REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Barbara Hubal

REKLAMA

Pomyśleć, wystukać, kliknąć - wystarczy ruch myszką, aby nasz list w jednej chwili dotarł w dowolne miejsce na świecie. Poczta elektroniczna prawdziwie zrewolucjonizowała biurową korespondencję. Ale owa łatwość kryje w sobie niejedną pułapkę.

Aby wykorzystać wszystkie zalety szybkiej komunikacji przez internet i zminimalizować jej wady, trzeba znać kilka ważnych reguł. Tylko wtedy nasza korespondencja zostanie uznana za profesjonalną, a my osiągniemy swój cel.

Autopromocja

Co za dużo, to bez sensu

Dzwoni telefon: - Czy przeczytała już pani e-mail, który przed chwilą wysłałem? - pyta rozmówca. Wiele osób irytują podobne pytania. Ich autor ingeruje przecież w kwestie naszej organizacji pracy, jest natarczywy, chce nas zmusić do porzucenia wszystkich innych zajęć i zajęcia się w pierwszej kolejności jego sprawą.

W opisanej sytuacji postawy żadnej ze stron nie da się nazwać profesjonalną. Pierwsza przysparza niepotrzebnej pracy sobie (pisząc i jednocześnie telefonując) oraz adresatowi wiadomości (domagając się, aby udzielił wstępnych, nieprecyzyjnych zapewne informacji przez telefon). Druga strona natomiast przyjmuje postawę „oblężonej twierdzy”, tracąc nerwy, czas i psując swoje relacje z klientem.

Rada:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Gdy wysyłasz e-mail, daj partnerowi czas na zebranie potrzebnych danych i przygotowanie odpowiedzi. Podobną zasadę przyjmij jako adresatka - bezustanne przerywanie pracy, aby przeczytać kolejną wiadomość i odebrać następujący po nim telefon, burzy koncentrację, kradnąc cenne minuty. Wyznacz sobie określone pory dnia na przeglądanie korespondencji i wysyłanie odpowiedzi. A niecierpliwym rozmówcom wyjaśnij uprzejmie, że zajmiesz się sprawą bez zbędnej zwłoki i potwierdzanie e-maila telefonem jest zbyteczne.

Ostrożnie z wykrzyknikami

Równie denerwujące jest, gdy niemal wszystkie otrzymywane wiadomości opatrzone są klauzulą „wysoka ważność”. W tym przypadku adresat czuje, że wywiera się nań presję: ma rzucić wszystko i odpowiedzieć natychmiast. Tymczasem mało prawdopodobne jest, aby każda wiadomość była tak istotna, że najmniejsza zwłoka spowoduje niepowetowaną stratę. Nadawca, który nadużywa wykrzykników, może spodziewać się raczej tego, że żaden z jego listów nie zostanie potraktowany poważnie.

Rada:

Zastanów się, zanim sama sięgniesz po ów sposób zwrócenia uwagi nadawcy, czy sprawa jest rzeczywiście tego warta. Może lepiej będzie zarezerwować wykrzyknik dla tych naprawdę najistotniejszych?

Asystent pilnie potrzebny

Jeśli podczas twojego urlopu czy choroby nikt nie będzie odbierał adresowanej do ciebie poczty, powinnaś koniecznie włączyć funkcję „asystent nieobecności”. Większość interesantów oczekuje bowiem, że odpowiedź nawet na mniej pilne listy otrzymają w określonym czasie - z reguły oznacza to tyle, co „dzisiaj”, najpóźniej „jutro”. Asystent wyśle ją automatycznie. Tekst powinien być uprzejmy i informować, kiedy znów będziesz osiągalna i do kogo należy zwracać się w kwestiach niecierpiących zwłoki.

Na przykład tak:

Dziękuję za wiadomość. Będę do Państwa dyspozycji od 5.05.20008. W sprawach pilnych proszę kontaktować się z zastępującą mnie koleżanką Anną Przeworską,

tel. (22) 924 48 78,

e-mail: a.przeworska@wzs.company.pl

Pozdrawiam

Marta Lisiecka

asystentka zarządu

WZS Company

Krótko i węzłowato

Tytuł wysyłanej wiadomości powinien stanowić jasną, czytelną na pierwszy rzut oka informację, czego dotyczy. Nie piszemy więc „odpowiedź”, lecz na przykład „oferta sprzedaży ekspresów do kawy Milano”. Zamiast „w nawiązaniu do rozmowy”, znacznie lepsze będzie konkretne: „narada z dnia 2.04.2008 w Poznaniu”.

