REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przejście z papierowej na elektroniczną (lub odwrotnie) formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej będzie możliwe od 1 stycznia 2019 r. w każdym czasie. Muszą być jednak zachowane odpowiednie warunki.

1.3.3. Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji

REKLAMA

Autopromocja

Krok 1. Zeskanuj/wydrukuj dokumenty i je podpisz

REKLAMA

Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe (minimalne wymagania techniczne są określone w załączniku do projektu rozporządzenia o dokumentacji) oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Krok 2. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. Doręczenie może nastąpić za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę lub środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia). W razie braku możliwości doręczenia będzie się je uznawać za dokonane po upływie terminu wskazanego w powtórnym awizie pozostawionym przez operatora.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Przykład informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Warszawa, 1 lutego 2019 r.

Dywanowo Sp. z o.o.
w miejscu

Zawiadomienie

REKLAMA


1. Na podstawie art. 949 Kodeksu pracy informuję o:
1) zmianie papierowej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektroniczną z dniem 1 lutego 2019 r.,
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, tj. do 3 marca 2019 r. do godz. 24.00.
2. Nieodebrana w wyznaczonym terminie dokumentacja papierowa zostanie zniszczona.

Janina Morgus                                                                                                     Krzysztof Trzpiot
Prezes zarządu                                                                                               Wiceprezes zarządu

Krok 3. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:
- dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
- przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonka (wdowy i wdowca),
- rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD). Możliwe będzie także jej przekazanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Krok 4. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Podstawa prawna:
● art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357
● art. 221, art. 94 pkt 9a i pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629
● art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650
● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270
● art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2126
● art. 4–7, art. 9–10, art. 13–15, art. 26, art. 28–30, art. 37–39, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2
● projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 października 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

REKLAMA

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

REKLAMA

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

REKLAMA