Praca zdalna - częste wątpliwości

• Czy istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej nie tylko z jednego miejsca ale z wielu? Przykładowo raz ze swojego domu, innym razem z domu rodziców, czy też z parku bądź kawiarni? 
• Kiedy trzeba dostosować się do polecenia pracy zdalnej?
• Czy wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?
• Jak rozliczać koszty pracy zdalnej? Czy trzeba naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną?
• Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?
• Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?
• Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?
• Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy?

Czy istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej nie tylko z jednego miejsca ale z wielu? Przykładowo raz ze swojego domu, innym razem z domu rodziców, czy też z parku bądź kawiarni? 

Generalnie, kodeks pracy nie doprecyzowuje w jakim miejscu powinna być świadczona praca zdalna. Wskazuje jedynie możliwość wykonywania pracy zdalnej całkowicie lub częściowo pod adresem zamieszkania pracownika. Nie jest to jednak obligatoryjne, ponieważ przepisy określają, że może to być miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Najważniejsza jest więc zgoda pracodawcy. To na nim ciąży ryzyko, czy praca w danym miejscu będzie spełniała warunki BHP czy ryzyko wypadku przy pracy jest duże i czy dane miejsce, ze względu na swoją specyfikę i specyfikę rodzaju pracy - jest odpowiednie, aby praca była świadczona w tej formie. Jak mówią więc prawnicy: "to zależy".

Należy więc zapamiętać, że miejsce świadczenia pracy zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy.

Kiedy trzeba dostosować się do polecenia pracy zdalnej?

Polecenie pracy zdalnej jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.  Regulacja ta jest nieco niespójna z tym co powyżej, skoro praca zdalna może być świadczona w różnych miejscach, nie tylko w domu. 

Pracodawca może polecić – co ważne, bez uzgodnienia z pracownikiem – wykonywanie pracy zdalnej:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy ze względu na powódź czy inną siłę wyższą).

Czy wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?

To zależy, w jakich okolicznościach. W pewnych sytuacjach tak - wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący (chociaż z pewnymi wyjątkami). Pracodawca, co do zasady, będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:

• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wniosek jest co do zasady wiążący, ponieważ jeżeli nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika udzielenie pracy zdalnej, to pracodawca nie musi wyrażać na nią zgodę. W takim przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej? Czy trzeba naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną?

Konkretne zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) stanowią obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin. W przepisach jest uregulowanie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?

Nie, nie muszą - chyba, że taki obowiązek zwrotu został wprowadzony do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu). Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Dodatkowo zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Polecamy: „Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami"

Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

Nie, wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.

Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy?

Nie, wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę we wspomnianym trybie.