REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowania działów kadr do zakończenia roku kalendarzowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Bartman

REKLAMA

Pod koniec roku działy kadr muszą przygotować się na wzmożoną pracę. Należy m.in. ustalić z pracownikami plany urlopowe czy „podliczyć” etaty w celu dokonania korekty odpisów na fundusz socjalny.

Z Ryszardem Michalczykiem, dyrektorem personalnym „Vistuli”, rozmawia Katarzyna Bartman:

REKLAMA

Autopromocja

● Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Przed działami kadr bardzo gorący i pracowity okres. Jak przygotować się do wzmożonej pracy, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i pomyłek?

REKLAMA

– W firmach, w których działają rozbudowane, dobrze wyposażone i profesjonalne działy kadr czy działy personalne, wspomagane przez odpowiednie narzędzia informatyczne, które uwzględniają zachodzące zmiany w prawie, przygotowania do zakończenia roku trwają już od października. Do końca roku tworzone są: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i plany urlopowe. Trwają też przymiarki do: budżetu wynagrodzeń, ruchomych, a odroczonych części wynagrodzeń (premie, prowizje itd.), do planów zatrudnienia według poszukiwanych specjalizacji i planów zatrudnienia dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planów odejść i rekrutacji. Te zadania można przygotować z pewnym wyprzedzeniem.

Koniec roku kalendarzowego to także okres najczęstszych nieporozumień. Dotyczy to przede wszystkim kwestii podatkowych, świadczeń socjalnych oraz ubezpieczeniowych. Najczęstszym powodem pomyłek jest brak jednoznacznych interpretacji przepisów zarówno ze strony resortu pracy, inspekcji pracy, jak i izb skarbowych. Przykładowo, wiele firm wciąż ma problem z ustaleniem, czy bony towarowe wręczane pracownikom z okazji świąt podlegają opodatkowaniu, a jeśli tak, to od jakiej wysokości. Pracodawcy nie klasyfikują bonów jako bony towarowe, ale jako znaki towarowe. Trzeba zwracać uwagę, co może być traktowane jako „paczka świąteczna z zfśs”, a co niestety musi być sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Korekta odpisów na zfśs >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● Czy w związku z nowymi przepisami działom kadrowym przybędzie pracy jeszcze w tym roku?

– Tak. W związku z uchwaleniem tzw. ustawy deregulacyjnej, która zakłada, że od przyszłego roku okres wykorzystania zaległego urlopu wydłuży się o 6 miesięcy, pojawiają się kolejne obowiązki związane np. z tworzeniem tzw. rezerwy urlopowej (jest ona związana z rozliczeniem wynagrodzeń niewypłaconych na skutek niewykorzystania przerwy w świadczeniu pracy i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny firmy). Wprowadzenie nowych przepisów spowoduje, że rezerwy te będą wyższe. W wielu firmach część ruchoma wynagrodzeń (np. premie) jest uzależniona od wypracowanego zysku, dlatego rezerwa będzie musiała być stworzona na wydłużony okres urlopów zaległych. W związku z tym prawdopodobieństwo, że pracownicy nie otrzymają nagrody w takiej wysokości, w jakiej można byłoby ją wypłacić, gdyby ta rezerwa nie była tak duża, jest bardzo wysokie.

● Wspomniał Pan o planach urlopowych. Czy wszyscy pracodawcy muszą je tworzyć i których pracowników one obejmują?

– Plan urlopowy należy sporządzić do 31 grudnia. Obowiązek ten w zasadzie dotyczy tylko tych firm, które mają odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, czyli tych, u których działają związki zawodowe. Co istotne, obecnie pracodawcy nie muszą już uzgadniać ze związkami zawodowymi tych planów, chyba że zobowiązali się do tego w układzie zbiorowym. Warto też podkreślić, że w organizacjach, w którym nie ma takiego przymusu prawnego, tworzenie planów urlopowych bardzo ułatwia działania biznesowe. Dzięki takiemu planowi można rozwiązać kwestie niewykorzystanych urlopów, zaplanować z wyprzedzeniem pracę, biorąc pod uwagę np. sezonowość lub perspektywy rozwoju danego biznesu. Wprowadzenie planów to również korzyść dla pracowników, którzy mogą zaplanować swój wypoczynek. Należy pamiętać, że taki plan obejmuje wszystkich pracowników i uwzględnia ich wnioski, jeśli zapewniony jest przy tym nieprzerwany i normalny tok pracy zakładu czy poszczególnych działów. Warto też wiedzieć, że pracodawca odpowiada finansowo (pokrywa koszty poniesione przez pracownika), jeśli urlop był zaplanowany w planie urlopowym, a pracodawca nie udzielił go pracownikowi.

