Roczne limity składkowo-podatkowe w 2021 r.

Roczne limity składkowo-podatkowe w 2021 r. - jak i kiedy stosować?

W wyliczaniu wynagrodzeń zarówno pracowników jak i zleceniobiorców istotną rolę odgrywają roczne limity dotyczące podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych oraz opodatkowania. Płatnicy składek mają obowiązek ich stosowania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przekroczenie limitów powoduje bowiem określone konsekwencje m.in. w zakresie obliczania podstawy wymiaru zasiłków czy dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku także pracownicy i zleceniobiorcy mają obowiązek przekazania stosownych informacji swojemu pracodawcy/zleceniodawcy. Brak wiedzy o przekroczeniu wskazanych podstaw wymiaru może powodować dla płatników obowiązek dokonania korekty rozliczeń z tego tytułu.

Przy ustalaniu, czy doszło do przekroczenia I progu podatkowego i rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, należy zsumować wszystkie wypłaty podlegające odpowiednio opodatkowaniu i oskładkowaniu, uzyskane (wypłacone lub postawione do dyspozycji) przez osobę ubezpieczoną (podatnika) w danym roku kalendarzowym. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki okres świadczenia te przysługiwały.

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne) jest ograniczona w roku do kwoty 30-krotności prognozowanego na dany rok przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (art. 19 ust. 1 ustawy systemowej w zw. z art. 24 ustawy budżetowej na 2021 r.). W 2021 r. kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) wynosi 157 770 zł (30 x 5259 zł). Oznacza to, że po przekroczeniu wskazanej podstawy składek (którą ustala się na bieżąco i narastająco) należy zaprzestać poboru składek na powyższe ubezpieczenia do końca danego roku kalendarzowego. Zasada ta dotyczy również osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych. Ponadto w przypadku gdy pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za którego jest należna składka na FEP, osiągnie roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ustaje obowiązek opłacania za niego w danym roku składki na ten fundusz.

Płatnik ma jednak nadal obowiązek naliczać i odprowadzać w tym roku składki na pozostałe ubezpieczenia, tj. chorobowe (zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne), wypadkowe, a także - pod ustawowymi warunkami - na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD

Pracownica do 30 czerwca 2021 r. otrzymała wynagrodzenie, od którego istniał obowiązek naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w łącznej wysokości 120 000 zł. Od 1 lipca do 19 sierpnia 2021 r. osoba ta przebywała na zwolnieniu lekarskim, za które wypłacono jej wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Od 20 sierpnia 2021 r. przebywa na urlopie macierzyńskim, za który otrzymuje zasiłek macierzyński (jest wykazywana z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx). Od tego zasiłku są należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczone przez płatnika składek, lecz finansowane z budżetu państwa za pośrednictwem ZUS. Załóżmy, że do 31 października 2021 r. kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego wyniosła 41 994,71 zł (w tym za październik 17 833,37 zł). Po zsumowaniu podstawa wymiaru składek narastająco od 1 stycznia do 31 października 2021 r. wyniosła 161 994,71 zł (120 000 zł + 41 994,71 zł). Płatnik musi zaprzestać naliczania należności składkowych od nadwyżki w wysokości 4224,71 zł (161 994,71 zł - 157 770 zł). Oznacza to, że przy rozliczaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od zasiłku macierzyńskiego w dokumentach ZUS za październik 2021 r. jako podstawę wymiaru tych składek powinien wykazać kwotę 13 608,66 zł (17 833,37 zł - 4224,71 zł). W dokumentach rozliczeniowych, począwszy od listopada do grudnia 2021 r., nadal trzeba wykazywać tę osobę z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx, ale z zerową podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i z zerowymi kwotami składek na te ubezpieczenia.

Płatnik zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po osiągnięciu przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek, na podstawie:

• zawiadomienia przez osobę ubezpieczoną (jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż 1 płatnik składek) - w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać kod 1,
• własnej dokumentacji płacowej (ubezpieczony uzyskuje przychody podlegające oskładkowaniu od jednego płatnika) - w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać kod 2,
• informacji uzyskanej z ZUS, że kwota ograniczenia została osiągnięta - w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać kod 3.

