Jak się słyszą, tak współpracują – jak budować porozumienie w zespole?

• Musisz to zrobić…
• Przepraszam za wszystko
• Co ty powiesz…
• Co o tym myślisz...?

Otwarta i oparta na wzajemnym szacunku komunikacja długofalowo pozwala budować zaufanie oraz zaangażowanie wśród członków zespołu, co pomaga firmie w osiąganiu przewagi konkurencyjnej. Nie każdy jednak posiada umiejętność odpowiedniego i skutecznego porozumiewania się. Pracownicy posługują się różnymi stylami komunikacji – najczęściej jednym z czterech: agresywnym, biernym, bierno-agresywnym albo asertywnym. Po jakich wypowiedziach poznać każdy z nich i jak pracować nad porozumieniem w zespole, aby skupić energię na wspólnym celu?

Musisz to zrobić…

Każdy miewa gorsze dni, bywa rozdrażniony czy reaguje bardziej nerwowo, niektórzy jednak agresywnym stylem komunikacji posługują się na co dzień. Jeśli w twoim zespole jest taka osoba, bez problemu poznasz ją chociażby po tym, że zawsze chce wygrywać, nawet kosztem innych i stawia potrzeby własne ponad wszystko i wszystkich. Jej spojrzenie jest natarczywe, a głos hałaśliwy i natrętny. Często się wtrąca, przerywa innym, nieraz wytykając im niedociągnięcia i oskarżając ich. Spojrzenie takiego pracownika na świat można by podsumować hasłem: „ja jestem w porządku – ty nie jesteś w porządku”. Zwykle odrzuca on wsparcie i akceptację innych, jest bardzo niezależny. Ma poczucie wyższości, a innych traktuje z lekceważeniem, ironią czy wręcz pogardą. Prośby w jego ustach brzmią jak rozkazy, przekazuje je bowiem poprzez słowa takie jak „Musisz...”, „Powinieneś…”, „Zrób to...” itp.

– Osoba komunikująca się w ten sposób może zakłócać pracę zespołu i demotywować jego pozostałych członków, przełożony powinien więc starać się pomóc jej w zwiększaniu samoświadomości i budowaniu szacunku dla innych. Warto, aby menedżer podczas rozmów na ten temat pamiętał o tym, żeby odnosić się merytorycznie do konkretnych zachowań i ich wpływu na zespół, nigdy nie krytykując samej osoby. Właśnie takie podejście, również poprzez swój przykład, warto równocześnie kształtować w podwładnym posługującym się agresywnym stylem komunikacji – zauważa Hanna Malinowska, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Przepraszam za wszystko

Zupełnie inaczej będzie zachowywał się pracownik komunikujący się w sposób bierny. Stara się on unikać konfrontacji, nawet kosztem samego siebie, dużą wagę przywiązuje bowiem do tego, co ludzie o nim myślą. Podczas rozmowy można go poznać po „owijaniu w bawełnę”, unikaniu kontaktu wzrokowego oraz cichym i niepewnym głosie, niedokończonych zdaniach czy postawie defensywnej, zgarbionej. Ma tendencję do oskarżania siebie samego, nadmiernego usprawiedliwiania się, poszukiwania przyzwolenia i potwierdzania własnych racji. Łatwo daje za wygraną, często mówi „Przepraszam bardzo”, „Proszę bardzo”, „Masz rację...”.

– Osoba komunikująca się w ten sposób, zwykle postrzega świat w kategoriach „ja nie jestem w porządku – ty jesteś w porządku”. Bardzo potrzebuje wsparcia, akceptacji i uznania ze strony innych. W kontaktach z ludźmi odczuwa niepokój, winę, ma tendencję do uległości, pojawia się więc niebezpieczeństwo niewykorzystania jej potencjału, jeśli na przykład zostanie zdominowana przez innego członka zespołu – zauważa Hanna Malinowska z Integra Consulting Poland. – Menedżer powinien więc wspierać takiego pracownika w definiowaniu jego mocnych stron i stwarzać możliwości do ich wykorzystania w realizowanych zadaniach. Bardzo istotna jest jednak także praca nad odpowiedzialnością za własne działania, w czym może pomóc chociażby stopniowe zwiększanie autonomii i decyzyjności podwładnego. Budowanie poczucia własnej wartości i kompetencji może bowiem także pozytywnie przełożyć się na relacje w grupie – dodaje.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Co ty powiesz…

Kolejny styl komunikacji – bierno-agresywny – to niejako mieszanka dwóch wcześniejszych. Osoba go stosująca, jest skłonna do wyrównywania rachunków, ale bez ryzyka konfrontacji. W komunikacji niewerbalnej minimalizuje kontakt wzrokowy, spojrzenie kieruje zwykle raczej w bok niż w dół. Postawa jej ciała jest zamknięta, usta zaciśnięte, a gesty niecierpliwe. Na jej twarzy rysuje się irytacja lub niedowierzanie – werbalnie wyraża je chociażby przez takie wtrącenia jak: „Czyżby...?”, „Co ty powiesz...”, „No, no...”. Członek zespołu posługujący się tym stylem komunikacji często odpowiada w sposób lekceważący lub wymijający, a za plecami rozmówcy robi sarkastyczne uwagi i okazuje zgryźliwy humor. – Za takim sposobem rozmowy może kryć się podejście do świata „ja nie jestem w porządku – ty nie jesteś w porządku”. Osoba, której ono dotyczy, najczęściej nie odczuwa źródła akceptacji ani w sobie, ani w innych. Bywa nieufna, podejrzliwa, zamknięta w sobie. Warto więc, aby menedżer wspierał ją w budowaniu wzajemnego zaufania, ale i pracy nad otwartą komunikacją – mówi Hanna Malinowska.

Co o tym myślisz...?

Choć niektórzy pracodawcy słysząc hasło „asertywny pracownik” obawiają się, że odnosi się ono do specjalistów w mówieniu „nie”, to właśnie członkowie zespołu, którzy potrafią rozmawiać stosując asertywny styl komunikacji, są nieocenieni w budowaniu porozumienia w ekipie. Taki podwładny broni własnych praw i potrafi obstawać przy swoim, równocześnie jednak traktuje innych z szacunkiem i jest zorientowany na szukanie rozwiązań, a także gotowy na kompromis. Potrafi wyjaśnić, czego chce w sposób konkretny i bezpośredni, nie narzucając jednak pozostałym członkom załogi swojego zdania. Widać to chociażby w jego wypowiedziach – często zaczyna je bowiem od takich słów jak np. „Proponuję...”, „Myślę, że...”, „Moim zdaniem...”, „Co myślisz o tym, żeby...?”. Poprzez kontakt wzrokowy daje rozmówcom pewność szczerych intencji, pomaga w tym też jego spokojny, neutralny ton głosu. Postawa jego ciała jest otwarta, a sygnały niewerbalne zharmonizowane ze sposobem mówienia. Potrafi i chce uważnie słuchać nie tylko przełożonego, ale i swoich współpracowników. Stara się zrozumieć ich wypowiedzi zgodnie z intencjami, a w razie potrzeby dopytuje lub we własnym zakresie poszukuje informacji i zbiera fakty. Pracownik komunikujący się w ten sposób pokazuje, że akceptuje zarówno siebie, jak i innych, postrzega świat w kategoriach „ja jestem w porządku – ty jesteś w porządku”. Taka postawa sprzyja i utrwala możliwości konstruktywnego porozumiewania się, tak kluczowego dla pracy zespołu.

Rozpoznanie stylu komunikacji pracowników to dobry punkt wyjścia do budowania w teamie atmosfery współpracy i szacunku. – Warto zadbać o to, aby praca nad sposobem wypowiadania się poszczególnych osób szła w parze z dążeniem do ich rzeczywistej zmiany postawy w kierunku „ja jestem w porządku – ty jesteś w porządku”. Dzięki temu realizacja wspólnych działań będzie nie tylko przyjemniejsza, ale i efektywniejsza, zaangażowany zespół to bowiem klucz do przewagi konkurencyjnej – podsumowuje Hanna Malinowska z Integra Consulting Poland.