Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek często zastanawiają się, jak długo mają przechowywać dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi, czyli deklaracje miesięczne, raporty indywidualne, dokumenty wpłat czy dokumenty związane z ustalaniem podstawy wymiaru składek. Ma to duże znaczenie dla odpowiedzialności prawnej płatnika, tym bardziej że przepisy nie w pełni regulują terminy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Nie ma natomiast szczegółowej regulacji, jak przechowywać te dokumenty oraz jakie zabezpieczenia powinien posiadać elektroniczny nośnik tych informacji.

Regulacje związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty:

• zgłoszeniowe,
• rozliczeniowe,
• płatnicze.

Dokumenty zgłoszeniowe

Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek, ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.

Jeżeli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w postaci dokumentu elektronicznego, to takie zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawy systemowej). Regulacja ta dotyczy jedynie przechowywania papierowej formy dokumentu i ma zastosowanie do płatników, którzy przekazują dokumenty w formie elektronicznej.

Nie ma wyraźnego przepisu regulującego okres przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Dlatego należy przyjąć, że dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w formie papierowej powinny być przechowywane przez płatnika również przez okres 5 lat. Nie określono natomiast okresu przechowywania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej. Płatnik może przechowywać dokumenty w tej formie, jednak powinien pamiętać, że na żądanie inspektora ZUS ma obowiązek udostępnić mu te dokumenty w formie papierowej. Prawidłowość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w korekcie lub w zmianie danych osoba ubezpieczona potwierdza podpisem na tym dokumencie.

Rodzaje dokumentów zgłoszeniowych

@RY1@i65/2009/004/i65.2009.004.000.0044.001.jpg@RY2@

Dokumenty rozliczeniowe

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy systemowej). Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie. Okres przechowywania dokumentów jest zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenia. W praktyce jednak okres przedawnienia może być na skutek czynności podejmowanych przez ZUS (np. pismo informujące o wysokości zaległości z tytułu składek) wydłużony np. do 20 lat.

WAŻNE!

Bieg 10-letniego terminu przechowywania dokumentów liczy się od daty ich przekazania do ZUS.

W sytuacji gdy płatnik złoży dokumenty z opóźnieniem, termin ten powinien być liczony od daty przekazania ich do ZUS.

PRZYKŁAD

Płatnik 5 listopada 2008 r. przekazał do ZUS dokumenty rozliczeniowe za wrzesień 2008 r. Termin 10-letni przechowywania dokumentów za wrzesień 2008 r. upłynie 5 listopada 2018 r.

Ten sam okres przechowywania dotyczy dokumentów korygujących dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli płatnik dokona korekty dokumentów dotyczących okresu sprzed 3 lat, wówczas 10-letni termin, przez który płatnik powinien przechowywać dokumenty, będzie liczony od daty przekazania dokumentów korygujących do ZUS. Płatnik powinien przechowywać zarówno dokumenty pierwszorazowe, jak i ich korekty do czasu upływu terminu przedawnienia opłacania składek. Takie działanie, choć wykracza poza wynikający z ustawy obowiązek, najpełniej zabezpieczy interes płatnika.

Rodzaje dokumentów rozliczeniowych

@RY1@i65/2009/004/i65.2009.004.000.0044.002.jpg@RY2@

Dokumenty płatnicze

Dokumenty płatnicze, które przygotowuje płatnik składek, to kolejna kategoria dokumentów związanych z dokumentacją ubezpieczeniową. Ustawa systemowa pomija kwestie związane z przechowywaniem tych dokumentów, mimo że mają one bardzo duże znaczenie dla ochrony interesów przedsiębiorcy. Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.

Obowiązek przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z Ordynacji podatkowej. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

To w interesie płatnika leży posiadanie dokumentów płatniczych, gdyż w razie sporu to on będzie musiał udowodnić fakt opłacenia składek czy dotrzymania terminu. W razie zagubienia dokumentu płatnik powinien wystąpić do banku o potwierdzenie dokonania określonej wpłaty. Z takim wnioskiem należy wystąpić przed upływem 5 lat od daty opłacenia składek. Okres przechowywania przez banki bankowych dokumentów płatniczych, za pomocą których płatnik składek opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych i Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wynosi bowiem 5 lat. Okres ten jest obliczany od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła dana wpłata (§ 32 pkt 2 rozporządzenia z 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków). Po upływie 5 lat od dnia opłacenia składek za pomocą bankowego dokumentu płatniczego, bank nie wyda płatnikowi potwierdzenia. To oznacza, że płatnik nie udowodni, że składki opłacił i w jakim terminie. W takim przypadku, jeżeli ZUS nie potwierdzi we własnym zakresie wpłaty (tzn. nie odnajdzie tej wpłaty), ZUS może żądać ich ponownego uregulowania.

Obowiązki płatnika

Mimo braku szczegółowych uregulowań w sprawie okresów przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek powinien przechowywać wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą.

Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Ustalając prawo do emerytury ZUS może zażądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia przedłożenia dowodów potwierdzających opłacenie składek oraz dokumentów stanowiących podstawę do ich naliczenia. Dotyczy to dokumentacji za okres po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy emerytalnej). Dodatkowo płatnik ma obowiązek przechowywania przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Forma przechowywania dokumentów

Przy przechowywaniu dokumentów ubezpieczeniowych płatnik powinien stosować ogólne standardy dotyczące przechowywania dokumentów, ponieważ nie ma w tym zakresie szczegółowych regulacji. Część obowiązków z zakresu przechowywania danych określa wprost ustawa o ochronie danych osobowych. Część danych zwartych w deklaracjach miesięcznych i imiennych raportach rozliczeniowych, do których dostęp ma płatnik składek, należy do kategorii danych szczególnie wrażliwych. Są to np. informacje o wysokości wynagrodzenia, o okresach pobierania zasiłków chorobowych itp. Z tego powodu informacje te podlegają szczególnej ochronie.

Płatnik ma obowiązek przy przechowywaniu dokumentów osób ubezpieczonych stosować środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Chodzi w szczególności o zabezpieczenie tych dokumentów przed:

• udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym,
• zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
• przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz
• zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jednocześnie dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby płatnik mógł mieć do nich dostęp, tak aby np. na żądanie inspektora kontroli ZUS mógł przedłożyć dokumenty w formie papierowej wraz z dowodem nadania lub złożenia w jednostce organizacyjnej ZUS.

WAŻNE!

Dokument wysłany do ZUS w formie papierowej bez dowodu nadania nie jest potwierdzeniem złożenia go w ZUS.

Dokumenty przesyłane do ZUS w formie elektronicznej powinny być również w tej formie przechowywane. Wykorzystywana do obsługi transmisji elektronicznej dokumentów, udostępniona przez ZUS aplikacja - program Płatnik ma zabezpieczenia przed ponowną edycją dokumentów przesłanych do ZUS. Płatnik dodatkowo archiwizuje otrzymane z ZUS potwierdzenia nadania i przetworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Ze względów bezpieczeństwa trzeba wykonywać jedynie kopie bazy programu płatnik, tak aby w razie awarii dysku, na którym jest zapisywana baza danych, można ją było odtworzyć z kopii awaryjnej. Takie działanie nie jest działaniem wymaganym przepisami ustawy systemowej, ale ogólnymi względami bezpieczeństwa, związanymi z użytkowaniem elektronicznych nośników informacji.

Podstawa prawna:

• art. 36 ust. 8, art. 43, art. 44, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694),
• art. 80 ustawy z 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (DzU nr 157, poz. 1119 ze zm.),
• § 32 pkt 2 rozporządzenia z 29 sierpnia 2008 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 161, poz. 1002).