Harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy – to indywidualny rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników lub grup pracowników w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Pojęcia tego nie należy mylić z terminem rozkład czasu pracy. Przez rozkład czasu pracy należy rozumieć określenie dni tygodnia, w których praca może być świadczona, jak również wskazanie godzin pracy, a co najmniej godziny planowanego przyjścia pracownika do pracy. Harmonogram określa z kolei rozkład czasu pracy ustalony dla danego pracownika. Charakteryzuje się większą konkretyzacją niż rozkład.

Co do zasady rozkładem i harmonogramem pracy obejmuje się wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, uregulowanie rozkładu czasu pracownika powinno być zawarte w regulaminie pracy. Następnie na jego podstawie tworzony jest harmonogram. Z reguły jest to jeden z obowiązków pracowników bezpośrednio nadzorujących proces wykonywania pracy i organizujących pracę w imieniu pracodawcy.

Wobec pracowników, w stosunku do których nie prowadzi się ewidencjonowania godzin pracy, nie będzie potrzeby uwzględniania w harmonogramach czasu pracy godzin jej rozpoczęcia. Uregulowanie to dotyczy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Wobec tych pracowników harmonogram pracy może ograniczać się do wskazania dni, w których przewidywana jest praca.

Pracodawca, ustalając harmonogram (zwany też grafikiem), określa w nim dni i godziny pracy oraz dni wolne od pracy dla pracowników na poszczególne okresy rozliczeniowe zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Harmonogram czasu pracy nie powinien być swobodnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach, jeżeli wynikają z określonych zakładowych źródeł prawa pracy lub przepisów Kodeksu pracy.

Sytuacje uzasadniające wprowadzenie zmian w harmonogramie mogą wynikać:

• ze zdarzeń, których nie można było przewidzieć w momencie tworzenia harmonogramu, np. choroba pracownika lub jego długotrwała nieobecność,

• z mocy prawa – w razie udzielania dni wolnych od pracy w zamian za pracę w niedzielę, święto (art. 151¹¹ k.p.) lub w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy (art. 151³ k.p.).

Prawidłowe stworzenie harmonogramu czasu pracy pracownika wymaga ustalenia, jaki wymiar czasu pracy powinien on przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Harmonogram czasu pracy powinien wyznaczać pracę w granicach wymiaru czasu pracy.

Jeżeli pracodawca przewiduje w harmonogramie dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, opłacanego stawką godzinową mniejszą liczbę godzin pracy niż przypadająca w danym okresie rozliczeniowym do przepracowania, zobowiązany jest wypłacić mu wynagrodzenie przestojowe za czas niedopracowany do pełnego etatu. Wynika to z założenia, że pracownik pozostaje w gotowości do pracy, ale nie może jej świadczyć z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Takiemu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określone stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony, to przysługuje 60% wynagrodzenia.

Pracodawca, u którego obowiązuje system pracy zmianowej (która jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy), tworząc harmonogram czasu pracy, musi pamiętać, żeby praca w kolejne dni nie spowodowała naruszenia doby pracowniczej (co w konsekwencji prowadzi do zatrudnienia w godzinach nadliczbowych).

Natomiast w przypadku prac, które mogą być wykonywane w niedziele i święta, pracodawca który planuje pracę w te dni, w harmonogramie czasu pracy powinien zaplanować również dni wolne w zamian za pracę w niedzielę w terminie 6 dni przed lub 6 dni po pracującej niedzieli. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Zaznaczenie w harmonogramie czasu pracy, które dni są dniami wolnymi wynikającymi z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a które są wolne w zamian za pracę w niedzielę, jest konieczne. Jest to spowodowane tym, że w przypadku powstania szczególnych potrzeb po stronie pracodawcy praca może zostać polecona w te dni, a jest ona rekompensowana w różny sposób.

Patrz też: Indywidualny rozkład czasu pracy.