Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek często zastanawiają się, jak długo mają przechowywać dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi, czyli deklaracje miesięczne, raporty indywidualne, dokumenty wpłat czy dokumenty związane z ustalaniem podstawy wymiaru składek. Ma to duże znaczenie dla odpowiedzialności prawnej płatnika, tym bardziej że przepisy nie w pełni regulują terminy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Nie ma natomiast szczegółowej regulacji, jak przechowywać te dokumenty oraz jakie zabezpieczenia powinien posiadać elektroniczny nośnik tych informacji.

Regulacje związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty:

• zgłoszeniowe,
• rozliczeniowe,
• płatnicze.

Dokumenty zgłoszeniowe

Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek, ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.

Jeżeli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w postaci dokumentu elektronicznego, to takie zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawy systemowej). Regulacja ta dotyczy jedynie przechowywania papierowej formy dokumentu i ma zastosowanie do płatników, którzy przekazują dokumenty w formie elektronicznej.

Nie ma wyraźnego przepisu regulującego okres przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Dlatego należy przyjąć, że dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w formie papierowej powinny być przechowywane przez płatnika również przez okres 5 lat. Nie określono natomiast okresu przechowywania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej. Płatnik może przechowywać dokumenty w tej formie, jednak powinien pamiętać, że na żądanie inspektora ZUS ma obowiązek udostępnić mu te dokumenty w formie papierowej. Prawidłowość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w korekcie lub w zmianie danych osoba ubezpieczona potwierdza podpisem na tym dokumencie.

Rodzaje dokumentów zgłoszeniowych

@RY1@i65/2009/004/i65.2009.004.000.0044.001.jpg@RY2@

Dokumenty rozliczeniowe

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy systemowej). Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie. Okres przechowywania dokumentów jest zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenia. W praktyce jednak okres przedawnienia może być na skutek czynności podejmowanych przez ZUS (np. pismo informujące o wysokości zaległości z tytułu składek) wydłużony np. do 20 lat.

WAŻNE!

Bieg 10-letniego terminu przechowywania dokumentów liczy się od daty ich przekazania do ZUS.

W sytuacji gdy płatnik złoży dokumenty z opóźnieniem, termin ten powinien być liczony od daty przekazania ich do ZUS.

PRZYKŁAD

Płatnik 5 listopada 2008 r. przekazał do ZUS dokumenty rozliczeniowe za wrzesień 2008 r. Termin 10-letni przechowywania dokumentów za wrzesień 2008 r. upłynie 5 listopada 2018 r.

Ten sam okres przechowywania dotyczy dokumentów korygujących dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli płatnik dokona korekty dokumentów dotyczących okresu sprzed 3 lat, wówczas 10-letni termin, przez który płatnik powinien przechowywać dokumenty, będzie liczony od daty przekazania dokumentów korygujących do ZUS. Płatnik powinien przechowywać zarówno dokumenty pierwszorazowe, jak i ich korekty do czasu upływu terminu przedawnienia opłacania składek. Takie działanie, choć wykracza poza wynikający z ustawy obowiązek, najpełniej zabezpieczy interes płatnika.

Rodzaje dokumentów rozliczeniowych

@RY1@i65/2009/004/i65.2009.004.000.0044.002.jpg@RY2@