Kiedy trzeba zawiadomić pracodawcę o zwolnieniu lekarskim? Jaka kara grozi za brak spełnienia tego obowiązku?

• Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA). Kto może wystawiać
• Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy (np. z powodu choroby)
• Jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy?
• Czym grozi brak zawiadomienia pracodawcy o chorobie lub innym powodzie nieobecności w pracy?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA). Kto może wystawiać

Zwolnienia lekarskie są wystawiane od grudnia 2018 r. wyłącznie elektroniczne (e-ZLA). Jak informują Ministerstwo Zdrowia i Narodowy Fundusz Zdrowia w serwisie pacjent.gov.pl, takie elektroniczne zwolnienie lekarskie e-ZLA jest automatycznie przesyłane na profil Platformy Usług Elektronicznych płatnika składek (np. pracodawcy) i do systemu ZUS.

E-ZLA może wystawić pacjentowi po konsultacji medycznej:
- lekarz podstawowej opieki zdrowotnej,
- lekarz specjalista,
- lekarz w szpitalu,
- lekarz stomatolog
- asystent medyczny w imieniu lekarza, który przeprowadził badanie (konsultację medyczną).

Ministerstwo Zdrowia i NFZ wyraźnie informują, że np. lekarz specjalista nie może odesłać pacjenta do lekarza pierwszego kontaktu po zwolnienie lekarskie. Jeśli w trakcie badania stwierdzi, że pacjent (pracownik) jest niezdolny do pracy, sam ma obowiązek wystawić zwolnienie lekarskie. Taki sam obowiązek i kompetencje ma lekarz, który przyjmuje pacjentów na szpitalnym oddziale ratunkowym lub na izbie przyjęć szpitala.

W celu wystawienia e-ZLA trzeba podać lekarzowi numer PESEL. Resztę danych lekarz ma w systemie. Jeśli rodzic potrzebuje zwolnienia, by opiekować się swoim dzieckiem, musi podać lekarzowi dane swojego dziecka.

E-ZLA lekarz może wystawić również podczas wizyty domowej przez urządzenia mobilne, np. tablet, telefon.

Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy (np. z powodu choroby)

Pracownik nie ma obowiązku dostarczenia pracodawcy e-ZLA. Jak już wyżej wskazano, trafia ono automatycznie na konto pracodawcy w PUE ZUS. Natomiast pracownik ma obowiązek powiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy.

Wynika to z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

A w sytuacjach nagłych, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy (np. choroba), pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Rozporządzenie to precyzuje (§ 2 ust. 3), że niedotrzymanie ww. terminu zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Należy to zrobić jednak niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy.

Jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy?

Sposób informowania pracodawcy przez pracownika o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, powinny określać przepisy obowiązujące u danego pracodawcy.
Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, jeśli przepisy wewnątrzzakładowe nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:
- osobiście lub przez inną osobę,
- telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (e-mail, sms),
- drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Czym grozi brak zawiadomienia pracodawcy o chorobie lub innym powodzie nieobecności w pracy?

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, nieprzekazanie pracodawcy informacji o nieobecności w pracy lub przekazanie w sposób inny niż przewidują przepisy, może być uznane za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy, o którym mowa w art. 108 Kodeksu pracy. Może się to wiązać z nałożeniem kary porządkowej.

W skrajnych przypadkach konsekwencje mogą być zdecydowanie poważniejsze. Sąd Najwyższu w wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/03) stwierdził, że pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki, powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy, a niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § pkt 1 Kodeksu pracy). Daje to pracodawcy możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.

Źródła: Państwowa Inspekcja Pracy, Ministerstwo Zdrowia, Narodowy Fundusz Zdrowia