Nagrody jubileuszowe po zmianie przepisów Kodeksu pracy. Jak sobie radzić z naliczaniem stażu pracy?

• Nowelizacja Kodeksu pracy - zmiana zasad ustalania stażu pracy
• RIO zasypane pytaniami od samorządów
• Podstawa prawna i termin nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej
• Wypłata w razie zbiegu kilku nagród jubileuszowych
• Przedawnienie roszczeń i wymagalność nagrody jubileuszowej
• RIO: Bez obaw o dyscyplinę finansów publicznych

Nowelizacja Kodeksu pracy - zmiana zasad ustalania stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzyła katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych, m. in. dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższego dodatku stażowego czy możliwość awansu. Przepisy wprowadzane były w dwóch etapach.

Po wejściu w życie nowych przepisów staż pracy obejmuje nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Do stażu wliczane są m. in.:

• okresy wykonywania umów-zleceń lub innych umów o świadczenie usług czy też umów agencyjnych,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

RIO zasypane pytaniami od samorządów

Nowelizacja Kodeksu pracy wywołała wątpliwości w samorządach. Wielu pracowników samorządowych dokumentuje bowiem nagły wzrost stażu pracy wnosząc o ponowne przeliczenie nagrody jubileuszowej. Powoduje to, że do regionalnych izb obrachunkowych (RIO) trafiają pytania o zasady wypłaty nagród za okresy, które minęły przed zmianą przepisów, czy też dotyczące zbiegu prawa do kilku nagród.

W jednym z wyjaśnień RIO w Olsztynie przedstawiła najważniejsze zasady dotyczące nabywania uprawnień pracowników do nagrody jubileuszowej w kontekście wejścia w życie nowych przepisów. Opinia Izby dotyczyła dwóch konkretnych przypadków:

• „Pracownik samorządowy do końca 2025 roku posiadał 19 lat stażu pracy, a w styczniu 2026 na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy przedstawił pracodawcy stosowane zaświadczenia z ZUS, gdzie po zaliczeniu posiada 46 lat i 5 miesięcy stażu pracy. Pracownik planuje przejść z końcem lutego 2026 r. na emeryturę. Czy pracownikowi należy wypłacić nagrodę jubileuszową za 45 lat pracy? Czy pracownik nie otrzyma ani jednej nagrody jubileuszowej w swojej ścieżce zawodowej? Czy wypłata nagrody jubileuszowej byłaby naruszeniem art. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych?”;
• „Pracownikowi w grudniu 2025 r. wypłacono nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy, a następnie w styczniu 2026 r. na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy przedstawił pracodawcy stosowane zaświadczenia z ZUS, gdzie po zaliczeniu ich posiada 31 lat pracy. Czy pracownikowi należy wypłacić nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy? Jeśli tak, to czy powinna być pomniejszona o kwotę nagrody z grudnia 2025 r.?”

Podstawa prawna i termin nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej

RIO przypomniała, że prawo i warunki do nagrody jubileuszowej dla pracowników samorządowych zostały określone w:

• ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135) oraz
• rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1638 z późn. zm.).

Zgodnie z § 8 przywołanego rozporządzenia pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody.

Wypłata w razie zbiegu kilku nagród jubileuszowych

RIO w Olsztynie zwróciła uwagę, że jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność do okresów, od których uzależnia się uprawnienia pracownicze, okresów niepodlegających dotychczas wliczeniu upływa okres uprawniający pracownika samorządowego do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę - najwyższą (§ 8 ust. 9 rozporządzenia).

Z kolei pracownikowi samorządowemu, który w dniu wejścia w życie przepisów, o których mowa w ust. 9, ma okres zatrudnienia, wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu, dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej - różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (§ 8 ust. 10 rozporządzenia).

Izba wskazała też, że zgodnie z treścią § 8 ust. 11 rozporządzenia, przepisy ust. 9 i 10 stosuje się odpowiednio, jeżeli w dniu, w którym pracownik samorządowy udokumentował swoje prawo do nagrody jubileuszowej, był uprawniony do nagrody wyższego stopnia oraz gdy pracownik samorządowy nabędzie to prawo w ciągu 12 miesięcy od tego dnia.