W przypadku błędnego zawiadomienia płatników składek o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiedzialność za powstałe zadłużenie (włącznie z obowiązkiem zapłaty składek finansowanych przez płatnika i odsetek od nieterminowo przekazanych należności składkowych) spoczywa na osobie ubezpieczonej (§ 10 rozporządzenia składkowego). Jeżeli natomiast dojdzie do opłacenia składek powyżej rocznej kwoty granicznej, podlegają one zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek. Płatnik może złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pomniejszonych o składkę zdrowotną, która została opłacona w zaniżonej wysokości, ponieważ podstawa wymiaru tej składki została obniżona o nienależne składki emerytalno-rentowe. Jest to możliwe pod warunkiem, że:

• przekraczają one wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (do 12 października 2021 r. wynoszą one 11,60 zł, a od 13 października 2021 r. będzie to kwota 16 zł), o czym ZUS zawiadamia płatnika, oraz
• nie uległy przedawnieniu.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia, ZUS zwraca w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika składek deklaracji rozliczeniowych korygujących i imiennych raportów miesięcznych korygujących, w związku z przekroczeniem kwoty rocznego limitu. Jeżeli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone we wskazanym terminie, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku o ich zwrot (art. 24 ust. 6a, ust. 6b, ust. 6e i ust. 6g ustawy systemowej). Po otrzymaniu zwrotu nadwyżki składek płatnik ma obowiązek niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 8 rozporządzenia składkowego).

PRZYKŁAD

Od 1 sierpnia 2021 r. pracodawca zatrudnił pracownika. Pracownik nie złożył pracodawcy informacji o wysokości podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za 2021 r. uzyskanej w poprzednim miejscu pracy. Dopiero po złożeniu tej informacji okazało się, że pracodawca nienależnie opłacił za niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty przewyższającej roczny limit o 1500 zł (w październiku 2021 r. podstawa wymiaru składek wyniosła 13 665 zł, a narastająco do 31 października była to kwota 159 270 zł). Ze względu na wspólne rozliczenie z bezrobotnym małżonkiem (pracownik złożył w tym zakresie oświadczenie), od jego dochodów pobierana jest zaliczka na podatek w wysokości 17%. Rozliczenia składek przed korektą i po korekcie pracodawca dokonał w następujący sposób:

Rozliczenie składek z listy płac za 10/2021	Przed korektą (zł)	Po korekcie (zł)	Różnica (zł)
1	2	3 Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	4
Wynagrodzenie brutto	13 665,00	13 665,00	-
Przychód razem	13 665,00	13 665,00	-
Podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych do progu 30-krotności	13 665,00	12 165,00	1500,00
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:	1873,47	1704,57	168,90
- emerytalna - 9,76%	1333,70	1187,30	146,40
- rentowa - 1,5%	204,98	182,48	22,50
- chorobowa - 2,45%	334,79	334,79	-
Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9%	1061,24	1076,44	-15,20
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego - 7,75%	913,84	926,93	-13,09
Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane przez pracodawcę:	2221,93	1978,03	243,90
- emerytalna - 9,76%	1333,70	1187,30	146,40
- rentowa - 6,5%	888,23	790,73	97,50

Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniosła 168,90 zł, a niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne - 15,20 zł (w tym do odliczenia od podatku 13,09 zł). Jeżeli pracodawca wystąpi do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaconych składek, otrzyma je w łącznej wysokości 397,60 zł, tj. 153,70 zł (168,90 zł - 15,20 zł) - z tytułu składek stanowiących koszt dla pracownika, + 243,90 zł - z tytułu składek, których koszt ponosił płatnik. Od zwróconych pracownikowi składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracodawca musi naliczyć podatek dochodowy. Przy założeniu, że pracodawca odrębnie rozliczy zwrot składek dla pracownika (przychód z tego tytułu nie zostanie doliczony do innych opodatkowanych przychodów ze stosunku pracy), osoba ta otrzyma do wypłaty 136,70 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

● podstawa opodatkowania: 169 zł (168,90 zł - po zaokrągleniu do pełnych złotych) × 17% = 28,73 zł (podatek przed odliczeniem składki zdrowotnej),

● 28,73 zł - 13,09 zł = 15,64 zł, po zaokrągleniu 16 zł (podatek do przekazania do urzędu skarbowego),

● 168,90 zł - 15,20 zł - 16 zł = 137,70 zł (kwota do wypłaty).

