REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Piotr Kostrzewa

REKLAMA

Pracodawca może zwrócić pracownikowi poniesione koszty używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych. Zwrot tych kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki jest zwolniony ze składek ZUS.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z ugruntowanego w orzecznictwie sądowym poglądu wynika, że o tym, czy dane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy występuje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy (wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r., II FSK 251/08). Nie ulega więc wątpliwości, że otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia tytułem zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnego środka lokomocji stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych.

REKLAMA

Autopromocja

Nie oznacza to jednak, że wszystkie świadczenia pieniężne bądź niepieniężne, które w świetle przepisów podatkowych są przychodem ze stosunku pracy, stanowią jednocześnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Nie dotyczy to np. przychodów ze stosunku pracy wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym.

Jazdy lokalne

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników na potrzeby pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Problematykę zwrotu takich kosztów reguluje rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokumentowania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwane dalej rozporządzeniem kosztowym.

Podstawę zwrotu kosztów używania prywatnego środka lokomocji w jazdach lokalnych stanowi umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem.

Wzór umowy o zwrot kosztów używania samochodu >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów następuje w 2 formach:

  • ryczałtu pieniężnego,
  • tzw. kilometrówki.

Ryczał pieniężny stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Stawka za 1 km przebiegu uzależniona jest od rodzaju środka lokomocji (wyższa dla samochodu osobowego, a niższa dla motocykla i motoroweru). W przypadku samochodu osobowego wpływ na wysokość stawki za 1 km przebiegu ma także jego pojemność skokowa. Wysokość miesięcznego limitu przebiegu kilometrów zależy od liczby mieszkańców w miejscowości lub gminie, w których pracownik jest zatrudniony. Pracodawca może wypłacać ryczałt w wysokości wyższej od wynikającej z przepisów rozporządzenia kosztowego, ale wówczas nadwyżka ponad ryczałt wynikający z tego rozporządzenia stanowi podstawę wymiaru składek. Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt pieniężny, nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.


Stawki za 1 km przebiegu:

  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne:

  • do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
  • ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
  • ponad 500 tys. mieszkańców – 700 km.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km, a dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej – może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Ryczałty samochodowe - limit miesięczny >>

Z kolei tzw. kilometrówka stanowi iloraz wyżej określonej stawki za 1 km przebiegu i liczby przebiegu kilometrów wynikającej z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Wypłacenie pracownikowi kwoty wyższej od wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu sprawia, że od kwoty nadwyżki są należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podróż służbowa

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepis ten znajdzie więc zastosowanie wówczas, gdy pracownik używa prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej.

Użycie prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej wymaga uprzedniego uzyskania przez pracownika zgody pracodawcy. Brak takiej zgody stanowi dla pracodawcy podstawę do odmowy dokonania zwrotu przedmiotowych kosztów. Zwrot kosztów używania w podróży służbowej prywatnego środka lokomocji jest wolny od składek tylko do wysokości stanowiącej iloczyn stawki za 1 km przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km przebiegu jest taka sama jak w przypadku jazd lokalnych.


Środek lokomocji zleceniobiorcy

Od 1 sierpnia 2010 r. do zleceniobiorców, dla których podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, stosuje się odpowiednio § 2–4 rozporządzenia składkowego. Odpowiednie stosowanie przepisów – zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie sądowym poglądem – oznacza stosowanie ich wprost, z pewnymi modyfikacjami niezbędnymi do wymagań innego zakresu stosowania lub odrzucenie tych przepisów (wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r., I OSK 1530/08). W związku z powyższym, jeżeli zleceniobiorca osiąga przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu niebędącego własnością zleceniodawcy (do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu), wówczas są one wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r. (II FSK 251/08, niepubl.),
  • wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r. (I OSK 1530/08, niepubl.).
Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe odpisy i dobrowolne zwiększenia na ZFŚS. Ile wynoszą w 2025 r. i w jakim terminie je wpłacić?

Do 31 maja 2025 r. pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych musi wpłacić na rachunek funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości dokonanych odpisów. Pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń należy przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2025 r. Jaka jest wysokość odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2025 r.?

Komu przysługuje renta wdowia i w jakiej wysokości? ZUS zaprasza na dyżur telefoniczny

Od 1 lipca 2025 r. osoby owdowiałe będą mogły pobierać swoją emeryturę oraz powiększyć ją o część renty rodzinnej po zmarłym małżonku. Alternatywnie będą mogły pobierać rentę rodzinną wraz z częścią swojej emerytury. Jak starać się o rentę wdowią odpowiedzą eksperci ZUS podczas dyżuru telefonicznego.

Komunikat ZUS: Wdrożenie nowej metryki programu Płatnik

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o planowanym wdrożeniu nowej metryki 307 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.

Polacy żyją coraz dłużej - GUS opublikował tablicę średniego dalszego trwania życia. Czy ZUS przeliczy emerytury?

Nowa tablica średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn wskazuje, że Polacy żyją coraz dłużej. Czy warto składać wnioski o ponowne przeliczenie już otrzymywanej emerytury?

REKLAMA

Trwa nabór wniosków o świadczenie wychowawcze. Jak uniknąć przerwy w wypłatach 800 plus?

1 czerwca 2025 r. rozpocznie się nowy okres świadczeniowy w programie 800 plus. Wniosek o świadczenie wychowawcze można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Jak można uniknąć przerwy w wypłacie świadczenia?

Jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecności w pracy. Nieprzyjemne konsekwencje zaniedbania tego obowiązku

W razie nieobecności w pracy pracownik zobowiązany jest do jej usprawiedliwienia. W tym celu przepisy prawa pracy określają, jakie są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Wymieniają też dowody, na podstawie których można usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Zmiany w wynagrodzeniach 2025 i 2026 - transparentnie i jawnie

Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi wdrożyć dyrektywę o jawności i przejrzystości wynagrodzeń. Przedsiębiorcy mają niewiele czasu na poważne zmiany w zakresie polityki płacowej. Nowe przepisy oznaczają bowiem konieczność przeprowadzenia wnikliwej analizy struktury płac w firmie, wprowadzenie nowych procedur dotyczących prawa do informacji o wynagrodzeniu i kryteriów ustalania jego wysokości. Choć prace nad ustawą wprowadzającą te przepisy nadal trwają, już teraz warto podjąć działania, które przygotują firmę na nową sytuację.

Najlepiej teraz złóż wniosek o rentę wdowią ERWD. Sprawdź, dlaczego

ZUS podpowiada, że teraz jest najlepszy czas na złożenie wniosku o rentę wdowią ERWD. Dlaczego? Dopiero połowa osób uprawnionych złożyła wniosek o rentę wdowią. Od stycznia były duże kolejki. Kolejna fala wniosków przewidywana jest w maju 2025 r.

REKLAMA

Trzynasta emerytura już we wtorek 1 kwietnia 2025 r.

Trzynasta emerytura trafi do emerytów już we wtorek 1 kwietnia 2025 r. Otrzyma ją 889 tys. osób. Kiedy będą kolejne wypłaty trzynastek? Czy można je dostać kilka razy? Czy każdy je otrzyma? Ile wynosi trzynastka w 2025 roku?

Dodatkowe pieniądze dla seniorów. 1 kwietnia pierwsze trzynastki wpłyną na konta emerytów i rencistów

Pierwszy termin wypłaty trzynastych emerytur przypada na wtorek, 1 kwietnia 2025 r. Trzynastki znajdą się na kontach seniorów razem z ich emeryturą lub rentą. Dodatkowe wypłaty przysługują w wysokości najniższej emerytury.

REKLAMA