REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?
Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Karty lunchowe na zakup posiłków to popularny benefit, który przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Firmy dzięki nim mogą uniknąć opłacania składek ZUS, ale tylko pod pewnymi warunkami. Co trzeba wiedzieć, by wszystko odbywało się zgodnie z prawem?

rozwiń >

Kiedy karty lunchowe mogą być zwolnione ze składek ZUS?

ZUS stawia w tej sprawie jasne wymagania, choć dopuszcza stosowanie nowoczesnych metod kontroli wydatków. Zwolnienie ze składek możliwe jest na podstawie § 2 pkt. 11 rozporządzenia dotyczącego ustalania podstawy wymiaru składek, ale tylko pod warunkiem spełnienia czterech kryteriów:
1) karta musi być opłacona przez pracodawcę;
2) może być używana wyłącznie w punktach gastronomicznych lub handlowych;
3) miesięczne doładowanie nie może przekraczać 450 zł;
4) środki z karty mogą być przeznaczone tylko na zakup posiłków.

REKLAMA

Jak legalnie korzystać z kart lunchowych i spełnić wymogi ZUS?

Trzy pierwsze warunki nie sprawiają zwykle problemów. Po pierwsze, benefit musi być w pełni finansowany przez pracodawcę – nie może być odliczany od pensji pracownika. Po drugie, ograniczenie miejsc, w których można korzystać z karty, zazwyczaj zapewnia dostawca usługi. Z kolei dzięki kodom MCC karty działają tylko w wybranych punktach gastronomicznych lub handlowych, co automatycznie eliminuje nieuprawnione transakcje.

Jak mieć pewność, że karta służy jedynie do zakupu posiłków?

Najwięcej kontrowersji budzi wymóg, by karta lunchowa była używana wyłącznie do zakupu jedzenia. To właśnie ten punkt ZUS najczęściej kwestionuje. Wnioskodawcy starali się znaleźć rozwiązania, które przekonają urząd.

Jakie mechanizmy były proponowane w celu realizacji tego warunku?

W odpowiedzi na wątpliwości dotyczące zakupu wyłącznie posiłków pojawiło się kilka propozycji zabezpieczeń. Firmy rozważały wprowadzenie regulaminów lub zapisów w umowie, które zakazywałyby użycia karty do innych celów. Kolejne pomysły obejmowały techniczne blokady wypłaty gotówki, składanie oświadczeń przez pracowników o prawidłowym wykorzystaniu środków, a także losowe kontrole paragonów, które miały potwierdzać zgodność wydatków z przeznaczeniem benefitów.

ZUS uznał proponowane rozwiązania za niewystarczające

Niestety, powyższe propozycje nie były ocenione przez ZUS jako wystarczające, by wydać korzystną interpretację indywidualną. Oczekuje się skutecznych i jednoznacznych mechanizmów kontroli, które wykluczą zakup innych produktów niż posiłki. Dla pracodawców to spore wyzwanie – w dużych firmach ręczne sprawdzanie paragonów oznaczałoby ogrom pracy, konieczność archiwizacji dokumentów i dodatkowe zasoby kadrowe.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy rygorystyczne podejście ZUS wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia?

Choć wymogi ZUS mogą wydawać się zniechęcające, nie oznacza to całkowitego braku możliwości skorzystania z ulgi. Ważne jest znalezienie rozwiązania, które będzie zgodne z przepisami i realne do wdrożenia przez pracodawcę.

Największym wyzwaniem pozostaje skuteczna kontrola wydatków. Tradycyjne metody bywają mało efektywne, jednak ZUS dopuścił możliwość wykorzystania nowoczesnych narzędzi – w jednej z interpretacji potwierdzono, że system oparty na aplikacji może spełniać wymogi do zwolnienia ze składek.

Jak nowoczesne technologie mogą ułatwić rozliczanie kart lunchowych?

Spełnienie wymogów stawianych przez ZUS jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca lub podmiot obsługujący benefit dysponuje odpowiednimi narzędziami technologicznymi, które pozwalają na systemowe gromadzenie i weryfikację paragonów. Istotne jest wdrożenie systemu, który będzie automatycznie gromadzić i weryfikować wszystkie paragony. Przykładem jest tu platforma Flexee stworzona we współpracy z kancelarią Dentons. Umożliwia ona pracownikom przesyłanie zdjęć paragonów bezpośrednio w aplikacji. Dane trafiają do systemu, gdzie są weryfikowane, co pozwala firmie wdrożyć karty lunchowe zgodnie z przepisami i bez obaw o nieprawidłowości.

Jak mówi Agnieszka Stasiak, adwokat, członek zarządu Flexee, karta żywieniowa Flexee spełnia wszystkie obowiązujące regulacje ZUS, eliminując ryzyko dodatkowych kosztów i niejasności prawnych. Dysponuje zaawansowaną technologią umożliwiającą systemową weryfikację paragonów, co pozwala na pełne dostosowanie się do wymogów ZUS. Dzięki temu pracodawcy mogą bezpiecznie, zgodnie z przepisami oferować karty lunchowe i skutecznie nimi zarządzać.

Aleksandra Minkowicz-Flanek, partner Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.
Tomasz Lasyk, senior associate, Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

REKLAMA

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

REKLAMA

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

REKLAMA