Narzędzia cyfrowe, które skutecznie wspierają działy HR i pracowników

• Rozwiązanie budziło pewne obawy
• Technologia pozwoli na lepszy work-life balance

Wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych do pracy w dziale HR ulepsza realizację wielu procesów. Natomiast pracownikowi pozwala lepiej organizować swoje zadania i obowiązki oraz ułatwia planowanie czasu niezbędnego na rozwój osobisty – mówi Dorota Dublanka, Dyrektorka zarządzająca, Dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR.

KIR to hub technologiczny, który od ponad trzech dekad pełni kluczową rolę w polskim systemie bankowym, dostarczając niezawodne i bezpieczne rozwiązania dla szeroko rozumianej gospodarki cyfrowej. Tworzy narzędzia służące bezpiecznej wymianie informacji i otwartej bankowości, takie jak np. zdalne potwierdzanie tożsamości – mojeID, kwalifikowany podpis elektroniczny – mSzafir oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. KIR aktywnie wdraża cyfrowe rozwiązania również wśród własnych pracowników.

– Z narzędzi cyfrowych korzystamy w życiu prywatnym każdego dnia w ogóle o nich nie myśląc, bo po prostu nas otaczają. Patrząc z perspektywy firmy, ułatwiają i usprawniają procesy sprawiając, że wiele działań staje się bardziej efektywnych – mówi Dorota Dublanka.

W przeszłości komunikacja z pracownikami odbywała się głównie za pośrednictwem statycznych intranetów. Obecnie narzędzia HR są znacznie bardziej dynamiczne i przyjazne użytkownikowi.

– W wielu współczesnych firmach intranety  dalej funkcjonują, ale inaczej wyglądają. W naszej organizacji narzędzia, które widzi pracownik czy kandydat do pracy muszą być przyjazne, łatwe w obsłudze. Również proces aplikowania do firmy nie może być skomplikowany – podkreśla przedstawicielka KIR.

Codzienny obieg dokumentów w firmie warto projektować w sposób prosty i bezpieczny – a możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów powinna być standardem dostępnym dla każdego pracownika. Przełomem, który w tym zakresie nastąpił był mobilny e-podpis mSzafir, który wprowadziliśmy na rynek na początku pandemii. Jest to bardzo nowoczesna usługa, która umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem telefonu. W naszej firmie to benefit, ale też codzienne narzędzie pracy, z którego korzystamy do celów prywatnych i służbowych. Chętnie udostępniamy go także osobom, które do nas aplikują – mówi Dorota Dublanka.

Rozwiązanie budziło pewne obawy

– Kiedy wdrażaliśmy elektroniczny podpis mSzafir, pracownicy podchodzili do niego z pewną ostrożnością i obawami, że stosowanie będzie trudne i skomplikowane. Jednak w wielu przypadkach, już po pierwszym użyciu, dostawaliśmy informacje: mSzafir jest super! Takie rozwiązania ułatwiają życie wszystkim. Dorota Dublanka przewiduje, że przyszłość narzędzi HR będzie wiązała się z jeszcze większą intuicyjnością i personalizacją. Rozwiązania będą coraz trafniej dopasowane do potrzeb użytkowników, a także będą sprawnie integrowane z innymi systemami. Ważnym aspektem będzie również zbieranie i analiza danych, które pozwolą na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi.

Narzędzia cyfrowe funkcjonują na każdym poziomie zarządzania firmą. Jak zauważa Dorota Dublanka, z perspektywy działu HR jest ważne, by te wszystkie rozwiązania pozwalały zbierać dane w sposób etyczny. Mowa tu o np. cyfrowych teczkach pracowniczych, które zawierają umowy, regulaminy czy inne istotne dokumenty. Jeśli są one opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną, szybko można je zweryfikować pod względem bezpieczeństwa i integralności.

W jakim zatem kierunku będą się rozwijać narzędzia przydatne w zarządzaniu firmą? Dorota Dublanka uważa, że powinny być one jak najbardziej przyjazne użytkownikowi.

– Dla mnie jako HR-owca ważne jest to, aby narzędzie, które wybieramy synchronizowało się z innymi systemami, miało otwarte API (interfejs programistyczny umożliwiający łączenie danych z różnych źródeł), abyśmy mogli je dobrze wkomponować w nasz ekosystem. Ważne, by było dodatkiem, a nie kolejnym narzędziem, które implementujemy – mówi Dorota Dublanka.

Mówiąc o przyszłości rozwiązań cyfrowych wykorzystywanych w zarządzaniu zasobami ludzkimi przedstawicielka KIR jest optymistką.

– Będziemy szli w kierunku większej intuicyjności. Narzędzia będą nas wspierały. Dostanę takiego „asystenta-współpracownika”, który będzie mi podpowiadał w wielu kwestiach. Z drugiej strony, te narzędzia będą też pozwalały na zbieranie dużych ilości danych, które po odpowiednim zagregowaniu i przetworzeniu będą podpowiadać, jak działać skuteczniej – tłumaczy Dorota Dublanka.

Technologia pozwoli na lepszy work-life balance

– Na rynku trwa dyskusja o tym, że technologia, a szczególnie AI zabierze nam pracę. - Ale mnie się wydaje, że zabierze ona pracę tym osobom, które nie będą starały się zrozumieć tej technologii i nie nauczą się jak ją wykorzystywać w życiu prywatnym i zawodowym – podsumowuje przedstawicielka KIR.

Cyfrowe narzędzia HR przestały być jedynie dodatkiem, a stały się nieodłącznym elementem nowoczesnego zarządzania personelem. Dzięki nim zarówno pracownicy, jak i działy HR zyskują na czasie, efektywności i wygodzie.