Jak udzielać negatywnej informacji zwrotnej?

• Nie czekaj długo z informacją
• Oceniaj problem, a nie człowieka
• Zachowaj wiarygodność

Informacja zwrotna to integralna część komunikacji międzyludzkiej. Spotykamy się z nią w wielu codziennych sytuacjach. Każda reakcja otoczenia na nasze zachowanie, na to, co i jak mówimy, jest informacją zwrotną. Feedback jest bardzo cenny w sytuacjach, podczas których rozmawiamy o wynikach pracy. Celem informacji zwrotnej jest dostarczenie wiedzy na temat zachowania i działania w taki sposób, aby odbiorca zachował pozytywny stosunek do siebie i do tego, co robi.

Jakie zatem cechy powinna mieć informacja zwrotna, by była konstruktywną informacją, a nie bezużyteczną paplaniną?

Nie czekaj długo z informacją

Bezwzględnie informacja zwrotna powinna być natychmiastowa. Udzielanie informacji tuż po konkretnym wydarzeniu i odnoszenie jej do konkretnej sytuacji jest bardzo istotne. Osoba, której udziela się nagany, może ją usłyszeć, jeżeli odnosi się ona do konkretnego popełnionego przez nią błędu. A co ważniejsze wie, że ta krytyczna ocena odnosi się do tego właśnie wydarzenia, a nie do całokształtu jej pracy. Nie jest właściwe gromadzenie w sobie negatywnych wrażeń spowodowanych czyimś niewłaściwym zachowaniem i zasypywanie pracownika lawiną naszego niezadowolenia. Niestety, większość menedżerów kolekcjonuje swoje złe oceny, aby później przy ocenie rocznej, mówić ludziom o wszystkich rzeczach, które zrobili źle w ciągu ostatniego tygodnia, miesiąca, kwartału czy roku. Prowadzi to jedynie do tego, że przełożony i podwładny wytaczają coraz cięższe działa, obrzucają się faktami i oskarżeniami, a w końcu rozstają się w nieprzyjaznej atmosferze. Osoba, która w taki sposób otrzymała informację zwrotną, tak naprawdę nigdy nie będzie wiedziała, co konkretnie zrobiła źle.

Oceniaj problem, a nie człowieka

Podczas udzielania informacji zwrotnej nie powinno się atakować człowieka i jego godności osobistej. To bardzo istotne, by dać pracownikom do zrozumienia, że, jako ludzie są dla nas i dla organizacji bardzo cenni, a negatywnie oceniamy tylko konkretne wydarzenie. Wtedy podwładny wie, że jest w porządku i nie czuje potrzeby samoobrony, a jednocześnie potrafi skupić się na zarzucanym mu przewinieniu. Należy wyeliminować utożsamiania nieprawidłowych zachowań z poszanowaniem osoby. Kiedy kieruje się ludźmi, należy pamiętać, że zachowanie i wartości to nie to samo.

Zachowaj wiarygodność

Osoba udzielająca nagany powinna sama zaobserwować negatywne zachowanie. W tej sytuacji nie należy odnosić się do zasłyszanych plotek czy obserwacji innych osób. Posługując się pogłoskami, tracimy na wiarygodności.

W sytuacji udzielania negatywnej oceny warto powiedzieć, jakie uczucia wywołuje u nas to niewłaściwe wydarzenie. Jeżeli dana sytuacja wywołała u ciebie gniew, złość lub inne emocje, powiedz o tym swojemu pracownikowi. Poza tym skuteczna krytyka powinna zawierać informację o oczekiwaniach, jakie mamy w stosunku do ocenianej negatywnie osoby. Pracownik powinien otrzymać jasny przekaz, czego od niego oczekujemy i jakie wykonanie zadania będzie uznawane za poprawne.

Jeżeli informacja zwrotna będzie zawierała powyższe elementy, to niezaprzeczalnie będzie działała na pracownika motywująco. My nie stracimy dobrego pracownika, któremu zdarzyło się popełnić błąd, a on będzie wiedział, jakie jego zachowanie zostało negatywnie ocenione, więc w przyszłości będzie mógł go unikać, a jednocześnie dalej będzie oddany swojej pracy, bo wie, jak bardzo jest ceniony.