Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowania działów kadr do zakończenia roku kalendarzowego

Katarzyna Bartman
Pod koniec roku działy kadr muszą przygotować się na wzmożoną pracę. Należy m.in. ustalić z pracownikami plany urlopowe czy „podliczyć” etaty w celu dokonania korekty odpisów na fundusz socjalny.

Z Ryszardem Michalczykiem, dyrektorem personalnym „Vistuli”, rozmawia Katarzyna Bartman:

● Zbliża się koniec roku kalendarzowego. Przed działami kadr bardzo gorący i pracowity okres. Jak przygotować się do wzmożonej pracy, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i pomyłek?

– W firmach, w których działają rozbudowane, dobrze wyposażone i profesjonalne działy kadr czy działy personalne, wspomagane przez odpowiednie narzędzia informatyczne, które uwzględniają zachodzące zmiany w prawie, przygotowania do zakończenia roku trwają już od października. Do końca roku tworzone są: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i plany urlopowe. Trwają też przymiarki do: budżetu wynagrodzeń, ruchomych, a odroczonych części wynagrodzeń (premie, prowizje itd.), do planów zatrudnienia według poszukiwanych specjalizacji i planów zatrudnienia dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planów odejść i rekrutacji. Te zadania można przygotować z pewnym wyprzedzeniem.

Koniec roku kalendarzowego to także okres najczęstszych nieporozumień. Dotyczy to przede wszystkim kwestii podatkowych, świadczeń socjalnych oraz ubezpieczeniowych. Najczęstszym powodem pomyłek jest brak jednoznacznych interpretacji przepisów zarówno ze strony resortu pracy, inspekcji pracy, jak i izb skarbowych. Przykładowo, wiele firm wciąż ma problem z ustaleniem, czy bony towarowe wręczane pracownikom z okazji świąt podlegają opodatkowaniu, a jeśli tak, to od jakiej wysokości. Pracodawcy nie klasyfikują bonów jako bony towarowe, ale jako znaki towarowe. Trzeba zwracać uwagę, co może być traktowane jako „paczka świąteczna z zfśs”, a co niestety musi być sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Korekta odpisów na zfśs >>

● Czy w związku z nowymi przepisami działom kadrowym przybędzie pracy jeszcze w tym roku?

– Tak. W związku z uchwaleniem tzw. ustawy deregulacyjnej, która zakłada, że od przyszłego roku okres wykorzystania zaległego urlopu wydłuży się o 6 miesięcy, pojawiają się kolejne obowiązki związane np. z tworzeniem tzw. rezerwy urlopowej (jest ona związana z rozliczeniem wynagrodzeń niewypłaconych na skutek niewykorzystania przerwy w świadczeniu pracy i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny firmy). Wprowadzenie nowych przepisów spowoduje, że rezerwy te będą wyższe. W wielu firmach część ruchoma wynagrodzeń (np. premie) jest uzależniona od wypracowanego zysku, dlatego rezerwa będzie musiała być stworzona na wydłużony okres urlopów zaległych. W związku z tym prawdopodobieństwo, że pracownicy nie otrzymają nagrody w takiej wysokości, w jakiej można byłoby ją wypłacić, gdyby ta rezerwa nie była tak duża, jest bardzo wysokie.

● Wspomniał Pan o planach urlopowych. Czy wszyscy pracodawcy muszą je tworzyć i których pracowników one obejmują?

– Plan urlopowy należy sporządzić do 31 grudnia. Obowiązek ten w zasadzie dotyczy tylko tych firm, które mają odpowiednie zapisy w układach zbiorowych, czyli tych, u których działają związki zawodowe. Co istotne, obecnie pracodawcy nie muszą już uzgadniać ze związkami zawodowymi tych planów, chyba że zobowiązali się do tego w układzie zbiorowym. Warto też podkreślić, że w organizacjach, w którym nie ma takiego przymusu prawnego, tworzenie planów urlopowych bardzo ułatwia działania biznesowe. Dzięki takiemu planowi można rozwiązać kwestie niewykorzystanych urlopów, zaplanować z wyprzedzeniem pracę, biorąc pod uwagę np. sezonowość lub perspektywy rozwoju danego biznesu. Wprowadzenie planów to również korzyść dla pracowników, którzy mogą zaplanować swój wypoczynek. Należy pamiętać, że taki plan obejmuje wszystkich pracowników i uwzględnia ich wnioski, jeśli zapewniony jest przy tym nieprzerwany i normalny tok pracy zakładu czy poszczególnych działów. Warto też wiedzieć, że pracodawca odpowiada finansowo (pokrywa koszty poniesione przez pracownika), jeśli urlop był zaplanowany w planie urlopowym, a pracodawca nie udzielił go pracownikowi.

Zaległy urlop będzie można wykorzystać w późniejszym terminie >>

● Kolejną problematyczną kwestią związaną z końcem roku jest fundusz socjalny. Do kiedy muszą zapaść decyzje w sprawie jego tworzenia oraz przeznaczenia jego środków?

– Jeśli chodzi o sferę budżetową, to obowiązek utworzenia takiego funduszu mają wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych w zakładzie osób. Powinien on powstać do 31 stycznia roku kolejnego. W przypadku pozostałych pracodawców obowiązek ten dotyczy tylko tych, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Ci, którzy zatrudniają mniej, tworzą albo fundusz socjalny, albo wypłacają tzw. ekwiwalent urlopowy.

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi wydać regulamin zfśs. Kluczowe jest to, aby fundusz faktycznie był socjalny. To znaczy, aby przyznawane środki: dofinansowanie czy dopłaty, odzwierciedlały sytuację życiową i materialną osób uprawnionych do korzystania z niego. Natomiast przepisy ustawy o zfśs stanowią, że środki te mogą być przeznaczone na cele związane z wypoczynkiem, na cele mieszkaniowe, zapomogi, zdarzenia losowe oraz inne wymienione w ww. ustawie. Warto pamiętać, że ten katalog jest zamknięty. Pewną nowością są usługi na rzecz dzieci w żłobkach i przedszkolach. Można je finansować z tego funduszu. W tym roku mamy dodatkowy przepis pozwalający na zwiększenie funduszu socjalnego o 7,5 proc., jeśli w całej puli funduszu te 7,5 proc. zostanie przeznaczone na opiekę nad dziećmi.

● Wielu pracodawców ma również problemy z korektą odpisu na zfśs. Do kiedy i w jakich sytuacjach pracodawca musi dokonać takiej korekty?

– Jeśli chodzi o korekty funduszu, to faktycznie są z tym duże problemy, a należy to zrobić najpóźniej do 31 grudnia. Tak naprawdę trzeba przyjąć pewne dane szacunkowe i ustalić, czy liczba zatrudnionych była taka sama, czy inna niż wcześniej zaplanowana oraz dokonać na tej podstawie stosownej korekty odpisu. Jest to skomplikowany ciąg operacji, ponieważ najpierw wymiary czasu pracy zatrudnionych pracowników przelicza się na pełne etaty (należy brać pod uwagę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetetowców, osoby niepełnosprawne, młodocianych – a jeśli fundusz ten obejmuje emerytów – to także ich). Na podstawie tych wyliczeń ustala się wysokość odpisu na zfśs. Pierwszy taki szacunek sporządza się do końca marca. Następnie pod koniec roku podlicza się zmiany kadrowe, jakie się dokonały w tym zakresie w ciągu roku. Ustala się, ilu było pracowników zatrudnionych na dzień 1 lipca, 1 sierpnia itd. Dane z całego roku zestawia się w grudniu, dokonuje się wtedy generalnej korekty. Najwięcej problemów jest z przeliczaniem na pełne etaty, np. kiedy pracownicy przechodzą z pełnego etatu na 3/4 lub 1/4 etatu albo kiedy w czasie roku zatrudniono pracowników niepełnosprawnych, którzy później dodatkowo utracili swoje uprawnienia do jakiegoś stopnia niepełnosprawności. Na szczęście są już specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają działom personalnym tę żmudną pracę.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: kadry.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.
    Polski Ład 2.0 - problemy z wyliczeniem podstawy składki zdrowotnej
    Nowelizacja Polskiego Ładu, która zaczęła obowiązywać od 1 lipca 2022 roku, daje podatnikom rozliczającym się na ryczałcie możliwość zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne już od połowy tego roku. Odpowiedniego wpisu do CEIDG należy dokonać do 22 sierpnia. W tym przypadku pojawia się jednak ważne pytanie: jak obliczyć składkę zdrowotną za pierwsze półrocze.
    Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę
    Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda ze stron umowy o pracę może ją rozwiązać za wypowiedzeniem. Rozwiązanie umowy następuje wówczas z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia w zależności od długości zatrudnienia pracownika. Podpowiadamy, w jakich sytuacjach możliwe jest cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę.
    Ponaglenie w sprawie urzędowej
    Jeśli sprawa urzędowa nie została załatwiona w terminie lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne, masz prawo wnieść ponaglenie. Jeśli natomiast procedura dotyczy urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego, upewnij się wcześniej, że ponaglenie będzie skuteczne.
    Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika
    Osobie legitymującej się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności przysługują dodatkowe uprawnienia pracownicze. Wynikają one z przepisów o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dotyczą one przede wszystkim czasu pracy, przerw w pracy i wymiaru urlopu. Oto one.
    Ponad 770 tys. obywateli Ukrainy zatrudnionych w Polsce
    Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy jest zatrudnionych legalnie w naszym kraju - powiedział we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Ponad połowa pracowników preferuje zdalny i hybrydowy model pracy
    Hybrydowy model pracy, który coraz chętniej wybierany jest przez samych pracowników, wymaga dużych zmian w modelu operacyjnym wielu firm. Zanim jednak pracownicy przejdą na pożądany przez nich system pracy, powinni posiąść niezbędne kompetencje. Zyskają jednak na tym też organizacje, które będą mogły łowić talenty na znacznie większym obszarze. Sukcesy widać już dziś. Nawet w firmach z sektora przemysłu ciężkiego, które w ”hybrydowym” świecie mogli zdobyć pracowników wcześniej niedostępnych.
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.