Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

• Nieobecność w pracy jest sytuacją wyjątkową
• Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność
• Zawiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności
• Dowody usprawiedliwiające nieobecność

Nieobecność w pracy jest sytuacją wyjątkową

Pracownik w godzinach pracy powinien przebywać w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Nieobecność w pracy jest więc sytuacją wyjątkową i jako taka powinna być usprawiedliwiona przez pracownika. 

Nieobecność, aby była usprawiedliwiona, musi być należycie udokumentowana. Niekiedy wystarczy oświadczenie pracownika albo informacja telefoniczna. Warto jest jednak zadbać o pozostawienie w aktach potwierdzenia na piśmie.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie,
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Nie tylko więc przypadki przez wszystkich uznawane za losowe mogą być wskazane jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy, ale także inne okoliczności, które pracodawca akceptuje jako okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika.

Zawiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności

Jeżeli przyczyna nieobecności w pracy jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie tej nieobecności.

W przypadku zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik ma obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Pracownik powinien tego dokonać nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy (np. regulamin pracy) nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:

• osobiście lub przez inną osobę,
• telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności,
• drogą pocztową.

Niedotrzymanie 2-dniowego terminu na zawiadomienie o przyczynie nieobecności może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika tego obowiązku. W szczególności może to być jego obłożna choroba połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Po ich ustaniu pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność

Przepisy prawa pracy wskazują dokumenty, wydawane na potwierdzenie danego zdarzenia, które uznawane są zawsze za wystarczające dowody potwierdzające okoliczności uniemożliwiające stawienie się pracownika do pracy.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy można podzielić na dwie grupy: urzędowe i własne.

Dowodami urzędowymi są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa;
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
• imienne wezwanie pracownika, wystosowane przez:

- organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony,

- organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, 

- sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia 

– do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami. Wezwanie powinno zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.

Z kolei dowodami własnymi usprawiedliwiającymi nieobecność są:

• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

W przypadku zaświadczeń, decyzji i wezwań dowodem usprawiedliwiającym nieobecność jest przedstawiony pracodawcy stosowny dokument. W przypadku oświadczeń, obowiązek jego złożenia niekoniecznie musi być spełniony na piśmie.

Podstawa prawna:

• § 1 – 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632)