REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przejście z papierowej na elektroniczną (lub odwrotnie) formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej będzie możliwe od 1 stycznia 2019 r. w każdym czasie. Muszą być jednak zachowane odpowiednie warunki.

1.3.3. Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji

Autopromocja

Krok 1. Zeskanuj/wydrukuj dokumenty i je podpisz

Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe (minimalne wymagania techniczne są określone w załączniku do projektu rozporządzenia o dokumentacji) oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Krok 2. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. Doręczenie może nastąpić za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę lub środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia). W razie braku możliwości doręczenia będzie się je uznawać za dokonane po upływie terminu wskazanego w powtórnym awizie pozostawionym przez operatora.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Przykład informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Warszawa, 1 lutego 2019 r.

Dywanowo Sp. z o.o.
w miejscu

Zawiadomienie


1. Na podstawie art. 949 Kodeksu pracy informuję o:
1) zmianie papierowej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektroniczną z dniem 1 lutego 2019 r.,
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, tj. do 3 marca 2019 r. do godz. 24.00.
2. Nieodebrana w wyznaczonym terminie dokumentacja papierowa zostanie zniszczona.

Janina Morgus                                                                                                     Krzysztof Trzpiot
Prezes zarządu                                                                                               Wiceprezes zarządu

Krok 3. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:
- dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
- przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonka (wdowy i wdowca),
- rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD). Możliwe będzie także jej przekazanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Krok 4. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Podstawa prawna:
● art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357
● art. 221, art. 94 pkt 9a i pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629
● art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650
● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270
● art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2126
● art. 4–7, art. 9–10, art. 13–15, art. 26, art. 28–30, art. 37–39, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2
● projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 października 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    REKLAMA

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    REKLAMA

    Czy będą zmiany w Kodeksie pracy? Trwają prace nad wydłużeniem urlopu macierzyńskiego

    Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, szefowa MRPiPS, zadeklarowała, że w maju ma być gotowy projekt ustawy wydłużającej urlop macierzyński. Powinien on być fakultatywny, nieprzymusowy, udzielany na wniosek i płatny w 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku - ile maksymalnie można przebywać na L4? Po zasiłku chorobowym przysługuje świadczenie rehabilitacyjne. Ile wynosi i jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby je uzyskać?

    REKLAMA