Kategorie

Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Barbara Hubal
Pomyśleć, wystukać, kliknąć - wystarczy ruch myszką, aby nasz list w jednej chwili dotarł w dowolne miejsce na świecie. Poczta elektroniczna prawdziwie zrewolucjonizowała biurową korespondencję. Ale owa łatwość kryje w sobie niejedną pułapkę.

Aby wykorzystać wszystkie zalety szybkiej komunikacji przez internet i zminimalizować jej wady, trzeba znać kilka ważnych reguł. Tylko wtedy nasza korespondencja zostanie uznana za profesjonalną, a my osiągniemy swój cel.

Co za dużo, to bez sensu

Reklama

Dzwoni telefon: - Czy przeczytała już pani e-mail, który przed chwilą wysłałem? - pyta rozmówca. Wiele osób irytują podobne pytania. Ich autor ingeruje przecież w kwestie naszej organizacji pracy, jest natarczywy, chce nas zmusić do porzucenia wszystkich innych zajęć i zajęcia się w pierwszej kolejności jego sprawą.

W opisanej sytuacji postawy żadnej ze stron nie da się nazwać profesjonalną. Pierwsza przysparza niepotrzebnej pracy sobie (pisząc i jednocześnie telefonując) oraz adresatowi wiadomości (domagając się, aby udzielił wstępnych, nieprecyzyjnych zapewne informacji przez telefon). Druga strona natomiast przyjmuje postawę „oblężonej twierdzy”, tracąc nerwy, czas i psując swoje relacje z klientem.

Rada:

Gdy wysyłasz e-mail, daj partnerowi czas na zebranie potrzebnych danych i przygotowanie odpowiedzi. Podobną zasadę przyjmij jako adresatka - bezustanne przerywanie pracy, aby przeczytać kolejną wiadomość i odebrać następujący po nim telefon, burzy koncentrację, kradnąc cenne minuty. Wyznacz sobie określone pory dnia na przeglądanie korespondencji i wysyłanie odpowiedzi. A niecierpliwym rozmówcom wyjaśnij uprzejmie, że zajmiesz się sprawą bez zbędnej zwłoki i potwierdzanie e-maila telefonem jest zbyteczne.

Ostrożnie z wykrzyknikami

Równie denerwujące jest, gdy niemal wszystkie otrzymywane wiadomości opatrzone są klauzulą „wysoka ważność”. W tym przypadku adresat czuje, że wywiera się nań presję: ma rzucić wszystko i odpowiedzieć natychmiast. Tymczasem mało prawdopodobne jest, aby każda wiadomość była tak istotna, że najmniejsza zwłoka spowoduje niepowetowaną stratę. Nadawca, który nadużywa wykrzykników, może spodziewać się raczej tego, że żaden z jego listów nie zostanie potraktowany poważnie.

Rada:

Zastanów się, zanim sama sięgniesz po ów sposób zwrócenia uwagi nadawcy, czy sprawa jest rzeczywiście tego warta. Może lepiej będzie zarezerwować wykrzyknik dla tych naprawdę najistotniejszych?

Asystent pilnie potrzebny

Jeśli podczas twojego urlopu czy choroby nikt nie będzie odbierał adresowanej do ciebie poczty, powinnaś koniecznie włączyć funkcję „asystent nieobecności”. Większość interesantów oczekuje bowiem, że odpowiedź nawet na mniej pilne listy otrzymają w określonym czasie - z reguły oznacza to tyle, co „dzisiaj”, najpóźniej „jutro”. Asystent wyśle ją automatycznie. Tekst powinien być uprzejmy i informować, kiedy znów będziesz osiągalna i do kogo należy zwracać się w kwestiach niecierpiących zwłoki.

Na przykład tak:

Dziękuję za wiadomość. Będę do Państwa dyspozycji od 5.05.20008. W sprawach pilnych proszę kontaktować się z zastępującą mnie koleżanką Anną Przeworską,

tel. (22) 924 48 78,

e-mail: a.przeworska@wzs.company.pl

Pozdrawiam

Marta Lisiecka

asystentka zarządu

WZS Company

Krótko i węzłowato

Tytuł wysyłanej wiadomości powinien stanowić jasną, czytelną na pierwszy rzut oka informację, czego dotyczy. Nie piszemy więc „odpowiedź”, lecz na przykład „oferta sprzedaży ekspresów do kawy Milano”. Zamiast „w nawiązaniu do rozmowy”, znacznie lepsze będzie konkretne: „narada z dnia 2.04.2008 w Poznaniu”.

Rada:

Unikajmy nagłówków nic niemówiących („pytanie”, „propozycja”, „prośba” itp.) - adresat otrzymuje ich setki; barokowych, pozbawionych wartości informacyjnej - oznaczają stratę czasu; czy żartobliwych - poczucie humoru nadawcy może się różnić od naszego.

Co nagle, to po diable

Skoro pocztę elektroniczną wymyślono po to, aby zaoszczędzić nasz cenny czas, nie ma sensu zawracać sobie głowy zbyt starannym redagowaniem e-maili - myślą niektórzy. I popełniają poważny błąd. Szybkie załatwienie sprawy to nie wszystko, odbiorca wiadomości, w której roi się od literówek i błędów, poczuje się zlekceważony.

Rada:

Każdy e-mail powinien być napisany równie starannie jak list, sprawdzony dokładnie pod kątem ortografii, gramatyki i czytelności.

Pisanie całego tekstu małymi literami, bez znaków przestankowych uważane jest za nieuprzejmość, bo jego zrozumienie wymaga większego wysiłku. Brak dużych liter w zwrotach grzecznościowych to brak szacunku.

Do kogo ta mowa?

Dawno, dawno temu, gdy nie było jeszcze komputerów i internetu, każdy nadawca listu wiedział dokładnie, kto powinien otrzymać jego kopię. Używał wówczas kalki, sprawdzał efekt, po czym udawał się na pocztę, by rozesłać pismo do wszystkich zainteresowanych. Dziś owe żmudne czynności zastępuje jedno kliknięcie myszką. Pewnie dlatego czasem nie bardzo zastanawiamy się, czy nasza wiadomość rzeczywiście zainteresuje całe grono wybranych adresatów.

Rada:

Przy projektach o dłuższym terminie realizacji sprawdzaj regularnie, czy dotychczasowi uczestnicy nadal biorą w nich udział. Może okazać się, że część z nich nie pracuje już w naszej firmie lub - co gorsza - przeszła do konkurencji!

Grzeczność nic nie kosztuje

E-maile to nie telegramy, więc nie nadużywajmy w nich skrótów, które nie dla wszystkich są zrozumiałe, i nie pomijajmy form grzecznościowych, uprzejmego zakończenia oraz swojej wizytówki. W służbowych listach poszczególne fragmenty - przywitanie, właściwy tekst, zakończenie - powinny być oddzielone pustymi wierszami. Używamy normalnych, pełnych zdań.

Zamiast więc lakonicznego:

W nawiąz. do 20.03 czekam na info

B. Sierocka

MPT

Lepiej będzie napisać:

Witam,

Jak uzgodniliśmy w naszej rozmowie 20 marca, oczekujemy szczegółowego przedstawienia oferty w sprawie zakupu wyposażenia autobusów linii 25.

Pozdrawiam

Beata Sierocka

Miejskie Przedsiębiorstwo Transportowe

ul. Spójna 16

08-429 Warszawa

tel. (22) 123 23 70

e-mail: bsierocka@mpt.pl

internet: www.mpt.com

Kto śpi, nie grzeszy

Nigdy nie zabieraj się za odpowiadanie na e-maile, gdy czujesz się urażona czyjąś nieuprzejmością. Łatwo wówczas przesadzić i napisać coś, czego kilka minut później na próżno będziesz żałować. Lepiej odczekać, zająć się czymś całkiem innym, dać sobie czas na trzeźwą ocenę, aby móc zareagować adekwatnie do sytuacji.

Rada:

Jeśli chcesz wyrazić swoją krytyczną opinię lub zwrócić komuś uwagę na popełnione błędy, znacznie lepsza będzie rozmowa w cztery oczy.

Więcej, nie znaczy lepiej

Każdemu chyba zdarzają się chwile irytacji, gdy musi mozolnie otwierać jeden po drugim pięć lub dziesięć załączników dosztukowanych do co drugiej wiadomości. Gdy sama zamierzasz je dołączyć, zastanów się, czy wszystkie są rzeczywiście potrzebne, by adresat zyskał pełną informację. Może wystarczy dodatkowe zdanie w liście lub link dla osób szczególnie zainteresowanych danym tematem?

Barbara Hubal

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.