Zalecenia Państwowej Inspekcji Pracy w kwestii powrotu do biur w ramach czerwcowego odmrażania

Proces powrotu do pracy w biurze

Po kilku miesiącach pracy zdalnej obostrzenia związane z koronawirusem zostały poluzowane, a pracownicy mogą wracać do biur. Sytuacja ta wiąże się jednak z wieloma niezbędnymi zmianami, zarówno w budynkach firm, jak również w sposobie pracy. Przed ich wdrożeniem należy odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań:

• Jak szybko i skutecznie dostosować się do nowych realiów?
• W jaki sposób zadbać o środki bezpieczeństwa dla pracowników w biurach?
• Czy pracownicy powinni wrócić do pracy od razu na stałe, czy w systemie rotacyjnym?
• Czy decydując się na zmianowy system pracy, skorzystać z pomocy nowoczesnych środków technologicznych, takich jak Calamari?

Znając odpowiedzi na te pytania, można lepiej zorganizować proces powrotu do pracy w biurze. Jednak to dopiero początek zmian.

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Powrót do biura – jak się przygotować?

Państwowa Inspekcja Pracy wydała zalecenia skierowane do pracodawców i osób odpowiedzialnych za organizację pracy w biurze, które mają pomóc firmom w zapewnieniu bezpiecznego środowiska pracy. Mimo iż większość pracy wciąż poleca się wykonywać z domu, wiele spółek potrzebuje obecności przynajmniej części personelu w biurze i właśnie z myślą o nich na stronie PIP pojawił się oficjalny dokument z zaleceniami. O co więc powinniśmy zadbać?

Weryfikacja i ocena ryzyka

Ze względu na negatywny wpływ wirusa na stan psychiczny pracowników – powodowanie lęku, strachu i poczucia niepewności – ważne jest, by wcielać pracowników bądź ich przedstawicieli do procesu oceny ryzyka. Dzięki temu pracodawca lepiej zrozumie potrzeby podwładnych, a oni będą mieli realny wpływ na to, jak będzie wyglądała ich praca.

Stworzenie planu działania

Plan powinien obejmować wszystkie wskazania stworzone przez PIP, uwagi pracowników – które zebrać można w postaci otwartej ankiety – oraz inne rozwiązania, które zostaną uznane za niezbędne do wprowadzenia. Należy zaplanować datę rozpoczęcia pracy w biurze i odpowiednio wcześnie poinformować o niej pracowników.

 Zastosowanie środków technicznych

Ludzie muszą czuć się w biurze bezpiecznie, by móc efektywnie pracować nad wyznaczonymi zadaniami. Z tego względu, organizując działalność w biurze, należy pamiętać, by zadbać o:

• oddzielenie stanowisk pracy – najlepiej zastosować separatory pomiędzy stanowiskami, jeśli jest to niemożliwe, miejsca siedzące powinien oddzielać odstęp co najmniej 1.5 m;
• unikanie elementów, które nie są zwarte bądź mają przestrzenie – takich jak donice z kwiatami oraz inne elementy dekoracyjne, które mogą powodować potknięcia się pracowników, częsty kontakt fizyczny bądź upadek przedmiotów;
• sprawną wentylację pomieszczeń pracowniczych.

Zastosowanie środków organizacyjnych

Środki organizacyjne dotyczą ustalania zmian, godzin pracy, stanowisk koniecznych do obsadzenia na miejscu, długości przerw i innych sytuacji mających wpływ na to, ile osób znajduje się w jednym czasie na tej samej przestrzeni. Wprowadzając je, należy wziąć pod uwagę:

• zmianowe stanowiska pracy – czyli tzw. praca rotacyjna pozwalająca zmniejszyć kontakty pomiędzy pracownikami i zapewnić, że wszystkie potrzebne stanowiska w biurze zostaną obsadzone;
• zwiększenie liczby przerw i ustalenie ich harmonogramu – warto zastanowić się nad narzuceniem określonych godzin na przerwy, by na przestrzeni wspólnej w jednym momencie nie znajdowało się zbyt wiele osób. Można przeprowadzić ankietę wśród pracowników i zebrać informacje na temat preferowanych przez nich godzin, by na tej podstawie ustalić przerwy i przyporządkować do nich pracowników;
• kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy – zmniejsza liczbę pracowników znajdujących się na danej przestrzeni. Ponadto, w przypadku skomplikowanych zadań, zmniejsza również liczbę osób, która musi pojawić się w biurze.
• zastosowanie odpowiednich narzędzi technologicznych - dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak iBeacony i odpowiednie oprogramowanie do elektronicznej rejestracji czasu pracy instalowane na telefonach pracowników, możliwe jest uzyskanie stałej informacji o liczbie ludzi w biurze. Dzięki temu zarówno pracodawca jak i zatrudnieni mają dostęp do informacji na temat bezpieczeństwa w miejscu pracy i mogą unikać nadmiernego zagęszczenia.

Środki ochrony osobistej

Należy zadbać o zapewnienie pracownikom maseczek lub przyłbic – nie tylko ze względu na to, że któryś z nich może jej zapomnieć, ale również po to, by czuli, że firma poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa.

Środki behawioralne

Upewnianie się, czy wszyscy w środowisku pracy przestrzegają regulaminu i stosują się do zaleceń, ma kluczowe znaczenie dla dbania o bezpieczeństwo na terenie zakładu pracy oraz dla oceny skuteczności wprowadzonych zasad. Pracownicy mogą nie stosować się do nowych norm ze względu na niewygodę bądź niepraktyczność przyjętych rozwiązań oraz inne czynniki, które mogą wymagać zmiany.

Działania przeciwepidemiologiczne

Oprócz zapewnienia pracownikom maseczek i niezbędnej przestrzeni do pracy istnieje wiele innych czynników, które wpływają na bezpieczeństwo i dobre samopoczucie zatrudnionych.

Do najważniejszych działań przeciwepidemiologicznych zaliczamy:

• zapewnienie środków do dezynfekcji – rąk i elementów środowiska pracy, takich jak: klamki, blaty, poręcze czy wyposażenie techniczne wspólnego użytku, takie jak drukarki czy kopiarki;
• zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń – szczególnie pracowniczych oraz higieniczno-sanitarnych;
• przypominanie o zasadach higieny – poprzez rozmieszczanie w widocznych miejscach informacji na temat przyjętych zasad w zakresie higieny.

Poinformowanie pracowników o wprowadzanych zmianach

Należy pamiętać o tym, by przekazać pracownikom informacje o powrocie do pracy z odpowiednim wyprzedzeniem. W komunikacji należy zawrzeć informacje na temat wprowadzanych zmian w procedurach i przestrzeni biurowej oraz o dacie ich wprowadzenia.

Pozostałe zalecenia

Opracowując strategię przywracania pracowników do biur, warto również zwrócić uwagę na:

• ograniczenie kontaktów fizycznych pracowników,
• zadbanie o obecność płynu do dezynfekcji rąk przy wejściu do biura i w kluczowych pomieszczeniach,
• użycie plakatów przypominających o higienie i dobrych praktykach,
• przypominanie pracownikom o pozostawianiu czystości w miejscu pracy,
• preferowanie transportu rowerowego,
• zadbanie o kosze na śmieci z workami,
• regularne sprawdzanie praktyk wdrożonych przez inne organizacje.