REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?
Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Karty lunchowe na zakup posiłków to popularny benefit, który przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Firmy dzięki nim mogą uniknąć opłacania składek ZUS, ale tylko pod pewnymi warunkami. Co trzeba wiedzieć, by wszystko odbywało się zgodnie z prawem?
rozwiń >

Kiedy karty lunchowe mogą być zwolnione ze składek ZUS?

ZUS stawia w tej sprawie jasne wymagania, choć dopuszcza stosowanie nowoczesnych metod kontroli wydatków. Zwolnienie ze składek możliwe jest na podstawie § 2 pkt. 11 rozporządzenia dotyczącego ustalania podstawy wymiaru składek, ale tylko pod warunkiem spełnienia czterech kryteriów:
1) karta musi być opłacona przez pracodawcę;
2) może być używana wyłącznie w punktach gastronomicznych lub handlowych;
3) miesięczne doładowanie nie może przekraczać 450 zł;
4) środki z karty mogą być przeznaczone tylko na zakup posiłków.

REKLAMA

Autopromocja

Jak legalnie korzystać z kart lunchowych i spełnić wymogi ZUS?

Trzy pierwsze warunki nie sprawiają zwykle problemów. Po pierwsze, benefit musi być w pełni finansowany przez pracodawcę – nie może być odliczany od pensji pracownika. Po drugie, ograniczenie miejsc, w których można korzystać z karty, zazwyczaj zapewnia dostawca usługi. Z kolei dzięki kodom MCC karty działają tylko w wybranych punktach gastronomicznych lub handlowych, co automatycznie eliminuje nieuprawnione transakcje.

Jak mieć pewność, że karta służy jedynie do zakupu posiłków?

Najwięcej kontrowersji budzi wymóg, by karta lunchowa była używana wyłącznie do zakupu jedzenia. To właśnie ten punkt ZUS najczęściej kwestionuje. Wnioskodawcy starali się znaleźć rozwiązania, które przekonają urząd.

Jakie mechanizmy były proponowane w celu realizacji tego warunku?

W odpowiedzi na wątpliwości dotyczące zakupu wyłącznie posiłków pojawiło się kilka propozycji zabezpieczeń. Firmy rozważały wprowadzenie regulaminów lub zapisów w umowie, które zakazywałyby użycia karty do innych celów. Kolejne pomysły obejmowały techniczne blokady wypłaty gotówki, składanie oświadczeń przez pracowników o prawidłowym wykorzystaniu środków, a także losowe kontrole paragonów, które miały potwierdzać zgodność wydatków z przeznaczeniem benefitów.

ZUS uznał proponowane rozwiązania za niewystarczające

Niestety, powyższe propozycje nie były ocenione przez ZUS jako wystarczające, by wydać korzystną interpretację indywidualną. Oczekuje się skutecznych i jednoznacznych mechanizmów kontroli, które wykluczą zakup innych produktów niż posiłki. Dla pracodawców to spore wyzwanie – w dużych firmach ręczne sprawdzanie paragonów oznaczałoby ogrom pracy, konieczność archiwizacji dokumentów i dodatkowe zasoby kadrowe.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy rygorystyczne podejście ZUS wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia?

Choć wymogi ZUS mogą wydawać się zniechęcające, nie oznacza to całkowitego braku możliwości skorzystania z ulgi. Ważne jest znalezienie rozwiązania, które będzie zgodne z przepisami i realne do wdrożenia przez pracodawcę.

Największym wyzwaniem pozostaje skuteczna kontrola wydatków. Tradycyjne metody bywają mało efektywne, jednak ZUS dopuścił możliwość wykorzystania nowoczesnych narzędzi – w jednej z interpretacji potwierdzono, że system oparty na aplikacji może spełniać wymogi do zwolnienia ze składek.

Jak nowoczesne technologie mogą ułatwić rozliczanie kart lunchowych?

Spełnienie wymogów stawianych przez ZUS jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca lub podmiot obsługujący benefit dysponuje odpowiednimi narzędziami technologicznymi, które pozwalają na systemowe gromadzenie i weryfikację paragonów. Istotne jest wdrożenie systemu, który będzie automatycznie gromadzić i weryfikować wszystkie paragony. Przykładem jest tu platforma Flexee stworzona we współpracy z kancelarią Dentons. Umożliwia ona pracownikom przesyłanie zdjęć paragonów bezpośrednio w aplikacji. Dane trafiają do systemu, gdzie są weryfikowane, co pozwala firmie wdrożyć karty lunchowe zgodnie z przepisami i bez obaw o nieprawidłowości.

Jak mówi Agnieszka Stasiak, adwokat, członek zarządu Flexee, karta żywieniowa Flexee spełnia wszystkie obowiązujące regulacje ZUS, eliminując ryzyko dodatkowych kosztów i niejasności prawnych. Dysponuje zaawansowaną technologią umożliwiającą systemową weryfikację paragonów, co pozwala na pełne dostosowanie się do wymogów ZUS. Dzięki temu pracodawcy mogą bezpiecznie, zgodnie z przepisami oferować karty lunchowe i skutecznie nimi zarządzać.

Aleksandra Minkowicz-Flanek, partner Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.
Tomasz Lasyk, senior associate, Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?

Karty lunchowe na zakup posiłków to popularny benefit, który przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Firmy dzięki nim mogą uniknąć opłacania składek ZUS, ale tylko pod pewnymi warunkami. Co trzeba wiedzieć, by wszystko odbywało się zgodnie z prawem?

Jest weto prezydenta! Andrzej Duda zawetował ustawę obniżającą składkę zdrowotną dla przedsiębiorców

Prezydent Andrzej Duda zawetował ustawę zakładającą obniżenie składki zdrowotnej dla firm. Kancelaria Prezydenta uzasadniła decyzję brakiem konsultacji społecznych i wątpliwościami konstytucyjnymi. Zmiana miała objąć 2,5 mln przedsiębiorców i kosztować budżet państwa 4,6 mld zł.

Dodatkowy urlop dla pracownika ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Są warunki i apel o zmianę przepisów

Pracownikowi z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnoprawności przysługuje prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Nie przysługuje on jednak od razu i nie w każdym przypadku. Stąd propozycja zmiany aktualnych przepisów.

Ilu cudzoziemców pracuje w Polsce? Pochodzą z ponad 150 państw

Ilu cudzoziemców pracuje w Polsce? Jaki jest udział cudzoziemców w ogólnej liczbie pracujących?

REKLAMA

Skrócenie czasu pracy – potrzebna zmiana czy kosztowny eksperyment?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło w poniedziałek, 28 kwietnia 2025 r. rozpoczęcie pilotażowego programu skrócenia czasu pracy. Na jego realizację przewidziano 10 mln zł z Funduszu Pracy. ekspertka BCC ds. prawa pracy, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR dr Magdalena Rycak o skróceniu czasu pracy.

1 maja 2025 r. czyli Święto Pracy wolne od pracy. Co zmieniło się na lepsze dla polskich pracowników?

1 maja 2025 r. czyli Święto Pracy to międzynarodowy dzień upamiętniający wydarzenia chicagowskie z 1886 r. W Polsce jest to dzień wolny od pracy. Z tej okazji MRPiPS wymienia dobre zmiany dla polskich pracowników z ostatnich miesięcy.

Urlop wychowawczy oraz obniżony wymiar czasu pracy. Od kiedy przysługuje ochrona przed rozwiązaniem umowy o pracę?

Urlop wychowawczy jest uprawnieniem pracownika przysługującym w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Wielu pracowników zadaje sobie pytanie czy w czasie przebywania na urlopie wychowawczym bądź korzystania przez pracownika z obniżonego wymiaru czasu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę. A jeżeli tak to od kiedy obowiązuje ochrona przed rozwiązaniem umowy o pracę?

Światowy Dzień Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Pracy oraz Święto Pracy to dobry moment by przyjrzeć się wypadkom przy pracy

Światowy Dzień Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Pracy oraz Święto Pracy to dobry moment by przyjrzeć się wypadkom przy pracy. Ile było wypadków przy pracy w 2024? Jakie są przyczyny wypadków przy pracy? Jak zwalczać wypadkom przy pracy?

REKLAMA

Rekordowy wzrost ojców na rodzicielskim. ZUS: W 2024 r. 41,9 tys. ojców skorzystało z urlopu rodzicielskiego. "Dyrektywa work-life balance przynosi efekty."

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w przesłanej we wtorek, 29 kwietnia informacji prasowej poinformował, że ZUS i Fundacja Share the Care ponownie łączą siły z przedstawicielami organizacji rządowych i pozarządowych oraz pracodawców, by promować równość rodzicielską i zawodową. Startuje 4 edycja kampanii „Równi w domu – równi w pracy. To się wszystkim opłaca”.

Majowe "mostkowanie" na L4. Firmy tracą, pracownicy remontują, grillują, wyjeżdżają

Długi weekend majowy to czas, w którym tysiące pracowników sięga po tzw. "mostkowanie" – zjawisko polegające na pobieraniu zwolnień lekarskich bez rzeczywistych wskazań medycznych. Pracownicy najczęściej sięgają po nie tuż przed lub po świętach. Chodzi o wydłużenie sobie czasu wolnego, bez konieczności wykorzystywania przysługującego urlopu wypoczynkowego.

REKLAMA