Jak stosować niejednoznaczne przepisy o czasie pracy

Przepisy prawa pracy są mało elastyczne dla pracodawcy w zakresie samodzielności w kształtowaniu określonych zagadnień z czasu pracy. Pracodawca może się bowiem poruszać jedynie w dozwolonych przez obowiązujące przepisy schematach i niejednokrotnie jest pozbawiony możliwości samodzielnego ustalenia zasad dotyczących czasu pracy, przerw, odpoczynków itp. obowiązujących w jego zakładzie.

Jak udzielać odpoczynku dobowego po podróży służbowej

Kwestia czasu pracy w podróży służbowej od lat budzi kontrowersje wśród komentatorów prawa pracy. Również niejednolicie w tym zakresie wypowiadał się Sąd Najwyższy. Aby rozstrzygnąć kwestię udzielania pracownikowi odpoczynku po podróży służbowej, należy rozpatrzyć problem rozliczania czasu pracy w podróży służbowej.

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). Na tej podstawie zarówno w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa pracy prezentowany jest pogląd, że do czasu pracy pracownika należy zaliczać ten czas dojazdu lub powrotu z podróży służbowej, który przypada w normalnych (harmonogramowych) godzinach pracy tego pracownika. Ponadto do czasu pracy należy wliczać również czas podróży, w trakcie którego pracownik wykonuje pracę. Takie rozwiązanie jednoznacznie wskazuje, że do czasu pracy nie wlicza się okresu dojazdu i powrotu pracownika z miejsca oddelegowania przypadającego poza jego normalnymi godzinami pracy i w czasie których pracownik nie wykonuje pracy. Należy zatem stwierdzić, że jeżeli określonego czasu nie uznajemy za czas pracy, to mimo wielu głosów sprzeciwu należy jednak przyjąć, że czas ten może zostać zaliczony jako czas odpoczynku pracownika. Skoro godziny powrotu pracownika z podróży służbowej nie wliczają się do jego czasu pracy (a nawet dyżuru), to logiczną konsekwencją tego musi być uznanie, że czas ten może być wliczany do 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Wprawdzie odmiennie w tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), ale wyrok ten jest krytykowany przez wielu ekspertów prawa pracy i nie należy się nim posiłkować przy rozpatrywaniu omawianego problemu.

Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace >>

Kluczowe znaczenie w tych rozważaniach będzie miał jednak przepis stanowiący, że dowodem usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (§ 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy...). Stanowi on wyraźnie, że do rozpoczęcia pracy po zakończeniu podróży służbowej musi upłynąć 8, a nie 11 godzin. Ustawodawca zakładał zatem i godził się na to, aby do okresu 11-godzinnego odpoczynku dobowego wliczać czas powrotu pracownika z podróży. Jednak przewidując możliwość niepełnej regeneracji sił przez pracownika w związku z prowadzeniem pojazdu lub dyskomfortem związanym z podróżowaniem, zapewnił pracownikowi dodatkową gwarancję wypoczynku w postaci 8 godzin po zakończeniu podróży.

Wobec braku jednoznacznych regulacji ustawowych w tym zakresie pracodawca powinien w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy, zawrzeć zapisy dotyczące zasad usprawiedliwiania pracownikom nieobecności w pracy przypadających po powrocie z podróży służbowej. Jeżeli pracodawca wprowadzi do regulaminu postanowienia, zgodnie z którymi usprawiedliwionych jest jedynie 8 godzin po powrocie pracownika z takiej podróży, to kolejne godziny nieobecności pracownika w pracy będą mogły być uznane za nieusprawiedliwione.