W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki (art. 24 ust. 6f ustawy systemowej). W razie wątpliwości dotyczących przekroczenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik (lub ubezpieczony) może wystąpić do ZUS z wnioskiem o ustalenie tego przekroczenia (na formularzu ZUS RRP - wniosek o ustalenie przekroczenia granicy rocznej podstawy wymiaru składek - 30-krotność). Wniosek jest dostępny w wersji elektronicznej na PUE ZUS z możliwością wysłania go w tej wersji lub jako papierowy formularz.

Przekroczenie I progu podatkowego i rozliczenia w tym zakresie

W 2021 r., podobnie jak w latach poprzednich, obowiązuje progresywna 2-stopniowa skala podatkowa. W zależności od wysokości dochodu (za który w przypadku zatrudnionych osób uważa się: przychód minus koszty uzyskania przychodów, które dla pracowników są zryczałtowane, a dla zleceniobiorców/wykonawców umowy o dzieło - procentowe, minus ewentualne składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potrącone ze środków podatnika) może on być objęty stawką podatku z I progu podatkowego w 2021 r. - 17%, albo 32% podatkiem dochodowym (II próg podatkowy).

Obecnie wysokość kwoty zmniejszającej podatek zależy od rocznych dochodów osiągniętych przez podatników. Roczną kwotę zmniejszającą podatek, z jakiej skorzystają podatnicy w 2021 r., osoby te będą mogły określić dopiero po zakończeniu roku kalendarzowego i w rozliczeniu rocznym podatku.

Skala podatkowa obowiązująca w 2021 r.

Podstawa obliczenia podatku		Podatek wynosi
ponad	do
	85 528 zł	17%	minus kwota zmniejszająca podatek: 1360 zł - dla podstawy obliczenia podatku nieprzekraczającej kwoty 8000 zł; 1360 zł - pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 834,88 zł × (podstawa obliczenia podatku - 8000 zł) : 5000 zł, dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 8000 zł i nieprzekraczającej 13 000 zł; 525,12 zł - dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 13 000 zł i nieprzekraczającej 85 528 zł; 525,12 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 525,12 × (podstawa obliczenia podatku - 85 528 zł) : 41 472 zł, dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 85 528 zł i nieprzekraczającej 127 000 zł.
85 528 zł		14 539 zł 76 gr + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł

Obowiązek naliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek od dochodów ze stosunku pracy spoczywa na pracodawcy (płatniku) i to on ustala przekroczenie podstawy opodatkowania, naliczając wyższy, 32% podatek bez wniosku pracownika. Natomiast w przypadku dokonywania wypłat należności ze stosunku cywilnoprawnego (np. z umów zlecenia, o dzieło) płatnik nalicza wyłącznie podatek właściwy dla I progu podatkowego (17%) bez względu na wysokość dochodu. Zastosowanie wyższej stawki procentowej podatku do dochodu tych zatrudnionych jest możliwe tylko na podstawie ich wniosku (art. 41 ustawy o pdof).

W przypadku obu wskazanych grup podatników za dopuszczalne należy uznać stosowanie wyższej stawki podatku wcześniej, na ich wniosek, nie tylko od całego dochodu za dany miesiąc, ale też od jego części, wprost wskazanej przez te osoby we wniosku.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że zleceniobiorca (w wieku 30 lat) otrzymujący miesięcznie kwotę 10 000 zł złożył płatnikowi podatku wniosek o stosowanie wyższej, 32% stawki podatku do części dochodu za październik 2021 r., wynoszącej 4000 zł, oraz do całego dochodu za listopad i grudzień 2021 r. Zleceniodawca uwzględnił wniosek zleceniobiorcy. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Wyższą, 32% stawkę podatku (w przypadku gdy płatnik ma obowiązek naliczać podatek według progresywnej skali podatkowej), od 2020 r. należy liczyć analogicznie jak przy limicie 30-krotności. A zatem wyższą stawkę podatku należy liczyć od dochodu na bieżąco, tj. już w miesiącu przekroczenia I progu podatkowego i objęcia dochodu wyższym 32% podatkiem dochodowym.

W przypadku pracowników (takiej możliwości przy rozliczaniu podatku od wynagrodzenia nie mają np. zleceniobiorcy i wykonawcy umów o dzieło) ich podstawa opodatkowania może ulec zmniejszeniu o tzw. kwotę wolną od podatku, która miesięcznie wynosi 43,76 zł. Warunkiem jej zastosowania jest złożenie w tej sprawie przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia oświadczenia na formularzu PIT-2 i spełnienie wskazanych w nim warunków (art. 32 ust. 3 ustawy o pdof). Ponadto przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy w 2021 r. m.in. od wypłat ze stosunku pracy, pracodawcy:

• nadal stosują 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w przypadku podatników, których dochody nie przekroczą kwoty 85 528 zł,
• nie stosują kwoty zmniejszającej podatek w przypadku podatników, których dochody przekroczą 85 528 zł.

Zaprzestać stosowania kwoty zmniejszającej podatek należy w stosunku do dochodu, od którego należny jest 32% podatek dochodowy. Zatem kwota zmniejszająca podatek może zostać zastosowana do dochodu objętego 17% podatkiem w miesiącu przekroczenia progu. Niestosowanie kwoty zmniejszającej podatek jest też możliwe wcześniej, na podstawie oświadczenia podatnika. Wówczas zaprzestanie stosowania kwoty zmniejszającej podatek nastąpi już od miesiąca jego otrzymania. Zaprzestanie stosowania ulgi od następnego miesiąca będzie możliwe tylko wtedy, gdy płatnik nie będzie miał możliwości pobrania zaliczki w danym miesiącu bez takiego pomniejszenia.

Pracownicy, którzy oświadczą swojemu pracodawcy, że za dany rok zamierzają opodatkować swoje dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci i spełniają ustawowe warunki, mogą skorzystać z najniższej stawki podatku i podwójnej kwoty zmniejszającej podatek przez cały rok podatkowy (art. 32 ust. 1a ustawy o pdof). Zasadniczo w przypadku wszystkich zatrudnionych naliczony podatek ulega obniżeniu o składkę zdrowotną w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy jej wymiaru (art. 27b ust. 2 ustawy o pdof). Należy mieć na uwadze, że o składkę zdrowotną można obniżyć podatek naliczony od przychodów, które stanowiły podstawę wymiaru tej składki (uchwała Sądu Najwyższego z 2 lutego 2016 r., III UZP 18/15, OSNP 2016/8/105, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2017 r., 0114-KDIP3-3.4011.200.2017.1.JK2).

Od 1 sierpnia 2019 r. w stosunku do osób, które nie ukończyły 26 roku życia, płatnicy składek muszą pilnować jeszcze 1 limitu. Chodzi o tzw. "ulgę dla młodych" (czyli zerowy PIT). Przychody podatnika będą w całości zwolnione z podatku, jeżeli nie przekroczą rocznego limitu w wysokości 85 528 zł, wówczas pracodawca nie potrąca zaliczki na podatek od tego przychodu. Kwoty uzyskane ponad ten limit podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Wpływ rocznych ograniczeń podatkowo-składkowych na potrącenia z wynagrodzeń

Przy dokonywaniu potrącenia z wynagrodzenia za pracę podlegającego opodatkowaniu 32% podatkiem, od którego nie są naliczane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, mogą powstać wątpliwości w zakresie wysokości kwoty wolnej od potrąceń.

Wolna od potrąceń jest bowiem kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (lub jego części) ustalonego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania (art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy).

W zależności od rodzaju zastosowanych kosztów uzyskania przychodów (zasadniczo są one zwykłe lub podwyższone) i stosowania (lub nie) kwoty zmniejszającej podatek (na podstawie oświadczenia PIT-2) kwota wolna od potrąceń może mieć różną wysokość. Co do zasady przy obliczaniu kwoty wolnej odlicza się pełne składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, składkę na ubezpieczenie zdrowotne i podatek. Przepisy nie regulują jednak wprost sytuacji, gdy pracownik, któremu ustalamy kwotę wolną od potrąceń, nie będzie ponosił kosztów składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przekroczył tzw. 30-krotność) i jego dochody przekroczą I próg podatkowy. Należy jednak przyjąć, że w tym przypadku minimalne wynagrodzenie trzeba pomniejszyć o rzeczywiście ponoszony przez pracownika koszt składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek (jeżeli wystąpi konieczność jej naliczenia).

PRZYKŁAD

40-letni pracownik spółki z o.o. w lipcu 2021 r. przekroczył I próg podatkowy, a w sierpniu 2021 r. maksymalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatrudniony wykonuje pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2. Pracownik nie przystąpił do PPK. Ze względu na przekroczenie I progu podatkowego przy obliczaniu zaliczki na podatek pracodawca stosuje 32% podatku oraz nie stosuje już kwoty zmniejszającej podatek (43,76 zł). Załóżmy, że od 1 listopada 2021 r. jego wynagrodzenie zostało obniżone do 4000 zł miesięcznie, co stanowi 2684,82 zł netto. Pracownik ma zajęcie wynagrodzenia za pracę z tytułu niespłaconego kredytu. Pracodawca może zająć 50% wynagrodzenia pracownika, pozostawiając mu jednocześnie do dyspozycji kwotę minimalnej płacy. Pracodawca w listopadzie 2021 r. dokonał obliczeń w następujący sposób:

● 2684,82 zł x 50% = 1342,41 zł (granica potrącenia),

● 2800 zł - 68,60 zł (składka na ubezpieczenie chorobowe - 2,45%) - 245,83 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9%) - 582 zł (zaliczka na podatek dochodowy - 32%) = 1903,57 zł (gwarantowana kwota minimalnego wynagrodzenia).

Kwota wolna od potrąceń dla tego pracownika wynosi 1903,57 zł (100% minimalnego wynagrodzenia netto). Oznacza to, że pracodawca może potrącić z wynagrodzenia nie więcej niż 781,25 zł (2684,82 zł - 1903,57 = 781,25 zł; 1342,41 zł > 781,25 zł).

Wpływ rocznych ograniczeń podatkowo-składkowych na wysokość zasiłku dla pracownika i osoby niebędącej pracownikiem

Zasadniczo podstawę wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika stanowi jego średni przychód (będący podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe) wypłacony za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę, lecz finansowanych przez pracownika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe - łącznie 13,71% (art. 36 ust. 1 w zw. z art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej). Jeżeli przychód pracownika zaliczany do podstawy zasiłkowej nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze względu na przekroczenie rocznego limitu w tym zakresie, to ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego (wynagrodzenia i zasiłku), należy uwzględnić faktyczną (niższą niż 13,71%) wysokość potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku osób niebędących pracownikami również może dojść do przekroczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli jednak osobom tym będzie przysługiwał zasiłek z ubezpieczenia społecznego, to przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej nie wpłyną na podstawę wymiaru zasiłku. Podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest bowiem ograniczona i w 2021 r. nie może być opłacona od podstawy wyższej niż 13 147,50 zł miesięcznie. Zatem osoba niebędąca pracownikiem, która przez cały okres uwzględniany w podstawie zasiłkowej finansowała składkę chorobową od maksymalnej podstawy wymiaru, co do zasady otrzyma świadczenie obliczone od tej podstawy, bez dokonywania dodatkowych obliczeń.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 lutego 2017 r. na czas nieokreślony, wynagradzany do 31 grudnia 2020 r. stawką miesięczną w wysokości 15 000 zł, a od 1 stycznia 2021 r. w kwocie 17 750 zł i z prawem do premii regulaminowych, był niezdolny do pracy z powodu choroby przez 6 dni w październiku 2021 r. i ma prawo do 80% podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w tym roku. We wrześniu 2021 r. przekroczył roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W tym miesiącu składki na te ubezpieczenia zostały naliczone od kwoty 15 770 zł [(17 750 zł x 9 miesięcy = 159 750 zł; 159 750 zł - 157 7700 zł = 1980 zł); 17 750 zł - 1980 zł = 15 770 zł)]. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić z okresu od października 2020 r. do września 2021 r. Za okres od października do grudnia 2020 r. i od stycznia do sierpnia 2021 r. składki na ubezpieczenia społeczne zostały naliczone w pełnej wysokości (13,71% podstawy wymiaru). Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za niezdolność do pracy w październiku 2021 r. należy ustalić w następujący sposób:

Krok 1. Pomniejszyć przychód za okres od października 2020 r. do sierpnia 2021 r. o pełną wysokość potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne (13,71%):

● 15 000 zł - 2056,50 zł (15 000 zł × 13,71%) = 12 943,50 zł; 12 943,50 zł × 3 miesiące w 2020 r. = 38 830,50 zł,

● 17 750 zł - 2433,53 zł (17 750 zł × 13,71%) = 15 316,47 zł; 15 316,47 zł × 8 miesięcy w 2021 r. = 122 531,76 zł.

