REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowania działów kadr do zakończenia roku kalendarzowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Bartman

REKLAMA

Pod koniec roku działy kadr muszą przygotować się na wzmożoną pracę. Należy m.in. ustalić z pracownikami plany urlopowe czy „podliczyć” etaty w celu dokonania korekty odpisów na fundusz socjalny.

Z Ryszardem Michalczykiem, dyrektorem personalnym „Vistuli”, rozmawia Katarzyna Bartman:

REKLAMA

Autopromocja

● Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Przed działami kadr bardzo gorący i pracowity okres. Jak przygotować się do wzmożonej pracy, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i pomyłek?

REKLAMA

– W firmach, w których działają rozbudowane, dobrze wyposażone i profesjonalne działy kadr czy działy personalne, wspomagane przez odpowiednie narzędzia informatyczne, które uwzględniają zachodzące zmiany w prawie, przygotowania do zakończenia roku trwają już od października. Do końca roku tworzone są: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i plany urlopowe. Trwają też przymiarki do: budżetu wynagrodzeń, ruchomych, a odroczonych części wynagrodzeń (premie, prowizje itd.), do planów zatrudnienia według poszukiwanych specjalizacji i planów zatrudnienia dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planów odejść i rekrutacji. Te zadania można przygotować z pewnym wyprzedzeniem.

Koniec roku kalendarzowego to także okres najczęstszych nieporozumień. Dotyczy to przede wszystkim kwestii podatkowych, świadczeń socjalnych oraz ubezpieczeniowych. Najczęstszym powodem pomyłek jest brak jednoznacznych interpretacji przepisów zarówno ze strony resortu pracy, inspekcji pracy, jak i izb skarbowych. Przykładowo, wiele firm wciąż ma problem z ustaleniem, czy bony towarowe wręczane pracownikom z okazji świąt podlegają opodatkowaniu, a jeśli tak, to od jakiej wysokości. Pracodawcy nie klasyfikują bonów jako bony towarowe, ale jako znaki towarowe. Trzeba zwracać uwagę, co może być traktowane jako „paczka świąteczna z zfśs”, a co niestety musi być sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Korekta odpisów na zfśs >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● Czy w związku z nowymi przepisami działom kadrowym przybędzie pracy jeszcze w tym roku?

– Tak. W związku z uchwaleniem tzw. ustawy deregulacyjnej, która zakłada, że od przyszłego roku okres wykorzystania zaległego urlopu wydłuży się o 6 miesięcy, pojawiają się kolejne obowiązki związane np. z tworzeniem tzw. rezerwy urlopowej (jest ona związana z rozliczeniem wynagrodzeń niewypłaconych na skutek niewykorzystania przerwy w świadczeniu pracy i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny firmy). Wprowadzenie nowych przepisów spowoduje, że rezerwy te będą wyższe. W wielu firmach część ruchoma wynagrodzeń (np. premie) jest uzależniona od wypracowanego zysku, dlatego rezerwa będzie musiała być stworzona na wydłużony okres urlopów zaległych. W związku z tym prawdopodobieństwo, że pracownicy nie otrzymają nagrody w takiej wysokości, w jakiej można byłoby ją wypłacić, gdyby ta rezerwa nie była tak duża, jest bardzo wysokie.

● Wspomniał Pan o planach urlopowych. Czy wszyscy pracodawcy muszą je tworzyć i których pracowników one obejmują?

– Plan urlopowy należy sporządzić do 31 grudnia. Obowiązek ten w zasadzie dotyczy tylko tych firm, które mają odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, czyli tych, u których działają związki zawodowe. Co istotne, obecnie pracodawcy nie muszą już uzgadniać ze związkami zawodowymi tych planów, chyba że zobowiązali się do tego w układzie zbiorowym. Warto też podkreślić, że w organizacjach, w którym nie ma takiego przymusu prawnego, tworzenie planów urlopowych bardzo ułatwia działania biznesowe. Dzięki takiemu planowi można rozwiązać kwestie niewykorzystanych urlopów, zaplanować z wyprzedzeniem pracę, biorąc pod uwagę np. sezonowość lub perspektywy rozwoju danego biznesu. Wprowadzenie planów to również korzyść dla pracowników, którzy mogą zaplanować swój wypoczynek. Należy pamiętać, że taki plan obejmuje wszystkich pracowników i uwzględnia ich wnioski, jeśli zapewniony jest przy tym nieprzerwany i normalny tok pracy zakładu czy poszczególnych działów. Warto też wiedzieć, że pracodawca odpowiada finansowo (pokrywa koszty poniesione przez pracownika), jeśli urlop był zaplanowany w planie urlopowym, a pracodawca nie udzielił go pracownikowi.

Zaległy urlop będzie można wykorzystać w późniejszym terminie >>

● Kolejną problematyczną kwestią związaną z końcem roku jest fundusz socjalny. Do kiedy muszą zapaść decyzje w sprawie jego tworzenia oraz przeznaczenia jego środków?

– Jeśli chodzi o sferę budżetową, to obowiązek utworzenia takiego funduszu mają wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych w zakładzie osób. Powinien on powstać do 31 stycznia roku kolejnego. W przypadku pozostałych pracodawców obowiązek ten dotyczy tylko tych, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Ci, którzy zatrudniają mniej, tworzą albo fundusz socjalny, albo wypłacają tzw. ekwiwalent urlopowy.

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi wydać regulamin zfśs. Kluczowe jest to, aby fundusz faktycznie był socjalny. To znaczy, aby przyznawane środki: dofinansowanie czy dopłaty, odzwierciedlały sytuację życiową i materialną osób uprawnionych do korzystania z niego. Natomiast przepisy ustawy o zfśs stanowią, że środki te mogą być przeznaczone na cele związane z wypoczynkiem, na cele mieszkaniowe, zapomogi, zdarzenia losowe oraz inne wymienione w ww. ustawie. Warto pamiętać, że ten katalog jest zamknięty. Pewną nowością są usługi na rzecz dzieci w żłobkach i przedszkolach. Można je finansować z tego funduszu. W tym roku mamy dodatkowy przepis pozwalający na zwiększenie funduszu socjalnego o 7,5 proc., jeśli w całej puli funduszu te 7,5 proc. zostanie przeznaczone na opiekę nad dziećmi.

● Wielu pracodawców ma również problemy z korektą odpisu na zfśs. Do kiedy i w jakich sytuacjach pracodawca musi dokonać takiej korekty?

– Jeśli chodzi o korekty funduszu, to faktycznie są z tym duże problemy, a należy to zrobić najpóźniej do 31 grudnia. Tak naprawdę trzeba przyjąć pewne dane szacunkowe i ustalić, czy liczba zatrudnionych była taka sama, czy inna niż wcześniej zaplanowana oraz dokonać na tej podstawie stosownej korekty odpisu. Jest to skomplikowany ciąg operacji, ponieważ najpierw wymiary czasu pracy zatrudnionych pracowników przelicza się na pełne etaty (należy brać pod uwagę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetetowców, osoby niepełnosprawne, młodocianych – a jeśli fundusz ten obejmuje emerytów – to także ich). Na podstawie tych wyliczeń ustala się wysokość odpisu na zfśs. Pierwszy taki szacunek sporządza się do końca marca. Następnie pod koniec roku podlicza się zmiany kadrowe, jakie się dokonały w tym zakresie w ciągu roku. Ustala się, ilu było pracowników zatrudnionych na dzień 1 lipca, 1 sierpnia itd. Dane z całego roku zestawia się w grudniu, dokonuje się wtedy generalnej korekty. Najwięcej problemów jest z przeliczaniem na pełne etaty, np. kiedy pracownicy przechodzą z pełnego etatu na 3/4 lub 1/4 etatu albo kiedy w czasie roku zatrudniono pracowników niepełnosprawnych, którzy później dodatkowo utracili swoje uprawnienia do jakiegoś stopnia niepełnosprawności. Na szczęście są już specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają działom personalnym tę żmudną pracę.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wziął L4 i pojechał na koncert – wykrył to detektyw wynajęty przez pracodawcę

- Skala problemu rośnie z kwartału na kwartał. Pracodawcy coraz częściej proszą o pomoc detektywów, by pomóc w ustaleniu realnej sytuacji pracownika, który np. nadużywa L4 czy udał się na długotrwały urlop. Takie sytuacje mają miejsce np. gdy w firmie jest konflikt, planowane są zwolnienia lub gdy po prostu niektórym nie chce się wykonywać służbowych obowiązków – mówi detektyw Małgorzata Marczulewska. – Niektóre sytuacje są dowodem wielkiej arogancji pracowników – mówi ekspertka i podaje kilka przykładów.

Duże zmiany w zawodzie psychologa. Co się zmieni? Nowe regulacje prawne to m.in. rejestr psychologów, samorząd, kary

Co się zmieni w zawodzie psychologa? Jest projekt ustawy. Najważniejsze zmiany to powstanie rejestru psychologów, samorządu zawodowego psychologów i uregulowanie kar m.in. za podszywanie się pod psychologa.

Romans w pracy – o konsekwencjach prawnych

Czy pracownicy tej samej firmy mogą ponieść konsekwencje za swój romans? Jak powinien postąpić pracodawca? Kiedy bliska relacja może być źródłem problemów w pracy?

Ile czternastka wynosi netto w 2025 roku?

Jeszcze w sierpniu pierwsi emeryci otrzymają czternastki. Chodzi o osoby, które mają wypłacaną emeryturę pierwszego dnia miesiąca czyli 1 września. Mogą więc liczyć na 14 emeryturę w ostatnich dniach sierpnia. Ile czternastka wynosi netto?

REKLAMA

Polacy na kofeinowym rollercoasterze – czy kawa i energetyki rzeczywiście pomagają w pracy?

Kawa czy energetyk? Polacy codziennie stają przed wyborem „paliwa” do pracy, które ma zwiększyć ich koncentrację i efektywność. Aż 80% dorosłych Polaków pije kawę, z czego 60% regularnie, dla nich to nie tylko sposób na podkręcenie tempa działania, ale także codzienny rytuał. Z kolei napoje energetyczne, szczególnie popularne wśród młodych pracowników, zapewniają szybkie „doładowanie”, ale ich nadmiar może prowadzić do poważnych problemów zdrowotnych. Czy potrafimy znaleźć zdrowy balans między efektywnością a bezpieczeństwem?

Po 31 października 2025 r. ograniczenia w zakwaterowaniu i wyżywieniu dla Ukraińców. Również likwidacja portalu praca, zmiany w PESEL i legalizacji pobytu. Nowelizacja specustawy pomocowej

Obecnie w Polsce przebywa około 1 mln Ukraińców – według danych z początku lipca 2025 roku w Polsce 993 tys. osób z Ukrainy ma specjalny PESEL UKR. Trwa procedowanie nowelizacji przepisów ustawy z dnia 15 maja 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw. Zmieni się dużo! Począwszy od kontroli, ewidencji danych, zapewnienie wyżywienia, pracy i legalizacji pobytu w Polsce. Celem zmian jest m.in. zwiększenie presji na usamodzielnienie i wynajem mieszkań przez osoby aktywne zawodowo.

26 podstawowych praw dla osób z niepełnosprawnościami (OzN). Wreszcie wydano zalecenia Komitetu ONZ ds. Praw Osób z Niepełnosprawnościami dla Polski. Co to daje OzN?

Wreszcie! Udostępniono tłumaczenia rekomendacji wobec Polski, wydanych w 2018 r. przez Komitet ONZ ds. Praw Osób z Niepełnosprawnościami z wdrażania przez nasz kraj Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych. Dla środowiska OzN jak i dla społeczeństw niezwykle istotne jest, aby móc zapoznać się z tłumaczeniami uwag Komitetu ONZ na język polski, Polski Język Migowy oraz ich opracowania w tekście łatwym do czytania i rozumienia oraz w formatach dostępnych. I tak, na stronie Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych opublikowano Uwagi końcowe (Zalecenia) Komitetu ONZ ds. Praw Osób z Niepełnosprawnościami dla Polski.

Służba Więzienna do modernizacji? Raport NIK nie pozostawia złudzeń: kontrola, wnioski i rekomendacje

Praca, a w zasadzie służba funkcjonariuszy Służby Więziennej obarczona jest wysokim ryzykiem, wynikającym zarówno ze specyfiki środowiska, jak i niedoskonałości systemowych, które zidentyfikowała Najwyższa Izba Kontroli (NIK). Raport pokazuje gdzie są braki oraz co trzeba zmienić.

REKLAMA

Roszczenie pracodawcy w związku z bezpodstawnym rozwiązaniem umowy o pracę

Nagłe porzucenie pracy przez zatrudnionego to coraz częstsze zjawisko, zwłaszcza w branżach o dużej rotacji pracowników. Choć dla pracownika może to być szybka droga do lepszego wynagrodzenia, dla pracodawcy oznacza chaos, straty i ryzyko wstrzymania działalności. Prawo przewiduje konsekwencje dla osób, które bezpodstawnie zrywają umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Microlearning dla pracowników: przyszłość efektywnych szkoleń i nauki czy krótkotrwała moda?

Microlearning przestaje być ciekawostką w edukacji, a staje się realną pomocą w rozwoju pracowników – szczególnie tam, gdzie liczy się czas, efektywność i elastyczność operacyjna. Według danych International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) aż 85% pracowników uznaje krótkie formy nauki za bardziej angażujące, a 75% deklaruje lepsze zapamiętywanie przekazywanych w ten sposób informacji.

REKLAMA