Kategorie

W jaki sposób udzielać informacji zwrotnej przewrażliwionemu pracownikowi

Sylwia Królikowska-Evenhuis
Jedna z moich podwładnych jest przewrażliwiona na swoim punkcie: gdy tylko próbuję jej zwrócić na coś uwagę, zaczyna obwiniać inne osoby z zespołu lub po prostu płacze i nie chce ze mną rozmawiać. Doszło do tego, że w ogóle nie mówię jej o zauważonych błędach. Jak mogę ją nauczyć przyjmowania negatywnych informacji zwrotnych?

Jedno jest pewne - osobowości swojej pracownicy nie zmienisz. Udawać, że wszystko jest w porządku, podczas gdy nie jest, też nie możesz. Jeśli w Twojej firmie funkcjonuje system ocen, będziesz musiał w końcu powiedzieć jej, za co ją cenisz, ale także jasno zakomunikować jej, jakie zachowania Ci się nie podobają. Nie możesz ukrywać, że masz zastrzeżenia do tego, w jaki sposób pracownik wykonuje swoje obowiązki, i nagle wyrzucić to w trakcie rozmowy oceniającej, gdy pracownik nie może już cofnąć czasu. Takie zachowanie jest dla niego krzywdzące. Pomyśl zatem, że unikając rozmów na trudne tematy (czyli unikając rozmów na temat zachowań, które Ci się nie podobają, nie spełniają Twoich oczekiwań), krzywdzisz swojego pracownika. Co więcej, nie dajesz mu szansy na rozwój, zakładasz, „że on/ona już taki przewrażliwiony jest i tego nie zmienię”. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy rozwijali się i doskonali swoje kompetencje, pamiętaj o kilku zasadach udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej.

Komunikuj swoje intencje

Reklama

Podstawą udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej przewrażliwionemu pracownikowi (i nie tylko przewrażliwionemu) jest jasne i zrozumiałe komunikowanie swoich intencji - „zwracam ci, drogi pracowniku, na coś uwagę, bo mi na tobie zależy! Rozmawiam z tobą, bo wierzę, że jesteś myślącym, ambitnym i odpowiedzialnym człowiekiem, który chce się rozwijać. Moja informacja zwrotna ma na celu pomóc ci w rozwoju, bo i tobie, i mnie zależy na tym, abyś doskonalił swoje kompetencje” (pokazuj, że gracie w jednej drużynie i macie wspólne cele).

Często ludzie mylnie odbierają informacje zwrotne, bo myślą, że są atakowani i należy się bronić. Pracownik, który poczuje, że intencje przełożonego są dobre („chce mi pomóc”), powinien otworzyć się na nasze uwagi.


Oddziel osobę od jej zachowania

Reklama

Pracownicy reagują także w sposób nadmiernie emocjonalny, gdy myślą, że nie odnosimy się do ich zachowań, lecz do ich osobowości. Jasno zakomunikuj pracownikowi, czego konkretnie dotyczy Twoja informacja zwrotna, np. „Jestem zadowolony z Twojej postawy w pracy i tego, w jaki sposób odnosisz się do klientów. Martwi mnie jednak, że ostatnie trzy raporty miesięcznie były przesłane po terminie. Postrzegam Cię jako osobę sumienną i zorganizowaną, powiedz mi zatem, dlaczego raporty były wysłane po czasie, bo martwi mnie to”. Jeżeli pracownik zacznie się bronić, a może nawet płakać, warto powiedzieć mu, że pytasz o spóźnienia raportów, bo martwi Cię ta sytuacja i może jesteś w stanie coś zrobić, by pomóc pracownikowi wysyłać raporty na czas. Kluczem jest tutaj jasne oddzielenie osoby od zachowania (nie oceniam ciebie jako człowieka, ale konkretną sytuację, np. raporty przesyłane za późno). Uważajmy także, aby nie używać komunikatów „ty”, czyli np. „bo Ty nie potrafisz wysłać mi raportu na czas”, „bo Ty nie potrafisz zrozumieć, że raporty stanowią ważny element naszej codziennej pracy”. Normalne jest, że takie komunikaty sprawiają, że pracownik zaczyna się bronić i, co więcej, podważać nasze argumenty - bo skąd wiemy, że pracownik „nie potrafi zrozumieć”? Może rozumie, ale nie widzi potrzeby wykonywania pewnych działań?

Udzielając konstruktywnej informacji zwrotnej, pamiętajmy, aby formułować komunikaty „ja”, czyli mówić, co my myślimy na temat danego zachowania pracownika, np. zamiast „bo Ty nie potrafisz zrozumieć, że praca zespołowa jest ważna” lepiej powiedzieć „martwi mnie, że ostatnie trzy projekty zrealizowałeś sam. Prosiłem, abyś konsultował raporty z kolegami z działu, gdyż oni mają dodatkowe informacje, dzięki którym raport jest bardziej szczegółowy”. Jeśli mimo to pracownik nadal się broni, wytłumacz mu wprost: „nie oceniam ciebie jako człowieka, chcę porozmawiać o konkretnej sytuacji, czyli o trzech ostatnich raportach”.

