Jakie praktyczne zmiany w sprawach kadrowych wprowadzi nowy dzień wolny w Wigilię? Co trzeba będzie zmienić?

• Co zmieni nowelizacja ustawy o dniach wolnych od pracy
• Modyfikacja współczynnika do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
• Konieczność ponownego zaplanowania harmonogramów czasu pracy

Co zmieni nowelizacja ustawy o dniach wolnych od pracy

Ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza:

• od 2025 r. dzień wolny od pracy w Wigilię (24 grudnia) dla wszystkich pracowników, w tym pracowników placówek handlowych;
• trzy niedziele handlowe poprzedzające Wigilię;
• zasadę, że pracownik handlu nie będzie mógł pracować w grudniu więcej niż dwie niedziele.

- Uchwalona przez Sejm ustawa o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, jeżeli zostanie podpisana przez Prezydenta RP, wejdzie w życie 1 lutego 2025 r. Patrząc na przepisy tej ustawy przez pryzmat otoczenia prawnego pracodawcy, można wskazać na nieoczywiste zagadnienia, które nie wynikają wprost z tekstu ustawy – mówi Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

W momencie, gdy Wigilia Bożego Narodzenia stanie się dniem wolnym od pracy, dla działów kadrowo-płacowych wprowadzi to skutki, o których warto pamiętać przez cały 2025 r. Z uwagi na to, że nowe prawo zacznie obowiązywać 1 lutego – cały przyszły rok będzie pod tym względem dla działów HR „przejściowy”. Na co należy zwrócić uwagę?

Modyfikacja współczynnika do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (§ 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Nowy dzień wolny od pracy automatycznie wpłynie więc na wysokość współczynnika. Obecnie współczynnik ten na 2025 r. wynosi 20,83. Po uwzględnieniu Wigilii – będzie to 20,75. 

- W mojej ocenie, z uwagi na wejście w życie przepisu 1 lutego 2025 r., w nadchodzącym roku pracodawca będzie zobowiązany zastosować dwa różne współczynniki za ekwiwalent. W odniesieniu do pracowników, z którymi stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu najpóźniej 31 stycznia 2025 r. – należy stosować „stary współczynnik”. Natomiast w przypadkach, gdzie stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu 1 lutego 2025 r. i później – pracodawca będzie mieć obowiązek zastosowania „nowego współczynnika”. Nie ma w tym wypadku znaczenia termin naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, ponieważ prawo do ekwiwalentu pojawia się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – informuje Tomasz Czerkies.

Konieczność ponownego zaplanowania harmonogramów czasu pracy

Konieczność ponownego zaplanowania harmonogramów pracy dotyczy szczególnie sytuacji, gdy u danego pracodawcy obowiązuje 12–miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, a dodatkowo pracodawca ten planuje pracę na cały ten 12–miesięczny okres rozliczeniowy. Dotyczy to zwłaszcza branż, których działalność podlega wahaniom, na przykład z powodu nierównomiernie pojawiających się zamówień lub z powodu sezonowości prac. W takim wypadku harmonogram czasu pracy planowany aktualnie na 2025 r. nie powinien jeszcze uwzględniać nowego dnia wolnego przypadającego w Wigilię Bożego Narodzenia. 

- Przepisy wprowadzające ten dzień wolny wejdą w życie od 1 lutego, zatem dopiero od tego dnia pracodawca powinien uwzględnić dzień wolny i ponownie „przeplanować” harmonogram czasu pracy. Alternatywą jest możliwość uwzględnienia nowego dnia wolnego od pracy w aktualnie planowanych harmonogramach czasu pracy. Obie metody są dopuszczalne, jednak obie wymagają podjęcia decyzji, w jaki sposób i kiedy Wigilia zostanie uwzględniona w harmonogramie czasu pracy na 2025 r. – mówi ekspert ADP Polska.

Źródło:

ADP Polska