Zaległy urlop będzie można wykorzystać w późniejszym terminie >>

● Kolejną problematyczną kwestią związaną z końcem roku jest fundusz socjalny. Do kiedy muszą zapaść decyzje w sprawie jego tworzenia oraz przeznaczenia jego środków?

REKLAMA

– Jeśli chodzi o sferę budżetową, to obowiązek utworzenia takiego funduszu mają wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych w zakładzie osób. Powinien on powstać do 31 stycznia roku kolejnego. W przypadku pozostałych pracodawców obowiązek ten dotyczy tylko tych, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Ci, którzy zatrudniają mniej, tworzą albo fundusz socjalny, albo wypłacają tzw. ekwiwalent urlopowy.

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi wydać regulamin zfśs. Kluczowe jest to, aby fundusz faktycznie był socjalny. To znaczy, aby przyznawane środki: dofinansowanie czy dopłaty, odzwierciedlały sytuację życiową i materialną osób uprawnionych do korzystania z niego. Natomiast przepisy ustawy o zfśs stanowią, że środki te mogą być przeznaczone na cele związane z wypoczynkiem, na cele mieszkaniowe, zapomogi, zdarzenia losowe oraz inne wymienione w ww. ustawie. Warto pamiętać, że ten katalog jest zamknięty. Pewną nowością są usługi na rzecz dzieci w żłobkach i przedszkolach. Można je finansować z tego funduszu. W tym roku mamy dodatkowy przepis pozwalający na zwiększenie funduszu socjalnego o 7,5 proc., jeśli w całej puli funduszu te 7,5 proc. zostanie przeznaczone na opiekę nad dziećmi.

● Wielu pracodawców ma również problemy z korektą odpisu na zfśs. Do kiedy i w jakich sytuacjach pracodawca musi dokonać takiej korekty?

– Jeśli chodzi o korekty funduszu, to faktycznie są z tym duże problemy, a należy to zrobić najpóźniej do 31 grudnia. Tak naprawdę trzeba przyjąć pewne dane szacunkowe i ustalić, czy liczba zatrudnionych była taka sama, czy inna niż wcześniej zaplanowana oraz dokonać na tej podstawie stosownej korekty odpisu. Jest to skomplikowany ciąg operacji, ponieważ najpierw wymiary czasu pracy zatrudnionych pracowników przelicza się na pełne etaty (należy brać pod uwagę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetetowców, osoby niepełnosprawne, młodocianych – a jeśli fundusz ten obejmuje emerytów – to także ich). Na podstawie tych wyliczeń ustala się wysokość odpisu na zfśs. Pierwszy taki szacunek sporządza się do końca marca. Następnie pod koniec roku podlicza się zmiany kadrowe, jakie się dokonały w tym zakresie w ciągu roku. Ustala się, ilu było pracowników zatrudnionych na dzień 1 lipca, 1 sierpnia itd. Dane z całego roku zestawia się w grudniu, dokonuje się wtedy generalnej korekty. Najwięcej problemów jest z przeliczaniem na pełne etaty, np. kiedy pracownicy przechodzą z pełnego etatu na 3/4 lub 1/4 etatu albo kiedy w czasie roku zatrudniono pracowników niepełnosprawnych, którzy później dodatkowo utracili swoje uprawnienia do jakiegoś stopnia niepełnosprawności. Na szczęście są już specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają działom personalnym tę żmudną pracę.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA