REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Cyfryzacja HR: E-podpis ułatwia dostosowanie się do nowych przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
umowa kontrakt prawo przepisy paragrafy podpisanie umowy zawarcie umowy podpis elektroniczny e-podpis HR
Cyfryzacja HR: E-podpis ułatwia dostosowanie się do nowych przepisów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2025 r. zmieni się minimalne wynagrodzenie za pracę. Dla działów HR oznacza to konieczność podpisania w krótkim czasie wielu aneksów do umów o pracę. Najnowsze badania przeprowadzone przez KIR pokazują, że e-podpis może znacząco usprawnić pracę kadrowców.

Sposób na chaos w dokumentacji kadrowej

Wobec rosnącej liczby dokumentów do przetworzenia, wielu HR-owców zadaje sobie pytanie: jak uniknąć biurowego chaosu? Nowe przepisy to kolejne zadanie dla HR-owca, ale codzienność działów HR już teraz pełna jest dokumentacji – umów, aneksów, regulaminów. 

REKLAMA

REKLAMA

Badania KIR pokazują, że świadomość wyzwań związanych ze wzrostem płacy minimalnej nie jest wśród HR-owców powszechna. Pełną wiedzę o nadchodzących zmianach ma 43 proc. ankietowanych, jednak aż 38 proc. nie zna szczegółów, a 19 proc. respondentów deklaruje całkowity brak wiedzy na temat ich wpływu na działalność firmy. 

Powyższe wyniki ujawniają przestrzeń do usprawnienia procesów wewnętrznych i wyeliminowania potencjalnego chaosu w dokumentacji. Niedostateczna wiedza o nadchodzących nowych wymaganiach i konsekwencjach wprowadzanych zmian, może skutkować kumulacją obciążeń i opóźnieniami w pracy kadrowców. Tymczasem obsługę dokumentacji można usprawnić, wdrażając kwalifikowany podpis elektroniczny.

E-podpis narzędziem usprawniającym procesy kadrowe

Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir od KIR może pomóc firmom szybko dostosować się do nowych regulacji, bo umożliwia zarządzanie dokumentacją bez potrzeby fizycznej obecności stron

E-podpis eliminuje stosy papierowych wydruków i pozwala na natychmiastowe podpisywanie dokumentów, co zauważalnie zwiększa efektywność zespołów HR i jest zgodne z wymogami prawnymi. Jak pokazują badania KIR, firmy które wdrożyły e-podpis, wskazują na szereg zalet tego rozwiązania: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • oszczędność kosztów (33 proc.), 
  • automatyzację procesów (30 proc.) oraz 
  • zwiększenie wygody dla pracowników (59 proc.).

REKLAMA

Choć podpis elektroniczny przynosi konkretne korzyści i stosuje go już 40 proc. pracowników działów HR, a kolejne 10 proc. planuje jego wdrożenie, to jednak 39 proc. HR-owców nadal korzysta z tradycyjnych metod podpisywania dokumentów. Przyczyną takiej sytuacji może być brak świadomości istniejących regulacji prawnych, dotyczących cyfryzacji procesów HR, czy też obawy o bezpieczeństwo danych. 

– Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny tzw. podpisowi mokremu – oznacza to, że ma identyczną moc prawną i jest bezpiecznym, certyfikowanym narzędziem weryfikacji tożsamości. Zapewnia pełną ochronę danych, integralność dokumentów i gwarantuje, że podpisane dokumenty nie zostaną zmodyfikowane po ich podpisaniu. E-podpis to nie tylko wygoda i oszczędność, ale również wysoki poziom bezpieczeństwa. Nasze rozwiązanie spełnia wszystkie wymogi prawne, co pozwala firmom na zdalne i bezpieczne zarządzanie dokumentami kadrowymi – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

E-podpis to także ułatwienie dla podpisujących dokumenty pracowników, szczególnie tych pracujących zdalnie, w rozproszonych zespołach czy często podróżujących służbowo. Doceniają go również ci, którzy mogą dopełnić formalności nie wstając od biurka. mSzafir jest wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem, umożliwiającym szybszy obieg dokumentów, co w efekcie zwiększa efektywność całego zespołu, niezależnie od stanowiska. E-podpis staje się nie tylko narzędziem usprawniającym procesy kadrowe, ale także codzienną praktyką, która dopasowana jest do potrzeb wszystkich pracowników, w różnych obszarach ich aktywności zawodowej i prywatnej.

Cyfryzacja w procesach HR

Nadchodzące zmiany prawne to nie tylko wyzwanie, ale również szansa na cyfryzację procesów HR. Badania KIR pokazują, że ponad połowa (54 proc.) specjalistów chciałoby mieć możliwość integracji e-podpisu z wewnętrznymi systemami, aby dokumenty mogły być podpisywane z dowolnego miejsca. Dzięki e-podpisowi procesy HR-owe stają się bardziej przejrzyste i efektywne, co pozwala zespołom skupić się na działaniach, które przynoszą realną wartość firmie i pracownikom.

– Wyobraźmy sobie rzeczywistość, w której podpisywanie umów i aneksów odbywa się szybko i sprawnie, bez potrzeby drukowania setek stron dokumentów czy organizowania spotkań, by uzyskać podpis. Dzięki e-podpisowi firmy już dziś mogą tak funkcjonować – mówi Elżbieta Włodarczyk.

Zmiany prawne stawiają przed firmami wyzwania formalne, którym łatwiej sprostać dzięki nowoczesnym i bezpiecznym rozwiązaniom. mSzafir jest nie tylko odpowiedzią na bieżące wyzwania, lecz również inwestycją w cyfryzację HR. Warto postawić na sprawdzoną technologię, która umożliwia firmom sprawniejsze i zgodne z prawem zarządzanie dokumentami kadrowymi, a także elastyczne podejście do potrzeb pracowników. 

Źródło:

KIR

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Microlearning dla pracowników: przyszłość efektywnych szkoleń i nauki czy krótkotrwała moda?

Microlearning przestaje być ciekawostką w edukacji, a staje się realną pomocą w rozwoju pracowników – szczególnie tam, gdzie liczy się czas, efektywność i elastyczność operacyjna. Według danych International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) aż 85% pracowników uznaje krótkie formy nauki za bardziej angażujące, a 75% deklaruje lepsze zapamiętywanie przekazywanych w ten sposób informacji.

NIK: orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego?

NIK: Orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego? Jak pokazuje kontrola przeprowadzona przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w jednym z dużych miast w Polsce - system jest pełen luk, niedociągnięć i proceduralnych pułapek, które zamiast wspierać, często zniechęcają i utrudniają życie najbardziej potrzebującym. Systemy działania komisji orzeczniczych są wręcz momentami niezgodne z prawem i niesprawiedliwe.

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

REKLAMA

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

REKLAMA

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu.

REKLAMA