Ewidencja czynności pracownika na pracy zdalnej

• Lista obecności na pracy zdalnej
• Wideokonferencje, telekonferencje
• Obowiązek prowadzenia ewidencji po stronie pracownika

Lista obecności na pracy zdalnej

W dobie pandemii wielu pracodawców i pracowników decyduje się na świadczenie pracy w formie zdalnej, czyli w miejscu zamieszkania lub innym ale nie w zakładzie pracy. Jest kilka form na sprawdzenie pracownika, czy jest na swoim stanowisku pracy w czasie, w którym ta praca ma być faktycznie wykonywana. Najprostszą formą weryfikacji, czy pracownik jest na stanowisku, jest lista obecności, którą można podpisać online. Do tego celu mogą posłużyć listy we współdzielonych plikach. Przy czym należy pamiętać, że aby były zgodne z prawem, muszą spełniać kilka kryteriów, np. pozwalać na identyfikację pracownika, posiadać archiwum zmian i backup, być dostępne dla osób upoważnionych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Wideokonferencje, telekonferencje

Pomocne mogą okazać się również stałe, ustalone odgórnie wideokonferencje czy telekonferencje. Pozwalają one o jednym czasie przedyskutować bieżące sprawy i obowiązki. Bardzo popularne są też chaty, gdzie dość szybko można wymieniać informacje, otrzymać odpowiedzi na pytania czy wątpliwości do zadań. Należy wskazać, że prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika, który świadczy pracę zdalnie nie różni się niczym od ewidencji stacjonarnej. W tym przypadku również należy wykazać poniższe dane:

• liczbę godzin pracy i godzin dyżuru,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dyżuru,
• liczbę nadgodzin,
• liczbę godzin pracy nocnej.

Przy czym nie ma potrzeby na rozróżnianie czy była to praca zdalna czy też nie dla samej ewidencji. Jeśli jednak pracodawca na własne potrzeby zechce odnotować informację, czy dany pracownik pracuje zdalnie czy w zakładzie, może to dobrowolnie rozróżnić w ewidencji.

Obowiązek prowadzenia ewidencji po stronie pracownika

Tarcza antykryzysowa 4.0 wprowadziła zasadę, że pracodawca może zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Taka ewidencja ma być prowadzona na polecenie pracodawcy - pisemne lub mailowe – może zostać zawarte od razu w poleceniu pracy zdalnej i powinna zawierać w szczególności:

• opis czynności wykonywanych przez pracownika,
• wskazanie daty ich wykonania,
• wskazanie czasu trwania czynności.

Ewidencja wykonywanych czynności sporządzana przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, bo jest zgoła czymś innym. Natomiast może pomóc przy prawidłowym ustalaniu czasu pracy pracownika dla celów prowadzenia ewidencji czasu pracy. W praktyce taka ewidencja czynności może przy odpowiednim jej ułożeniu, czasowo zastąpić np. stosowaną w zakładzie pracy listę obecności.

Ponadto, warto wskazać, że pracodawca może zakomunikować pracownikom, że praca zdalna odbywa się wg dotychczasowego rozkładu czasy pracy (np. od 9:00 do 17:00), a jeśli któryś pracownik pracuje po 17:00, to powinien to robić tylko na polecenie przełożonego. Podobną opcję daje też art. 142 K.p., regulujący indywidualny rozkład czasu pracy.

Podstawa prawna:

1. Kodeks pracy, Dz.U. 1974 Nr 24, poz. 141, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320;
2. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz. U.z 2020, poz. 1842 – TARCZA ANTYKRYZYSOWA