Izba zwróciła przy tym uwagę na pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 stycznia 2026 roku. W piśmie wskazano, że przepisy § 8 ust. 9 i 10 rozporządzenia „należy stosować nie wprost lecz odpowiednio, co oznacza konieczność dopasowania wynikających z nich reguł do sytuacji wymienionych w przepisie odsyłającym. Przepisy, do których jest odesłanie, rozstrzygają kwestię wypłaty nagrody jubileuszowej nabywanej w związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających zaliczalność do okresów uprawniających do świadczeń pracowniczych okresów niepodlegających dotychczas wliczeniu. Jeżeli w dniu wejścia w życie takich przepisów pracownikowi samorządowemu upływa okres uprawniający go do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca się tylko jedną nagrodę – najwyższą. Jeśli zaś w tym dniu ma on okres dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej – różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (…) W związku z tym w przypadku, gdy pracownik samorządowy udokumentuje na tyle długi okres zatrudnienia, że przed dniem udokumentowania minął mu okres uprawniający go do dwóch lub więcej nagród należy wypłacić mu tylko jedną nagrodę, najwyższą. Natomiast w przypadku udokumentowania krótszych okresów, o tym czy nagrodę wypłaca się w pełnej wysokości czy jako różnicę między nagrodą wyższą a niższą, decyduje w praktyce, przede wszystkim, długość dodatkowo dokumentowanego okresu. W przypadku gdy pracownik samorządowy (…) dokumentuje okres nie dłuższy niż 4 lata, nagroda wyższego stopnia przysługuje mu w pełnej wysokości, ponieważ nabycie prawa do tej nagrody nie następuje w okresie 12 miesięcy od uzyskania prawa do nagrody niższego stopnia. Natomiast w razie udokumentowania okresu dłuższego niż 4 lata, pracownikowi przysługuje nagroda niższego stopnia w pełnej wysokości, a nagroda wyższego stopnia w wysokości różnicy pomiędzy nagrodami, ponieważ nabycie prawa do nagrody wyższego stopnia następuje w okresie 12 miesięcy od uzyskania prawa do nagrody niższego stopnia.”

Przedawnienie roszczeń i wymagalność nagrody jubileuszowej

Odnosząc się do obowiązku wypłaty nagrody jubileuszowej pracownikom, do których prawo nabyli przed 1 stycznia 2026 roku, RIO zwróciła uwagę na treść art. 6 pkt 1 ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423). Zgodnie z tym przepisem w przypadku pracowników samorządowych, uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów, o których mowa w art. 302¹ § 1-7 kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy, tj. od dnia 1 stycznia 2026 roku.

Izba przypomniała, że kwestia ta została wyczerpująco wyjaśniona w innym piśmie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - DPP-V.0211.24.2026 - zgodnie z którym „kluczowe znaczenie wydaje się mieć użyte w art. 6 ustawy stażowej sformułowanie odnoszące się do dnia nabycia uprawnień pracowniczych. Innymi słowy, aby ustalić prawo pracownika do określonego świadczenia należy wskazać w którym dniu nabywa on to prawo. Bezsporne pozostaje, iż przed dniem wejścia w życie ustawy nie nabył on takiego prawa, bowiem nie posiadał odpowiedniego stażu pracy. Staż ten zaczął posiadać w dniu, gdy przepis ustawy pozwolił na zaliczenie jego zatrudnienia niepracowniczego do stażu od którego przysługują uprawnienia pracownicze. Uznać zatem należy, iż odpowiedni staż pracy uzyskał, a tym samym nabył prawo do nagrody jubileuszowej w pierwszym dniu obowiązywania ustawy stażowej, tj. 1 stycznia 2026 r. Art. 6 ustawy stażowej wprowadza nowy, dodatkowy termin, w którym pracownik może nabyć prawo do nagrody. Jest to dzień wejścia w życie przepisów przewidujących nowe okresy wliczane do stażu pracy, czyli 1.01.2026 r. Podstawą nabycia tego prawa jest upływ przed tym dniem jednego lub kilku okresów zatrudnienia wymaganych do nabycia prawa do nagrody (z reguły pięcioletnich) obliczonych z uwzględnieniem nowych przepisów. Dodać należy, iż roszczenie pracownika w omawianej sytuacji staje się wymagalne od dnia nabycia prawa i ten dzień należy przyjąć za początek biegu terminu przedawnienia stosownie do art. 291 kodeksu pracy.

Za nieprawidłową należy uznać interpretację, zgodnie z którą okres przedawnienia liczyć należy od dnia, w którym pracownik nabyłby prawo do nagrody jubileuszowej, jeśli wówczas obowiązywałyby regulacje wprowadzane ustawą stażową. Taka wykładnia abstrahuje od kwestii wymagalności roszczenia. Roszczenie w takim dniu nie mogło być wymagalne, bowiem wówczas nie obowiązywały przepisy umożliwiające wliczenie odpowiednich okresów zatrudnienia do wymaganego do nagrody jubileuszowej stażu pracy. Za prawidłowością powyższej interpretacji przemawia także wykładnia przepisów rozporządzenia płacowego (…). Rozporządzanie precyzuje termin nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia (…) nie ma wątpliwości, iż okres uprawniający do nabycia prawa do nagrody upływa w dniu osiągnięcia odpowiedniego stażu pracy, a ten pracownik osiąga w dniu wejścia w życie ustawy stażowej. Kolejny argument za wskazaną interpretacją wywieść należy z § 8 ust 9 rozporządzenia płacowego, który odnosi się wprost do zmiany unormowań odnoszących się do stażu pracy. Stosownie do tego przepisu, jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność do okresów, od których uzależnia się uprawnienia pracownicze, okresów niepodlegających dotychczas wliczeniu upływa okres uprawniający pracownika samorządowego do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę - najwyższą. Przepis ten reguluje sytuację zbiegu praw do kilku nagród jubileuszowych w wyniku zmiany zasad liczenia stażu pracy (…). Do podobnych wniosków prowadzi interpretacja § 8 ust. 10 rozporządzenia płacowego. (…) Warto dostrzec, że w tym unormowaniu prawodawca wprost zawarł normę, iż po wejściu przepisów umożliwiających wliczenie do stażu pracy nowych okresów zatrudnienia, pracownikowi samorządowemu przysługuje nagroda jubileuszowa w wysokości stosownej do stażu pracy liczonego wg nowych zasad. Jako uzupełnienie tej normy, przepis ten wprowadza rozwiązanie szczególne, odnoszące się do sytuacji gdy pracownik nabywa prawo do kolejnej nagrody jubileuszowej przed upływem 12 miesięcy. W takim przypadku przepis nakazuje wypłatę niższej nagrody w pełnej wysokości, a następnie, po uzyskaniu prawa do nagrody wyższej kwoty stanowiącej różnicę między tymi nagrodami”.

RIO zauważyła, że w cytowanym piśmie MRPiPS przedstawia następujący przykład wyliczenia stażu pracy pracownika samorządowego w kontekście nabycia prawa do nagrody jubileuszowej: „gdy pracownik samorządowy z 23 letnim stażem pracy udokumentuje na dzień 2 stycznia 2026 r, dodatkowe 8 lat stażu pracy (staż pracy na dzień 2 stycznia 2026 r. wynosi 31 lat) to taki pracownik jest uprawniony do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy”.

RIO: Bez obaw o dyscyplinę finansów publicznych

Odnosząc się do problematyki związanej z ewentualną odpowiedzialnością z tytułu naruszenia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych związaną z wypłatą nagrody jubileuszowej RIO wskazała, że w przypadku udokumentowania przez pracownika samorządowego okresów wliczanych do okresu zatrudnienia na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy, czego konsekwencją będzie uprawnienie pracownika do nagrody jubileuszowej na zasadach wynikających z przywołanych powyżej przepisów, po stronie pracodawcy wystąpi obowiązek wypłaty nagrody jubileuszowej. Zdaniem Izby realizacja wydatku w tym zakresie stanowić będzie wykonanie wynikającego z przepisów prawa obowiązku.

„Prawidłowe ustalenie uprawnienia pracownika do nagrody jubileuszowej i wypłata tej nagrody, stanowi powinność pracodawcy i nie może budzić wątpliwości w świetle zasad dokonywania wydatków ze środków publicznych wynikających z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tak też RIO Kraków w piśmie WIAS.710.8.2026)” – zaznaczono w opinii RIO Olsztyn.