Rada:

Unikajmy nagłówków nic niemówiących („pytanie”, „propozycja”, „prośba” itp.) - adresat otrzymuje ich setki; barokowych, pozbawionych wartości informacyjnej - oznaczają stratę czasu; czy żartobliwych - poczucie humoru nadawcy może się różnić od naszego.

Co nagle, to po diable

Skoro pocztę elektroniczną wymyślono po to, aby zaoszczędzić nasz cenny czas, nie ma sensu zawracać sobie głowy zbyt starannym redagowaniem e-maili - myślą niektórzy. I popełniają poważny błąd. Szybkie załatwienie sprawy to nie wszystko, odbiorca wiadomości, w której roi się od literówek i błędów, poczuje się zlekceważony.

Rada:

Każdy e-mail powinien być napisany równie starannie jak list, sprawdzony dokładnie pod kątem ortografii, gramatyki i czytelności.

Pisanie całego tekstu małymi literami, bez znaków przestankowych uważane jest za nieuprzejmość, bo jego zrozumienie wymaga większego wysiłku. Brak dużych liter w zwrotach grzecznościowych to brak szacunku.

Do kogo ta mowa?

Dawno, dawno temu, gdy nie było jeszcze komputerów i internetu, każdy nadawca listu wiedział dokładnie, kto powinien otrzymać jego kopię. Używał wówczas kalki, sprawdzał efekt, po czym udawał się na pocztę, by rozesłać pismo do wszystkich zainteresowanych. Dziś owe żmudne czynności zastępuje jedno kliknięcie myszką. Pewnie dlatego czasem nie bardzo zastanawiamy się, czy nasza wiadomość rzeczywiście zainteresuje całe grono wybranych adresatów.

Rada:

Przy projektach o dłuższym terminie realizacji sprawdzaj regularnie, czy dotychczasowi uczestnicy nadal biorą w nich udział. Może okazać się, że część z nich nie pracuje już w naszej firmie lub - co gorsza - przeszła do konkurencji!

Grzeczność nic nie kosztuje

E-maile to nie telegramy, więc nie nadużywajmy w nich skrótów, które nie dla wszystkich są zrozumiałe, i nie pomijajmy form grzecznościowych, uprzejmego zakończenia oraz swojej wizytówki. W służbowych listach poszczególne fragmenty - przywitanie, właściwy tekst, zakończenie - powinny być oddzielone pustymi wierszami. Używamy normalnych, pełnych zdań.

Zamiast więc lakonicznego:

W nawiąz. do 20.03 czekam na info

B. Sierocka

MPT

Lepiej będzie napisać:

Witam,

Jak uzgodniliśmy w naszej rozmowie 20 marca, oczekujemy szczegółowego przedstawienia oferty w sprawie zakupu wyposażenia autobusów linii 25.

Pozdrawiam

Beata Sierocka

Miejskie Przedsiębiorstwo Transportowe

ul. Spójna 16

08-429 Warszawa

tel. (22) 123 23 70

e-mail: bsierocka@mpt.pl

internet: www.mpt.com

Kto śpi, nie grzeszy

Nigdy nie zabieraj się za odpowiadanie na e-maile, gdy czujesz się urażona czyjąś nieuprzejmością. Łatwo wówczas przesadzić i napisać coś, czego kilka minut później na próżno będziesz żałować. Lepiej odczekać, zająć się czymś całkiem innym, dać sobie czas na trzeźwą ocenę, aby móc zareagować adekwatnie do sytuacji.

Rada:

Jeśli chcesz wyrazić swoją krytyczną opinię lub zwrócić komuś uwagę na popełnione błędy, znacznie lepsza będzie rozmowa w cztery oczy.

Więcej, nie znaczy lepiej

Każdemu chyba zdarzają się chwile irytacji, gdy musi mozolnie otwierać jeden po drugim pięć lub dziesięć załączników dosztukowanych do co drugiej wiadomości. Gdy sama zamierzasz je dołączyć, zastanów się, czy wszystkie są rzeczywiście potrzebne, by adresat zyskał pełną informację. Może wystarczy dodatkowe zdanie w liście lub link dla osób szczególnie zainteresowanych danym tematem?