Za niewłaściwy należy również uznać pojawiający się w doktrynie pogląd, który w takiej sytuacji zwalniałby pracownika z całego dnia pracy. Nielogiczne byłoby bowiem, gdyby pracownik w związku z powrotem z podróży służbowej o godz. 2.00 we wtorek odpoczywał aż do godz. 8.00 w środę, tj. 30 godzin. Za niesłuszne wobec powyższego trzeba uznać również stanowisko, zgodnie z którym po zakończeniu podróży służbowej należy pracownikowi zapewnić 11-godzinny dobowy odpoczynek. Przy założeniu, że – zgodnie z definicją – doba pracownicza to 24 godziny począwszy od rozpoczęcia przez pracownika pracy i że do rozpoczęcia pracy po zakończeniu podróży służbowej pozostało mniej niż 8 godzin, to obowiązek zapewnienia 11 godzin odpoczynku tym bardziej jest w tej dobie już niemożliwy. Należy zatem przyjąć, że odpoczynek ten powinien być liczony od czasu zakończenia przez pracownika pracy w podróży służbowej, a nie od zakończenia jej samej. Pracodawca nie jest bowiem zwolniony z zapewnienia pracownikowi 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego również w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej. Należy stwierdzić, że nie ma konfliktu między przepisami regulującymi te dwa odpoczynki. Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi 11-godzinny odpoczynek po zakończeniu pracy w podróży służbowej i wyłącznie 8-godzinny po powrocie z tej podróży.

Pracownik, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00, odbył podróż służbową samochodem służbowym, z której wrócił we wtorek o godz. 2.00. We wtorek nie stawił się w pracy. W środę przyszedł do pracy i złożył oświadczenie o odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych. Pracodawca usprawiedliwił pracownikowi jedynie godziny nieobecności w pracy we wtorek od godz. 8.00 do 10.00, kiedy to upłynęło 8 godzin od powrotu pracownika z podróży służbowej. Pozostałe godziny nieobecności pracownika w pracy we wtorek uznał za nieusprawiedliwione. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe, a pracownik powinien stawić się w pracy o godz. 10.00, gdyż tylko ten okres nieobecności w pracy może być uznany za usprawiedliwiony.

Szkolenia inne niż bhp a czas pracy

Problem zaliczania do czasu pracy pracownika szkoleń innych niż szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy od dawna wywołuje wiele kontrowersji i dyskusji. Wynika to z faktu, że ustawodawca nie przewidział w obowiązujących przepisach Kodeksu pracy jakiejkolwiek regulacji w tym zakresie. W przeciwieństwie do szkoleń bhp, w stosunku do których przepisy wprost zaliczają czas ich trwania do czasu pracy pracownika, uczestnictwo w pozostałych szkoleniach nie zostało uregulowane (art. 2373 § 3 Kodeksu pracy). Dotyczy to przede wszystkim szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników, zwiększające ich umiejętności zawodowe i przydatność do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Mimo wielu różnych interpretacji tego zagadnienia pojawiających się w piśmiennictwie z zakresu prawa pracy, problem wydaje się niezbyt skomplikowany. Całość rozważań na temat zaliczania szkolenia pracownika do czasu pracy powinna zostać oparta na odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

• kto kieruje pracownika na szkolenie,
• czy udział pracownika w szkoleniu jest dla niego obowiązkowy?

---

Pracodawca skierował pracowników na szkolenie z zakresu obsługi tokarki numerycznej, które odbywało się w sobotę poza normalnymi godzinami pracy tych pracowników. Udział w szkoleniu pracodawca uznał za obowiązkowy dla skierowanych i wydał odpowiednim pracownikom polecenie uczestnictwa w szkoleniu. W takim przypadku nie ulega wątpliwości, że czas szkolenia pracownika w sobotę należy w całości zaliczyć do jego czasu pracy.

Kodeks pracy, mimo że nie reguluje kwestii takich szkoleń, stanowi wprost, że czasem pracy pracownika jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. W powyższym przykładzie to pracodawca dysponował czasem wolnym pracownika w sobotę i nakazał mu uczestnictwo w szkoleniu. Takie szkolenie należy zatem wliczyć do czasu pracy. Potwierdził to również Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 4 października 2007 r. (I PK 110/07, OSNP 2008/21-22/310). Nie ma przy tym znaczenia, jak twierdzą niektórzy komentatorzy, że szkolenie finansuje pracodawca. Fakt, że pracodawca finansuje jakieś szkolenia, nie jest bowiem w żadnej mierze rozstrzygający w przypadku, gdy uczestnictwo w szkoleniu jest dla pracownika obowiązkowe na skutek polecenia pracodawcy w tym zakresie.

Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do odpracowania szkolenia? >>

Pracodawca prowadzący sklep meblowy zorganizował szkolenie dla pracowników z zakresu znajomości produktów będących w sprzedaży oraz komunikacji z klientem. Szkolenie zostało zorganizowane od poniedziałku do piątku po godzinach pracy pracowników, tj. w godz. od 16.00 do 20.00 i sfinansowane przez pracodawcę. Udział w szkoleniu był dla pracowników dobrowolny. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości, że czas szkolenia pracowników nie będzie zaliczony do ich czasu pracy. Dysponentem czasu pracowników po zakończeniu przez nich pracy są bowiem oni sami i swobodnie decydują o tym, czy wziąć udział w szkoleniu. Uczestnictwo w szkoleniu nie będzie zatem ich godzinami nadliczbowymi i w żaden sposób nie musi znaleźć odzwierciedlenia w prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Nie ma oczywiście przeszkód prawnych, aby pracodawca również takie szkolenie zaliczył do czasu pracy pracownika i następnie zrekompensował udział w nim pracownika zgodnie z regułami kodeksowymi.

Pracownik zatrudniony w dziale kadr zapisał się na szkolenie o zmianach w Kodeksie pracy w 2011 r. Szkolenie jest zorganizowane w godz. od 12.00 do 18.00, które w części pokrywają się z godzinami pracy pracownika (od 8.00 do 16.00). Pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o zwolnienie go z części dnia pracy, aby uczestniczyć w szkoleniu oraz o refundację części opłaty za szkolenie. Pracodawca wyraził zgodę zaliczając czas trwania szkolenia pokrywający się z godzinami pracy pracownika do jego czasu pracy oraz w całości sfinansował koszty szkolenia pracownika. W przedstawionej sytuacji pracodawca nie miał obowiązku zwalniania pracownika z pracy, jak również finansowania kosztów szkolenia, które pracownik odbywał z własnej inicjatywy. Równie dobrze pracodawca mógł nie wyrazić zgody na udzielenie pracownikowi zwolnienia z pracy na czas uczestnictwa w szkoleniu. Wówczas pracownik byłby zobowiązany do korzystania w tym dniu np. z urlopu wypoczynkowego. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca pokrył koszty tego szkolenia.

WAŻNE!

Czas szkolenia pracownika poza godzinami jego pracy będzie zaliczany do czasu pracy, jeśli uczestnictwo w szkoleniu będzie dla pracownika obowiązkowe w związku z poleceniem pracodawcy w tym zakresie.

Wyjazdy integracyjne a czas pracy

Podobnie jak w przypadku dodatkowych szkoleń pracowników wygląda sytuacja szeroko rozumianych wyjazdów integracyjnych. Mogą się do nich zaliczać wyjazdy typowo wypoczynkowe, zawody sportowe, narady wyjazdowe, wycieczki pracownicze itp. Każdorazowo obowiązek zaliczenia czasu tych wyjazdów do czasu pracy pracownika będzie uzależniony od swobody decyzji w zakresie wyjazdu i dysponowania czasem przez pracownika. Jeżeli bowiem każdego rodzaju wyjazd integracyjny jest dla pracowników dobrowolny, to nie ma obowiązku zaliczania czasu jego trwania do czasu pracy.

WAŻNE!

Jeżeli wyjazd integracyjny jest dla pracownika obowiązkowy, należy go zaliczyć do czasu pracy.

Jednak w każdym przypadku, gdy o konieczności uczestnictwa w wyjeździe decyduje pracodawca, pracownik przestaje niejako swobodnie dysponować swoim czasem, którego dysponentem staje się pracodawca. Kodeksowa definicja czasu pracy zostaje wówczas spełniona i pracownik znajduje się w dyspozycji pracodawcy, a zatem w czasie pracy.

Pracodawca przewidział w obowiązującym w zakładzie regulaminie pracy, że 2 razy w roku odbywają się wyjazdy integracyjne, w których wszyscy wskazani przez pracodawcę pracownicy są zobowiązani wziąć udział. Wyjazd został zorganizowany w piątek (dzień pracy) i w sobotę (dzień wolny). W takim przypadku pracodawca będzie zobowiązany do wykazania w prowadzonej ewidencji czas pracy pracownika również w sobotę, kiedy obowiązkowo uczestniczył on w zjeździe integracyjnym.

