczy i wymagający. Często po prostu nie wiedzą, jak pogodzić jedno z drugim – zauważa trenerka.

KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

Ustalanie nowych reguł gry

Gdy następuje zmiana lidera, niezależnie od tego, czy przychodzi on z zewnątrz, czy pracował już wcześniej w organizacji, pojawia się potrzeba określenia nowych zasad współpracy. Menedżer najczęściej wybiera jedną z dwóch dróg. Pierwsza polega na odrzuceniu zasad, które dotychczas panowały w zespole i wprowadzeniu własnych. Druga, zachowawcza, opiera się na pozostawieniu wszystkiego „po staremu”.

- Jeśli nie mamy sytuacji ostrego kryzysu, żadne z tych rozwiązań nie jest dobre. Zazwyczaj są rzeczy, które działają dobrze i takie, które warto zmienić. Wyzwaniem jest rozróżnienie ich oraz umiejętne włączenie zespołu w planowanie zmian. Tak, by nie wzbudzić oporu, ale zaangażowanie. Dlatego pierwszymi działaniami nowego lidera powinny być obserwacje i rozmowy z ludźmi – mówi Magdalena Robak.

Wyzwaniem może być również tzw. „nowe otwarcie”, czyli wprowadzenie lidera do zespołu w nowej roli. Często sprowadza się ono do informacji od przełożonych o awansowaniu konkretnej osoby. Ale to za mało. Nowy lider, choćby został nim dobrze znany kolega, to dla zespołu zawsze nowa rzeczywistość.  Menedżer powinien ustalić z pracownikami własne „reguły gry”. Czasem określane są one mianem „expose” a czasem „kontraktem” z zespołem.  

W expose przełożony omawia postawy i działania, na których ma opierać się współpraca. To dobry moment, by poznać się w nowych warunkach, wyjaśnić wzajemne oczekiwania i obawy.  Dobrze przygotowany kontrakt pomaga wyznaczyć kierunek, w którym wszyscy wspólnie będą podążać i zasady, które będą obowiązywały we współpracy.

- W ten sposób, tworząc wspólny punkt odniesienia, zwiększamy poczucie bezpieczeństwa ludzi. Jeśli tego zabraknie, podwładni nie będą wiedzieli, w jaki sposób mają funkcjonować, czego się od nich wymaga, a czego nie. To znaczy, że albo będą działać według starych przyzwyczajeń, albo mogą zacząć testować nowego szefa i jego granice. Obie sytuacje mogą rodzić niepotrzebne problemy – ostrzega trenerka Effect Group.

Oczywiście expose nie może zakładać działania w próżni. Udana współpraca pomiędzy pracownikami jednego działu musi uwzględniać również kontakty z pozostałymi działami oraz cele stojące przed całą firmą, a także dobre relacje z klientami. Od początku trzeba myśleć o tym, jak zminimalizować wąskie gardła w przepływie informacji i uniknąć tych problemów, które da się z góry przewidzieć.

Pierwsze dni z nowym szefem

Nawet jeśli menedżer jasno określi cele i zasady, wygłosi expose i będzie próbował pogodzić dotychczasowe zasady współpracy ze swoją nową wizją, nie uniknie wszelkich trudności. Pracownicy mogą próbować na różne sposoby testować nowego lidera, podważać jego kompetencje, odwoływać się do tego, jak w danej sytuacji postąpiłby poprzedni szef lub próbować wykorzystać „zmianę władzy” do pozbycia się części dotychczasowych obowiązków.

- To, na ile takie zachowania będą się pojawiały, zależy m.in. od tego, w jaki sposób lider wejdzie do zespołu i jak spędzi pierwsze dni na swoim stanowisku – mówi Magdalena Robak. - Przyczyn ataku na kompetencje lidera może być tyle, ilu ludzi w zespole. Punktem wyjścia, aby stawić czoła tym trudnościom, jest ustalenie ich przyczyn. To mogą być zawiedzione ambicje, lęk przed zmianą, nieprawidłowy sposób wprowadzenia lidera do zespołu, czy zwykłe „testowanie granic” – dodaje.

Dobre przygotowanie menedżera do objęcia stanowiska może znacznie zmniejszyć ryzyko poważnych problemów, ale lepiej nie zakładać, że da się je całkowicie wyeliminować. Jeśli się pojawią, lider powinien przede wszystkim precyzyjnie zdiagnozować przyczyny, co może zrobić między innymi obserwując pracę poszczególnych pracowników, ale też poznając samych ludzi – ich potrzeby, ambicje, czy niepokoje.