Jak złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy?

Należy przede wszystkim rozróżnić dwie sytuacje:

• u danego pracodawcy obowiązuje plan urlopów,
• u danego pracodawcy nie ma planu urlopów.

Jest to ważne z tego względu, że w przypadku, kiedy u danego pracodawcy obowiązuje plan urlopów, to czas złożenia wniosku nie jest dowolny. Oznacza to, że wszystkie ewentualne wnioski urlopowe muszą być złożone przed ostatecznym ułożeniem planu urlopów (w większości firm jest to marzec). Po ustaleniu planu urlopów, składanie wniosku o urlop wypoczynkowy jest praktycznie niemożliwe, gdyż jego termin został już ustalony. Pozostaje wtedy jedynie złożenie wniosku o przesunięcie terminu urlopu.

Wyróżnia się dwie sytuacje, kiedy pracodawca musi rozważyć zmianę terminu urlopu, a mianowicie:

• złożenie przez pracownika wniosku o przesunięcie urlopu wypoczynkowego umotywowanego ważnym przyczynami np. chorobą członka rodziny,
• wystąpienie szczególnych potrzeb po stronie pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy.

Natomiast w przypadku, gdy wystąpią przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, takie jak czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, a także urlop macierzyński, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Zobacz: Na jakich zasadach udzielany jest urlop w wymiarze godzinowym?

Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie ma planu urlopów, czas złożenia wniosku urlopowego jest dowolny. Nie oznacza to jednak, że dzisiaj składamy wniosek, a jutro idziemy na urlop. Pracodawca musi bowiem wyrazić na urlop zgodę. 

Pan Tomek w dniu 23 maja chciał złożyć u swojego pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w dniach 01 – 14 czerwca. Niestety okazało się, że pracodawca przebywa na wyjeździe służbowym i niemożliwe było udzielnie przez niego zgody na taki urlop. Wrócił dopiero 02 czerwca i wtedy udzielił zgody na urlop od dnia 03 do 16 czerwca. Bez zgody Pan Tomek nie mógł pójść na urlop w zaplanowanym przez siebie terminie.

Wniosek urlopowy powinien zawierać, oznaczenie pracodawcy, dane osobowe pracownika, określenie charakteru urlopu oraz jego dokładny termin.

Forma wniosku o urlop wypoczynkowy

Wniosek urlopowy musi być złożony na piśmie. Kodeks pracy nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących tej formy, w szczególności zapisów, że wniosek musi być składany w wersji papierowej co znaczy, że wniosek urlopowy może być złożony również np. drogą e-mailową.

W wielu przedsiębiorstwach taki sposób składania wniosków funkcjonuje bardzo sprawnie, tworzone są również specjalne programy do składania wniosków on-line. Jedyne o czym trzeba pamiętać to fakt, że pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop, co również może odbyć się drogą e-mailową.

Zobacz serwis: Urlopy okolicznościowe