Jak sporządzić plan urlopów

Udzielenie urlopu następuje na podstawie planu urlopów lub zawartego z pracownikiem porozumienia. Plan urlopów pracodawca ustala, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.). W planie urlopów uwzględnia się wszystkie przewidywane w danym roku urlopy, w tym także urlopy niewykorzystane w poprzednich latach.

Urlop zaległy w planie urlopów

Pracodawca ma prawo w pierwszej kolejności zaliczyć spełnione świadczenie urlopowe na poczet urlopu wypoczynkowego najwcześniej wymagalnego zgodnie z regułą zapisaną w art. 451 k.c. (stosowanego odpowiednio na gruncie prawa pracy na podstawie odesłania zawartego w art. 300 k.p.). Jeśli w kilku poprzednich latach pracownik nie wykorzystał w całości urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien zakwalifikować najbliższy urlop na poczet najdawniej wymagalnego urlopu.

Przykład

Z powodu wielu obowiązków członek zarządu zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę dotychczas nie wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego za 2008 r. W 2009 r. także nie był na urlopie i do wykorzystania ma pełne 26 dni urlopu. W planie urlopów na 2010 r. w pierwszej kolejności należy ująć zaległy urlop za 2008 r. jako najdawniej wymagalny, następnie urlop za 2009 r. i na końcu za 2010 r.

W gestii pracodawcy pozostawia się rozstrzygnięcie, czy w planie urlopów należy ująć urlop przedawniony. Decyzja pozytywna będzie oznaczać zrzeczenie się zarzutu przedawnienia (3 lata od dnia wymagalności).

Czy w planie urlopów trzeba uwzględniać urlopy, do których prawo uzyskają pracownicy w pierwszym roku pracy >>

Ujęcie w planie urlopów niewykorzystanego w poprzednim roku urlopu dokonywane jest na zasadach dotyczących planowania urlopów bieżących. Należy jednak zastrzec, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w pierwszych trzech miesiącach roku. Zgoda pracownika na wykorzystanie zaległego urlopu w tym terminie nie jest wymagana, gdyż art. 168 k.p. wyznacza bezwzględny obowiązek pracodawcy obwarowany dodatkowo sankcją wynikającą z art. 282 § 1 k.p. W razie sprzeciwu pracownika niewykluczone jest zastosowanie wobec niego kar porządkowych z tytułu nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy przewidzianych w art. 108 § 1 k.p.

Sporządzenie planu urlopów poprzedza zbieranie wniosków urlopowych od pracowników. Jakkolwiek przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku sporządzenia planu urlopów w określonym terminie, to zbyt późne sporządzenie planu niweczy sens tej instytucji. Plany powinny być sporządzane do końca poprzedniego roku kalendarzowego albo na początku tego roku, w którym pracownicy nabywają prawo do wypoczynku. Jest to tym bardziej istotne, jeśli weźmiemy pod uwagę obowiązek płynący z art. 168 k.p.

Procedurę sporządzania planu urlopów najlepiej opisać w regulaminie pracy, uwzględniając terminy przedkładania wniosków urlopowych oraz sposób podawania do wiadomości pracowników ustalonego planu. Przepis art. 163 § 2 k.p. wymaga ogłoszenia planu urlopów w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a więc np. na tablicy ogłoszeń.

Zamiast sporządzać plan urlopów pracodawca może uzgodnić terminy urlopów w trybie indywidualnych porozumień z pracownikami. Jest to dopuszczalne w zakładach pracy, w których nie działa związkowa organizacja zakładowa oraz w zakładach, w których zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie od sporządzania planu urlopów.