Jak rozliczać godziny nadliczbowe

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie, łącznie z wynagrodzeniem za pracę w danym miesiącu, w którym te godziny wystąpiły.

Rekompensata pieniężna

Rekompensata pieniężna za pracę w godzinach nadliczbowych składa się z dwóch elementów: normalnego wynagrodzenia oraz dodatku. Normalne wynagrodzenie obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, jak również inne składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, które pracownik otrzymuje systematycznie przy każdej wypłacie wynagrodzenia. To wynagrodzenie przysługuje w każdym przypadku wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.

Inaczej jest w przypadku dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Podstawę ich obliczania stanowi bowiem jedynie stawka osobistego zaszeregowania przysługująca pracownikowi za jedną godzinę pracy.

W przypadku nieudzielenia czasu wolnego za pracę nadliczbową, dodatki za tę pracę z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej powinny zostać wypłacone pracownikowi na koniec okresu rozliczeniowego. Dodatki za pracę nadliczbową z tytułu przekroczenia normy dobowej pracodawca powinien wypłacić na koniec miesiąca, w którym wystąpiły przekroczenia tych norm.

Rekompensata w postaci czasu wolnego

Praca w godzinach nadliczbowych może być również zrekompensowana pracownikowi przez udzielenie mu w zamian czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego może nastąpić na wniosek pracownika lub bez takiego wniosku.

Gdy to pracownik występuje z wnioskiem o wolne za pracę w nadgodzinach, pracodawca może mu go udzielić w tym samym wymiarze godzin, co przepracowane przez pracownika godziny nadliczbowe (pracodawca nie ma jednak obowiązku udzielenia czasu wolnego). Na wniosek pracownika, wolne z tego tytułu może być pracownikowi udzielone zarówno w tym samym, jak również w innym okresie rozliczeniowym.

Gdy pracodawca sam decyduje (bez wniosku pracownika) o udzieleniu mu w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych czasu wolnego, wówczas jest zobowiązany udzielić pracownikowi wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (za 1 godzinę nadliczbową udziela 1,5 godziny wolnego). Ponadto musi to uczynić do końca tego samego okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe.

WAŻNE!

Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w wymiarze 1,5 godziny za 1 godzinę nadliczbową nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

PRZYKŁAD

W marcu 2009 r. pracownik miał do przepracowania 176 godzin. W tym miesiącu pracownik wykonywał pracę przez 10 godzin nadliczbowych, za co pracodawca udzielił mu z własnej inicjatywy czasu wolnego w wymiarze 15 godzin. Zatem pracownik ten przepracował w marcu 2009 r. jedynie 171 godzin (176 godzin + 10 godzin nadliczbowych – 15 godzin wolnego = 171 godzin pracy). Mimo to pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia za dodatkowe 5 godzin czasu wolnego udzielonego jako rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych.

Godziny nadliczbowe a system czasu pracy

Praca w tzw. godzinach nadliczbowych dobowych występuje w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę ponad obowiązującą dobową normę czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Taki przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest możliwy w systemach równoważnych czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej. Pracą nadliczbową w tym przypadku będzie zatem dopiero praca przekraczająca przedłużony dobowy wymiar czasu pracy pracownika.

---

Podstawowy system czasu pracy

W podstawowym systemie czasu pracy (po 8 godzin na dobę) praca w godzinach nadliczbowych występuje w przypadku wykonywania przez pracownika pracy ponad tę normę. Zatem każda 9. i następne godziny pracy w dobie pracowniczej będą godzinami nadliczbowymi, za które pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem albo czas wolny. Wysokość dodatku wynosi 50% lub 100% i zależy od tego, kiedy takie godziny nadliczbowe wystąpiły.

Dodatek 50% będzie należny pracownikowi za każdą godzinę pracy ponad normę w dniu będącym dla pracownika dniem pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, chyba że godziny nadliczbowe przypadają w okresie ustalonej w zakładzie pory nocnej. Za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w porze nocnej pracownikowi będzie przysługiwał 100% dodatek.

PRZYKŁAD

Pracownik miał zaplanowaną pracę w godzinach od 12.00 do 20.00 w danym dniu. Pora nocna w zakładzie została ustalona jako 8 godzin między godz. 22.00 a 6.00 dnia następnego. Pracownikowi w związku z potrzebami pracodawcy została polecona praca w godzinach nadliczbowych w tym dniu w godz. od 20.00 do 24.00. Za pracę w tych godzinach pracownikowi nie został udzielony czas wolny do końca okresu rozliczeniowego. Zatem pracownik powinien otrzymać za pracę w tych godzinach nadliczbowych normalne wynagrodzenie za 4 godziny oraz 2 dodatki 50% (za pracę między godz. 20.00 a 22.00) i 2 dodatki 100% (za prace w porze nocnej między godz. 22.00 a 24.00).

WAŻNE!

Wypłata dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w porze nocnej nie pozbawia pracownika prawa do dodatku nocnego (co najmniej 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Planując pracownikowi czas pracy w poszczególnych dobach należy mieć na uwadze kodeksową definicję doby pracowniczej, której naruszenie może również skutkować pracą w godzinach nadliczbowych. Ma to miejsce wówczas, gdy pracownik rozpoczyna pracę wprawdzie w kolejnym dniu, ale jeszcze w poprzedniej, niezakończonej dobie pracowniczej.

PRZYKŁAD

Pracownik wykonuje pracę 1 marca w godz. od 8.00 do 16.00. Następnie 2 marca rozpoczyna pracę o godz. 6.00 i pracuje do godz. 14.00. Zatem w dobie pracowniczej, która rozpoczęła się dla niego 1 marca o godz. 8.00 (doba to 24 kolejne godziny od rozpoczęcia pracy) przepracował 10 godzin, co oznacza, że praca 2 marca w godz. od 6.00 do 8.00 była dla niego pracą w godzinach nadliczbowych w dobie pracowniczej, która rozpoczęła się dla niego 1 marca o godz. 8.00. Za tę pracę pracownikowi przysługuje zatem odpowiednia rekompensata w postaci czasu wolnego lub wynagrodzenia. Jeżeli w zakładzie pora nocna trwała do godz. 6.00, to za pracę między godz. 6.00 a 8.00 pracownikowi będzie przysługiwał 50% dodatek. Jednak w przypadku, gdyby pora ta była ustalona do godz. 7.00, to wówczas dodatek za pracę między godz. 6.00 a 7.00 wyniósłby 100%. Natomiast dodatek za pracę nadliczbową między godz. 7.00 a 8.00 wyniósłby 50%.

Równoważny system czasu pracy

W równoważnym systemie czasu pracy praca w godzinach nadliczbowych będzie występowała dopiero po przekroczeniu przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. W tym przypadku występowanie pracy w godzinach nadliczbowych jest ściśle związane z harmonogramem czasu pracy ustalonym dla pracownika.

W przypadku gdy pracownik wykonuje pracę w równoważnym systemie z przedłużonym dobowym wymiarem do 12 godzin, praca nadliczbowa występuje zawsze po przekroczeniu przez pracownika tej 12. godziny pracy. Wypłata 50% lub 100% dodatku zależy oczywiście od tego, czy praca ta przypadała na porę nocną.

Występują jednak sytuacje, gdy praca nadliczbowa w takim systemie będzie świadczona przez pracownika poniżej 12. godziny pracy w danym dniu. Wszystko zależy od harmonogramu i zaplanowanej w nim na dany okres pracy pracownika.

---

Możliwa jest również inna sytuacja, gdy pracownikowi zatrudnionemu w równoważnym systemie czasu pracy zaplanowano pracę krótszą niż 8 godzin, lecz ze względu na potrzeby pracodawcy pracownik ten wykonywał pracę w dłuższym wymiarze.

Praca w sobotę

Sobota jest najczęściej wskazywanym u pracodawców dniem wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W przypadku konieczności wykonywania pracy w tym dniu, pracodawca za każdym razem musi udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy w celu zachowania tej zasady. Praca w dniu wolnym, wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. sobota), zawsze powoduje przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Nie ma zatem w obecnym stanie prawnym wątpliwości, że za pracę w wolną sobotę pracownikowi przysługuje wynagrodzenia wraz ze 100%, a nie 50% dodatkiem.

Jednak mogą wystąpić przypadki bardziej skomplikowane.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (po 8 godzin na dobę) wykonywał pracę w dniu wolnym (sobota) przez 10 godzin. Pierwsze 8 godzin tej pracy będzie zatem stanowiło przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i 100% dodatek. Natomiast pozostałe 2 godziny (godziny 9. i 10.) będą stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych dobowych, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i 50% dodatek. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego od pracy za tę sobotę, co jednak nie wyłączy konieczności rekompensaty za pracę w 9. i 10. godzinie w tym dniu. Za te 2 godziny pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi wynagrodzenie i 50% dodatek lub odrębnie udzielić czasu wolnego.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy (do 12 godzin na dobę) wykonywał pracę w dniu wolnym (sobota) przez 10 godzin. Wszystkie godziny tej pracy będą zatem stanowiły przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za którą przysługuje wynagrodzenie i 100% dodatek. Oddając dzień wolny w zamian za tę pracę pracodawca nie musi już wypłacać żadnego dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe dobowe, które w tym przypadku nie wystąpiły.

Praca w niedzielę i święto

Regułą w polskim prawie pracy jest to, że niedziela oraz święto są dniami wolnymi od pracy. Praca w tych dniach jest dozwolona tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy, np. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej czy przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności. Za pracę w niedzielę pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy w okresie 6 dni poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a gdyby nie było to możliwe, do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto pracownikowi należy udzielić dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego.

Nie ulega wątpliwości, że praca w niedzielę lub święto, za którą pracownikowi nie udzielono innego dnia wolnego od pracy, będzie przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy o liczbę godzin pracy w tych dniach. W związku z powyższym pracownikowi będzie przysługiwał za pracę w niedzielę lub w święto dodatek w wysokości 100% za każdą godzinę pracy. Takie samo stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w uchwale z 15 lutego 2006 r. (III PZP 11/05, OSNP 2006/11–12/170).

Za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych przypadających w niedzielę lub w święto pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie i 50% lub 100% dodatek. Wysokość tego dodatku jest uzależniona od tego, czy niedziela została pracownikowi zaplanowana jako dzień pracy czy miała być jego dniem wolnym. W przypadku gdy niedziela lub święto jest dla pracownika dniem pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, to wówczas praca w godzinach nadliczbowych jest wynagradzana tak samo jak w każdym innym dniu harmonogramowej pracy, a zatem z 50% dodatkiem. Jeśli natomiast pracownik wykonywał pracę nadliczbową w wolną niedzielę (święto) lub w dzień wolny udzielony w zamian za pracę w niedzielę (święto), to wówczas wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wynosi 100%.

PRZYKŁAD

Pracownik miał zaplanowaną 8-godzinną pracę w niedzielę 22 marca 2009 r. Za pracę w tym dniu pracownikowi zaplanowano wolny poniedziałek 23 marca. W związku z potrzebami pracodawcy pracownik wykonywał pracę w obydwa dni po 10 godzin. Za 9. i 10. godzinę pracy w niedzielę pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie wraz z 50% dodatkiem. Za pracę w poniedziałek 23 marca pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi innego dnia wolnego oraz wypłacić za pracę w 9. i 10. godzinie w poniedziałek wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem. Pracodawca może zrekompensować pracownikowi całość pracy nadliczbowej czasem wolnym.

WAŻNE!

Pełny dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto przysługuje bez względu na liczbę przepracowanych przez pracownika godzin w tych dniach.

---

Praca nadliczbowa przy niepełnym etacie

Pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy obowiązują takie same normy czasu pracy jak pracowników wykonujących pracę w pełnym wymiarze, tj.: 8-godzinna norma dobowa i przeciętna 40-godzinna norma tygodniowa. Praca w godzinach nadliczbowych niepełnoetatowca występuje zatem po przekroczeniu tych norm, chyba że pracownik jest zatrudniony w systemie czasu pracy, w którym jest możliwe przedłużenie dobowego wymiaru np. do 12 godzin. Wówczas, na ogólnych zasadach, jego pracą nadliczbową będą godziny ponad przedłużony dobowy wymiar zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.

Ponieważ między niepełnym wymiarem czasu pracy a ww. normami występuje pewien odstęp czasu, pracownik w porozumieniu z pracodawcą powinien ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z tym ustaleniem, pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie jak za pracę w godzinach nadliczbowych po przekroczeniu ustalonego limitu, który zawsze musi być niższy od obowiązujących norm wynikających z Kodeksu pracy.

Ustalając ten limit, strony mogą go określić ramami godzin w dobie pracowniczej lub przeciętnie w tygodniu. Ustalenie limitu godzin ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy musi być dokonane na poziomie niższym niż obowiązujące normy czasu pracy (8-godzinna dobowa i przeciętnie 40-godzinna tygodniowa)

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie w wymiarze 1/2 etatu. Jest zobowiązany do wykonywania pracy w każdy poniedziałek i wtorek po 8 godzin oraz w środę przez 4 godziny. W takim przypadku pracodawcy i pracownikowi trudno byłoby wskazać limit pracy ponadwymiarowej w dobie, za którą pracodawca byłby zobowiązany do wypłaty jak za godziny nadliczbowe, gdyż pracownik wykonuje pracę po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, których przekroczenie i tak byłoby już pracą nadliczbową.

W przedstawionym przykładzie strony mogą się zatem umówić, że należności jak za pracę w godzinach nadliczbowych będą pracownikowi przysługiwały np. po przekroczeniu przeciętnie 39 godzin pracy tygodniowo. Wówczas pracownikowi do 39. godziny pracy przeciętnie w tygodniu będzie przysługiwało wyłącznie normalne wynagrodzenie za pracę.

Pracodawca może zrekompensować pracownikowi pracę ponadwymiarową planując do końca okresu rozliczeniowego jego pracę w taki sposób, aby w ostatecznym rozrachunku pracownik przepracował w tym okresie dokładnie tyle godzin, ile wynika z wymiaru, w jakim jest zatrudniony.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie w wymiarze 1/2 etatu. Jest zobowiązany do wykonywania pracy w każdy poniedziałek i wtorek po 8 godzin oraz w środę przez 4 godziny. W jednym z tygodni pracownik wykonywał pracę również w środę przez 8 godzin. W związku z powyższym pracodawca zaplanował temu pracownikowi pracę w kolejnym tygodniu przez 8 godzin w poniedziałek oraz przez 4 godziny we wtorek i środę. W takim przypadku pracodawca nie będzie zobowiązany do wypłacenia temu pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia.

Pracownik, który wykonywał pracę ponadwymiarową w zakresie, w którym pracodawca zobowiązał się do wypłacania mu wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową, nabywa prawo do 50% lub 100% dodatku z tego tytułu. Wartość dodatku (50% lub 100%) jest uzależniona od tych samych kryteriów co w przypadku zwykłych godzin nadliczbowych.

Mimo że przepisy nie regulują tego wprost, to należy przyjąć, że pracodawca może zwolnić się z konieczności wypłacania pracownikowi tych dodatków w przypadku udzielenia mu czasu wolnego na zasadach obowiązujących dla godzin nadliczbowych.

Podstawa prawna:

• art. 151, art. 151¹, art. 151², art. 151³, art. 151¹¹ Kodeksu pracy.