REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr Kostrzewa

REKLAMA

Pracodawca może zwrócić pracownikowi poniesione koszty używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych. Zwrot tych kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki jest zwolniony ze składek ZUS.

REKLAMA

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z ugruntowanego w orzecznictwie sądowym poglądu wynika, że o tym, czy dane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy występuje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy (wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r., II FSK 251/08). Nie ulega więc wątpliwości, że otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia tytułem zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnego środka lokomocji stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych.

REKLAMA

Nie oznacza to jednak, że wszystkie świadczenia pieniężne bądź niepieniężne, które w świetle przepisów podatkowych są przychodem ze stosunku pracy, stanowią jednocześnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Nie dotyczy to np. przychodów ze stosunku pracy wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym.

Jazdy lokalne

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników na potrzeby pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Problematykę zwrotu takich kosztów reguluje rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokumentowania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwane dalej rozporządzeniem kosztowym.

Podstawę zwrotu kosztów używania prywatnego środka lokomocji w jazdach lokalnych stanowi umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem.

Wzór umowy o zwrot kosztów używania samochodu >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów następuje w 2 formach:

  • ryczałtu pieniężnego,
  • tzw. kilometrówki.

Ryczał pieniężny stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Stawka za 1 km przebiegu uzależniona jest od rodzaju środka lokomocji (wyższa dla samochodu osobowego, a niższa dla motocykla i motoroweru). W przypadku samochodu osobowego wpływ na wysokość stawki za 1 km przebiegu ma także jego pojemność skokowa. Wysokość miesięcznego limitu przebiegu kilometrów zależy od liczby mieszkańców w miejscowości lub gminie, w których pracownik jest zatrudniony. Pracodawca może wypłacać ryczałt w wysokości wyższej od wynikającej z przepisów rozporządzenia kosztowego, ale wówczas nadwyżka ponad ryczałt wynikający z tego rozporządzenia stanowi podstawę wymiaru składek. Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt pieniężny, nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.


Stawki za 1 km przebiegu:

  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne:

  • do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
  • ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
  • ponad 500 tys. mieszkańców – 700 km.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km, a dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej – może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Ryczałty samochodowe - limit miesięczny >>

Z kolei tzw. kilometrówka stanowi iloraz wyżej określonej stawki za 1 km przebiegu i liczby przebiegu kilometrów wynikającej z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Wypłacenie pracownikowi kwoty wyższej od wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu sprawia, że od kwoty nadwyżki są należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podróż służbowa

REKLAMA

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepis ten znajdzie więc zastosowanie wówczas, gdy pracownik używa prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej.

Użycie prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej wymaga uprzedniego uzyskania przez pracownika zgody pracodawcy. Brak takiej zgody stanowi dla pracodawcy podstawę do odmowy dokonania zwrotu przedmiotowych kosztów. Zwrot kosztów używania w podróży służbowej prywatnego środka lokomocji jest wolny od składek tylko do wysokości stanowiącej iloczyn stawki za 1 km przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km przebiegu jest taka sama jak w przypadku jazd lokalnych.


Środek lokomocji zleceniobiorcy

Od 1 sierpnia 2010 r. do zleceniobiorców, dla których podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, stosuje się odpowiednio § 2–4 rozporządzenia składkowego. Odpowiednie stosowanie przepisów – zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie sądowym poglądem – oznacza stosowanie ich wprost, z pewnymi modyfikacjami niezbędnymi do wymagań innego zakresu stosowania lub odrzucenie tych przepisów (wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r., I OSK 1530/08). W związku z powyższym, jeżeli zleceniobiorca osiąga przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu niebędącego własnością zleceniodawcy (do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu), wówczas są one wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r. (II FSK 251/08, niepubl.),
  • wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r. (I OSK 1530/08, niepubl.).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

REKLAMA

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu.

REKLAMA

Milczenie nie jest obroną, lecz obciążeniem: prawie 20 000 kary dla pracodawcy za brak odpowiedzi do UODO

Można powiedzieć, że milczenie kosztuje. Poniżej przedstawiamy analizę ciekawej sprawy, która zakończyła się ukaraniem przez UODO za ignorowanie przez przedsiębiorcę obowiązków informacyjnych i braku współpracy z urzędem - a wszystko to w kontekście przetwarzania danych biometrycznych. Karę można więc otrzymać nie tylko za działanie ale i za bierność - brak działania.

Szef na urlopie: czy możliwy jest wypoczynek bez telefonu i laptopa?

Oprócz plaży i szumu morza urlop szefa wiąże się zwykle z telefonami i laptopem. Tymczasem prawdziwy wypoczynek jest naprawdę ważny. Jakie są korzyści z nieobecności szefa w firmie? Co zmienić w zarządzaniu, aby móc spokojnie wybrać się na urlop?

REKLAMA