Jak udzielać zaległych urlopów wypoczynkowych

1 stycznia 2012 r. weszły w życie przepisy tzw. ustawy deregulacyjnej, tj. ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców, która zmienia m.in. art. 168 k.p. Według jego aktualnego brzmienia urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Urlop zaległy z 2011 r.

Ustawa deregulacyjna nie zawiera przepisów przejściowych, które regulowałyby kwestie urlopów zaległych z 2011 r. Powstają w związku z tym pytania o to, czy przewidziane wydłużenie okresu wykorzystania urlopu z końca I na koniec III kwartału kolejnego roku kalendarzowego obejmie urlopy z roku 2011 czy dopiero te z roku 2012.

Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie powinna zostać powiązana z definicją urlopu zaległego. Skoro bowiem nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie 1 stycznia 2012 r., to urlopem zaległym na ten dzień będzie urlop, do którego pracownik nabył prawo w 2011 r., lecz nie wykorzystał go do końca tego roku. Skoro zmiany dotyczą urlopów zaległych na dzień 1 stycznia 2012 r., to uzasadniony wydaje się pogląd, zgodnie z którym urlopy zaległe za 2011 r. można wykorzystać nie do 31 marca, lecz do 30 września 2012 r. Ostatecznie za taką też interpretacją opowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy.

Przykład

Pan Marcin nie wykorzystał 10 dni urlopu w 2011 r. Do urlopu tego należy zastosować art. 168 k.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2012 r. Dzięki wydłużeniu terminu na udzielenie pracownikowi zaległego urlopu do 30 września 2012 r. pracodawca zatrudniający Pana Marcina będzie mógł w bardziej racjonalny sposób zorganizować proces pracy, a Pan Marcin zorganizować czas wypoczynku nie tylko zimą, ale także w miesiącach wiosennych i letnich.

Zasady udzielania urlopów zaległych

Poza wydłużeniem terminu udzielania urlopów zaległych ustawodawca nie dokonał innych zmian w zakresie regulacji dotyczących urlopów wypoczynkowych. Oznacza to m.in., że w dalszym ciągu obowiązuje zasada wskazująca, iż urlopu zaległego udziela się na wniosek pracownika, przy czym wniosek ten nie jest wiążący dla pracodawcy. Jeśli wynika to z potrzeby zapewnienia normalnego i nieprzerwanego toku pracy, pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu bądź też wskazać pracownikowi inny termin odbioru urlopu, nawet jeśli ten nie wyraża na to zgody.

Z drugiej strony pracownik nie może bez porozumienia z pracodawcą zdecydować, kiedy skorzysta z zaległego urlopu. Samowolne udanie się na urlop stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. i jest podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Nowelizacja nie uchyla także odpowiedzialności pracodawcy z tytułu nieudzielenia przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnego obniżenia wymiaru tego urlopu. Działanie takie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika także wówczas, gdy dotyczy ono urlopu zaległego. Na pracodawcę może być nałożona kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Przedawnienie roszczenia o urlop

Tak jak na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, tak i obecnie niewykorzystanie urlopu w zakreślonym terminie (poprzednio do końca marca, obecnie do końca września następnego roku kalendarzowego) nie prowadzi do utraty czy też wygaśnięcia prawa do wypoczynku. Urlop zaległy może być udzielony także w późniejszym czasie po 30 września.

Należy jednak pamiętać, że roszczenie o urlop może ulec przedawnieniu. Przesądza o tym art. 291 § 1 k.p., który stanowi, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego przepis ten dotyczy również roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego (wyrok SN z 8 czerwca 1977 r., I PRN 37/77). Skutki przedawnienia roszczenia zawarte są w art. 292 k.p. Zgodnie z nim roszczenia przedawnionego nie można dochodzić. Oznacza to, że roszczenie nadal istnieje, jednak nie może być przez uprawnionego dochodzone na drodze sądowej.

Tym samym pracownik, którego roszczenie o udzielenie urlopu uległo przedawnieniu, może ze swojego uprawnienia nie skorzystać. Jeśli bowiem zgłosi wniosek urlopowy dotyczący urlopu przedawnionego, pracodawca może odmówić.

Z drugiej strony przedawnienie charakteryzuje się także tym, że podmiot, przeciwko któremu przysługuje roszczenie, może zrzec się korzystania z zarzutu przedawnienia. Zrzeczenie się przez pracodawcę zarzutu przedawnienia spowoduje, że roszczenie pracownika o zaległy urlop stanie się znów zobowiązaniem pełnym.

Bieg terminu przedawnienia może zostać przerwany. Jak wskazuje art. 295 k.p., bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia oraz przez uznanie roszczenia. Warto podkreślić, że biegu terminu przedawnienia nie przerywa złożenie wniosku o udzielenie zaległego urlopu. Może to nastąpić tylko przez wniesienie przez pracownika powództwa o udzielenie zaległego urlopu w naturze jako wymaganego lub o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Bieg terminu przedawnienia może być ponadto przerwany przez uznanie roszczenia przez pracodawcę.

W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00) Sąd Najwyższy wskazał, że roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału (od 2012 r. – trzeciego kwartału) roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.).

Przykład

Pan Aleksander nie wykorzystał 15 dni urlopu wypoczynkowego w 2011 r. Na wypoczynek powinien udać się najpóźniej do 30 września 2012 r. Jeśli tego nie zrobi, prawo do urlopu będzie przysługiwało nadal, jednak żądanie o udzielenie tego urlopu może zgłosić pracodawcy w okresie 3 lat, tj. do 30 września 2015 r. Po tym terminie roszczenie ulegnie przedawnieniu.

Podstawa prawna:

• art. 161, 163, 168, 282, 291–292, 295 Kodeksu pracy,
• art. 1 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 8 czerwca 1977 r. (I PRN 37/77, niepubl.),
• wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).