Przykład idzie z góry

Menedżerowie często zastanawiają się, jak udzielać informacji zwrotnej (feedbacku) pracownikowi, który owej informacji nie chce bądź nie potrafi konstruktywnie przyjąć. W trakcie szkoleń często okazuje się, że sami menedżerowie nie potrafią przyjmować informacji zwrotnej (zamiast rozważyć sugestie trenera, bronią się, szukają winnych, tłumaczą się bądź po prostu stwierdzają, że trener nie ma racji i koniec). W takich sytuacjach zawsze zadaję sobie pytanie, w jaki sposób menedżer, który sam nie potrafi przyjąć informacji zwrotnej, ma uczyć swoich pracowników właściwego (tj. konstruktywnego) przyjmowania owego feedbacku? Przykład idzie przecież z góry. Pracownik w trakcie codziennej komunikacji obserwuje, jak na jego sugestie reaguje przełożony, czy rozważa wnioski i opinie pracownika, czy też broni się i neguje jego zdanie. Pamiętajmy, że jeśli chcemy, aby nasi pracownicy potrafili konstruktywnie (czyli zarówno bez agresji, jak i bez płaczu) przyjmować nasze informacje zwrotne, musimy swoją postawą pokazać im, jak to należy robić. Należy bowiem wysłuchać pracownika w skupieniu, nie przerywać mu i, co najważniejsze, pokazać mu, że go wysłuchaliśmy i zrozumieliśmy, co do nas powiedział. Nie musimy od razu zgadzać się z jego opinią, zawsze możemy powiedzieć „Dziękuję, że mi na to zwracasz uwagę, przemyślę na spokojnie, co mi powiedziałeś”.

Pracownik, który nadmiernie emocjonalnie reaguje na nasze informacje zwrotne, nie musi być niezrównoważonym emocjonalnie histerykiem. Może po prostu czuje się atakowany, może boli go to, że poddajemy ocenie to, jakim jest człowiekiem? Warto zastanowić się także, kiedy udzielamy pracownikowi informacji zwrotnej - bo jeśli tylko wtedy, gdy chcemy mu na coś zwrócić uwagę, nie dziwmy się, że czuje się on cały czas strofowany i pouczany. Może warto od czasu do czasu po prostu pochwalić go za to, że coś robi dobrze, sensownie, że doceniamy jego starania? Może po prostu warto zacząć, jak to mawia Kenneth Balnchard, „przyłapywać pracowników na sukcesach”?

UWAGA

Powiedz pracownikowi, że udzielasz mu informacji zwrotnej, bo chcesz, aby się rozwijał, bo wierzysz w niego i w jego umiejętności.

UWAGA

Jeśli pracownik zaczyna zrzucać winę na członków zespołu bądź też inne osoby (np. klienta), należy jasno powiedzieć: „Rozumiem, że nie napisałeś raportu na czas, bo jakieś czynniki zewnętrzne Ci to utrudniły. Co możesz zrobić ze swojej strony, aby następnym razem raporty były wysyłane na czas?” Pokazuj pracownikowi, że nie wnikasz, czyja to wina, że raport nie pojawił się na Twoim biurku na czas (tego już i tak nie cofniesz), zależy Ci na tym, aby dana sytuacja nie pojawiała się w przyszłości.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Praca w Niemczech bez znajomości języka

    Praca w Niemczech bez znajomości języka jest możliwa. Pracodawcy w dużych niemieckich miastach zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z zagranicy.

    Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

    Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

    Wyłączenie winy pracownika w naruszeniu obowiązków

    Wyłączenie winy pracownika. Zgodnie z wykładnią dominującą w nauce oraz orzecznictwie prawa pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, o którym mowa w art. 52 §1 pkt 1) kp jest zasadne, jeżeli pracownik naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze i można mu przypisać winę „ciężką" w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz gdy jednocześnie to naruszenie stanowi jednocześnie poważnie zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera przepisów precyzujących rozumienie winy pracownika, w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie jakie przesłanki i w jakich okolicznościach mogą wyłączyć winę pracowniczą, zwrócić należy się do nauki prawa pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Warto zatem przybliżyć niektóre z przesłanek mogących uzasadnić wyłączenie winy pracownika, co w rezultacie oznaczać może bezzasadność dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę.

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przy dwóch umowach o pracę?

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na dwóch umowach o pracę? Jak wyliczyć liczbę dni wolnych?

    Ubiór do pracy - opinia Polaków

    Ubiór do pracy - jak Polacy chcą ubierać się do wykonywania codziennych obowiązków służbowych?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.