Jak liczyć co 4. niedzielę wolną dla pracownika

Zgodnie z ogólnie obowiązującą w Kodeksie pracy zasadą, niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy. Za pracę w niedzielę lub święto uznaje się pracę między godzinami 6.00 w tym dniu a 6.00 w dniu następnym, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina (art. 1519 Kodeksu pracy). W pewnych przypadkach wskazanych przepisami Kodeksu pracy praca w niedzielę jest dozwolona. Ustawodawca przewidział jednak dla tych przypadków przepisy ochronne, z których jeden wprowadza regułę, że pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (art. 151¹² Kodeksu pracy). Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego w weekendowym systemie czasu pracy. Na podstawie tej regulacji powstały jednak dwie interpretacje pojęcia „raz na cztery tygodnie”.

Indywidualny rozkład czasu pracy nie może naruszać doby pracowniczej >>

Według pierwszej interpretacji wystarczy, że pracodawca zapewni pracownikowi w okresie 8 kolejnych niedziel 2 wolne, np.:

Według tej koncepcji pracodawca może powierzyć pracownikowi pracę przez 6 kolejnych niedziel. Uzasadnieniem dla tego stanowiska ma być definicja tygodnia zawarta w Kodeksie pracy, zgodnie z którą za tydzień należy uważać 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy).

Taką interpretację należy jednak uznać za nieprawidłową, niemającą uzasadnienia w obowiązujących przepisach i, co najważniejsze, niekorzystną dla pracownika.

Za właściwe rozumienie pojęcia „raz na cztery tygodnie” należy uznać takie, w którym każde kolejne cztery tygodnie zawierają co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy dla pracownika bez względu na to, od kiedy zaczniemy liczyć te tygodnie.

W przedstawianym przykładzie każdy z dowolnie wybranych 4 kolejnych tygodni zawiera jedną niedzielę wolną. Takie stanowisko nie stoi w żadnym przypadku w sprzeczności z definicją tygodnia zawartą w Kodeksie pracy. Ponadto wydaje się być bardziej uzasadnione, biorąc pod uwagę charakter ochronny tych przepisów. W tym przypadku przyjęcie interpretacji niekorzystnej dla pracownika nie może znaleźć uzasadnienia.

Przebieranie w strój służbowy a czas pracy

Kwestia czasu, jaki pracownik spędza w szatni przebierając się w strój roboczy przed przystąpieniem do pracy oraz podobny czas po zakończeniu pracy, budzi wiele wątpliwości. Z reguły w zakładach pracy czas ten nie jest zaliczany do czasu pracy pracownika w związku z brakiem efektywnego wykonywania pracy. Nie jest to jednak podejście prawidłowe, gdyż nie ma w tym przypadku znaczenia efektywnie wykonywana praca przez pracownika, lecz jego dyspozycja i działanie na rzecz pracodawcy. Czynności związane z przebraniem się pracownika w strój roboczy pracownik podejmuje w związku z takim zorganizowaniem pracy przez pracodawcę, które tych czynności wymaga.

Skoro względy bezpieczeństwa i higieny pracy w danym zakładzie pracy nakazują pracownikowi wykonywanie pracy w odzieży roboczej, bez której pracownik nie mógłby zostać dopuszczony do pracy na danym stanowisku, to nie można twierdzić, że przebieranie się pracownika w taką odzież nie jest zaliczane do czasu pracy. Czynności przygotowawcze pracownika przed pracą oraz organizacyjne i porządkowe po jej zakończeniu stanowią bez wątpienia działanie na rzecz pracodawcy, które bezwzględnie należy wliczyć do czasu pracy pracownika. Tak samo wygląda sytuacja w przypadku wielu innych czynności, które pracownik jest zobowiązany wykonać przed przystąpieniem do właściwej pracy i po jej zakończeniu.

