Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?

• Kiedy karty lunchowe mogą być zwolnione ze składek ZUS?
• Jak legalnie korzystać z kart lunchowych i spełnić wymogi ZUS?
• Jak mieć pewność, że karta służy jedynie do zakupu posiłków?
• Jakie mechanizmy były proponowane w celu realizacji tego warunku?
• ZUS uznał proponowane rozwiązania za niewystarczające
• Czy rygorystyczne podejście ZUS wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia?
• Jak nowoczesne technologie mogą ułatwić rozliczanie kart lunchowych?

Kiedy karty lunchowe mogą być zwolnione ze składek ZUS?

ZUS stawia w tej sprawie jasne wymagania, choć dopuszcza stosowanie nowoczesnych metod kontroli wydatków. Zwolnienie ze składek możliwe jest na podstawie § 2 pkt. 11 rozporządzenia dotyczącego ustalania podstawy wymiaru składek, ale tylko pod warunkiem spełnienia czterech kryteriów:
1) karta musi być opłacona przez pracodawcę;
2) może być używana wyłącznie w punktach gastronomicznych lub handlowych;
3) miesięczne doładowanie nie może przekraczać 450 zł;
4) środki z karty mogą być przeznaczone tylko na zakup posiłków.

Jak legalnie korzystać z kart lunchowych i spełnić wymogi ZUS?

Trzy pierwsze warunki nie sprawiają zwykle problemów. Po pierwsze, benefit musi być w pełni finansowany przez pracodawcę – nie może być odliczany od pensji pracownika. Po drugie, ograniczenie miejsc, w których można korzystać z karty, zazwyczaj zapewnia dostawca usługi. Z kolei dzięki kodom MCC karty działają tylko w wybranych punktach gastronomicznych lub handlowych, co automatycznie eliminuje nieuprawnione transakcje.

Jak mieć pewność, że karta służy jedynie do zakupu posiłków?

Najwięcej kontrowersji budzi wymóg, by karta lunchowa była używana wyłącznie do zakupu jedzenia. To właśnie ten punkt ZUS najczęściej kwestionuje. Wnioskodawcy starali się znaleźć rozwiązania, które przekonają urząd.

Jakie mechanizmy były proponowane w celu realizacji tego warunku?

W odpowiedzi na wątpliwości dotyczące zakupu wyłącznie posiłków pojawiło się kilka propozycji zabezpieczeń. Firmy rozważały wprowadzenie regulaminów lub zapisów w umowie, które zakazywałyby użycia karty do innych celów. Kolejne pomysły obejmowały techniczne blokady wypłaty gotówki, składanie oświadczeń przez pracowników o prawidłowym wykorzystaniu środków, a także losowe kontrole paragonów, które miały potwierdzać zgodność wydatków z przeznaczeniem benefitów.

ZUS uznał proponowane rozwiązania za niewystarczające

Niestety, powyższe propozycje nie były ocenione przez ZUS jako wystarczające, by wydać korzystną interpretację indywidualną. Oczekuje się skutecznych i jednoznacznych mechanizmów kontroli, które wykluczą zakup innych produktów niż posiłki. Dla pracodawców to spore wyzwanie – w dużych firmach ręczne sprawdzanie paragonów oznaczałoby ogrom pracy, konieczność archiwizacji dokumentów i dodatkowe zasoby kadrowe.

Czy rygorystyczne podejście ZUS wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia?

Choć wymogi ZUS mogą wydawać się zniechęcające, nie oznacza to całkowitego braku możliwości skorzystania z ulgi. Ważne jest znalezienie rozwiązania, które będzie zgodne z przepisami i realne do wdrożenia przez pracodawcę.

Największym wyzwaniem pozostaje skuteczna kontrola wydatków. Tradycyjne metody bywają mało efektywne, jednak ZUS dopuścił możliwość wykorzystania nowoczesnych narzędzi – w jednej z interpretacji potwierdzono, że system oparty na aplikacji może spełniać wymogi do zwolnienia ze składek.

Jak nowoczesne technologie mogą ułatwić rozliczanie kart lunchowych?

Spełnienie wymogów stawianych przez ZUS jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca lub podmiot obsługujący benefit dysponuje odpowiednimi narzędziami technologicznymi, które pozwalają na systemowe gromadzenie i weryfikację paragonów. Istotne jest wdrożenie systemu, który będzie automatycznie gromadzić i weryfikować wszystkie paragony. Przykładem jest tu platforma Flexee stworzona we współpracy z kancelarią Dentons. Umożliwia ona pracownikom przesyłanie zdjęć paragonów bezpośrednio w aplikacji. Dane trafiają do systemu, gdzie są weryfikowane, co pozwala firmie wdrożyć karty lunchowe zgodnie z przepisami i bez obaw o nieprawidłowości.

Jak mówi Agnieszka Stasiak, adwokat, członek zarządu Flexee, karta żywieniowa Flexee spełnia wszystkie obowiązujące regulacje ZUS, eliminując ryzyko dodatkowych kosztów i niejasności prawnych. Dysponuje zaawansowaną technologią umożliwiającą systemową weryfikację paragonów, co pozwala na pełne dostosowanie się do wymogów ZUS. Dzięki temu pracodawcy mogą bezpiecznie, zgodnie z przepisami oferować karty lunchowe i skutecznie nimi zarządzać.

Aleksandra Minkowicz-Flanek, partner Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.
Tomasz Lasyk, senior associate, Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.