REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady pisowni oficjalnych e-maili

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Niemyjska
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady pisowni oficjalnych e-maili? Od tego, jak będzie skonstruowana nasza wiadomość, zależy zwykle to, czy pracodawca na nią odpowie. Czy stać nas na to, aby robić błędy albo popełniać komunikacyjne gafy?

Każdego dnia wysyłamy ich kilka, czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Czy jednak wiemy, jak należy pisać poprawnie i zgodnie z zasadami savoir vivre’u?

REKLAMA

Tytuł i wstęp

Choć wydaje się to oczywiste – zawsze powinniśmy zwracać uwagę na poprawnie skonstruowany tytuł naszego e-maila. Jest to przydatne nie tylko ze względów praktycznych, gdyż łatwiej taką wiadomość później odnaleźć na poczcie, ale poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed przystąpieniem do lektury naszej wiadomości, na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracamy. Pozostawienie pustego pola w miejscu tematu e-maila może świadczyć np. o naszym lekceważącym podejściu do odbiorcy, a w pewnym stopniu też – o roztargnieniu lub swoistym „niechlujstwie” językowym. Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszego e-maila, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

Polecamy również: Savoir-vivre rozmów telefonicznych

Powitanie

REKLAMA

Ono zwykle sprawia nam najwięcej trudności. Bardzo popularną formą, która rozpowszechniła się w polskiej korespondencji e-mailowej, jest słowo „Witam”. Budzi ono nadal spore kontrowersje. Językoznawcy niechętnie patrzą na tego rodzaju początek wiadomości. Mimo że słowo „Witam” na początku e-maila nie jest błędem językowym, toteż nie należy go używać z prostego powodu: nadawca wiadomości, zwracając się w ten sposób do odbiorcy, może zasugerować swoją wyższą pozycję. Taka sytuacja ma uwarunkowania historyczne, gdyż niegdyś słowo to było używane tylko przez gospodarza domu na powitanie przychodzących gości (nigdy odwrotnie). Z tego względu, w sytuacji, gdy to my jesteśmy tym „przychodzącym” (a konkretnie wysyłającym wiadomość) nie powinniśmy w ten sposób rozpoczynać e-maila, gdyż wydaje się to po prostu niezręczne, a nawet w pewien sposób niegrzeczne.

Skoro nie „Witam”, to co? Niektórzy próbują unikać kontrowersyjnego powitania, używając słów „Dzień dobry”. Nie jest to jednak wskazane, a tym bardziej polecane przywitanie. Przede wszystkim dlatego, iż ze względu na specyfikę korespondencji e-mailowej, nie możemy mieć pewności, o której godzinie nasza wiadomość zostanie odczytana. Najbezpieczniej zatem jest rozpocząć e-mail od grzecznościowego sformułowania „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli jednak nie znamy dobrze nadawcy, nie jesteśmy pewni, kto nim będzie, można napisać „Szanowni Państwo”. W przypadku, gdy znamy odbiorcę ze względu na pełnioną przez niego funkcję, wiemy kim jest, możemy napisać „Szanowna Pani Prezes” czy „Szanowny Panie Profesorze”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy z konkretną osobą wymieniamy się od pewnego czasu e-mailami, nawet służbowymi, możemy używać sformułowania „Panie Marcinie” czy „Pani Magdo”. W przypadku mniej oficjalnych listów możemy je zacząć od zwrócenia się bezpośrednio do adresata, np. Aniu, Marysiu, Wojtku lub Cześć Małgosiu. Warto przy tym pamiętać, aby po przywitaniu, w przypadku korespondencji oficjalnej, nie stawiać wykrzyknika, tylko przecinek. Znak wykrzyknienia dozwolony jest natomiast w prywatnej korespondencji e-mailowej.

Zobacz również serwis: Zarządzanie

Zakończenie

Najpopularniejszymi, z jakimi zazwyczaj się spotkamy, są zakończenia typu: „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Czy są poprawne? W zasadzie żadne z nich nie powinno być skrytykowane, jeżeli zostało właściwie dostosowane do rodzaju korespondencji. Słowo „Pozdrawiam” wiąże się w pewnym stopniu z rodzajem zażyłości, jaka łączy uczestników komunikatu. Z tego względu może być stosowane w przypadku wiadomości prywatnych, ale zdecydowanie nie powinno być używane w odniesieniu do korespondencji oficjalnej. W tej ostatniej można je zastąpić np. wyrażeniem „Z poważaniem”. Warto przy tym wspomnieć, iż po owym sformułowaniu nie stawiamy przecinka, czyli „Z poważaniem Karolina Nowak”.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przede wszystkim o tym, aby nigdy nie wysyłać pustego e-maila, nawet, jeśli mieliśmy przesłać tylko załącznik. Zawsze należy poinformować nadawcę, co jest w załączeniu. Rekruterzy często narzekają, że zdarza im się odbierać wiadomości od kandydatów, którzy bez tytułu albo treści wysyłają tylko CV. Można się domyślić, gdzie trafia taki dokument… .

Zadaj pytanie: Forum Kadry

WAŻNE!

Ponadto wskazane jest też, aby odpowiedzieć na e-mail nie dłużej niż w ciągu 48 godzin.

Najważniejsze jest jednak to, abyśmy przed wysłaniem swojej wiadomości (zwłaszcza, gdy jest to e-mail oficjalny) jeszcze raz go w całości przeczytali i… poprawili ewentualne błędy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA