W jakich dokumentach rozliczamy składki na ubezpieczenia?

Płatnik składa następujące dokumenty rozliczeniowe za każdy miesiąc:

• deklarację rozliczeniową ZUS DRA
• oraz imienne raporty miesięczne:
  • raport o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA,
  • raport o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA,
  • raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA.

Za każdego ubezpieczonego płatnik składek comiesięcznie sporządza raport imienny. Jeżeli dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym lub/i ubezpieczeniu zdrowotnemu, jego podstawę wymiaru i składki na ubezpieczenia wykazuje się w raporcie ZUS RCA. W przypadku, gdy podlegamy jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, zostanie sporządzony za nas raport ZUS RZA.

Zobacz: W jakich dokumentach rozliczamy składki?

Natomiast kiedy nastąpiłaby jakakolwiek przerwa w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. z powodu choroby, czy urlopu bezpłatnego), to taki fakt wykazuje się w raporcie ZUS RSA. W dokumencie tym zawarta jest również informacja o tym, jakie świadczenia są nam wypłacane w danym okresie (np. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek macierzyński). Znajdują się więc w tych dokumentach informacje o środkach postawionych do naszej dyspozycji w danym miesiącu kalendarzowym.

Po sporządzeniu raportów imiennych za wszystkie osoby płatnik dokonuje rozliczenia należnych składek za ubezpieczonych z wszystkich tytułów w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

W deklaracji płatnik wykazuje:

• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za dany miesiąc kalendarzowy
• podlegające potrąceniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, wypłacone przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłki z ubezpieczeń społecznych, zasiłki rodzinne, dodatki do zasiłku rodzinnego oraz zasiłki pielęgnacyjne (jeśli płatnik jest uprawniony do ich wypłacania), a także wynagrodzenia dla płatnika za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz ich wypłatę,  składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Tak sporządzony komplet dokumentów rozliczeniowych, tj. deklarację rozliczeniową i załączone imienne raporty miesięczne za ubezpieczonych oznacza się numerem dla miesiąca i roku, a następnie przekazuje do ZUS.

Płatnicy składek rozliczający składki w danym miesiącu za mniej niż 6 osób, mają prawo przekazywać dokumenty w formie papierowej, tj. według ustalonego wzoru albo wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.

Osoby, które rozliczają składki tylko za siebie (np. osoby prowadzące działalność pozarolniczą, ubezpieczeni dobrowolnie) sporządzają jedynie deklarację rozliczeniową, w której wykazują swoja podstawę wymiaru oraz obliczone od niej składki na własne ubezpieczenie.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych należy przekazać dokumenty korygujące dotychczas złożone. Płatnik ma na to czas:

• jeśli ustalił błąd we własnym zakresie - 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości,
• jeśli zawiadomił go o błędach ZUS - 7 dni od otrzymana zawiadomieni,
• jeśli stwierdzenie nieprawidłowości przez ZUS nastąpiło w drodze decyzji - 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli w drodze kontroli to - 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Jeśli płatnik zobowiązany był w danym miesiącu kalendarzowym rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne za więcej niż 5 osób, to ma obowiązek przekazywania dokumentów drogą elektroniczną.

Kopie złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia przesłania ich do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Szczegółowe zasady składania i wypełniania formularzy dokumentów rozliczeniowych zostały zawarte w poradnikach dostępnych na stronie internetowej ZUS.

Zobacz serwis: Tytuły ubezpieczeń

Informacje zawarte w raportach miesięcznych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie lub - w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej za ich zgodą - w formie elektronicznej w celu weryfikacji. Informacja ta, opatrzona datą jej sporządzenia oraz podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej może być sporządzona na formularzu ZUS RMUA bądź w innej formie. Ważne by dokument ten spełniał wymogi określone przepisami i zawierał wszystkie dane, które zostały wykazane za dana osobę w miesięcznym raporcie imiennym.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów