REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowania działów kadr do zakończenia roku kalendarzowego

Katarzyna Bartman

REKLAMA

Pod koniec roku działy kadr muszą przygotować się na wzmożoną pracę. Należy m.in. ustalić z pracownikami plany urlopowe czy „podliczyć” etaty w celu dokonania korekty odpisów na fundusz socjalny.

Z Ryszardem Michalczykiem, dyrektorem personalnym „Vistuli”, rozmawia Katarzyna Bartman:

Autopromocja

● Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Przed działami kadr bardzo gorący i pracowity okres. Jak przygotować się do wzmożonej pracy, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i pomyłek?

– W firmach, w których działają rozbudowane, dobrze wyposażone i profesjonalne działy kadr czy działy personalne, wspomagane przez odpowiednie narzędzia informatyczne, które uwzględniają zachodzące zmiany w prawie, przygotowania do zakończenia roku trwają już od października. Do końca roku tworzone są: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i plany urlopowe. Trwają też przymiarki do: budżetu wynagrodzeń, ruchomych, a odroczonych części wynagrodzeń (premie, prowizje itd.), do planów zatrudnienia według poszukiwanych specjalizacji i planów zatrudnienia dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planów odejść i rekrutacji. Te zadania można przygotować z pewnym wyprzedzeniem.

Koniec roku kalendarzowego to także okres najczęstszych nieporozumień. Dotyczy to przede wszystkim kwestii podatkowych, świadczeń socjalnych oraz ubezpieczeniowych. Najczęstszym powodem pomyłek jest brak jednoznacznych interpretacji przepisów zarówno ze strony resortu pracy, inspekcji pracy, jak i izb skarbowych. Przykładowo, wiele firm wciąż ma problem z ustaleniem, czy bony towarowe wręczane pracownikom z okazji świąt podlegają opodatkowaniu, a jeśli tak, to od jakiej wysokości. Pracodawcy nie klasyfikują bonów jako bony towarowe, ale jako znaki towarowe. Trzeba zwracać uwagę, co może być traktowane jako „paczka świąteczna z zfśs”, a co niestety musi być sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Korekta odpisów na zfśs >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● Czy w związku z nowymi przepisami działom kadrowym przybędzie pracy jeszcze w tym roku?

– Tak. W związku z uchwaleniem tzw. ustawy deregulacyjnej, która zakłada, że od przyszłego roku okres wykorzystania zaległego urlopu wydłuży się o 6 miesięcy, pojawiają się kolejne obowiązki związane np. z tworzeniem tzw. rezerwy urlopowej (jest ona związana z rozliczeniem wynagrodzeń niewypłaconych na skutek niewykorzystania przerwy w świadczeniu pracy i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny firmy). Wprowadzenie nowych przepisów spowoduje, że rezerwy te będą wyższe. W wielu firmach część ruchoma wynagrodzeń (np. premie) jest uzależniona od wypracowanego zysku, dlatego rezerwa będzie musiała być stworzona na wydłużony okres urlopów zaległych. W związku z tym prawdopodobieństwo, że pracownicy nie otrzymają nagrody w takiej wysokości, w jakiej można byłoby ją wypłacić, gdyby ta rezerwa nie była tak duża, jest bardzo wysokie.

● Wspomniał Pan o planach urlopowych. Czy wszyscy pracodawcy muszą je tworzyć i których pracowników one obejmują?

– Plan urlopowy należy sporządzić do 31 grudnia. Obowiązek ten w zasadzie dotyczy tylko tych firm, które mają odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, czyli tych, u których działają związki zawodowe. Co istotne, obecnie pracodawcy nie muszą już uzgadniać ze związkami zawodowymi tych planów, chyba że zobowiązali się do tego w układzie zbiorowym. Warto też podkreślić, że w organizacjach, w którym nie ma takiego przymusu prawnego, tworzenie planów urlopowych bardzo ułatwia działania biznesowe. Dzięki takiemu planowi można rozwiązać kwestie niewykorzystanych urlopów, zaplanować z wyprzedzeniem pracę, biorąc pod uwagę np. sezonowość lub perspektywy rozwoju danego biznesu. Wprowadzenie planów to również korzyść dla pracowników, którzy mogą zaplanować swój wypoczynek. Należy pamiętać, że taki plan obejmuje wszystkich pracowników i uwzględnia ich wnioski, jeśli zapewniony jest przy tym nieprzerwany i normalny tok pracy zakładu czy poszczególnych działów. Warto też wiedzieć, że pracodawca odpowiada finansowo (pokrywa koszty poniesione przez pracownika), jeśli urlop był zaplanowany w planie urlopowym, a pracodawca nie udzielił go pracownikowi.

Zaległy urlop będzie można wykorzystać w późniejszym terminie >>

● Kolejną problematyczną kwestią związaną z końcem roku jest fundusz socjalny. Do kiedy muszą zapaść decyzje w sprawie jego tworzenia oraz przeznaczenia jego środków?

– Jeśli chodzi o sferę budżetową, to obowiązek utworzenia takiego funduszu mają wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych w zakładzie osób. Powinien on powstać do 31 stycznia roku kolejnego. W przypadku pozostałych pracodawców obowiązek ten dotyczy tylko tych, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Ci, którzy zatrudniają mniej, tworzą albo fundusz socjalny, albo wypłacają tzw. ekwiwalent urlopowy.

