| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Sposoby komunikowania się w firmie

Sposoby komunikowania się w firmie

Rozmowy, e-maile, raporty, telefony, zebrania to wszystko elementy komunikowania się z innymi osobami, które pochłaniają gros naszego czasu pracy. Wynika z tego, że komunikacja to podstawowe narzędzie służące do wykonywania zadań w firmie.

Komunikacja wewnątrz firmy nie ogranicza się jednak tylko do umiejętności prowadzenia rozmowy typu „jeden na jeden". Bezpośrednimi sposobami przekazywania informacji są też spotkania, zebrania, narady, odprawy (podział zadań, wyznaczenie priorytetów). Zebrania mogą mieć różny charakter i służyć m.in. omówieniu i zaplanowaniu projektu, ustaleniu zasad współpracy zespołu, rozwiązaniu problemu czy zapoznaniu się z opiniami pracowników. Umiejętności komunikacyjne dotyczą zarówno kierownika, jak pracowników. Ważne są umiejętności wypowiadania się, przedstawienia i obrony swojego stanowiska, argumentowania, zadawania pytań. Jeśli w zespole występują problemy w tym zakresie, warto pomyśleć o treningu czy szkoleniu.

W firmach, w których liczy się zdanie pracowników, decyzje związane z bezpośrednio ich dotyczącymi sprawami są wcześniej omawiane. Zaawansowanym sposobem zbierania danych jakościowych jest metoda focus group, coraz częściej wykorzystywana nie tylko w badaniach marketingowych, ale także w strukturach organizacyjnych. Pracownicy, zaproszeni do uczestniczenia w tzw. focusie (zogniskowanym wywiadzie grupowym) uczestniczą w dyskusji, którą prowadzi odpowiednio przeszkolony moderator. Jego zadaniem jest zadawanie pytań, kierowanie dyskusją zgodnie z przyjętymi założeniami i planem. Celem focusów może być dotarcie do osobistych opinii, ocen, sposobu myślenia i zachowania pracowników, a także daje to możliwość ścierania się poglądów i argumentów oraz dochodzenia do konsensusu. Jest to cenna, ale też wymagająca metoda. Jej efektywność zależy od merytorycznego przygotowania moderatora i jego umiejętności prowadzenia dyskusji, a także czynników organizacyjnych m.in. właściwego doboru grupy, wyboru odpowiedniego miejsca, na przykład pomieszczenia z owalnym stołem i zainstalowanym sprzętem do rejestrowania dyskusji lub sali z lustrem weneckim, gdzie po drugiej stronie znajdują się konsultanci, notujący spostrzeżenia. Focus, aby dawał rzetelne informacje, musi również być przeprowadzony w kilku grupach.

Podstawowym kanałem komunikacyjnym jest Internet (w tym głównie poczta elektroniczna) i Intranet. Poczta elektroniczna jest obecnie powszechnie stosowanym narzędziem służącym do komunikacji i ma tę korzyść nad innymi, że umożliwia bardzo szybkie przekazanie treści i materiałów, które można archiwizować i mieć wgląd w historię kontaktów. Przy obecnym rozwoju technologii zwykła poczta staje się mało użyteczna i coraz bardziej zawodna, natomiast elektroniczne nośniki informacji gwarantują pewniejszy kontakt w krótkim czasie. Ponadto nie zajmują tyle miejsca, co dokumenty w formie wydrukowanej. Alternatywą są komunikatory typu Gadu-Gadu czy Tlen, jednak, ze względu na złe skojarzenia (plotki i marnowanie czasu), nie są często instalowane w korporacjach, a tam gdzie funkcjonują, są często monitorowane. W małych firmach programy te spełniają jednak ważną funkcję. Można w nich przesłać informację szybciej niż pisząc e-maila, mogą mieć mniej formalny charakter, przez co są preferowane przez osoby młodsze. Co więcej - możliwość umieszczania opisów stanowi ważny element pracy, np. w spedycji, gdzie pracownicy różnych firm widzą w opisach, kto poszukuje jakich ładunków.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Prawo i Logistyka

PrawoiLogistyka.pl to serwis tematyczny zajmujący się prawnymi aspektami działalności transportowej.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »