Jak zgłosić pracownika do ZUS? [Przykłady]

• Zgłoszenie pracownika do ZUS
• Jak zgłosić pracownika do ZUS?
• Ile czasu pracodawca ma na zgłoszenie pracownika do ZUS?
• Co grozi za niezgłoszenie pracownika w terminie?

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Zgłoszenie pracownika do ZUS to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Umiejętność prawidłowego zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych ma na celu zapewnienie pracownikowi odpowiedniej ochrony oraz możliwości korzystania z równych świadczeń, tj.: płatna opieka zdrowotna czy świadczenia chorobowe. Prawidłowe zgłoszenie pracownika jest także kluczowym elementem, który pozwoli uniknąć sankcji za niewywiązanie się przez pracodawcę z tak ważnego obowiązku.

Jak zgłosić pracownika do ZUS?

Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS został uregulowany w art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a zasady podlegania pod obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne określa art. 6 niniejszej ustawy. Zgodnie z jej brzmieniem, pod obowiązkowe podlegają pracownicy zatrudnieni w ramach umowy o pracę, nawet jeśli pracownik jest studentem poniżej 26 roku życia. 

Aby zgłosić pracownika do ZUS pracodawca przygotowuje druk ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia: 01 10 XX (XX – to cyfry kodu dotyczące prawa do emerytury/renty oraz oznaczenia stopnia niepełnosprawności). W sytuacji, gdy pracownik nie posiada prawa do renty/emerytury lub orzeczenia lekarskiego o niepełnosprawności w miejscu XX (5 i 6 cyfra kodu) wpisujemy 00. 

Poza wymaganym kodem zgłoszenia w druku ZUS ZUA należy również podać dane pracownika, tj.: imię i nazwisko, nr PESEL, datę urodzenia, płeć, adres zameldowania lub zamieszkania oraz kod oddziału NFZ (w zależności od województwa zamieszkania pracownika). Dodatkowo należy podać datę od kiedy pracownika ma podlegać pod obowiązkowe ubezpieczenia. 

Od 16 maja 2021 r. został wprowadzony obowiązek podania kodu wykonywanego zawodu, zgodnie z Klasyfikacją Zawodów i Specjalności. Tak wypełniony dokument ZUS ZUA należy przekazać do ZUS za pośrednictwem programu Płatnik lub przez eZUS (wcześniej PUE ZUS).

Ile czasu pracodawca ma na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Termin zgłoszenia pracownika do ZUS został uregulowany w art. 43 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i wynosi 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Co grozi za niezgłoszenie pracownika w terminie?

Krótki termin na zgłoszenie pracownika do ZUS może być niezwykle problematyczny zwłaszcza dla pracodawców zatrudniających dużą ilość pracowników. W ferworze pracy może zdarzyć się, że osoba odpowiedzialna za zgłoszenie pracowników nie dotrzyma 7-dniowego terminu. Jeśli jest to jednorazowy przypadek, pracodawca nie powinien ponieść negatywnych konsekwencji. Jednak gdy opóźnienia w zgłoszeniu pracowników zdarzają się notorycznie zastosowanie ma art. 219 Kodeksu karnego, zgodnie z którym Kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Dodatkowo niefrasobliwy pracodawca może otrzymać karę grzywny w wysokości 5 000 zł.