Pracownica zatrudniona na stanowisku kasjerki w hipermarkecie przed zajęciem stanowiska pracy przy kasie jest zobowiązana do pobrania od głównej kasjerki odpowiedniej sumy pieniędzy (banknotów i bilonu). Pracownica musi sprawdzić i przeliczyć otrzymaną kwotę. Po zakończeniu pracy musi natomiast rozliczyć się z utargu i przeliczyć wspólnie z główną kasjerką całość gotówki i sumę transakcji bezgotówkowych. Pracownica rozpoczyna pracę w zakładzie o godz. 6.00 i wykonuje ją do godz. 14.00. W ramach tych godzin pracy ma obowiązek obsługiwać kasę od 6.30 do 13.30, gdy tego wymaga liczba klientów w sklepie. Taki rozkład czasu pracy pracownicy jest prawidłowy i nie powoduje wyłączenia z czasu pracy czynności przygotowawczych przed rozpoczęciem pracy oraz administracyjno-porządkowych po zakończonej pracy. Wyłączenie z czasu pracy czasu poboru gotówki oraz rozliczenia się kasjerki po zakończonej zmianie byłoby naruszeniem przepisów o czasie pracy.

Podobnie wygląda sytuacja przebierania się pracowników w odzież roboczą przed pracą oraz wyjściową po jej zakończeniu. Czynności te są niewątpliwie bezwzględnie związane z daną pracą i dla pracownika obowiązkowe na danym stanowisku. Ich wyłączenie z czasu pracy pracownika nie ma zatem uzasadnienia prawnego i stoi w sprzeczności z ogólnym pojęciem realizacji obowiązku pracownika przygotowania się do pracy i jej zakończenia.

Gdyby wyłączać z czasu pracy pracowników czynności przygotowawcze przed rozpoczęciem pracy i porządkowe po jej zakończeniu spowodowałoby to niejednokrotnie znaczne wydłużenie okresu przebywania na terenie zakładu pracy pracownika, który wykonywałby czynności na rzecz pracodawcy.

W jaki sposób skutecznie wdrożyć dress code w firmie? >>

Zatem czynności związane z przebieraniem się pracownika w odzież roboczą i wyjściową po pracy należy traktować tak samo, jak pobranie gotówki i rozliczenie przez kasjerkę, przygotowanie samochodu do jazdy i jego zabezpieczenie przez kierowcę, pobranie towaru i rozliczenie się ze zwrotów przez dostawcę, sprawdzenie i uruchomienie maszyny i jej zabezpieczenie, posprzątanie po pracy wokół terenu przez pracownika obsługi, zabezpieczenie podłogi i sprzętów oraz ich ponowne odsłonięcie przez malarza czy wyciągnięcie niezbędnych dokumentów z szafy, a następnie ich ponowne zabezpieczenie przez pracownika biurowego. Nie można więc ograniczać pojęcia czasu pracy wyłącznie do konkretnych czynności związanych z pracą na danym stanowisku, a wszystkie inne czynności przygotowawcze i związane z zakończeniem pracy wyłączać poza ten czas.

Czas pracy a palenie papierosów

Wielu pracodawców spotyka się z problemem dotyczącym czasu pracy pracowników palących papierosy w zakładzie. Przepisy nie dają pracodawcy podstaw do wprowadzania innych przerw niż określone w przepisach, czyli np. przerw na papierosa. Pracodawcy pozostaje zatem do dyspozycji 15-minutowa przerwa tzw. śniadaniowa, której czas wykorzystywania może być ustalony w przepisach wewnątrzzakładowych, lub przerwa lunchowa, jeżeli taka została wprowadzona w zakładzie. W czasie tych przerw pracownicy bez szkody dla pracodawcy mogą palić papierosy. Powszechnie jednak wiadomo, że w wielu przypadkach takie przerwy nie będą wystarczające dla palących pracowników. Dlatego pracodawca może nie wypłacić wynagrodzenia za przerwy na papierosa, które pracownik robi sobie samowolnie poza ustalonymi przerwami w zakładzie. Czas takich przerw nie jest bowiem wliczany do czasu pracy. Zakładając, że pracownik w każdej godzinie 8-godzinnego dnia pracy wypala papierosa, łącznie może to doprowadzić do pozbawienia go wynagrodzenia nawet za 1 godzinę w każdej dobie pracowniczej.

Podstawa prawna

• art. 80, art. 128 § 1, § 3, art. 129 § 1, art. 151⁹, art. 151¹², art. 237³ § 3 Kodeksu pracy,
• § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.).