REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak HR powinien rozmawiać z IT – czyli jak spowodować, by transformacja cyfrowa nie bolała

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Błażej Migoń
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
hr it komunikacja kadry programy aplikacje cyfryzacja
Jak HR powinno rozmawiać z IT? Komunikacja kadr w sprawie cyfryzacji, programów, aplikacji usprawniających pracę
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

O tym, że transformacja cyfrowa w firmie to nie tylko zmiana technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia, słyszeli już wszyscy. Ale mało kto mówi, jak dokładnie tę zmianę myślenia przeprowadzić, zwłaszcza gdy dotyczy komunikacji pomiędzy działami tak różnymi jak HR i IT.
rozwiń >

Komunikacja HR z IT

Z doświadczenia eksperta od transformacji cyfrowych wiem jedno: nie ma nic bardziej produktywnego niż efektywny dialog między tymi dwoma zespołami. Z jednej strony – specjaliści od technologii, zakochani w logice i precyzji. Z drugiej – eksperci od ludzi, ich rozwoju, talentów i budowania zaangażowania. Dwa całkiem inne światy? Niekoniecznie. Sekret leży w tym, by właściwie ustawić tę rozmowę od samego początku.

REKLAMA

Rozmawiaj o ludziach, a nie o technologii

Podstawowy błąd jaki można popełnić, próbując budować mosty pomiędzy HR i IT, to próba rozmawiania o technologii, gdy celem są przecież ludzie. IT jest przyzwyczajone do świata liczb, algorytmów i systemów. HR natomiast doskonale wie, że każda zmiana technologiczna jest zawsze zmianą, która dotyka konkretnych ludzi: ich sposobu pracy, codziennych obowiązków i finalnie – komfortu pracy.

Dlatego rolą HR w tej rozmowie jest jasno wskazać, jaki problem konkretnych ludzi chcemy rozwiązać za pomocą technologii. Zamiast mówić ogólnie: „Potrzebujemy systemu do składania wniosków urlopowych”, warto powiedzieć konkretnie: „Chcemy, by pracownik mógł złożyć wniosek urlopowy jednym kliknięciem na smartfonie, a menedżer zaakceptować go w ciągu kilku minut – bez potrzeby wysyłania maili czy uzupełniania papierowych formularzy”. Dzięki temu dział IT od razu widzi szerszy kontekst i może skupić się na rozwiązaniach, które realnie poprawiają komfort pracy.

Przykład z praktyki? Firma usługowa zatrudniająca kilkaset osób chciała usprawnić proces akceptacji urlopów. Początkowo rozmowy HR z IT toczyły się wokół abstrakcyjnych tematów związanych z technicznymi parametrami systemu. Punkt zwrotny nastąpił, gdy HR przedstawił krótką historię pracownika, który pilnie potrzebował dnia wolnego z powodu rodzinnej sytuacji, ale na akceptację papierowego wniosku czekał dwa dni. Po tej rozmowie IT zrozumiało prawdziwy kontekst projektu. Efekt? W krótkim czasie powstało rozwiązanie, dzięki któremu składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych skróciło się do kilku minut, a satysfakcja pracowników wzrosła natychmiast.

Zadawaj właściwe pytania

HR nie musi wiedzieć, jak działa API czy jakie wymagania musi spełniać baza danych, żeby komunikacja z IT była skuteczna. Ważne, aby pytania były zadawane w sposób otwarty, ale konkretny. Zamiast pytać IT „Czy możecie to zrobić?”, warto pytać: „Jak możemy osiągnąć taki efekt?”. W ten sposób rozmowa nie koncentruje się na ograniczeniach technologicznych, lecz na możliwościach. To zmienia perspektywę i daje obu stronom przestrzeń na kreatywność.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Świetnym przykładem jest wdrożenie aplikacji do oceny kompetencji w dużej instytucji finansowej. Dział HR, zamiast przygotować długą listę wymagań technicznych, postawił IT jasne pytanie: „Jak możemy sprawić, żeby menedżerowie mieli prosty dostęp do ocen kompetencji pracowników w dowolnym miejscu?”. Dzięki temu IT mogło zaproponować nowoczesne rozwiązania, na przykład aplikację mobilną, która wcześniej nie była nawet brana pod uwagę. Projekt zakończył się pełnym sukcesem, a obie strony poczuły, że wspólnie zrobiły coś naprawdę wartościowego.

