REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr Kostrzewa

REKLAMA

Pracodawca może zwrócić pracownikowi poniesione koszty używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych. Zwrot tych kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki jest zwolniony ze składek ZUS.

REKLAMA

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z ugruntowanego w orzecznictwie sądowym poglądu wynika, że o tym, czy dane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy występuje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy (wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r., II FSK 251/08). Nie ulega więc wątpliwości, że otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia tytułem zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnego środka lokomocji stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych.

REKLAMA

Nie oznacza to jednak, że wszystkie świadczenia pieniężne bądź niepieniężne, które w świetle przepisów podatkowych są przychodem ze stosunku pracy, stanowią jednocześnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Nie dotyczy to np. przychodów ze stosunku pracy wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym.

Jazdy lokalne

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników na potrzeby pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Problematykę zwrotu takich kosztów reguluje rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokumentowania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwane dalej rozporządzeniem kosztowym.

Podstawę zwrotu kosztów używania prywatnego środka lokomocji w jazdach lokalnych stanowi umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem.

Wzór umowy o zwrot kosztów używania samochodu >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów następuje w 2 formach:

  • ryczałtu pieniężnego,
  • tzw. kilometrówki.

Ryczał pieniężny stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Stawka za 1 km przebiegu uzależniona jest od rodzaju środka lokomocji (wyższa dla samochodu osobowego, a niższa dla motocykla i motoroweru). W przypadku samochodu osobowego wpływ na wysokość stawki za 1 km przebiegu ma także jego pojemność skokowa. Wysokość miesięcznego limitu przebiegu kilometrów zależy od liczby mieszkańców w miejscowości lub gminie, w których pracownik jest zatrudniony. Pracodawca może wypłacać ryczałt w wysokości wyższej od wynikającej z przepisów rozporządzenia kosztowego, ale wówczas nadwyżka ponad ryczałt wynikający z tego rozporządzenia stanowi podstawę wymiaru składek. Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt pieniężny, nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.


Stawki za 1 km przebiegu:

  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne:

  • do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
  • ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
  • ponad 500 tys. mieszkańców – 700 km.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km, a dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej – może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Ryczałty samochodowe - limit miesięczny >>

Z kolei tzw. kilometrówka stanowi iloraz wyżej określonej stawki za 1 km przebiegu i liczby przebiegu kilometrów wynikającej z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Wypłacenie pracownikowi kwoty wyższej od wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu sprawia, że od kwoty nadwyżki są należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podróż służbowa

REKLAMA

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepis ten znajdzie więc zastosowanie wówczas, gdy pracownik używa prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej.

Użycie prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej wymaga uprzedniego uzyskania przez pracownika zgody pracodawcy. Brak takiej zgody stanowi dla pracodawcy podstawę do odmowy dokonania zwrotu przedmiotowych kosztów. Zwrot kosztów używania w podróży służbowej prywatnego środka lokomocji jest wolny od składek tylko do wysokości stanowiącej iloczyn stawki za 1 km przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Stawka za 1 km przebiegu jest taka sama jak w przypadku jazd lokalnych.


Środek lokomocji zleceniobiorcy

Od 1 sierpnia 2010 r. do zleceniobiorców, dla których podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, stosuje się odpowiednio § 2–4 rozporządzenia składkowego. Odpowiednie stosowanie przepisów – zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie sądowym poglądem – oznacza stosowanie ich wprost, z pewnymi modyfikacjami niezbędnymi do wymagań innego zakresu stosowania lub odrzucenie tych przepisów (wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r., I OSK 1530/08). W związku z powyższym, jeżeli zleceniobiorca osiąga przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu niebędącego własnością zleceniodawcy (do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu), wówczas są one wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r. (II FSK 251/08, niepubl.),
  • wyrok NSA z 30 czerwca 2009 r. (I OSK 1530/08, niepubl.).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowoczesne BHP czyli jak zmiany klimatu wpływają na bezpieczeństwo pracy

Jakich działań ze strony pracodawcy wymaga nowoczesne podejście do BHP? Czym jest dziś bezpieczeństwo pracy? Jak zmiany klimatu wpływają na zarządzanie bezpieczeństwem w firmie?

Zmiany w Kodeksie pracy od 2026 roku. Dochodzą nowe obowiązki pracodawców

W Dzienniku Ustaw pojawiła się ustawa zmieniająca Kodeks pracy. Jej przepisy wejdą w życie na początku 2026 roku. Oznacza to nowe obowiązki dla pracodawców. Co zmienia się w Kodeksie pracy?

Lipiec 2025. Kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz lipca 2025 do druku z miejscem na notatki. Lipiec 2025 roku zawiera 8 dni wolnych od pracy. Jakie są ważne dni lipca? Wydrukuj i dopisz swoje notatki na ten miesiąc.

Wynagrodzenie lekarza rezydenta 2025. Podwyżka już od lipca

Nowe, wyższe wynagrodzenie lekarza rezydenta w 2025 roku zapewnia rozporządzenie Ministra Zdrowia. Podwyżka wchodzi w życie już od 1 lipca. Ile zarabia lekarz i lekarz dentysta odbywający specjalizację w ramach rezydentury?

REKLAMA

Oferta pracy bez kluczowych informacji powoduje rezygnację z aplikowania. Dlaczego firmy nie podają ważnych elementów oferty

Aż 36% kandydatów rezygnuje z aplikowania na ofertę pracy, w której brakuje kluczowych informacji, takich jak wynagrodzenie czy wskazanie konkretnej liczby dni przy pracy hybrydowej. Dlaczego pracodawcy nie zamieszczają w ofertach pracy najważniejszych elementów? Jaki wniosek dla pracodawców wynika z poniższych danych?

Do 30 tys. zł kary dla pracodawcy za nielegalne zatrudnienie. Czy dziecko może pracować w wakacje? [Przepisy prawne]

Prawo przewiduje do 30 tys. zł kary dla pracodawcy za nielegalne zatrudnienie. Czy dziecko może legalnie pracować w wakacje? Praca przy zbieraniu truskawek, innych owoców czy pomaganie w gastronomii to popularne sposoby na zarobek młodych Polek i Polaków. Czy zawsze przepisy prawne na to pozwalają?

Duże zmiany na rynku pracy od 1 czerwca 2025 r. dla bezrobotnych i pracodawców: zasiłek dla bezrobotnych, stypendium stażowe, bon na zasiedlenie

Zmiany na polskim rynku pracy od 1 czerwca 2025 r. dotyczące działalności urzędów pracy wprowadza ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Jest to zupełnie nowy akt prawny, który zamienia obowiązującą dotychczas (przez ponad 20 lat) ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Co się zmienia? Jest wiele nowości, które zadowolą osoby korzystające z usług urzędów pracy, m.in. w zasiłku dla bezrobotnych, stypendium stażowym i bonie na zasiedlenie. Oto najważniejsze z nich.

Jawność wynagrodzeń w Polsce staje się faktem: opublikowana ustawa nakładana na pracodawców nowe obowiązki: jakie i od kiedy

23 czerwca opublikowano w Dzienniku Ustaw ustawę, która wprowadza m.in. obowiązek podawania osobie ubiegającej się o zatrudnienie, w czasie rekrutacji i z wyprzedzeniem, informacji o proponowanym wynagrodzeniu. 62,3% firm uważa potencjalne napięcia i konflikty w zespole za najważniejsze wyzwanie związane z ujawnianiem wysokości płac.

REKLAMA

Pracownicy najczęściej zmieniają miejsce zatrudnienia z powodu niesatysfakcjonującego wynagrodzenia. Jakie oferty pracy przyciągają uwagę, a jakie poszukujący nowego miejsca pomijają

Pomimo wciąż niejednoznacznej sytuacji na rynku pracy, wielu profesjonalistów deklaruje otwartość na atrakcyjne propozycje zawodowe. Zarówno po stronie firm, jak i kandydatów dominuje jednak ostrożność. 36 proc. kandydatów zazwyczaj rezygnuje z aplikowania na ofertę pracy, jeśli brakuje w niej ważnych informacji.

Przeciętne wynagrodzenie [MAJ 2025]

GUS podał przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w maju 2025 roku. To kwota brutto. Ile wynosi przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw w maju tego roku? Czy wzrosło w porównaniu z poprzednim rokiem? Komentarz ekonomisty.

REKLAMA