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi wydać regulamin zfśs. Kluczowe jest to, aby fundusz faktycznie był socjalny. To znaczy, aby przyznawane środki: dofinansowanie czy dopłaty, odzwierciedlały sytuację życiową i materialną osób uprawnionych do korzystania z niego. Natomiast przepisy ustawy o zfśs stanowią, że środki te mogą być przeznaczone na cele związane z wypoczynkiem, na cele mieszkaniowe, zapomogi, zdarzenia losowe oraz inne wymienione w ww. ustawie. Warto pamiętać, że ten katalog jest zamknięty. Pewną nowością są usługi na rzecz dzieci w żłobkach i przedszkolach. Można je finansować z tego funduszu. W tym roku mamy dodatkowy przepis pozwalający na zwiększenie funduszu socjalnego o 7,5 proc., jeśli w całej puli funduszu te 7,5 proc. zostanie przeznaczone na opiekę nad dziećmi.

● Wielu pracodawców ma również problemy z korektą odpisu na zfśs. Do kiedy i w jakich sytuacjach pracodawca musi dokonać takiej korekty?

– Jeśli chodzi o korekty funduszu, to faktycznie są z tym duże problemy, a należy to zrobić najpóźniej do 31 grudnia. Tak naprawdę trzeba przyjąć pewne dane szacunkowe i ustalić, czy liczba zatrudnionych była taka sama, czy inna niż wcześniej zaplanowana oraz dokonać na tej podstawie stosownej korekty odpisu. Jest to skomplikowany ciąg operacji, ponieważ najpierw wymiary czasu pracy zatrudnionych pracowników przelicza się na pełne etaty (należy brać pod uwagę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetetowców, osoby niepełnosprawne, młodocianych – a jeśli fundusz ten obejmuje emerytów – to także ich). Na podstawie tych wyliczeń ustala się wysokość odpisu na zfśs. Pierwszy taki szacunek sporządza się do końca marca. Następnie pod koniec roku podlicza się zmiany kadrowe, jakie się dokonały w tym zakresie w ciągu roku. Ustala się, ilu było pracowników zatrudnionych na dzień 1 lipca, 1 sierpnia itd. Dane z całego roku zestawia się w grudniu, dokonuje się wtedy generalnej korekty. Najwięcej problemów jest z przeliczaniem na pełne etaty, np. kiedy pracownicy przechodzą z pełnego etatu na 3/4 lub 1/4 etatu albo kiedy w czasie roku zatrudniono pracowników niepełnosprawnych, którzy później dodatkowo utracili swoje uprawnienia do jakiegoś stopnia niepełnosprawności. Na szczęście są już specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają działom personalnym tę żmudną pracę.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Babciowe - od 500 zł do 1900 zł miesięcznie na dziecko. Od października będą trzy nowe świadczenia dla rodziców

    Program „Aktywny rodzic” zakłada trzy rodzaje dofinansowania do opieki nad dziećmi do lat 3. Będą to świadczenia dla rodziców – aktywni rodzice w pracy, aktywnie w żłobku i aktywnie w domu. Program ma wejść w życie 1 października 2024 r.

    120 mln zł dla firm na poprawę BHP

    120 mln zł z ZUS dla firm na poprawę BHP - kto może trzymać dofinansowanie? Ile pieniędzy z ZUS można uzyskać? Ile razy można ubiegać się o środki na poprawę warunków pracy w firmie?

    Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Czy będzie waloryzacja?

    Pracodawcy przysługuje ze środków PFRON comiesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Wysokość dofinansowania zależy od stopnia niepełnosprawności pracownika.

    Zwolnienia grupowe wiszą w powietrzu

    Zwolnienia grupowe wiszą w powietrzu. Pracownicy mogą być zwalniani w przemyśle i IT. Jakie firmy zwalniają? Jakie są przyczyny zwolnień?

    REKLAMA

    ZUS: Dobra kondycja finansowa Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. To drugi taki rok od 25 lat

    Stabilna sytuacja na rynku pracy przełożyła się na dobrą kondycję finansową Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Prognozy ZUS wskazują, że najbliższych latach nadal tak pozostanie.

    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce. Spadek zanotowano w jednym województwie

    Polska staje się coraz bardziej atrakcyjnym miejscem do pracy dla cudzoziemców. Liczba obcokrajowców ubezpieczonych w ZUS pod koniec marca przekroczyła 1,138 mln osób. To więcej o 10,7 tys. niż w grudniu 2023 r.

    Podwyższenie wieku emerytalnego. Ekspertka: To jest niezbędne. Gdzieniegdzie 70 lat w niedługiej perspektywie

    Z prognoz GUS wynika, że w 2060 r. liczba ludności w Polsce wyniesie 30,9 mln. Populacja zmniejszy się w większości regionów, najbardziej w śląskim. Wyjątkiem będzie region warszawski stołeczny, gdzie zakłada się wzrost liczby ludności.

    Diety zagraniczne 2024 - tabela

    Diety zagraniczne w 2024 roku – ile wynoszą stawki diety zagranicznej w takich państwach jak Niemcy, Hiszpania, Włochy, Francja? Tabela z załącznika do rozporządzenia wskazuje wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej. Jak liczyć dietę zagraniczną? Jak jest kwota limitu za nocleg?

    REKLAMA

    Podwyżka emerytur i rent dwa razy w roku – 1 marca i 1 września. Jest projekt dodatkowej waloryzacji

    10 kwietnia 2024 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw. Projekt nowelizacji zakłada m.in. wprowadzenie dodatkowej waloryzacji w przypadku, gdy wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych w pierwszym półroczu roku, w którym przeprowadzona była roczna waloryzacja od 1 marca przekroczy 5%.

    30 dni lub 36 dni urlopu wypoczynkowego. Kiedy pracownik ma prawo do urlopu w takim wymiarze?

    Zwykle pracownicy mają prawo do 20 dni lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od ogólnego stażu pracy. Jednak niektórym pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w powiększonym wymiarze.

    REKLAMA