Kategorie

Jaka jest rola komunikacji w biznesie?

Stanisław Krajski
Wiele spraw biznesowych załatwiamy podczas business lunchu. Zastanawiam się jednak, ile czasu należy poświęcić na prowadzenie tzw. rozmów o wszystkim i o niczym, kiedy przejść do spraw biznesowych. Jakich zwrotów nie powinniśmy używać? I wreszcie czy są sytuacje, gdy dopuszczalne jest odebranie telefonu podczas spotkania biznesowego?
Reklama

Business lunch na stałe zagościł już w naszej kulturze biznesowej. Badania wskazują, że sposób zachowania się przy stole, stopień przestrzegania etykiety może mieć znaczący wpływ na przebieg negocjacji. Tej tematyce poświęcono wiele książek. Jedną z nich jest „Business lunch. Zdobywanie klientów wczesnym popołudniem” autorstwa Robin Jay. Autorka omawia szeroko to, co akcentowane jest już praktycznie we wszystkich podręcznikach dotyczących zachowania w biznesie, a mianowicie rolę przestrzegania takich zasad savoir-vivre’u jak szacunek dla drugiego człowieka, zainteresowanie jego ludzkimi potrzebami i problemami. Zasady te realizujemy przede wszystkim w momencie komunikowania się, głównie w sposobie prowadzenia rozmowy.

Jeszcze nie tak dawno ignorowano ten aspekt kontaktu biznesowego, uznając, że czas to pieniądz i że podczas spotkania biznesowego należy natychmiast podjąć kwestie służbowe. Dziś takie podejście jest odbierane negatywnie jako brak szacunku i traktowanie partnera przedmiotowo. Każdy więc kontakt biznesowy powinien zostać poprzedzony i zakończony najpierw elementami small talk, a potem rozmowy towarzyskiej.

O wszystkim i o niczym

Small talk to swoista rozmowa wstępna, poprzedzająca właściwą konwersację. Tematy podejmowane w jej ramach są błahe i łatwe do wyczerpania (np. wystrój restauracji, warunki pogodowe). Jest ona pierwszym sygnałem dla naszego kontrahenta, że mamy dla niego czas, stanowi jeden z kodów kulturowych związanych z manifestacją szacunku dla drugiej osoby. Przy okazji pozwala obu stronom zebrać myśli, uspokoić się i zorientować się w ogólnej sytuacji.

Small talk nie może jednak trwać za długo. Gdy jest przedłużane, może być znakiem lekceważenia drugiej osoby („można z nim rozmawiać tylko o błahostkach”).

Nieco poważniej

Od small talk przechodzimy do rozmowy towarzyskiej. Jest to rozmowa poważna, dotyczącą spraw ogólnych, przede wszystkim kultury (książek, sztuki, muzyki itp.). Jej podjęcie jest znakiem, że traktujemy naszego partnera bardzo poważnie, z szacunkiem, jako człowieka wykształconego i kulturalnego. W jej trakcie wykluczone jest wypytywanie o sprawy osobiste i mówienie o sobie. Można jedynie niejako przy okazji udzielać wyrywkowych informacji o sobie. Pamiętajmy też, że nie rozmawiamy o polityce, sprawach religijnych itp. – o wszystkim, co mogłoby nas oddalić od siebie, spowodować kontrowersje czy spór. Nie podejmujemy również żadnych tematów, które drugiej osoby mogą nie interesować. O sporcie rozmawiamy więc tylko z tymi osobami, co do których jesteśmy przekonani, że jest to ich hobby.


W trakcie rozmowy towarzyskiej nie rozmawiamy też o zdrowiu, nie wyrażamy opinii na temat innych osób (chyba że chcemy je, ale tylko mimochodem, pochwalić, wyrazić dla nich swój podziw).

Pamiętajmy, aby podczas rozmowy nadmiernie nie gestykulować, nie mówić za głośno, lecz wyraźnie i tylko poprawną polszczyzną. Starajmy się, aby nasze wypowiedzi nie przekraczały połowy czasu spotkania. Jeżeli pojawia się różnica poglądów, nie należy przedłużać sporu i nie krytykować poglądu drugiej osoby, ale sprowadzić problem do kwestii gustu, a wiadomo, że o gustach się nie dyskutuje. Gdy druga osoba podejmie tematy związane z jej życiem osobistym, nie ignorujmy tego, wysłuchajmy cierpliwie i z uwagą.

Lista zwrotów zakazanych

Zarówno podczas small talk, jak i rozmowy towarzyskiej, ale przede wszystkim właściwej rozmowy biznesowej, nie powinniśmy używać pewnych słów i zwrotów. Eliminujemy oczywiście z naszych wypowiedzi wszystkie słowa nienależące do języka literackiego (np. facet, babka, fajnie itp.), zdrobnienia, które są niepoważne i mogą zostać odebrane jako objaw lekceważenia (malutki, kawusia, pieniążki), terminy zabarwione emocjonalnie, przede wszystkim negatywnie (np. wstrętne, ohydne itp.).

W literaturze dotyczącej komunikacji w biznesie zwraca się uwagę na to, że w żadnym wypadku nie powinniśmy używać takich zwrotów, jak:

  • „coś w rodzaju...”, „coś w tym stylu...”, „wie pan, co mam na myśli” – odbierane są one jako sygnał tego, że nie wiemy, o czym mówimy;
  • „naprawdę”, „szczerze”, „uczciwie mówię”, „z ręką na sercu”, „proszę mi wierzyć” – gdy używamy tych zwrotów, możemy być odebrani jako osoby, które przesadzają, kłamią lub chcą za chwilę powiedzieć coś nieszczerego lub nieuczciwego;
  • „oczywiście”, „powinien pan” – słowa takie odbierane są jako próba wymuszenia;
  • „moim skromnym zdaniem” – ten zwrot zapowiada z reguły egoistyczne i podyktowane pychą stwierdzenie;
  • „proszę mnie źle nie zrozumieć”, „nie chciałbym być źle zrozumiany”, „nie chciałbym być niemiły” itp. – takie zwroty zapowiadają z reguły jakąś niemiłą lub bardzo krytyczną wypowiedź;
  • „z całym szacunkiem” – stwierdzenie sygnalizuje brak szacunku;
  • „spróbuję”, „zrobię, co mogę” – w ten sposób zapowiadamy, że jest małe prawdopodobieństwo, iż coś nam się uda, deklarujemy brak wiary w siebie i w swoje możliwości.

Telefon twój wróg

Reklama

Nigdy podczas rozmowy nie wykonujemy i nie odbieramy telefonów. Przed rozpoczęciem rozmowy biznesowej należy wyłączyć telefon komórkowy. Jest to oznaka szacunku. Jeżeli nie możemy tego zrobić, powinniśmy przeprosić i wytłumaczyć, że czekamy na bardo ważny telefon. Nie wolno jednak dopuścić do tego, by nasze spotkanie był przerywane wieloma rozmowami telefonicznymi.

Część komunikacji biznesowej odbywa się przez telefon. Dzwoniąc do kogoś, pytamy na początku, czy nie przeszkadzamy. Nawet jeżeli otrzymamy odpowiedź, że nie, rozmowa powinna być krótka. Pamiętajmy o tym, że rozmowę telefoniczną kończy zawsze ten, kto ją rozpoczął. Odbierając telefon, mówmy zawsze „słucham”. Słowa „halo” używa się tylko wtedy, gdy kontakt telefoniczny jest zakłócany.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?