Zmiany w Kodeksie pracy 2026 r. dotyczące: ekwiwalentu urlopowego oraz form wniosków i dokumentów kadrowych

• Zmiany w Kodeksie pracy 2026
• Elektroniczne dokumenty w Kodeksie pracy - zmiany od 27 stycznia 2026 r.
• Wypłata ekwiwalentu za urlop w 2026 r.

Zmiany w Kodeksie pracy 2026

Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (druk nr 1601) trafił do Sejmu 29 lipca 2025 r. Dnia 4 sierpnia 2025 r. został skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu, które odbyło się 12 września. Projekt został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach. Następnie trwała praca w komisjach. Dnia 14 października zaprezentowano sprawozdanie podkomisji stałej, a 6 listopada przedłożono Sprawozdanie Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach o rządowym projekcie ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (sprawozdawca: Barbara Dolniak). Zgodnie ze stanowiskiem komisji należy uchwalić przez Sejm załączony projekt ustawy. II czytanie odbyło się dnia 3 grudnia. Projekt skierowano ponownie do komisji w celu przedstawienia sprawozdania. 4 grudnia w sprawozdaniu komisji zadecydowano o odrzuceniu proponowanych poprawek. Tego samego dnia odbyło się III czytanie i głosowanie za uchwaleniem całości projektu ustawy. Wynik głosowania to: 234 za, 175 przeciw, 24 wstrzymało się. Ustawa została więc uchwalona.

Ustawa ma charakter deregulacyjny. Jest efektem prac Rządowego Zespołu do spraw Deregulacji powołanego przez Radę Ministrów w marcu 2025 r. W wielu miejscach Kodeksu pracy, gdzie wymagana jest pisemna forma złożenia dokumentu, wprowadza także formę elektroniczną. Upraszcza więc formalności i dostosowuje przepisy do współczesnych wymagań. Ustawa została przyjęta przez Senat bez poprawek i dnia 19 grudnia 2025 r. przekazana Prezydentowi RP Karolowi Nawrockiemu do podpisu. USTAWA z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zaczęła obowiązywać 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw czyli w dniu 27 stycznia 2026 r.

Polecamy: Webinar: Elektronizacja dokumentacji pracowniczej w praktyce + certyfikat gwarantowany

Elektroniczne dokumenty w Kodeksie pracy - zmiany od 27 stycznia 2026 r.

Zgodnie z nowymi przepisami wprowadza się w wielu przepisach „postać papierową lub elektroniczną”. Dotychczas istnieje w tych miejscach zapis „forma pisemna” (dotyczy to następujących przepisów: art. 22² § 8, art. 23¹ § 3, art. 38 § 1, art. 38 § 2, art. 129 § 3, art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142, art. 143, art. 144, art. 150 § 5, art. 151 § 2¹, art. 151² § 1, art. 151⁷ § 6, art., art. 174 § 1, art. 174¹ § 1 i art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy). Budziła ona jednak wątpliwości: czy postać pisemna to tzw. papier czy także wersja elektroniczna dokumentu? Przykładem może tutaj być art. 30 § 3 Kodeksu pracy: Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Zdaniem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z dnia 24 sierpnia 2029 r. (I PK 58/09) obowiązek złożenia oświadczenia woli na piśmie w tym przypadku oznacza zwykłą formę pisemną uregulowaną w art. 78 §1 Kodeksu cywilnego.

Wątpliwości potęguje posługiwanie się przez ustawodawcę w Kodeksie pracy także sformułowaniem „postać papierowa lub elektroniczna”. Skoro w jednym miejscu reguluje się postać pisemną, a w innym postać papierową lub elektroniczną, można zastanawiać się nad zasadnością ich rozróżnienia. W uzasadnieniu do projektowanej ustawy czytamy: Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy.

Cyfryzacja procesów i elektronizacja dokumentacji jest dziś na porządku dziennym. Stąd konieczność po pierwsze uspójnienia nazewnictwa, a po drugie włączenia możliwości posługiwania się formą elektroniczną. Nowe przepisy zapewniają szybszy przepływ informacji, a więc usprawniają komunikację pomiędzy pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi.

"Postać papierową lub elektroniczną" zamiast "firmy pisemnej" wprowadza się w następujących przepisach Kodeksu pracy:

1. przekazanie informacji o monitoringu – art. 22² § 8 k.p.,
2. przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23¹ § 3 k.p.,
3. konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 k.p.,
4. sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.,
5. wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
6. wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
7. wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
8. wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 k.p.,
9. wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 2¹ k.p. zdanie pierwsze,
10. wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151² § 1 k.p.,
11. wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151⁷ § 6 k.p.,
12. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 k.p.,
13. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174¹ § 1 k.p.,
14. instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237⁴ § 3 k.p.

Polecamy: Wideoszkolenie: Jawność i równość wynagrodzeń – co czeka pracodawców?

Wypłata ekwiwalentu za urlop w 2026 r.

Przedmiotowa ustawa zmienia również termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego przysługującego za każdy dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dotychczas art.  171 Kodeksu pracy nie zawierał konkretnego wskazania, kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop jest wymagalne od dnia rozwiązania umowy o pracę. Rodzi to problemy po stronie pracodawców, którzy muszą generować dodatkowe listy płac i przelewów. Niekiedy prowadzi to do nieprawidłowych obliczeń należnego ekwiwalentu. Wiąże się to z koniecznością ustalenia wysokości świadczenia przed ustaniem stosunku pracy. Zgodnie z nowymi przepisami terminem wypłaty ekwiwalentu urlopowego będzie dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalony zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli dzień ten wypada przed zakończeniem stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Gdy taki termin jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Ustawodawca uzasadnia powyższą zmianę koniecznością uproszczenia procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę, a także ograniczenia liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy.