Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Tymczasem Kodeks pracy nie daje pracodawcom takiej swobody. Dodatkowe zadania mogą być zlecone pracownikowi, ale tylko jeżeli nie sprzeciwiają się przepisom prawa i są właściwie uzasadnione. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na poważne konsekwencje, w szczególności te finansowe.

Jak ustalany jest zakres pracy pracownika?

Zawierając umowę o pracę, strony korzystają z zasady swobody umów. Oznacza to, że mogą one dowolnie ustalić zakres obowiązków pracownika, o ile treść umowy nie sprzeciwia się przepisom prawa pracy. Mimo owej dowolności, strony nie mogą umówić się, że pracownik będzie wykonywał „każdy” rodzaj pracy, w zależności od aktualnych potrzeb pracodawcy. Wprost sprzeciwiałoby się to wymogom stawianym przez art. 29 § 1 pkt 1) KP. Zakres prac powinien być bowiem jasno określony już na etapie zawierania umowy o pracę. Oprócz treści samej umowy, wpływ na obowiązki pracownika mają również regulamin pracy, charakter stosunku pracy, a także przyjęte w danym zakładzie zwyczaje.

Pracodawca musi przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 94 pkt 1) i 1a) KP, jeszcze przed powierzeniem pracownikowi pierwszego zadania, musi on zaznajomić go z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy na jego stanowisku oraz z jego podstawowymi uprawnieniami, a także poinformować go o warunkach zatrudnienia (m.in. o miejscu wykonywania pracy, wymiarze czasu pracy oraz wynagrodzeniu). Dopiero spełnienie tych wymogów daje pracodawcy prawo do dopuszczenia pracownika do jego stanowiska pracy.

Przyjęło się, że zakres obowiązków pracownika zostaje sprecyzowany poprzez wpisanie w umowie danego stanowiska. W większości przypadków to wystarczy, jednakże taki sposób konkretyzowania rodzaju pracy nie chroni interesów ani pracownika, ani pracodawcy. Niedookreślenie zakresu obowiązków pracowniczych może prowadzić do konfliktu między stronami stosunku pracy. Pracownik może bowiem uznać, że dana czynność nie należy do jego kompetencji, pracodawca z kolei może uważać, że jest wręcz odwrotnie i stanowi ona jeden z głównych obowiązków pracownika. Stąd też o wiele lepszym rozwiązaniem będzie szczegółowe określenie zadań pracowniczych w samej umowie o pracę albo w oddzielnym dokumencie, np. regulaminie pracy.

Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli zakres obowiązków nie jest nigdzie szczegółowo opisany, nie oznacza to, że pracodawca może go swobodnie modyfikować, regularnie dokładając do niego nowe zadania. Obowiązki pracownika muszą bowiem pozostawać w związku z zajmowanym przez niego stanowiskiem oraz odpowiadać jego kwalifikacjom i doświadczeniu.

Kiedy pracownik może dostać polecenie wykonania dodatkowych prac?

Strony umowy o pracę są sobie równe. Przed jej podpisaniem mogą na takich samych prawach negocjować warunki oraz modyfikować treść umowy. Mogą również uznać, że przedstawione warunki pracy i płacy są dla nich nie do zaakceptowania i bez żadnych konsekwencji „odejść od stołu”. Ta „równość” ulega zmianie w chwili zawarcia stosunku pracy, wówczas to następuje podporządkowanie pracownika pracodawcy. Jak stanowi art. 100 § 1 KP pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Podpisując umowę o pracę, pracownik dobrowolnie zobowiązuje się do świadczenia pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. To oznacza, że pracodawca uprawniony jest do wydawania pracownikowi poleceń. Aby jednak polecenia te były wiążące, muszą spełniać poniższe wymagania:

• dotyczą pracy;
• są zgodne z rodzajem pracy określonym w umowie;
• są zgodne z jego kwalifikacjami;
• nie są sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (nie tylko z prawem pracy).

Dodatkowo art. 94 pkt 2) wskazuje, iż pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. Taka konstrukcja przepisów KP pokazuje, że zakres obowiązków pracowniczych jest elastyczny. Pracodawca, jako przełożony pracownika, ma prawo wydać mu dodatkowe polecenia, ponad te które zlecił wcześniej. Przykładowo, kierownik może powierzyć księgowej rozliczenie klienta, który standardowo jest obsługiwany przez innego pracownika, jeżeli widzi, że uporała się ona ze wszystkimi swoimi obowiązkami i może zająć się nowymi zadaniami. Są to dodatkowe obowiązki, które spełniają wszystkie omówione wyżej przesłanki. Zupełnie inaczej będzie natomiast w sytuacji, kiedy kierownik uzna, że jeżeli owa księgowa ma czas, to może zejść na parking przy zakładzie pracy, pomóc przy rozładunku nowych mebli do biura, a następnie je skręcić. Takie zachowanie przełożonego będzie już jawnie naruszało prawa pracownika.

Wszystkie kwestie związane z pracownikami łatwo poprowadzisz w programie kadrowo-płacowym 360 Kadry i płace.

Dla firm zatrudniających do 2 pracowników, oferujemy możliwość korzystania z systemu i naliczania wynagrodzeń za darmo. To doskonała okazja, aby przekonać się o zaletach 360 Kadry i Płace bez ponoszenia początkowych kosztów.

Podporządkowanie pracownika pracodawcy – tak, ale tylko w zakresie ustalonym w umowie o pracę

Chciałbym podjąć jeszcze temat wspomnianego już art. 100 § 1 KP, który mówi, iż pracownik jest obowiązany (…) stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (…). Jest to zapis niejednoznaczny i przez to często wykorzystywany przez pracodawców. Weźmy za przykład sytuację, w której właściciel biura rachunkowego z siedzibą w Warszawie zleca księgowej własnoręczne odebranie ważnych dokumentów księgowych od klienta, który znajduje się w Poznaniu. Polecenie dotyczy pracy z zakresu rachunkowości (chodzi o dokumentację księgową), ale czy rzeczywiście takie zadanie powinno być zlecane księgowej? Wydaje się, że jest to bardziej zadanie dla kuriera i nie leży w kompetencjach osoby odpowiedzialnej za księgi rachunkowe klienta biura, tym bardziej że tego typu powinności nie znalazły się w grupie zadań wskazywanych przez pracodawcę w czasie zawierania umowy.

Pracodawcy nie powinni wykorzystywać art. 100 § 1 KP jako „wytrychu” i powoływać się na niego zawsze wtedy, kiedy wymagają od pracowników czegoś, co nie leży w ich kompetencjach, ale jest związane z pracą. Potwierdza to zresztą wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 2012 roku (sygn. akt: II PK 216/11), zgodnie z którym polecenia na podstawie art. 100 § 1 KP, które dotyczą pracy, a wykraczają poza umówiony zakres obowiązków, mogą tylko wyjątkowo dotyczyć innej pracy. Nie można bowiem na podstawie tego przepisu obchodzić regulacji z art. 29 § 1 pkt 1 KP, dotyczącej rodzaju umówionej pracy i w trybie polecenia służbowego zmienić pracownikowi pracę na inną, niż umówiona. Przepis art. 100 § 1 KP stanowi regulację dotyczącą kierownictwa pracodawcy i podporządkowania pracownika, jednak zasadniczo w zakresie umówionej pracy. Natomiast subordynacja, która ma wykraczać poza ten zakres, może być wymagana od pracownika w sytuacji uzasadnionej określoną koniecznością wykonywania innej pracy, a więc z reguły w sytuacji wyjątkowej. Pracownik może też sam oceniać czy ma zdolność i możliwość wykonania polecenia wykraczającego poza jego obowiązki, niezależnie od tego, że plecenie służbowe nie może prowadzić do trwałej (długotrwałej) zmiany rodzaju umówionej pracy.

Uzasadnione potrzeby pracodawcy – wyjątek od zasady

Zasada jest jedna – polecenia pracodawcy mogą dotyczyć wyłącznie tych czynności, na które pracownik się zgodził, podpisując umowę o pracę. Jeżeli natomiast zakres ten ma się zmienić, pracodawca powinien zastosować tzw. wypowiedzenie zmieniające. Wyjątek stanowi tu art. 42 § 4 KP. Zgodnie z nim pracodawca może zlecić pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę, bez składania wypowiedzenia zmieniającego, o ile uzasadniają to szczególne potrzeby pracodawcy. Aby jednak pracodawca mógł skierować pracownika do innej pracy, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

• wystąpiły uzasadnione potrzeby pracodawcy;
• zmiana pracy nie spowodowała obniżenia wynagrodzenia pracownika;
• nowa praca odpowiada kwalifikacjom pracownika;
• czas oddelegowania pracownika do nowej pracy nie przekracza trzech miesięcy w roku kalendarzowym.

Jeżeli powyższe przesłanki zostały spełnione łącznie, pracodawca otrzymuje uprawnienie do przeniesienia pracownika na inne stanowisko i powierzenia mu innego rodzaju pracy. Pracownik w tej sytuacji nie może powoływać się na zakres swoich obowiązków wpisanych do umowy. Musi podporządkować się decyzji pracodawcy.

Czy pracownik może odmówić?

Omawiany temat dodatkowych zadań powierzanych pracownikowi nie jest jednoznaczny. Ciężko określić, czy i kiedy pracownik może odmówić pracodawcy wykonania nałożonych na niego „ekstra” obowiązków. Co do zasady, to w każdym wypadku, kiedy przełożony swoimi poleceniami narusza przepisy prawa pracy, pracownik ma prawo się na to nie zgodzić. Nie powinien on wtedy ponieść żadnych negatywnych konsekwencji. W praktyce jednak może być różnie. To, że pracownik ma pełne prawo do odmowy wykonania określonych zadań, nie oznacza, że pracodawca nie może go za to zwolnić. Rozwiązanie umowy w takim wypadku będzie skuteczne. Pracownik natomiast może później domagać się przed sądem przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Sąd Najwyższy już lata temu uznał, że w razie odmowy pracownika podjęcia innej pracy niż określona w umowie o pracę w warunkach przewidzianych w art. 42 § 4 KP, pracodawca może z tej przyczyny rozwiązać umowę o pracę na podstawie art. 52 KP (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). W takiej sytuacji to do sądu pracy będzie należała ocena, czy potrzeby pracodawcy uzasadniały skorzystanie z art. 42 § 4 i czy wobec tego odmowa przez pracownika podjęcia tej pracy mogła uzasadniać jego zwolnienie z pracy na podstawie art. 52 KP. (por. wyrok SN z dnia 26 września 1978 roku, sygn. akt: I PRN 54/78).

Nie zaskoczę chyba nikogo, jeżeli stwierdzę, że w tego typu sytuacjach pracownik stoi na przegranej pozycji. Tym bardziej jeżeli mówimy o rodzaju pracy, która nie ma charakteru wysoko specjalistycznego. Mało który pracownik jest w stanie dyktować swoje warunki i jawnie sprzeciwiać się przełożonemu. Oczywiście każda osoba zatrudniona, która uważa, że jej prawa są naruszane, a pracodawca wobec niej zachowuje się bezprawnie lub nieetycznie, powinna reagować. Odmowa powinna być jednak dobrze uargumentowana i wyrażona w sposób kulturalny i rzeczowy.

Warto przy tym jednak odróżnić sytuację, kiedy pracodawca incydentalnie poprosi o stworzenie dodatkowego raportu, tymczasowego przejęcia niektórych obowiązków niedysponowanego kolegi z pracy, czy nawet wykonania zakupów artykułów biurowych, od rażącego wykorzystywania pracownika, np. poprzez oczekiwanie, że ten przejmie na stałe wszystkie obowiązki zwolnionego pracownika, nawet kosztem „bezpłatnych nadgodzin”. W pierwszym przypadku warto przymknąć oko, czasami taka przysługa dla pracodawcy może zaowocować w przyszłości (np. podwyżką). Z kolei w przypadku drugim pracownik powinien jednoznacznie i stanowczo zaprotestować.

Na co pracodawcy muszą uważać?

Pracodawcy powinni pamiętać, że zlecanie pracownikowi obowiązków spoza jego zakresu może prowadzić do wielu problemów. I nie chodzi tylko o problemy z Państwową Inspekcją Pracy lub sądem pracy, przedsiębiorca może również doprowadzić do zmniejszenia się morale wśród pracowników, a także stracić na tym wizerunkowo.

Nadmierne obciążenie pracownika dodatkowymi zleceniami może prowadzić do wypalenia zawodowego, spadku efektywności, a w efekcie do zrezygnowania pracownika z pracy i pojawienia się wysokiej rotacji kadry w zakładzie. Dodatkowo jeżeli polecenia pracodawcy dotyczące dodatkowych zadań będą miały charakter uporczywy, nieuzasadniony lub będą dotyczyły wyłącznie wybranych osób, może dojść do naruszenia dóbr osobistych i końcowo do oskarżeń o mobbing i dyskryminację.

Pracodawca musi pamiętać, że w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (np. wszczętej na wniosek pracownika), to pracodawca będzie musiał wykazać, że dodatkowe obowiązki były zlecone zgodnie z prawem i nie naruszały praw pracownika.

Nadużycia w zakresie zlecania dodatkowych obowiązków mogą mieć poważne skutki. Wspomniany już PIP, jeżeli uzna, że pracodawca naruszył swoim działaniem prawa pracownika, może nałożyć na niego karę grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.

Oprócz tego pracownik, który uważa, że jego prawa, a w szczególności dobra osobiste, zostały naruszone, może pójść z tym do sądu pracy. W razie wygranej pracodawca będzie musiał wypłacić pokrzywdzonemu odszkodowanie. Jego wysokość zależy do okoliczności sprawy i jest każdorazowo ustalana przez sąd.

W czasach wszechobecnych smartfonów, komputerów, social mediów i internetu pracodawca musi również pamiętać, że jego złe traktowanie podwładnych może mieć swoje odzwierciedlenie w sieci. Negatywne opinie w Google, niepochlebne komentarze na profilach społecznościowych przedsiębiorcy czy nawet (w skrajnych przypadkach) artykuły na poczytnych portalach o tym, co dzieje się w danym zakładzie. To wszystko może bardzo skutecznie zniechęcić klientów do produktów i usług świadczonych przez przedsiębiorstwo.

Radosław Pilarski