Krok 2. Pomniejszyć przychód za wrzesień 2021 r. o faktyczną wysokość potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne:

17 750 zł - 1775,70 zł (15 770 zł × 11,26%) - 434,88 zł (17 750 zł × 2,45%) = 15 539,42 zł.

Krok 3. Obliczyć przeciętny miesięczny przychód:

38 830,50 zł + 122 531,76 zł + 15 539,42 zł = 176 901,68 zł; 176 901,68 zł : 12 = 14 741,81 zł.

Krok 4. Obliczyć kwotę wynagrodzenia chorobowego:

● 14 741,81 zł : 30 = 491,39 zł; 491,39 zł × 80% = 393,11 zł (stawka zasiłku za 1 dzień),

● 393,11 zł × 6 dni = 2358,66 zł (wynagrodzenie chorobowe za 6 dni niezdolności do pracy w październiku br.).

Jeżeli płatnikiem zasiłków dla ubezpieczonych w 2021 r. jest ZUS, do celów ustalenia prawa do tego świadczenia i jego wypłaty, oprócz zaświadczenia lekarskiego, niezbędne jest zaświadczenie płatnika składek zawierające dane wskazane w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego (…), którego wzór określił ZUS, i są to odpowiednio:

● Z-3 (dla pracowników) lub

● Z-3a (np. dla zleceniobiorców).

Wypełniając wskazane formularze, należy pamiętać, że jeżeli w miesiącu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy obliczyć średni wskaźnik potrąconej pracownikowi za ten miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne w następujący sposób:

(kwota potrąconej składki × 100) : przychód stanowiący podstawę wymiaru składek

Tak obliczony wskaźnik należy wykazać w części Informacje o składnikach wynagrodzenia zaświadczenia Z-3.

Zalecanym rozwiązaniem jest wskazanie w części Uwagi zaświadczenia ZUS Z-3, że w danym miesiącu (miesiącach), zaliczanym do podstawy zasiłkowej, nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej.

PRZYKŁAD

Pracownik, którego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekroczyła we wrześniu 2021 r. 30-krotność, zachorował w październiku 2021 r. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały za wrzesień br. obliczone od podstawy wymiaru 14 410 zł, a składka na ubezpieczenie chorobowe od 17 800 zł. Za pozostałe miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku pracownik miał prawo do wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 17 800 zł. Płatnikiem zasiłku jest ZUS. Wypełniając zaświadczenie ZUS Z-3, należy podać procent składki potrąconej we wrześniu br., który wyniósł 9,92% i został obliczony w następujący sposób:

● 1622,57 zł (14 410 zł x 11,26%) + 436,10 zł (17 800 zł × 2,45%) = 2058,67 zł (kwota potrąconej składki),

● (2058,67 zł × 100) : 17 800 zł = 11,57% (procent potrąconej składki).

Wpływ rocznych ograniczeń podatkowo-składkowych na sposób wypełnienia zaświadczeń dla zarobkujących emerytów/rencistów

Do końca lutego każdego roku pracodawcy muszą poinformować ZUS o przychodach zarobkujących emerytów i rencistów, uzyskanych przez nich w poprzednim roku. Na podstawie tego dokumentu ZUS rozliczy przychód tych osób (w razie konieczności zmniejszając kwotę wypłacanego świadczenia lub zawieszając jego wypłatę). Obowiązek informacyjny w tym zakresie nie dotyczy osób, które ukończyły powszechny wiek emerytalny i mają ustalone prawo do emerytury. Wyjątek stanowią osoby pozostające bez przerwy w stosunku pracy nawiązanym przed przejściem na emeryturę, którym ZUS zawiesi prawo do świadczenia bez względu na wysokość przychodu uzyskiwanego z tytułu tego zatrudnienia.