Barbara Hubal

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy - bez wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Czy zawsze?

    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy w pewnych aspektach jest inaczej regulowany przez Kodeks pracy. Pracownikom tym nie przysługuje prawo do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Są jednak sytuacje, gdy pracownik zarządzający taką rekompensatę otrzyma.

    4-dniowy tydzień pracy - badanie opinii polskich pracodawców

    4-dniowy tydzień pracy dla niektórych pracodawców jest niewykonalny ze względu na specyfikę branży. Sprawdź, którzy pracodawcy rozważają 4-dniowy tydzień pracy dla swoich pracowników.

    PFRON dofinansuje nawet 85% ceny zakupu samochodu. Masz pytania? Zadzwoń do PFRON!

    Od 1 marca 2024 r. od godz. 10.00 można składać wnioski o dofinansowanie ze środków PFRON do ceny zakupu samochodu osobowego. Pracownicy PFRON udzielą odpowiedzi na pytania zainteresowanych. Przedstawiamy listę numerów telefonów do Oddziałów PFRON.

    Wyższe emerytury, renty, dodatki z KRUS już od 1 marca 2024 r.

    Już od jutra, 1 marca 2024 roku, emerytury i renty z KRUS będą wyższe. Podwyżka dotknie również takich świadczeń KRUS: najniższa emerytura, emerytura matczyna, świadczenie dla sołtysa, świadczenia uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji, świadczenia wyrównawcze dla działaczy opozycji antykomunistycznej i osób represjonowanych z powodów politycznych oraz dodatki do emerytur np. dodatek pielęgnacyjny.

    REKLAMA

    Bezrobocie będzie wzrastać tylko sezonowo. Wskaźnik Rynku Pracy poszedł w górę

    Wskaźnik Rynku Pracy wzrósł w lutym 2024 r. do 67,7 pkt. z 67,5 pkt. w stosunku do stycznia. Wskaźnik ten informuje, jak wielkość bezrobocia będzie zmieniała się w przyszłości. Stopa bezrobocia wzrosła w styczniu 2024 r. do 5,4 proc., miesiąc wcześniej była o 0,3 pkt. proc. niższa. Zdaniem ekspertów Biura Inwestycji i Ekonomicznych Cykli wzrost bezrobocia ma charakter sezonowy.

    Od 1 marca 2024 r. wynagrodzenie pracowników młodocianych wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wynagrodzenie pracowników młodocianych odbywających naukę zawodu oraz przyuczanych do wykonywania określonej pracy. Wysokość ich wynagrodzenia wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł.

    Uwaga! 3065,16 zł – tyle od 1 marca 2024 r. pracodawca wpłaci co miesiąc na PFRON za pracownika

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON. Pracodawcy wpłacą 3065,16 zł składki za pracownika.

    Niezależni konsultanci cenią sobie możliwość wyboru miejsca pracy i stawkę godzinową. Na brak ofert pracy nie narzekają

    Aż 80 proc. niezależnych konsultantów nie jest skłonnych zrezygnować ze swojej niezależności na poczet zatrudnienia w pełnym wymiarze godzinowym, również w czasach niepewności gospodarczej i wysokich stóp procentowych.

    REKLAMA

    29 lutego – dodatkowy dzień w roku? Jak to jest z tym czasem i czy masz go dla siebie?

    Dziś 29 lutego 2024 roku – masz dodatkowy dzień w roku i zastanawiasz się co z nim zrobić? Czym dla Ciebie jest czas? Czy umiesz nadać mu priorytet? Poznaj 8 zasad efektywnego zarządzania czasem i znajdź czas dla siebie. Finalnie „nie chodzi o to, żeby mieć czas. Chodzi o to, żeby z niego korzystać”. Praktycznych rad udziela psycholog Aleksandra Kolińska.

    Od 1 kwietnia nowe stawki za wypadki przy pracy. 1431 zł za 1% uszczerbku [Obwieszczenie z 21 lutego 2024 r.]

    Są już znane stawki odszkodowań za wypadki przy pracy. 1% uszczerbku na zdrowiu wyceniono na 1431 zł.

    REKLAMA