Do kiedy ZUS IWA za 2025 rok? Kto składa i jak wypełnić? [INSTRUKCJA]

• Co to jest ZUS IWA?
• Kto składa ZUS IWA za 2025 rok?
• ZUS IWA – liczba ubezpieczonych
• ZUS IWA – do kiedy składa się w 2026 roku?
• ZUS IWA 2026 – druk
• ZUS IWA – instrukcja wypełniania

Co to jest ZUS IWA?

ZUS IWA to informacja o danych niezbędnych do ustalenia wysokości składki wypadkowej. Jest to więc jeden z formularzy składanych do ZUS przez przedsiębiorców zatrudniających pracowników i odprowadzających składki na ubezpieczenie wypadkowe. Druk ZUS IWA składa się w celu ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowego dla danego płatnika w nowym roku składkowym, który trwa od 1 kwietnia 2026 roku do 31 marca 2027 roku. Nie wszyscy mają jednak obowiązek składania ZUS IWA. Kto składa ZUS IWA w styczniu 2026 roku?

Kto składa ZUS IWA za 2025 rok?

ZUS IWA w 2026 roku składają tylko ci płatnicy składek, którzy spełniają łącznie trzy warunki:

1. byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku bez żadnej przerwy oraz minimum jeden dzień w styczniu 2025 roku (art. 31 ust. 7 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych)
2. mieli zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w 2025 roku średnio minimum 10 osób w miesiącu
3. na dzień 31 grudnia 2025 roku figurowali w rejestrze REGON. 

ZUS IWA – liczba ubezpieczonych

Liczba ubezpieczonych do obowiązkowego złożenia ZUS IWA wynosi średnio co najmniej 10 osób w miesiącu. Zgłoszenie np. 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego w każdym miesiącu 2025 roku zobowiązuje do złożenia ZUS IWA w 2026 roku.

Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej 1 dzień.

Natomiast jeżeli płatnik składek zgłaszany jest w ZUS w okresie od dnia 1 stycznia danego roku do dnia 31 marca następnego roku, liczbę ubezpieczonych ustala się w oparciu o liczbę ubezpieczonych podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia wypadkowego w miesiącu kalendarzowym, od którego płatnik składek został zgłoszony w ZUS.

ZUS IWA – do kiedy składa się w 2026 roku?

ZUS IWA składa się do 2 lutego 2026 roku. Druk ten składany jest za rok 2025. Standardowo dokument powinien dotrzeć do ZUS do końca stycznia, ale w tym roku 32 stycznia wypada w sobotę. W związku z powyższym termin ulega przedłużeniu do 2 lutego 2026 r. czyli do najbliższego poniedziałku.

Polecamy: Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktyczne rozliczenia

ZUS IWA 2026 – druk

Zgodnie z art. 31 ust. 6 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych dane niezbędne do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składek płatnik przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy w informacji zawierającej w szczególności:

1. dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych;
2. rodzaj działalności według PKD;
3. liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego;
4. adres płatnika składek.

Wzór informacji ZUS IWA znajduje się w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002  r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U.  z  2022,  poz.  740).

Jakie dane zawiera druk ZUS IWA? - W dokumencie ZUS IWA powinna znaleźć się informacja o rodzaju działalności gospodarczej według PKD, liczbie ubezpieczonych, liczbie zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Płatnicy wskazują także dane dotyczące liczby osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy, w tym w wypadkach śmiertelnych i ciężkich, jakie miały miejsce w roku, za który jest składana IWA – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie dolnośląskim. 

POBIERZ DRUK ZUS IWA 2026 pdf

Kopię ZUS IWA i jej korekt płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Co więcej, płatnik składek jest zobowiązany do złożenia korekty informacji w ciągu 7 dni od:

1. stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie;
2. otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w informacji wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

1. w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;
2. podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

ZUS IWA – instrukcja wypełniania

Jak złożyć ZUS IWA? Otóż forma złożenia druku uzależniona jest od formy składania przez danego płatnika innych dokumentów do ZUS. Może być więc elektroniczna lub papierowa. Oto poradnik „ZUS IWA - Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe”. Jest to instrukcja składania ZUS IWA krok po kroku sporządzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.