Obowiązek informacyjny względem ZUS zostanie spełniony przez wystawienie przez pracodawcę zaświadczenia potwierdzającego wysokość wynagrodzenia takiego pracownika (odrębnie za każdy miesiąc i podając łączną ich kwotę), od którego istniał obowiązek naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W zaświadczeniu należy też wykazać wypłacone świadczenia, które wpływają na prawo do emerytury/renty, lecz nie zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, np. wynagrodzenie chorobowe i zasiłki z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że oprócz wyżej wskazanych przychodów wykazać należy też przychody, od których co prawda nie istnieje obowiązek opłacania składek emerytalnej i rentowej ze względu na przekroczenie 30-krotności, ale przychody te stanowiłyby podstawę wymiaru tych składek.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że emeryt zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce cywilnej w listopadzie 2021 r. przekroczył kwotę 30-krotności. Do końca grudnia 2021 r. jego przychód wyniesie 175 000 zł. W zaświadczeniu, które należy złożyć w ZUS do 28 lutego 2022 r., pracodawca powinien wykazać przychody osiągnięte przez tę osobę, również przekraczające roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. 175 000 zł.

Wpływ rocznych ograniczeń podatkowo-składkowych na sposób wypełnienia ERP-7

Pracodawca zatrudniający pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające wynagrodzenie, które uzyskiwał w poszczególnych latach pracy. Dokonuje tego na formularzu ERP-7 (zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu). Wypełniając to zaświadczenie, pracodawca powinien uwzględnić przekroczenie limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku. W formularzu ERP-7 wyodrębniono części przeznaczone do wykazania przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej, w których należy podać:

• kwotę przychodu należnego za dany rok kalendarzowy, który nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (dotyczy lat po 1998 r.) - w części formularza: Informacje o kwotach wynagrodzenia/uposażenia, kwotach świadczeń wypłaconych w okresie niezdolności do pracy oraz kwotach innych należności - za dany rok kalendarzowy - uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego - kol. 6 tabeli;
• rok i miesiąc, w którym to nastąpiło - w części formularza: Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca, wypełniając zaświadczenie ERP-7, powinien uwzględnić informację o przekroczeniu limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku.

Co do zasady przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty uwzględnia się kwoty wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, przysługujących ubezpieczonemu w roku kalendarzowym przypadającym po 2004 r. Jednak łączna kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz wynagrodzeń i zasiłków nie może przekroczyć maksymalnej kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wskazane ograniczenie nie dotyczy m.in. świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego i dodatku wyrównawczego (art. 15 ust. 3 i 3a ustawy o emeryturach i rentach z FUS).

Podsumowanie

1. Pracodawca kalkulując wynagrodzenia pracownicze musi uwzględniać roczne limity dotyczące podstawy wymiaru składek ZUS (w 2021 r. 157 770 zł) i podatku dochodowego (w 2021 r. 85 528 zł).
2. W przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS ograniczeniu podlegają tylko składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
3. 32% podatek dochodowy należy liczyć już w miesiącu przekroczenia I progu podatkowego, a nie w miesiącu następnym.
4. W przypadku przekroczenia 30-krotności, pracownikowi ustalając podstawę zasiłkową należy uwzględnić faktyczną (niższą niż 13,71%) wysokość potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne.
5. Wystawiając zaświadczenie do ZUS o wysokości przychodów pracującego emeryta należy wykazać przychody, które stanowiłyby podstawę wymiaru składek ZUS, a więc także kwotę przekraczającą limit 30-krotności.

Podstawa prawna:

● art. 19 ust. 1, ust. 3-6a, art. 24 ust. 6a-6b, ust. 6e-6g ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619),

● art. 81 ust. 1 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1292),

● art. 9 ust. 1, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 18, art. 21 ust. 148, art. 22 ust. 2, art. 26 ust. 1, art. 27, art. 27b, art. 30 ust. 1 pkt 5a, art. 31, art. 32, art. 39, art. 41, art. 41a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243),

● art. 87-87¹, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162),

● art. 3, art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133),

· art. 15, art. 103-103a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 291; ost. Zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794),

● § 1 pkt 12 i pkt 17, załączniki nr 12, 17 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2366; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 846),

● § 6-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),

● § 2 pkt 1 i 2, załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 87),

● obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 listopada 2020 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2021 r. oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. z 2020 r. poz. 1061),

· rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 5 stycznia 2021 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia doręczanego zobowiązanemu przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 67).