REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowania działów kadr do zakończenia roku kalendarzowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Bartman

REKLAMA

Pod koniec roku działy kadr muszą przygotować się na wzmożoną pracę. Należy m.in. ustalić z pracownikami plany urlopowe czy „podliczyć” etaty w celu dokonania korekty odpisów na fundusz socjalny.

Z Ryszardem Michalczykiem, dyrektorem personalnym „Vistuli”, rozmawia Katarzyna Bartman:

REKLAMA

● Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Przed działami kadr bardzo gorący i pracowity okres. Jak przygotować się do wzmożonej pracy, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i pomyłek?

REKLAMA

– W firmach, w których działają rozbudowane, dobrze wyposażone i profesjonalne działy kadr czy działy personalne, wspomagane przez odpowiednie narzędzia informatyczne, które uwzględniają zachodzące zmiany w prawie, przygotowania do zakończenia roku trwają już od października. Do końca roku tworzone są: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i plany urlopowe. Trwają też przymiarki do: budżetu wynagrodzeń, ruchomych, a odroczonych części wynagrodzeń (premie, prowizje itd.), do planów zatrudnienia według poszukiwanych specjalizacji i planów zatrudnienia dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planów odejść i rekrutacji. Te zadania można przygotować z pewnym wyprzedzeniem.

Koniec roku kalendarzowego to także okres najczęstszych nieporozumień. Dotyczy to przede wszystkim kwestii podatkowych, świadczeń socjalnych oraz ubezpieczeniowych. Najczęstszym powodem pomyłek jest brak jednoznacznych interpretacji przepisów zarówno ze strony resortu pracy, inspekcji pracy, jak i izb skarbowych. Przykładowo, wiele firm wciąż ma problem z ustaleniem, czy bony towarowe wręczane pracownikom z okazji świąt podlegają opodatkowaniu, a jeśli tak, to od jakiej wysokości. Pracodawcy nie klasyfikują bonów jako bony towarowe, ale jako znaki towarowe. Trzeba zwracać uwagę, co może być traktowane jako „paczka świąteczna z zfśs”, a co niestety musi być sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Korekta odpisów na zfśs >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● Czy w związku z nowymi przepisami działom kadrowym przybędzie pracy jeszcze w tym roku?

– Tak. W związku z uchwaleniem tzw. ustawy deregulacyjnej, która zakłada, że od przyszłego roku okres wykorzystania zaległego urlopu wydłuży się o 6 miesięcy, pojawiają się kolejne obowiązki związane np. z tworzeniem tzw. rezerwy urlopowej (jest ona związana z rozliczeniem wynagrodzeń niewypłaconych na skutek niewykorzystania przerwy w świadczeniu pracy i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny firmy). Wprowadzenie nowych przepisów spowoduje, że rezerwy te będą wyższe. W wielu firmach część ruchoma wynagrodzeń (np. premie) jest uzależniona od wypracowanego zysku, dlatego rezerwa będzie musiała być stworzona na wydłużony okres urlopów zaległych. W związku z tym prawdopodobieństwo, że pracownicy nie otrzymają nagrody w takiej wysokości, w jakiej można byłoby ją wypłacić, gdyby ta rezerwa nie była tak duża, jest bardzo wysokie.

● Wspomniał Pan o planach urlopowych. Czy wszyscy pracodawcy muszą je tworzyć i których pracowników one obejmują?

– Plan urlopowy należy sporządzić do 31 grudnia. Obowiązek ten w zasadzie dotyczy tylko tych firm, które mają odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, czyli tych, u których działają związki zawodowe. Co istotne, obecnie pracodawcy nie muszą już uzgadniać ze związkami zawodowymi tych planów, chyba że zobowiązali się do tego w układzie zbiorowym. Warto też podkreślić, że w organizacjach, w którym nie ma takiego przymusu prawnego, tworzenie planów urlopowych bardzo ułatwia działania biznesowe. Dzięki takiemu planowi można rozwiązać kwestie niewykorzystanych urlopów, zaplanować z wyprzedzeniem pracę, biorąc pod uwagę np. sezonowość lub perspektywy rozwoju danego biznesu. Wprowadzenie planów to również korzyść dla pracowników, którzy mogą zaplanować swój wypoczynek. Należy pamiętać, że taki plan obejmuje wszystkich pracowników i uwzględnia ich wnioski, jeśli zapewniony jest przy tym nieprzerwany i normalny tok pracy zakładu czy poszczególnych działów. Warto też wiedzieć, że pracodawca odpowiada finansowo (pokrywa koszty poniesione przez pracownika), jeśli urlop był zaplanowany w planie urlopowym, a pracodawca nie udzielił go pracownikowi.

Zaległy urlop będzie można wykorzystać w późniejszym terminie >>

● Kolejną problematyczną kwestią związaną z końcem roku jest fundusz socjalny. Do kiedy muszą zapaść decyzje w sprawie jego tworzenia oraz przeznaczenia jego środków?

REKLAMA

– Jeśli chodzi o sferę budżetową, to obowiązek utworzenia takiego funduszu mają wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych w zakładzie osób. Powinien on powstać do 31 stycznia roku kolejnego. W przypadku pozostałych pracodawców obowiązek ten dotyczy tylko tych, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Ci, którzy zatrudniają mniej, tworzą albo fundusz socjalny, albo wypłacają tzw. ekwiwalent urlopowy.

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi wydać regulamin zfśs. Kluczowe jest to, aby fundusz faktycznie był socjalny. To znaczy, aby przyznawane środki: dofinansowanie czy dopłaty, odzwierciedlały sytuację życiową i materialną osób uprawnionych do korzystania z niego. Natomiast przepisy ustawy o zfśs stanowią, że środki te mogą być przeznaczone na cele związane z wypoczynkiem, na cele mieszkaniowe, zapomogi, zdarzenia losowe oraz inne wymienione w ww. ustawie. Warto pamiętać, że ten katalog jest zamknięty. Pewną nowością są usługi na rzecz dzieci w żłobkach i przedszkolach. Można je finansować z tego funduszu. W tym roku mamy dodatkowy przepis pozwalający na zwiększenie funduszu socjalnego o 7,5 proc., jeśli w całej puli funduszu te 7,5 proc. zostanie przeznaczone na opiekę nad dziećmi.

● Wielu pracodawców ma również problemy z korektą odpisu na zfśs. Do kiedy i w jakich sytuacjach pracodawca musi dokonać takiej korekty?

– Jeśli chodzi o korekty funduszu, to faktycznie są z tym duże problemy, a należy to zrobić najpóźniej do 31 grudnia. Tak naprawdę trzeba przyjąć pewne dane szacunkowe i ustalić, czy liczba zatrudnionych była taka sama, czy inna niż wcześniej zaplanowana oraz dokonać na tej podstawie stosownej korekty odpisu. Jest to skomplikowany ciąg operacji, ponieważ najpierw wymiary czasu pracy zatrudnionych pracowników przelicza się na pełne etaty (należy brać pod uwagę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetetowców, osoby niepełnosprawne, młodocianych – a jeśli fundusz ten obejmuje emerytów – to także ich). Na podstawie tych wyliczeń ustala się wysokość odpisu na zfśs. Pierwszy taki szacunek sporządza się do końca marca. Następnie pod koniec roku podlicza się zmiany kadrowe, jakie się dokonały w tym zakresie w ciągu roku. Ustala się, ilu było pracowników zatrudnionych na dzień 1 lipca, 1 sierpnia itd. Dane z całego roku zestawia się w grudniu, dokonuje się wtedy generalnej korekty. Najwięcej problemów jest z przeliczaniem na pełne etaty, np. kiedy pracownicy przechodzą z pełnego etatu na 3/4 lub 1/4 etatu albo kiedy w czasie roku zatrudniono pracowników niepełnosprawnych, którzy później dodatkowo utracili swoje uprawnienia do jakiegoś stopnia niepełnosprawności. Na szczęście są już specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają działom personalnym tę żmudną pracę.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA