Obowiązek zwrotu kosztów szkolenia. Kiedy, na jakiej podstawie prawnej?

Zwrot kosztów szkolenia przez pracowników

PROBLEM
Czy w ramach zarządzenia Dyrektora można zobowiązać pracownika do: 
- zwrotu kosztów szkolenia oraz egzaminu za kursy kwalifikacyjne (uprawnienia na wózek widłowy, suwnicę) jeśli w krótkim terminie od uzyskania uprawnień Pracownik rozwiązuje umowę o pracę (np. w przeciągu pół roku); 
- zwrotu kosztów szkolenia/egzaminu jeśli Pracownik nie zgłosił się w wyznaczonym terminie i nie miał usprawiedliwionej nieobecności; 
- samodzielnego pokrycia kosztów kolejnych egzaminów, jeśli wynik pierwszego sfinansowanego przez Pracodawcę był negatywny?
Czy możemy wprowadzić powyższe zobowiązania jeżeli wymagamy od Pracownika takich uprawnień (zatrudniamy Pracowników bez uprawnień i organizujemy oraz finansujemy szkolenia i egzaminy)? Czy takie zobowiązania można ująć w Zarządzeniu Dyrektora, czy raczej powinniśmy wprowadzić zapis do Regulaminu Wynagradzania? Czy jeszcze inna forma byłaby bardziej odpowiednia? 

RADA
Zobowiązanie do zwrotu kosztów szkoleń po ich zakończeniu, w tym egzaminów kończących szkolenia wynikać musi z zawartej z pracownikiem umowy szkoleniowej. Zobowiązanie w niej zawarte może ponadto obejmować pozostawanie w zatrudnieniu przez okres maksymalnie 3 lat po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Możliwe byłoby dochodzenie bez umowy jedynie zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów w sytuacji, w której pracownik bez uzasadnionych powodów przerwie podnoszenie kwalifikacji zawodowych (nie ukończy szkolenia itp.)

UZASADNIENIE
Przepisy art. 1031- 1035 KP regulują zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, w tym możliwość domagania się zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 1031 KP). Przytoczona definicja zawiera dwie sytuacje, w których nauka pracownika jest podnoszeniem kwalifikacji uregulowanym w przepisach KP:

1) inicjatywa pracodawcy (pracownik zgodził się na propozycję pracodawcy w tym zakresie),

2) zgoda pracodawcy na takie podnoszenie kwalifikacji.

Świadczenia dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe dzielą się na:

• obligatoryjne (płatny urlop szkoleniowy – zależnie od formy podnoszenia kwalifikacji, płatne zwolnienie z części lub całości dnia pracy – art. 1031 KP),
• dodatkowe (np. koszty kształcenia, koszty dojazdów, opłata za podręczniki czy zakwaterowanie – art. 1033 KP).

Możliwość domagania się zwrotu kosztów świadczeń dodatkowych poniesionych prze pracodawcę (np. opłata za naukę – czesne, koszty dojazdów, koszty nabycia niezbędnych książek itp.) dotyczy jedynie sytuacji, w których (jest to katalog zamknięty – umowa szkoleniowa  nie może go rozszerzać)

• pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
• pracownik we wskazanym w umowie okresie (max 3 lata) rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 943 KP,
• we wskazanym w umowie okresie (max 3 lata) pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943 KP, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowy można nie zawierać wówczas, gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Niemniej jednak nawet w takich przypadkach mówimy o umownych ustaleniach pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (opierając się jedynie na ustnym porozumieniu) dotyczących samego faktu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez tego ostatniego.

Zawarcie umowy z pracownikiem, który ma podnosić kwalifikacje powinno być być standardem w szczególności  wówczas, gdy zostały przyznane świadczenia dodatkowe, wykraczające poza urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy na udział w zajęciach.

Świadczenia dodatkowe przyznawane są na warunkach i w zakresie wskazanych w umowie zawieranej z pracownikiem. Skoro pracodawca godząc się na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika może wcale ich nie przyznawać, to może również zastrzec, że będą przysługiwały tylko po spełnieniu dodatkowych warunków, np. osiąganie określonych wyników nauki, uzyskiwanie ocen okresowych w pracy na wskazanym w umowie poziomie. W pełni możliwe jest także wskazanie, że finansowanie lub dofinansowanie czesnego lub innych kosztów obejmować będzie nie cały okres nauki, ale jego część zarówno wynikającą z procesu nauki, jak też określenia umownego (np. dofinansowanie tylko pierwszego semestru), jak też, że pracodawca nie ponosi kosztów egzaminów poprawkowych.

Oczywiście pracodawca może – i dobrze, by to zostało przygotowane - zarządzeniem ustalić zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych (wnioskowania, dokonywania uzgodnień itp.) ale zarządzenie nie jest podstawą do domagania się zwrotu kosztów. 

Jeżeli nauka odbywa się na podstawie polecenia pracodawcy (szkolenie, kurs) to nie znajdują zastosowania przepisy o podnoszeniu kwalifikacji – koszty takiego szkolenia pokrywa pracodawca i nie ma możliwości domagania się ich zwrotu.

Podstawa prawna:

art. 1031-1035 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r., poz. 1510)

Marek Rotkiewicz

Fragment artykułu pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Szukasz wiarygodnych aktualności, porad i artykułów dotyczących zmian w prawie i podatkach, komentarzy ekspertów oraz indywidualnego doradztwa? INFORLEX jest dla Ciebie! Zyskaj bezpłatny dostęp do INFORLEX >>