Cyfryzacja HR: E-podpis ułatwia dostosowanie się do nowych przepisów

• Sposób na chaos w dokumentacji kadrowej
• E-podpis narzędziem usprawniającym procesy kadrowe
• Cyfryzacja w procesach HR

Sposób na chaos w dokumentacji kadrowej

Wobec rosnącej liczby dokumentów do przetworzenia, wielu HR-owców zadaje sobie pytanie: jak uniknąć biurowego chaosu? Nowe przepisy to kolejne zadanie dla HR-owca, ale codzienność działów HR już teraz pełna jest dokumentacji – umów, aneksów, regulaminów. 

Badania KIR pokazują, że świadomość wyzwań związanych ze wzrostem płacy minimalnej nie jest wśród HR-owców powszechna. Pełną wiedzę o nadchodzących zmianach ma 43 proc. ankietowanych, jednak aż 38 proc. nie zna szczegółów, a 19 proc. respondentów deklaruje całkowity brak wiedzy na temat ich wpływu na działalność firmy. 

Powyższe wyniki ujawniają przestrzeń do usprawnienia procesów wewnętrznych i wyeliminowania potencjalnego chaosu w dokumentacji. Niedostateczna wiedza o nadchodzących nowych wymaganiach i konsekwencjach wprowadzanych zmian, może skutkować kumulacją obciążeń i opóźnieniami w pracy kadrowców. Tymczasem obsługę dokumentacji można usprawnić, wdrażając kwalifikowany podpis elektroniczny.

E-podpis narzędziem usprawniającym procesy kadrowe

Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir od KIR może pomóc firmom szybko dostosować się do nowych regulacji, bo umożliwia zarządzanie dokumentacją bez potrzeby fizycznej obecności stron. 

E-podpis eliminuje stosy papierowych wydruków i pozwala na natychmiastowe podpisywanie dokumentów, co zauważalnie zwiększa efektywność zespołów HR i jest zgodne z wymogami prawnymi. Jak pokazują badania KIR, firmy które wdrożyły e-podpis, wskazują na szereg zalet tego rozwiązania: 

• oszczędność kosztów (33 proc.), 
• automatyzację procesów (30 proc.) oraz 
• zwiększenie wygody dla pracowników (59 proc.).

Choć podpis elektroniczny przynosi konkretne korzyści i stosuje go już 40 proc. pracowników działów HR, a kolejne 10 proc. planuje jego wdrożenie, to jednak 39 proc. HR-owców nadal korzysta z tradycyjnych metod podpisywania dokumentów. Przyczyną takiej sytuacji może być brak świadomości istniejących regulacji prawnych, dotyczących cyfryzacji procesów HR, czy też obawy o bezpieczeństwo danych. 

– Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny tzw. podpisowi mokremu – oznacza to, że ma identyczną moc prawną i jest bezpiecznym, certyfikowanym narzędziem weryfikacji tożsamości. Zapewnia pełną ochronę danych, integralność dokumentów i gwarantuje, że podpisane dokumenty nie zostaną zmodyfikowane po ich podpisaniu. E-podpis to nie tylko wygoda i oszczędność, ale również wysoki poziom bezpieczeństwa. Nasze rozwiązanie spełnia wszystkie wymogi prawne, co pozwala firmom na zdalne i bezpieczne zarządzanie dokumentami kadrowymi – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

E-podpis to także ułatwienie dla podpisujących dokumenty pracowników, szczególnie tych pracujących zdalnie, w rozproszonych zespołach czy często podróżujących służbowo. Doceniają go również ci, którzy mogą dopełnić formalności nie wstając od biurka. mSzafir jest wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem, umożliwiającym szybszy obieg dokumentów, co w efekcie zwiększa efektywność całego zespołu, niezależnie od stanowiska. E-podpis staje się nie tylko narzędziem usprawniającym procesy kadrowe, ale także codzienną praktyką, która dopasowana jest do potrzeb wszystkich pracowników, w różnych obszarach ich aktywności zawodowej i prywatnej.

Cyfryzacja w procesach HR

Nadchodzące zmiany prawne to nie tylko wyzwanie, ale również szansa na cyfryzację procesów HR. Badania KIR pokazują, że ponad połowa (54 proc.) specjalistów chciałoby mieć możliwość integracji e-podpisu z wewnętrznymi systemami, aby dokumenty mogły być podpisywane z dowolnego miejsca. Dzięki e-podpisowi procesy HR-owe stają się bardziej przejrzyste i efektywne, co pozwala zespołom skupić się na działaniach, które przynoszą realną wartość firmie i pracownikom.

– Wyobraźmy sobie rzeczywistość, w której podpisywanie umów i aneksów odbywa się szybko i sprawnie, bez potrzeby drukowania setek stron dokumentów czy organizowania spotkań, by uzyskać podpis. Dzięki e-podpisowi firmy już dziś mogą tak funkcjonować – mówi Elżbieta Włodarczyk.

Zmiany prawne stawiają przed firmami wyzwania formalne, którym łatwiej sprostać dzięki nowoczesnym i bezpiecznym rozwiązaniom. mSzafir jest nie tylko odpowiedzią na bieżące wyzwania, lecz również inwestycją w cyfryzację HR. Warto postawić na sprawdzoną technologię, która umożliwia firmom sprawniejsze i zgodne z prawem zarządzanie dokumentami kadrowymi, a także elastyczne podejście do potrzeb pracowników. 

Źródło:

KIR