Unikaj ogólników – postaw na konkrety

Komunikacja między HR a IT staje się zdecydowanie łatwiejsza, kiedy zamiast ogólników pojawiają się konkretne przykłady. Dobrym przykładem z praktyki jest sytuacja firmy produkcyjnej, która wdrażała nowy system do układania grafików pracy. Początkowo rozmowy przebiegały dość ogólnie. HR używał sformułowań typu: „Chcemy usprawnić zarządzanie grafikami pracowników”, co dla działu IT było zbyt niejasne i mało precyzyjne. Nie było wiadomo, jakich dokładnie funkcji HR potrzebuje, ani jak te funkcje miałyby ułatwić pracę zespołom na produkcji.

Przełom pojawił się, gdy HR zdecydowało się podejść do tematu inaczej. Zespół HR zaprezentował przykład menedżera produkcji, który codziennie spędzał godzinę lub więcej na ręcznym układaniu grafiku zespołu produkcyjnego, uwzględniając przy tym kompetencje, dostępność oraz preferencje poszczególnych pracowników. HR przedstawił tę sytuację szczegółowo, mówiąc jasno: „Potrzebujemy narzędzia, które pozwoli menedżerowi w kilka minut wygenerować grafik uwzględniający kompetencje i preferencje zespołu. Idealnie, gdyby pracownicy mogli zaznaczać możliwą dostępność w aplikacji mobilnej, a menedżer widziałby to od razu i wiedział, jak rozłożyć zmiany”.

Dzięki temu jasnemu przedstawieniu realnej sytuacji dział IT zrozumiał, jakiej funkcjonalności oczekuje HR, a konkretna rozmowa HR z IT oparta na realnych przykładach – takich jak opisany przypadek menedżera układającego grafik – pozwoliła stworzyć rozwiązanie, które nie tylko zadowoliło obie strony, ale przede wszystkim przyniosło wyraźne korzyści biznesowe.

Nie bój się prostoty

HR i IT mają różne kompetencje – i właśnie to jest ich ogromną siłą. Dla HR kluczowa jest prostota i czytelność narzędzi. IT natomiast nie zawsze musi mieć świadomość, jak duży wpływ ma intuicyjność rozwiązań na codzienną pracę użytkowników, zwłaszcza tych, którzy nie są na co dzień związani z technologią. Doskonale pokazuje to przykład dużej sieci handlowej, która zdecydowała się wdrożyć kompleksowy system do rejestracji i ewidencji czasu pracy pracowników sklepów.

Głównymi celami współpracy – poza usprawnieniem ewidencji czasu pracy – było także zapewnienie mobilności, poprawa komunikacji oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dział HR od samego początku jasno określił, że system musi być prosty w obsłudze, ponieważ będą z niego korzystać osoby, których głównym zadaniem nie jest praca z aplikacjami czy komputerami, lecz bezpośrednia obsługa klientów. Efektem było wdrożenie aplikacji, zapewniającej dostęp zarówno przez portal pracowniczy, jak i dedykowaną aplikację mobilną. Każdy pracownik mógł od tej pory błyskawicznie sprawdzić swój grafik, wypracowane nadgodziny, historię odbić RCP, podstawowe dane osobowe, dostępny wymiar urlopu, a także złożyć wniosek urlopowy, o odbiór nadgodzin czy wyjście prywatne – wszystko w kilku prostych krokach. Rozwiązanie okazało się sukcesem właśnie dlatego, że HR od samego początku postawił na konkretną, jasną komunikację z IT, pokazując realne potrzeby i oczekiwania użytkowników końcowych – pracowników salonów sprzedaży oraz ich przełożonych.

Współpraca HR z IT - podsumowanie

Efektywna rozmowa HR z IT powinna koncentrować się na potrzebach ludzi, a nie na technicznych detalach. Kluczowe jest zadawanie właściwych, otwartych pytań, precyzyjne komunikowanie celów i pokazywanie realnych przykładów. Jeśli HR pokaże kontekst – czyli sytuacje, w których dane rozwiązanie ma pomóc – IT łatwiej znajdzie najlepszą technologię. Wzajemna ciekawość i otwartość na perspektywę drugiej strony to droga do sukcesu, podczas której każdy projekt stanie się prostszy, a efekty będą widoczne szybciej, niż się spodziewamy. Pamiętajmy – transformacja cyfrowa to przede wszystkim transformacja sposobu, w jaki się komunikujemy. Wtedy technologia stanie się naturalnym sprzymierzeńcem, a nie kolejnym wyzwaniem.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe pensje dla rezydentów od lipca 2025 roku. Oto nowe stawki wynagrodzenia

Od 1 lipca 2025 roku lekarze i dentyści odbywający specjalizację w ramach rezydentury otrzymają wyższe wynagrodzenie. Projekt nowego rozporządzenia Ministra Zdrowia przewiduje podwyżki zarówno dla specjalizacji priorytetowych, jak i pozostałych dziedzin. Sprawdź, ile będą zarabiać rezydenci po zmianach.

Gwarantowana rekompensata dla pracownika za 3 maja 2025 r. [PRAWO]

Święto 3 maja w 2025 r. wypada w sobotę. Co na to prawo? Przewidywana jest gwarantowana rekompensata dla pracownika. Jakie są obowiązki pracodawcy w maju?

ZUS nieczynny 2 maja 2025 r.

Dnia 2 maja 2025 r. (piątek) ZUS będzie nieczynny. Centrum Obsługi Telefonicznej również tego dnia nie pracuje. ZUS zachęca do załatwiania spraw online.

Bezpłatny e-book Piękny umysł. PRISM Brain Mapping

Żyjemy w czasach, w których jedynym pewnikiem jest zmiana. Kluczowe dla niej są samoświadomość i samopoznanie. Prezentujemy jedno z najlepszych narzędzi, które nam w tym pomoże – PRISM Brain Mapping.

REKLAMA

Kobieta 12 kg. Mężczyzna 30 kg. Przepisy BHP regulują podnoszenie ciężarów w pracy

Kobieta może podnosić 12 kg, a mężczyzna aż 30 kg przy pracy stałej. To prawie 3 razy więcej. Przepisy BHP regulują podnoszenie ciężarów w pracy w różnych okolicznościach. Kiedy konieczne jest zespołowe przenoszenie ciężarów przez pracowników? Oto przepisy prawne określające zasady transportu ręcznego.

Czterodniowy tydzień pracy w Polsce 2025. Gigantyczne straty dla przedsiębiorców. Każdy chciałby mniej pracować

Każdy chciałby mniej pracować, być wiecznie młodym, zarabiać dużo pieniędzy i nie mieć zmartwień. - Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie negatywnie ocenia plany wprowadzenia w Polsce czterodniowego tygodnia pracy. Jeszcze w kwietniu zostaną przedstawione główne założenia programu.

Dodatek dopełniający do renty socjalnej 2025: komu przysługuje, kiedy wypłata i co z egzekucją?

Osoby uprawnione do renty socjalnej, które są całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, od maja będą otrzymywać dodatek dopełniający do swojego świadczenia. Przepisy przewidują, że z dodatku dopełniającego będą dokonywane potrącenia i egzekucja. Do Sejmu wpłynęła petycja w sprawie ich ograniczenia.

Szkolenie pracowników: jak optymalizować koszty poprawy kompetencji w firmie, angażując sztuczną inteligencję

Personalizacja czy microlearning pozwalają skutecznie podnosić kompetencje zatrudnionych, co przekłada się na realne korzyści biznesowe oraz przewagę konkurencyjną na rynku. Szkolenia pracowników w firmach muszą dostosować się do nowych standardów i trendów rynkowych.

REKLAMA

Urlop adopcyjny 2025. Adopcja dziecka i wszystkie urlopy przysługujące rodzicom

Urlop adopcyjny to skrótowa nazwa urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. To urlop macierzyński na dziecko adoptowane lub przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej (nie dotyczy zawodowych rodzin zastępczych). Oto wszystkie urlopy, które w 2025 r. należą się po adopcji dziecka lub dzieci. Gwarantuje je Kodeks pracy.

Zakazy dla pracodawcy dotyczące kobiet w ciąży i karmiących piersią [Kodeks pracy]

Prawo pracy w sposób szczególny chroni kobiety będące w ciąży oraz karmiące piersią. W tym celu zostały skonstruowane zakazy dla pracodawców zatrudniających takie osoby. Czego dotyczą art. 176, 178, 179 Kodeksu pracy?

REKLAMA